Door Nathan Bacnik, Global Director, Strategische Allianties
Weiwei Wen, Senior Partner Marketing Manager
Het koppelen van workflowautomatisering aan een Business Spend Management (BSM)-platform zoals Coupa verlaagt de kosten, verbetert de relaties met leveranciers en versnelt de ROI.
Met gesprekken over een mogelijke recessie dit jaar, het bedrijfsleven Leiders overal ter wereld zijn strategieën aan het bedenken om meer zichtbaarheid te krijgen over uitgaven en volg de ROI van verschillende investeringen en activiteiten, vooral binnen de procure-to-pay (P2P) levenscyclus.
P2P omvat alle processen, belanghebbenden en toepassingen die een organisatie gebruikt om de goederen en diensten die ze nodig hebben om zaken te doen te identificeren, te kopen en te betalen. Vanwege het grote aantal betrokken mensen, processen en applicaties is de levenscyclus van P2P vaak arbeidsintensief en vol met proceshiaten.
Bedrijfsleiders hebben van nature meer toegang tot en controle over dit proces nodig in tijden van recessie. Maar end-to-end inzicht in de bedrijfsuitgaven is iets waar organisaties voor onbepaalde tijd van profiteren – niet alleen in tijden van economische onzekerheid.
Dat meldt de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organisaties wereldwijd verlies naar schatting 5% van hun inkomsten aan fraude, in totaal bijna $ 3.7 biljoen. Van de 1,388 gevallen van beroepsfraude (inclusief inkoopfraude) die door de ACFE werden bestudeerd, was het gemiddelde verlies $140,000, waarbij meer dan 20% van deze gevallen resulteerde in verliezen van ten minste $ 1 miljoen.
Deze gegevens onderstrepen hoe cruciaal het is voor inkoop- en financiële leiders om een gestroomlijnd, georganiseerd en zeer zichtbaar P2P-proces te hebben om risico's te beheren, bescherming te bieden tegen fraude en naleving te handhaven.
Het begrijpen van het proces is de eerste stap om de risico's voor te zijn.
Hoe ziet een gemeenschappelijk P2P-proces eruit?
Een typisch end-to-end inkoopproces begint met een inkoopaanvraag en eindigt met de crediteurenadministratie.
- Opstellen en goedkeuren van aanvragen: Een medewerker of afdeling dient een inkoopaanvraag in voor een product of dienst die ze nodig hebben. Dit verzoek wordt vervolgens ter goedkeuring doorgestuurd naar de juiste autoriteiten.
- Aanmaak en goedkeuring van inkooporders (PO).: Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt er een inkooporder aangemaakt met de specificaties van de bestelling en de totale kosten, en ingediend voor interne goedkeuring. Een goedgekeurde inkooporder wordt vervolgens ter beoordeling en bevestiging naar de verkoper of leverancier gestuurd en er wordt een contract aangemaakt.
- Bonnetje: Vervolgens levert de leverancier de goederen of diensten zoals gevraagd. Producten worden geïnspecteerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de contractvoorwaarden.
- Leveranciersfactuur indienen en goedkeuren: Zodra de bestelling is afgeleverd of de dienst is verleend, dient de leverancier een factuur in voor betaling. De factuur wordt beoordeeld aan de hand van de inkooporder en de orderontvangst op eventuele verschillen. Als er geen problemen zijn, wordt het goedgekeurd.
- Crediteurenadministratie: Een goedgekeurde factuur wordt doorgestuurd naar Finance voor betaling op basis van de voorwaarden van het contract.
Handmatig uitgevoerd, is dit uit meerdere stappen bestaande proces omslachtig en onhoudbaar als u van plan bent om activiteiten op de lange termijn op te schalen. Hierdoor is een snellere, minder handmatige aanpak nodig.
Een moderne benadering van P2P begint met de juiste technologische toolkit.
Het digitaliseren en automatiseren van saaie, handmatige taken en knelpunten in het P2P-proces verlaagt de kosten, stroomlijnt de bedrijfsvoering en versnelt de ROI.
