Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI)?

Ursprünglich veröffentlicht am 7. Juni 2022

Gemäß Fortune-Business-EinblickeDer Markt für elektronischen Datenaustausch (EDI) wächst weltweit stetig und wird Prognosen zufolge bis 2029 einen globalen Wert von 4 Milliarden US-Dollar erreichen. Das ist nicht überraschend –EDI spielt eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung des nahtlosen Omnichannel-Erlebnisses, das die Kunden von heute erwarten.

Für diejenigen in den Kinderschuhen, die sich mit einem befassen EDI-Lösunghaben wir Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Nutzung von EDI-Systemen für Ihre Geschäftsabläufe zusammengestellt, um die manuelle Dateneingabe zu minimieren, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Was ist EDI?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist ein gängiges Protokoll für den Informationsaustausch zwischen einem Lieferanten und einem Einzelhändler, der die Produkte dieses Lieferanten verkauft. Im Geschäftskontext automatisieren EDI-Systeme die Übersetzung der Daten in ein standardisiertes Format während des Datenaustauschs zwischen den beiden Parteien.

Ein EDI-System erleichtert den Austausch elektronischer Dokumente von Computer zu Computer, sorgt für schnellere und effizientere Geschäftstransaktionen und verbessert den gesamten Datenaustausch.

Wie funktioniert EDI?

Der Datenaustausch via EDI umfasst drei Hauptkomponenten: Dokumentenstandardisierung, Datenmapping und Datenübertragung.

EDI-Dokumente

EDI-Dokumente sind die standardisierten digitalen Versionen gängiger Geschäftsdokumente. Diese standardisierten Dokumenttypen gewährleisten die Genauigkeit der zwischen Unternehmen übertragenen Daten, selbst wenn diese ihre internen Daten unterschiedlich strukturieren. Beispielsweise ist EDI 850 das Standardformat für Bestellungen. Wenn ein Unternehmen ein Feld als „Artikel-ID“ und ein anderes als „Produktcode“ bezeichnet, ordnet das standardisierte EDI-Format beide Bezeichnungen korrekt zu, sodass sie für beide Transaktionspartner leicht verständlich sind.

Zu den am häufigsten ausgetauschten EDI-Dokumenten gehören Bestellungen und Empfangsbestätigungen, Rechnungen, Produktaktivitätsdaten, Lieferavise und andere Geschäftstransaktionen.

Eine vollständige Liste der EDI-Dokumenttypen finden Sie hier.

Datenzuordnung und -transformation

Die Umwandlung interner Geschäftsdaten in ein standardisiertes EDI-Dokument wird als Datenmapping bezeichnet. Informationen aus internen Systemen wie ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware werden anhand vordefinierter Regeln den entsprechenden Feldern im passenden EDI-Format zugeordnet. Je nach verwendeter EDI-Software lassen sich diese Regeln über visuelle Mapping-Tools, Skripte oder vorgefertigte Vorlagen konfigurieren.

Bei der Datenzuordnung geht es nicht nur um das Verschieben von Daten – EDI-Systeme transformieren die Daten auch und ändern beispielsweise das Format von Datumsangaben und Produktcodes, um den EDI-Standards zu entsprechen.

Datenübertragung

Nach der Datenformatierung besteht der letzte Schritt darin, das EDI-Dokument an den Empfänger zu senden. Da EDI-Dokumente sensible Geschäfts- und Kundendaten enthalten können, werden sie über sichere Kommunikationsprotokolle wie AS2, SFTP oder VAN übertragen.

Das EDI-System des Empfängers verarbeitet das Dokument automatisch, prüft es auf Fehler und bestätigt die erfolgreiche Zustellung.

Beispielhafter Workflow in einem EDI-System

Ein typischer Workflow in einem EDI-System könnte folgendermaßen aussehen:

1. Ein Einzelhändler sendet Ihrem Unternehmen eine EDI-Bestellung (PO), die in Ihre ERP-/Buchhaltungscomputersysteme eingeht.
2. Sie antworten mit einer EDI-Bestätigung und teilen dem Einzelhändler mit, dass die Bestellung ausgeführt wird.
3. Sie senden eine EDI-Lieferavise (ASN) mit Informationen darüber, was, wann, von wem und mehr versendet wird.
4. Ihre Versandabteilung verpackt das Produkt in Behälter oder Paletten, je nachdem, wie der Lieferant/Einzelhändler möchte, dass Sie das Produkt versenden und wohin.
5. Sie senden dem Einzelhändler eine EDI-Rechnung, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe weiter reduziert und herkömmliche Papierdokumente ersetzt werden.
6. Das Buchhaltungsteam des Einzelhändlers erstellt ein EDI-Überweisungsdokument und sendet es Ihnen zu.

Welche Vorteile bietet EDI?

Mit EDI erfolgen Transaktionen zwischen Einzelhändlern und Lieferanten elektronisch. So kann Costco Bestellungen, Lieferavise, Rechnungen und Lagerbestände verfolgen – ganz ohne Ihr Lager anzurufen. Der Dokumentenaustausch per EDI bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Keine Papierdokumente und keine manuelle Dateneingabe mehr nötig
• Effizienzsteigerung durch Transaktionsautomatisierung und der Austausch von Geschäftsdokumenten
• Senkung der Kosten pro Dokument um 90 % im Vergleich zur manuellen Verarbeitung
• Insgesamt abnehmend Geschäftstransaktionskosten um bis zu 35 %
• Reduzierung von Transaktionsfehlern um bis zu 40 %
• Beschleunigung der Order-to-Cash-Zykluszeit um mehr als 20 %

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