Guida all'automazione Procure-to-Pay (P2P)

Con un rallentamento economico generale previsto per il 2026, il settore aziendale i leader di tutto il mondo stanno elaborando strategie per ottenere una migliore visibilità nella spesa e tracciare il ROI di diversi investimenti e attività, in particolare all'interno del ciclo di acquito e pagamento (P2P).

Il processo P2P comprende tutte le fasi, le parti interessate e le applicazioni che un'organizzazione utilizza per identificare, acquistare e pagare i beni e i servizi di cui ha bisogno per svolgere la propria attività. A causa del numero di persone, processi e applicazioni coinvolti, il ciclo di vita del P2P richiede spesso un grande dispendio di manodopera ed è pieno di lacune procedurali.

Per loro natura, i leader aziendali richiedono maggiore accesso e controllo su questo processo durante i periodi di crescita più lenta. Ma avere una visibilità end-to-end sulla spesa aziendale è qualcosa che avvantaggia le organizzazioni a tempo indeterminato, non solo durante i periodi di incertezza economica.

Secondo l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), le organizzazioni di tutto il mondo perdere circa 5% dei loro ricavi alle frodi, per un totale di quasi $3,7 trilioni. Tra i 1.388 casi di frode aziendale (inclusa la frode negli appalti) studiati dall'ACFE, la perdita mediana è stata $140,000, con oltre 20% di questi casi che hanno comportato perdite pari ad almeno $1 milione.

Questi dati ribadiscono quanto sia fondamentale per i leader degli acquisti e della finanza disporre di un processo P2P snello, organizzato e altamente visibile per gestire i rischi, proteggersi dalle frodi e mantenere la conformità.

Comprendere il processo è il primo passo per anticipare i rischi.

Che aspetto ha un comune processo P2P?

Un tipico processo di approvvigionamento end-to-end inizia con una richiesta d'acquisto e termina con la contabilità fornitori.

1. Creazione e approvazione delle richieste: Un dipendente o un dipartimento invia una richiesta d'acquisto per un prodotto o un servizio di cui ha bisogno. Questa richiesta viene quindi inoltrata alle autorità competenti per l'approvazione.
2. Creazione e approvazione dell'ordine di acquisto (PdA)Una volta approvata la richiesta, viene creato un ordine d'acquisto, che specifica i dettagli dell'ordine e i costi totali, e viene inviato per l'approvazione interna. Un ordine d'acquisto approvato viene quindi inviato al venditore o al fornitore per la revisione e la conferma, e viene creato un contratto.
3. Ricevuta dell'ordine: Successivamente, il fornitore consegna i beni o i servizi richiesti. I prodotti vengono ispezionati per garantire che siano conformi ai termini del contratto.
4. Invio e approvazione delle fatture dei fornitori: Una volta consegnato l'ordine o reso il servizio, il fornitore presenta una fattura per il pagamento. La fattura viene verificata rispetto all'ordine d'acquisto e alla ricevuta dell'ordine per individuare eventuali discrepanze. Se non ci sono problemi, viene approvata.
5. Contabilità Fornitori Una fattura approvata viene inoltrata all'ufficio finanziario per il pagamento in base ai termini del contratto.

Se eseguito manualmente, questo processo in più fasi è macchinoso e insostenibile se si prevede di scalare le operazioni a lungo termine. Di conseguenza, è necessario un approccio più rapido e meno manuale.

Come iniziare con l'automazione P2P.

La digitalizzazione e l'automazione di attività manuali noiose e colli di bottiglia nel processo P2P riducono i costi, ottimizzano le operazioni e accelerano il ROI. Ecco alcuni passaggi che le organizzazioni possono intraprendere per iniziare con l'automazione del P2P:

Scegli i giusti strumenti di approvvigionamento

Per prima cosa, scegliete uno strumento BSM con software di approvvigionamento SaaS, come quello del nostro partner Coupa, che digitalizza l'intero processo da P2P ed elimina la documentazione cartacea. Sfruttando una piattaforma come Coupa, i responsabili degli acquisti e della finanza possono anche automatizzare le richieste di approvazione interna per i pagamenti e gestire facilmente le fatture.