Kies eerst een BSM-tool met SaaS-inkoopsoftware, zoals van onze partner Coupa, die het hele P2P-proces digitaliseert en fysiek papierwerk elimineert. Door een platform als Coupa te gebruiken, kunnen inkoop- en financiële leiders ook interne goedkeuringsverzoeken voor betalingen automatiseren en gemakkelijk facturen beheren.
Voor kleinere organisaties kan dit alle automatisering zijn die nodig is. Maar voor grotere organisaties met honderden of duizenden werknemers nemen P2P-applicaties en belanghebbenden snel toe, waardoor het bijna onmogelijk wordt om alleen op inkoopsoftware te vertrouwen.
In grotere organisaties kunnen werknemers via hun ITSM-systeem, zoals BMC of ServiceNow, of vanuit hun ERP-systeem, zoals SAP, NetSuite of Microsoft Dynamics 365. Met Coupa of een ander vergelijkbaar platform filteren het goedkeuringsproces voor aanvragen, inkooporders en factuurworkflows allemaal door de inkoopsoftware. Zodra de factuur is goedgekeurd, verwerken de financiële teams de betaling via hun eigen crediteurenadministratie, zoals SAP or QuickBooks. Bovendien worden productiviteitsapplicaties zoals Slack en Microsoft Teams vaak gebruikt om goedkeuringsverzoeken en statusupdates te beheren.
Op dit punt denk je misschien, Wauw, ik herken het! or Wauw, dat zijn een heleboel aparte apps!
Hoe dan ook, beschouw deze applicaties als schakels in de P2P-cyclus - integratie is wat deze koppelingen verbindt om echte automatisering te stimuleren.
De integratie van deze belangrijke toepassingen zorgt voor consistente, nauwkeurige en bidirectionele gegevensstromen, waardoor het P2P-proces van begin tot eind wordt gestroomlijnd en geautomatiseerd. Organisaties die dit doen, verhogen de efficiëntie en zichtbaarheid voor slimmere besluitvorming.
Maar dat is nog niet eens de helft.
Inkoopleiders zullen de vruchten plukken van P2P-automatisering op organisatorisch, afdelings- en individueel niveau.
Hier zijn enkele van de bedrijfskritische voordelen die uw organisatie zal behalen door P2P-automatisering te implementeren:
- Elimineer fouten veroorzaakt door handmatige invoer
Organisaties die procure-to-pay-processen automatiseren, verminderen problemen zoals dubbele of onjuiste facturering en het verzenden van betalingen naar de verkeerde leveranciers. - Verhoog kostenbesparingen
Verlaag de operationele kosten door kostbare vertragingen te voorkomen en tijdrovende handmatige gegevensinvoer te elimineren. Wanneer gegevens en processen worden geautomatiseerd, is er weinig noodzaak om de overheadkosten uit te breiden naarmate de activiteiten groeien. - Verbeter de zichtbaarheid en uitgavenanalyse
Krijg een uniform beeld van realtime uitgaven voor een company's verschillende afdelingen om financiële leiders uit te rusten met betere gegevens voor nauwkeurigere projecties en beter geïnformeerde besluitvorming. Dankzij diepere inzichten in inkoop kunnen bedrijven ook betere prijzen onderhandelen met leveranciers, ongeoorloofde aankopen voorkomen en nauwkeurige leveranciersfacturen garanderen. - Zorgen voor naleving
Ontwikkel bedrijfsregels, importeer realtime regelgevingsgegevens en creëer workflowlogica om interne naleving te helpen garanderen en afdwingen, of het nu gaat om overheidsvoorschriften, leverancierscontracten of specifieke company beleid. - Stroomlijn het leveranciersbeheer
Vereenvoudig en verbeter leveranciersrelaties door een consistente uitwisseling van informatie tussen kopers en leveranciers te creëren. Deze gestroomlijnde uitwisseling van informatie verkleint het risico op vertraagde zendingen en factuurverschillen.
Laten we het in actie zien.
Hier volgen specifieke voorbeelden van algemene P2P-workflows die kunnen worden geautomatiseerd door een company's zakelijke uitgavenbeheersoftware zoals Coupa met zijn ERP- of ITSM-platforms.
