Di Nathan Bacnik, Direttore globale, alleanze strategiche
We Wei Wei, Senior Partner Marketing Manager
Abbinare l'automazione del flusso di lavoro a una piattaforma BSM (Business Spend Management) come Coupa riduce i costi, migliora le relazioni con i fornitori e accelera il ROI.
Con i discorsi di una potenziale recessione quest'anno, affari i leader di tutto il mondo stanno elaborando strategie per ottenere una migliore visibilità attraverso la spesa e tenere traccia del ROI di diversi investimenti e attività, in particolare all'interno del ciclo di vita procure-to-pay (P2P).
Il P2P coinvolge tutti i processi, le parti interessate e le applicazioni che un'organizzazione utilizza per identificare, procurarsi e pagare i beni e i servizi di cui ha bisogno per fare affari. A causa del numero di persone, processi e applicazioni coinvolte, il ciclo di vita P2P è spesso laborioso e pieno di lacune nei processi.
Per natura, i leader aziendali richiedono maggiore accesso e controllo in questo processo durante i periodi di recessione. Ma avere una visibilità end-to-end su tutta la spesa aziendale è qualcosa che avvantaggia le organizzazioni a tempo indeterminato, non solo durante i periodi di incertezza economica.
Secondo l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organizzazioni di tutto il mondo perdere circa il 5% delle loro entrate alla frode, per un totale di quasi $ 3.7 trilioni. Tra i 1,388 casi di frode professionale (comprese le frodi negli appalti) studiati dall'ACFE, la perdita media è stata $140,000, con oltre il 20% di questi casi che hanno provocato perdite di almeno $ 1 milione.
Questi dati rafforzano quanto sia fondamentale per i responsabili del procurement e della finanza disporre di un processo P2P semplificato, organizzato e altamente visibile per gestire i rischi, proteggersi dalle frodi e mantenere la conformità.
Comprendere il processo è il primo passo per anticipare i rischi.
Che aspetto ha un comune processo P2P?
Un tipico processo di approvvigionamento end-to-end inizia con una richiesta di acquisto e termina con la contabilità fornitori.
- Creazione e approvazione della richiesta: Un dipendente o un reparto invia una richiesta di acquisto per un prodotto o servizio di cui ha bisogno. Questa richiesta viene quindi instradata attraverso le autorità appropriate per l'approvazione.
- Creazione e approvazione dell'ordine di acquisto (PO).: Una volta che la richiesta è stata approvata, viene quindi creato un ordine d'acquisto, con le specifiche dell'ordine e i costi totali, e inviato per l'approvazione interna. Un ordine di acquisto approvato viene quindi inviato al venditore o al fornitore per la revisione e la conferma e viene creato un contratto.
- Ricevuta d'ordine: Successivamente, il fornitore consegna i beni o i servizi come richiesto. I prodotti vengono ispezionati per garantire che rispettino i termini contrattuali.
- Invio e approvazione della fattura del fornitore: Una volta che l'ordine è stato consegnato o il servizio è stato reso, il fornitore invia una fattura per il pagamento. La fattura viene esaminata rispetto all'ordine di acquisto e alla ricevuta dell'ordine per eventuali discrepanze. Se non ci sono problemi, è approvato.
- È possibile pagare per questi account: Una fattura approvata viene inoltrata a Finance per il pagamento in base ai termini del contratto.
Se eseguito manualmente, questo processo in più fasi è macchinoso e insostenibile se si prevede di ridimensionare le operazioni a lungo termine. Di conseguenza, è necessario un approccio più rapido e meno manuale.
Un approccio moderno al P2P inizia con il giusto toolkit tecnologico.
La digitalizzazione e l'automazione di attività manuali noiose e colli di bottiglia nel processo P2P riduce i costi, semplifica le operazioni e accelera il ROI.
