af Nathan Bacnik, Global direktør, strategiske alliancer
Weiwei Wen, Sr. Partner Marketing Manager
Kobling af workflowautomatisering med en Business Spend Management (BSM) platform som Coupa reducerer omkostningerne, forbedrer leverandørrelationerne og fremskynder ROI.
Med taler om en potentiel recession i år, erhvervslivet ledere overalt planlægger måder at opnå bedre synlighed på på tværs af forbrug og spor ROI af forskellige investeringer og aktiviteter – især inden for procure-to-pay (P2P) livscyklus.
P2P involverer alle de processer, interessenter og applikationer, en organisation bruger til at identificere, indkøbe og betale for de varer og tjenester, de har brug for for at drive forretning. På grund af antallet af involverede personer, processer og applikationer er P2P-livscyklussen ofte arbejdskrævende og fyldt med proceshuller.
Af natur kræver virksomhedsledere mere adgang og kontrol over denne proces i tider med recession. Men at have ende-til-ende synlighed på tværs af forretningsudgifter er noget, der gavner organisationer på ubestemt tid – ikke kun i tider med økonomisk usikkerhed.
Ifølge Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organisationer verden over tabe anslået 5% af deres indtægter til svindel, i alt næsten $ 3.7 billioner. Blandt 1,388 tilfælde af erhvervsmæssig svig (herunder svindel med indkøb), som blev undersøgt af ACFE, var det mellemstore tab $140,000, hvor mere end 20 % af disse sager resulterer i tab på mindst 1 mio. USD.
Disse data forstærker, hvor afgørende det er for indkøbs- og økonomiledere at have en strømlinet, organiseret og meget synlig P2P-proces til at styre risici, beskytte mod svindel og opretholde overholdelse.
At forstå processen er det første skridt til at komme på forkant med risiciene.
Hvordan ser en almindelig P2P-proces ud?
En typisk end-to-end indkøbsproces begynder med en indkøbsrekvisition og slutter med kreditorer.
- Oprettelse og godkendelse af rekvisition: En medarbejder eller afdeling indsender en indkøbsrekvisition for et produkt eller en tjeneste, de har brug for. Denne anmodning sendes derefter gennem de relevante myndigheder til godkendelse.
- Oprettelse og godkendelse af indkøbsordre (PO).: Når rekvisitionen er godkendt, oprettes der derefter en indkøbsordre med detaljer om ordrespecifikationerne og de samlede omkostninger og sendes til intern godkendelse. En godkendt PO sendes derefter til leverandøren eller leverandøren til gennemgang og bekræftelse, og en kontrakt oprettes.
- Ordrekvittering: Dernæst leverer leverandøren varerne eller ydelserne som efterspurgt. Produkterne inspiceres for at sikre, at de overholder kontraktvilkårene.
- Indsendelse og godkendelse af leverandørfaktura: Når ordren er leveret eller ydelsen er udført, fremsender leverandøren en faktura til betaling. Fakturaen gennemgås i forhold til PO og ordrekvittering for eventuelle uoverensstemmelser. Hvis der ikke er problemer, godkendes det.
- Kreditorer: En godkendt faktura videresendes til Finans for betaling baseret på kontraktens vilkår.
Når den udføres manuelt, er denne flertrinsproces besværlig og uholdbar, hvis du planlægger at skalere operationer på lang sigt. Som et resultat er en hurtigere, mindre manuel tilgang nødvendig.
En moderne tilgang til P2P starter med det rigtige teknologiværktøj.
Digitalisering og automatisering af kedelige, manuelle opgaver og flaskehalse i P2P-processen reducerer omkostningerne, strømliner driften og fremskynder ROI.
Først skal du vælge et BSM-værktøj med SaaS indkøbssoftware, såsom fra vores partner, Coupa, der digitaliserer hele P2P-processen og eliminerer fysisk papirarbejde. Ved at udnytte en platform som Coupa kan indkøbs- og økonomiledere også automatisere interne anmodninger om godkendelse af betalinger og nemt administrere fakturaer.
For mindre organisationer kan dette være al den automatisering, der er nødvendig. Men for større organisationer med hundreder eller tusinder af ansatte, spreder P2P-applikationer og interessenter sig hurtigt, hvilket gør det næsten umuligt at stole på indkøbssoftware alene.
I større organisationer kan medarbejderne iværksætte en indkøbsrekvisition via deres ITSM-system, såsom BMC eller ServiceNow, eller fra deres ERP-system, som f.eks SAP, NetSuite eller Microsoft Dynamics 365. Med Coupa eller en anden lignende platform på plads filtreres rekvisitionsgodkendelsesprocessen, indkøbsordrer og fakturaarbejdsgange gennem indkøbssoftwaren. Når fakturaen er godkendt, behandler økonomiteams derefter betalingen via deres eget kreditorsystem, som f.eks SAP or QuickBooks. Plus, produktivitetsapplikationer som Slack og Microsoft Teams bruges ofte til at administrere godkendelsesanmodninger og statusopdateringer.
På dette tidspunkt tænker du måske, Wow, jeg kan relatere! or Wow, det er mange separate apps!
Uanset hvad, så tænk på disse applikationer som links i P2P-cyklussen - integration er det, der forbinder disse links for at drive ægte automatisering.
Integrering af disse nøgleapplikationer sikrer ensartede, nøjagtige og tovejsdatastrømme, strømliner og automatiserer P2P-processen fra ende til ende. Organisationer, der gør det, vil øge effektiviteten og synligheden for smartere beslutningstagning.
Men det er ikke engang halvdelen af det.
Indkøbsledere vil høste fordelene ved P2P-automatisering på organisatorisk, afdelings- og individuelt niveau.
Her er nogle af de forretningskritiske fordele, din organisation vil høste ved at implementere P2P-automatisering:
- Eliminer fejl forårsaget af manuel indtastning
Organisationer, der automatiserer indkøb-til-betal-processer, reducerer problemer som duplikat- eller forkert fakturering og afsendelse af betalinger til de forkerte leverandører. - Forøg omkostningsbesparelser
Reducer driftsomkostningerne ved at undgå dyre forsinkelser og eliminere tidskrævende manuel dataindtastning. Når data og processer automatiseres, er der meget lidt behov for at udvide overhead, efterhånden som driften vokser. - Forbedre synlighed og forbrugsanalyse
Få et samlet overblik over forbrug i realtid på tværs af en companys forskellige afdelinger for at udstyre økonomiledere med bedre data til mere præcise fremskrivninger og mere informeret beslutningstagning. Dybere indsigt i indkøb giver også virksomheder mulighed for at forhandle bedre priser med leverandører, forhindre uautoriserede køb og sikre nøjagtige leverandørfakturaer. - Sørg for overholdelse
Udvikl forretningsregler, importer reguleringsdata i realtid, og skab workflowlogik for at hjælpe med at garantere og håndhæve intern overholdelse, hvad enten det er fra regeringsbestemmelser, leverandørkontrakter eller specifikke company politikker. - Strømline leverandørstyring
Forenkle og forbedre leverandørforhold ved at skabe en konsekvent udveksling af information mellem købere og leverandører. Denne strømlinede udveksling af information reducerer risikoen for forsinkede forsendelser og fakturaafvigelser.
Lad os se det i aktion.
Her er specifikke eksempler på almindelige P2P-arbejdsgange, der kan automatiseres ved at integrere en company's business spend management software som Coupa med dets ERP eller ITSM platforme.
