Cos'è lo Scambio Elettronico di Dati (EDI)?

Originariamente pubblicato il 7 giugno 2022

Secondo Fortune Business Insights, il mercato dell’Electronic Data Interchange (EDI) sta crescendo costantemente in tutto il mondo, con un valore globale che, secondo le previsioni, dovrebbe raggiungere $4B entro il 2029. Ciò non sorprende—EDI svolge un ruolo fondamentale nel facilitare l'esperienza omnicanale senza interruzioni che i clienti di oggi si aspettano.

Per chi si trova nelle fasi iniziali della ricerca di un Soluzione EDI, abbiamo raccolto le risposte ad alcune delle domande più frequenti sull'utilizzo dei sistemi EDI per le vostre operazioni aziendali, al fine di ridurre al minimo l'inserimento manuale dei dati, ottimizzare i processi aziendali e migliorare l'efficienza.

Che cos'è l'EDI?

Scambio elettronico di dati (EDI) è un protocollo comune per la condivisione di informazioni tra un fornitore e un rivenditore che vende i prodotti di quel fornitore. Nel contesto aziendale, i sistemi EDI automatizzano la traduzione dei dati in un formato standardizzato durante lo scambio di dati tra le due parti.

Un sistema EDI facilita lo scambio da computer a computer di documenti elettronici, garantendo transazioni commerciali più rapide ed efficienti e migliorando lo scambio complessivo di dati.

Come funziona l'EDI?

Lo scambio di dati tramite EDI prevede tre componenti principali: la standardizzazione dei documenti, data mapping e la trasmissione dei dati.

Documenti EDI

I documenti EDI sono le versioni digitali standardizzate dei comuni documenti aziendali. Questi tipi di documenti standardizzati assicurano che i dati trasferiti tra le aziende siano accurati, anche se strutturano i loro dati interni in modo diverso. Ad esempio, l'EDI 850 è il formato standard per gli ordini di acquisto: se un'azienda etichetta un campo come “ID articolo” e un'altra lo chiama “Codice prodotto”, il formato EDI standardizzato mappa entrambi nella posizione corretta in modo che sia facilmente comprensibile da entrambi i lati della transazione.

I documenti EDI scambiati più frequentemente includono ordini di acquisto e conferme, fatture, dati sull'attività dei prodotti, avvisi di spedizione anticipata e altre transazioni commerciali.

Visualizza un elenco completo dei tipi di documenti EDI

Data Mapping e trasformazione

Il processo di conversione dei dati interni di un’azienda in un documento EDI standardizzato è denominato data mapping. Le informazioni provenienti dai sistemi interni, come gli ERP e gli strumenti contabili, vengono associate al campo corrispondente nel formato EDI appropriato, in base a regole predefinite. A seconda del software EDI utilizzato, queste regole possono essere configurate tramite strumenti di mappatura visiva, script o modelli predefiniti.

La mappatura dei dati non comporta solo lo spostamento dei dati: i sistemi EDI trasformano anche i dati, modificando il formato di elementi come date e codici prodotto per conformarsi agli standard EDI.

Trasmissione dati

Una volta che i dati sono stati riformattati, l'ultimo passaggio consiste nell'inviare il documento EDI alla sua destinazione. Poiché i documenti EDI possono contenere informazioni commerciali e di clienti sensibili, vengono trasmessi utilizzando protocolli di comunicazione sicuri come AS2, SFTP o VAN.

Il sistema EDI del destinatario elabora automaticamente il documento, verifica la presenza di errori e risponde confermando che è stato consegnato con successo.

Esempio di flusso di lavoro del sistema EDI

Un comune flusso di lavoro di un sistema EDI potrebbe apparire così:

1. Un dettagliante invia alla vostra azienda un ordine di acquisto EDI che entra nei vostri sistemi informatici ERP/di contabilità.
2. Rispondi con un messaggio di riscontro EDI, facendo sapere al rivenditore che l'ordine di acquisto verrà evaso.
3. Invii un preavviso di spedizione (ASN) EDI contenente informazioni su ciò che verrà spedito, quando, da chi e altro ancora.
4. Il vostro reparto di spedizioni imballa il prodotto in container o pallet a seconda di come il fornitore/rivenditore desidera che il prodotto venga spedito e verso quale destinazione.
5. Invii una fattura EDI al dettagliante, riducendo ulteriormente la necessità di inserimento manuale dei dati e sostituendo i tradizionali documenti cartacei.
6. Il team di contabilità del rivenditore genererà e ti invierà un documento EDI di avviso di rimessa.

Quali sono i vantaggi dell'EDI?

Con l'EDI, le transazioni avanti e indietro tra rivenditori e fornitori avvengono elettronicamente. Ciò significa che Costco può tracciare ordini di acquisto, ASN, fatture e inventario, il tutto senza chiamare il tuo magazzino. La capacità di scambiare documenti tramite EDI offre una vasta gamma di vantaggi, tra cui:

• Eliminare la necessità di documenti cartacei e di inserimento manuale dei dati
• Migliorare l'efficienza attraverso l'automazione delle transazioni e il scambio di documenti commerciali
• Riduzione del costo per documento di 90% rispetto all'elaborazione manuale
• In diminuzione complessiva costi delle transazioni commerciali fino a 35%
• Riduzione degli errori nelle transazioni fino a 40%
• Accelerare i tempi del ciclo "order-to-cash" di oltre 20%

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