Per prima cosa, scegli uno strumento BSM con software di approvvigionamento SaaS come quello del nostro partner, Coupa, che digitalizza l'intero processo P2P ed elimina la documentazione fisica. Sfruttando una piattaforma come Coupa, i responsabili dell'approvvigionamento e della finanza possono anche automatizzare le richieste di approvazione interna per i pagamenti e gestire facilmente le fatture.
Per le organizzazioni più piccole, questa potrebbe essere tutta l'automazione necessaria. Ma per le organizzazioni più grandi con centinaia o migliaia di dipendenti, le applicazioni P2P e le parti interessate proliferano rapidamente, rendendo quasi impossibile fare affidamento solo sul software di approvvigionamento.
Nelle organizzazioni più grandi, i dipendenti possono avviare una richiesta di acquisto tramite il proprio sistema ITSM, come BMC o ServiceNow, o dal loro sistema ERP, come ad esempio SAP, NetSuite o Microsoft Dynamics 365. Con Coupa o un'altra piattaforma simile, il processo di approvazione delle richieste, gli ordini di acquisto e i flussi di lavoro delle fatture filtrano tutti attraverso il software di approvvigionamento. Una volta approvata la fattura, i team finanziari elaborano il pagamento tramite il proprio sistema di contabilità fornitori, ad esempio SAP or QuickBooks. Inoltre, le applicazioni di produttività come Slack e Microsoft Teams vengono utilizzate frequentemente per gestire le richieste di approvazione e gli aggiornamenti di stato.
A questo punto potresti pensare, Wow, posso relazionarmi! or Wow, ci sono un sacco di app separate!
In ogni caso, pensa a queste applicazioni come collegamenti nel ciclo P2P: l'integrazione è ciò che collega questi collegamenti per guidare la vera automazione.
L'integrazione di queste applicazioni chiave garantisce flussi di dati coerenti, accurati e bidirezionali, semplificando e automatizzando il processo P2P dall'inizio alla fine. Le organizzazioni che lo fanno aumenteranno l'efficienza e la visibilità per un processo decisionale più intelligente.
Ma non è nemmeno la metà.
I responsabili degli acquisti trarranno vantaggio dall'automazione P2P a livello organizzativo, dipartimentale e individuale.
Ecco alcuni dei vantaggi business-critical che la tua organizzazione otterrà implementando l'automazione P2P:
- Elimina gli errori causati dall'inserimento manuale
Le organizzazioni che automatizzano i processi procure-to-pay riducono i problemi come la duplicazione o la fatturazione errata e l'invio di pagamenti ai fornitori sbagliati. - Aumentare il risparmio sui costi
Riduci i costi operativi evitando costosi ritardi ed eliminando il dispendioso inserimento manuale dei dati. Quando i dati ei processi sono automatizzati, c'è ben poco bisogno di espandere le spese generali man mano che le operazioni crescono. - Migliora la visibilità e l'analisi della spesa
Ottieni una visione unificata della spesa in tempo reale su a companyper fornire ai leader finanziari dati migliori per proiezioni più accurate e processi decisionali più informati. Una visione più approfondita degli approvvigionamenti consente inoltre alle aziende di negoziare prezzi migliori con i fornitori, prevenire acquisti non autorizzati e garantire fatture fornitori accurate. - Garantire la conformità
Sviluppa regole aziendali, importa dati normativi in tempo reale e crea una logica del flusso di lavoro per garantire e applicare la conformità interna, sia essa derivante da normative governative, contratti con i fornitori o specifiche company politiche. - Semplifica la gestione dei fornitori
Semplifica e migliora le relazioni con i fornitori creando uno scambio coerente di informazioni tra acquirenti e fornitori. Questo scambio semplificato di informazioni riduce il rischio di spedizioni ritardate e discrepanze nelle fatture.
Vediamolo in azione.
Ecco alcuni esempi specifici di flussi di lavoro P2P comuni che possono essere automatizzati integrando a companyil software di gestione delle spese aziendali di come Coupa con le sue piattaforme ERP o ITSM.