Per le organizzazioni più piccole, questa potrebbe essere tutta l'automazione necessaria. Ma per le organizzazioni più grandi con centinaia o migliaia di dipendenti, le applicazioni P2P e gli stakeholder proliferano rapidamente, rendendo quasi impossibile affidarsi al solo software di procurement.

Pianifica per la scalabilità

Nelle organizzazioni di grandi dimensioni, i dipendenti possono avviare una richiesta di acquisto tramite il proprio sistema ITSM, come BMC o ServiceNow, oppure dal proprio sistema ERP, come SAP, NetSuite o Microsoft Dynamics 365. Con Coupa o un'altra piattaforma simile, il processo di approvazione delle richieste, gli ordini di acquisto e i flussi di lavoro relativi alle fatture passano tutti attraverso il software di approvvigionamento. Una volta approvata la fattura, i team finanziari elaborano il pagamento tramite il proprio sistema di contabilità fornitori, come SAP o QuickBooks. Inoltre, applicazioni per la produttività come Slack e Microsoft Teams vengono utilizzate frequentemente per gestire le richieste di approvazione e gli aggiornamenti di stato.

A questo punto potreste pensare, Wow, posso capire! o Wow, quante app separate!

In ogni caso, considera queste applicazioni come anelli della catena P2P: l'integrazione è ciò che collega questi anelli per guidare la vera automazione.

Costruisci una solida base di dati attraverso l'integrazione

L'integrazione di queste applicazioni chiave garantisce flussi di dati coerenti, accurati e bidirezionali, ottimizzando e automatizzando il processo P2P end-to-end. Le organizzazioni che lo faranno aumenteranno l'efficienza e la visibilità per un processo decisionale più intelligente.

Ma non è nemmeno la metà.

Quali sono i vantaggi dell'automazione del processo di approvvigionamento e pagamento (procure-to-pay)?

Ecco alcuni dei vantaggi critici per il business che la vostra organizzazione otterrà implementando l'automazione P2P:

• Elimina gli errori causati dall'inserimento manuale
  Le organizzazioni che automatizzare i processi di approvvigionamento e pagamento ridurre problemi come la fatturazione doppia o errata e l'invio di pagamenti ai fornitori sbagliati.
• Aumentare i risparmi sui costi
  Riduci i costi operativi evitando costosi ritardi ed eliminando l'inserimento manuale dei dati, che richiede molto tempo. Quando i dati e i processi sono automatizzati, vi è pochissimo bisogno di aumentare i costi generali man mano che le operazioni crescono.
• Migliora la visibilità e l'analisi delle spese
  Ottieni una visione unificata della spesa in tempo reale tra i vari reparti di un'azienda per dotare i leader finanziari di dati migliori per proiezioni più accurate e decisioni più informate. Approfondimenti più dettagliati sugli acquisti consentono inoltre alle aziende di negoziare prezzi migliori con i fornitori, prevenire acquisti non autorizzati e garantire fatture dei fornitori accurate.
• Garantisci la conformità
  Sviluppa regole di business, importa dati di regolamentazione in tempo reale e crea logica di flusso di lavoro per aiutare a garantire e far rispettare la conformità interna, sia essa derivante da normative governative, contratti con i fornitori o specifiche politiche aziendali.
• Ottimizzare la gestione dei fornitori
  Semplifica e migliora le relazioni con i fornitori creando un flusso costante di informazioni tra acquirenti e fornitori. Questo scambio di informazioni ottimizzato riduce il rischio di spedizioni in ritardo e discrepanze nelle fatture.

Principali flussi di lavoro P2P che possono essere automatizzati tramite l'integrazione.

Ecco esempi specifici di flussi di lavoro P2P comuni che possono essere automatizzati integrando il software di gestione della spesa aziendale di un'azienda come Coupa con le sue piattaforme ERP o ITSM.