Wat is Electronic Data Interchange (EDI)?

Oorspronkelijk gepubliceerd op 7 juni 2022

Volgens Fortune Business Insights, de markt voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) groeit wereldwijd gestaag, en de totale waarde ervan zal naar verwachting in 2029 $4B bedragen. Dat is niet verwonderlijk—EDI speelt een cruciale rol bij het mogelijk maken van de naadloze omnichannel-ervaring die de klanten van tegenwoordig verwachten.

Voor wie in de beginfase staat van het onderzoeken van een EDI-oplossing, we hebben antwoorden verzameld op enkele van de meest gestelde vragen over het inzetten van EDI-systemen voor uw bedrijfsprocessen om handmatige gegevensinvoer te minimaliseren, bedrijfsprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen.

Wat is EDI?

Elektronische gegevensuitwisseling (EDI) is een veelgebruikt protocol voor het delen van informatie tussen een leverancier en een retailer die de producten van die leverancier verkoopt. In een zakelijke context automatiseren EDI-systemen de omzetting van de gegevens naar een gestandaardiseerd formaat tijdens de gegevensuitwisseling tussen de twee partijen.

Een EDI-systeem faciliteert de computer-naar-computeruitwisseling van elektronische documenten, zorgt voor snellere en efficiëntere zakelijke transacties en verbetert de algehele gegevensuitwisseling.

Hoe werkt EDI?

Het uitwisselen van gegevens via EDI omvat drie hoofdcomponenten: documentstandaardisatie, datatoewijzing en datatransmissie.

EDI-documenten

EDI-documenten zijn de gestandaardiseerde digitale versies van veelvoorkomende bedrijfsdocumenten. Deze gestandaardiseerde documenttypen zorgen ervoor dat de gegevens die tussen bedrijven worden uitgewisseld nauwkeurig zijn, zelfs als ze hun interne gegevens anders structureren. EDI 850 is bijvoorbeeld de standaardindeling voor inkooporders: als het ene bedrijf een veld “Artikel-ID” noemt en een ander het “Productcode” neemt, wijst de gestandaardiseerde EDI-indeling beide toe aan de juiste plaats zodat het door beide partijen van de transactie gemakkelijk wordt begrepen.

De meest uitgewisselde EDI-documenten omvatten inkopen en bevestigingen, facturen, productactiviteitsgegevens, geavanceerde verzendberichten en andere zakelijke transacties.

Bekijk een volledige lijst van EDI-documenttypen

Gegevensmapping en -transformatie

Het proces van het omzetten van interne bedrijfsgegevens in een gestandaardiseerd EDI-document wordt datamapping genoemd. Informatie uit interne systemen, zoals ERP's en boekhoudtools, wordt gekoppeld aan het overeenkomstige veld in de juiste EDI-indeling, op basis van vooraf gedefinieerde regels. Afhankelijk van de gebruikte EDI-software kunnen deze regels worden geconfigureerd via visuele mappingtools, scripts of kant-en-klare sjablonen.

Datatoewijzing gaat niet alleen over het verplaatsen van data; EDI-systemen transformeren de data ook, waarbij de opmaak van zaken als datums en productcodes wordt gewijzigd om aan de EDI-standaarden te voldoen.

Gegevensoverdracht

Zodra de gegevens opnieuw zijn geformatteerd, is de laatste stap het verzenden van het EDI-document naar de bestemming. Omdat EDI-documenten gevoelige bedrijfs- en klantgegevens kunnen bevatten, worden ze verzonden met behulp van beveiligde communicatieprotocollen zoals AS2, SFTP of VAN.

Het EDI-systeem van de ontvanger verwerkt het document automatisch, controleert op fouten en reageert met een bevestiging dat het succesvol is afgeleverd.

Voorbeeld van EDI-systeemworkflow

Een veelvoorkomende workflow van een EDI-systeem kan er als volgt uitzien:

1. Een retailer stuurt uw bedrijf een EDI-inkooporder (PO) die in uw ERP-/boekhoudcomputersystemen terechtkomt.
2. U reageert met een EDI-bevestiging om de retailer te laten weten dat de inkopen worden uitgevoerd.
3. U verzendt een EDI-vooraanmelding van verzending (ASN) met daarin informatie over wat er wordt verzonden, wanneer, door wie en meer.
4. Uw verzendafdeling verpakt het product in containers of op pallets, afhankelijk van hoe de leverancier/detailhandelaar wil dat u het product verzendt en naar welke bestemming.
5. U verzendt een EDI-factuur naar de retailer, waardoor de noodzaak van handmatige gegevensinvoer verder wordt verminderd en traditionele papieren documenten worden vervangen.
6. Het boekhoudteam van de retailer zal een EDI-betalingsadviesdocument genereren en naar u verzenden.

Wat zijn de voordelen van EDI?

Met EDI vinden transacties over en weer tussen retailers en leveranciers elektronisch plaats. Dat betekent dat Costco inkooporders, ASN's, facturen en voorraad kan volgen—en dat allemaal zonder uw magazijn te bellen. De mogelijkheid om documenten via EDI uit te wisselen brengt een breed scala aan voordelen met zich mee, waaronder:

• Het overbodig maken van papieren documenten en handmatige gegevensinvoer
• Efficiëntie verhogen door transactie-automatisering en de uitwisseling van zakelijke documenten
• De kosten per document met 90% verlagen ten opzichte van handmatige verwerking
• Algemeen dalend transactiekosten met maximaal 35%
• Het aantal transactiefouten met maximaal 40% verminderen
• De doorlooptijd van bestelling tot betaling met meer dan 20% versnellen

E-book: De complete gids voor EDI

Wil je meer weten over hoe moderne bedrijven EDI gebruiken? Download ons gratis e-book, De Complete Gids voor EDI, om te leren:

• Waarom EDI nog steeds de basis is van de handel, zelfs na 40 jaar
• Hoe een typische EDI-transactie eruitziet, stap voor stap
• De meest voorkomende uitdagingen bij het implementeren van EDI
• Hoe Jitterbit een toonaangevende EDI-ervaring biedt
• En meer

Download de complete gids voor EDI

Aan de slag met EDI

Jitterbit EDI biedt één enkel platform voor het opzetten en beheren van handelspartners en transacties. Met bijna twintig jaar retailervaring hebben we gewerkt met vendoren en leveranciers van alle formaten in verschillende bedrijfstakken. Ons Value-Added Network (VAN) herbergt duizenden handelspartners, waaronder Amazon, Target, Walmart en meer. Andere voordelen van Jitterbit EDI-integratie oplossingen omvatten:

Geautomatiseerde bidirectionele gegevensstroom.

Ons enterprise-grade integratieplatform stuurt gegevens in beide richtingen tussen uw handelspartners en uw backoffice ERP- of boekhoudsysteem, waardoor u tijd bespaart en tegelijkertijd voldoet aan strikte EDI-standaarden en -vereisten voor de retail.

Zorgeloze verbindingen tussen platforms.

Onze op de cloud gebaseerde EDI-oplossing kan e-commerce, CRM en andere bedrijfskritische systemen eenvoudig verbinden met uw bestaande integratiestack.

Flexibele, toekomstbestendige integratie.

Of het nu gaat om e-commercebestellingen, electronic data interchange, EDI-documenten of CRM-updates, ons platform verwerkt data-elementen met gemak, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Wanneer u een nieuw bedrijfssysteem of een nieuwe EDI-retailer wilt toevoegen, is uw geïntegreerde EDI-oplossing klaar om mee te schalen.