O que é Electronic Data Interchange (EDI)?

Originalmente publicado em 7 de junho de 2022

De acordo com Fortune Business Insights, o mercado de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) vem crescendo de forma constante em todo o mundo, com previsão de que seu valor global atinja $4B até 2029. Isso não é surpreendente —EDI desempenha um papel fundamental na facilitação da experiência omnicanal integrada que os clientes de hoje esperam.

Para aqueles que estão nos estágios iniciais de pesquisa sobre um Solução de EDI, compilamos respostas para algumas das perguntas mais frequentes sobre como aproveitar os sistemas EDI para suas operações comerciais, a fim de minimizar a entrada manual de dados, otimizar os processos de negócios e aumentar a eficiência.

O que é EDI?

Intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é um protocolo comum para o compartilhamento de informações entre um fornecedor e um varejista que vende os produtos desse fornecedor. No contexto empresarial, os sistemas EDI automatizam a tradução dos dados para um formato padronizado durante a troca de dados entre as duas partes.

Um sistema EDI facilita a troca de documentos eletrônicos de computador para computador, garantindo transações comerciais mais rápidas e eficientes e aprimorando a troca de dados em geral.

Como funciona o EDI?

A troca de dados via EDI envolve três componentes principais: padronização de documentos, mapeamento de dados e transmissão de dados.

Documentos EDI

Documentos EDI são as versões digitais padronizadas de documentos comerciais comuns. Esses tipos de documentos padronizados garantem que os dados transferidos entre empresas sejam precisos, mesmo que elas estruturem seus dados internos de maneira diferente. Por exemplo, o EDI 850 é o formato padrão para Pedidos de Compra — se uma empresa rotula um campo como “ID do Item” e outra o chama de “Código do Produto”, o formato EDI padronizado mapeia ambos para o lugar correto para que seja facilmente compreendido por ambos os lados da transação.

Os documentos EDI trocados com mais frequência incluem ordens de compra e confirmações, faturas, dados de atividade de produtos, avisos prévios de remessa e outras transações comerciais.

Veja uma lista completa de tipos de documentos EDI

Mapeamento e Transformação de Dados

O processo de conversão dos dados internos de uma empresa em um documento EDI padronizado é chamado de mapeamento de dados. As informações de sistemas internos, como ERPs e ferramentas de contabilidade, são associadas ao campo correspondente no formato EDI adequado, com base em regras predefinidas. Dependendo do software EDI utilizado, essas regras podem ser configuradas por meio de ferramentas visuais de mapeamento, scripts ou modelos pré-construídos.

O mapeamento de dados não envolve apenas a movimentação de dados — os sistemas EDI também transformam os dados, alterando a forma como itens como datas e códigos de produtos são formatados para corresponder aos padrões EDI.

Transmissão de Dados

Uma vez que os dados são reformatados, a última etapa é o envio do documento EDI para o seu destino. Como os documentos EDI podem conter informações confidenciais de negócios e de clientes, eles são transmitidos usando protocolos de comunicação seguros, como AS2, SFTP ou VAN.

O sistema EDI do destinatário processa automaticamente o documento, verifica se há erros e responde para confirmar que foi entregue com sucesso.

Exemplo de Fluxo de Trabalho do Sistema EDI

Um fluxo de trabalho comum de sistema EDI pode ser o seguinte:

1. Um varejista envia um pedido de compra (PO) por EDI para a sua empresa, o qual entra nos seus sistemas de computador de ERP/contabilidade.
2. Você responde com uma confirmação de EDI, informando ao varejista que o pedido de compra será atendido.
3. Você envia um aviso de remessa antecipada (ASN) EDI contendo informações sobre o que será enviado, quando, por quem e muito mais.
4. O seu departamento de expedição embala o produto em contêineres ou paletes, dependendo de como o fornecedor/varejista deseja que você envie o produto e para onde.
5. Você envia uma fatura EDI para o varejista, reduzindo ainda mais a necessidade de digitação manual de dados e substituindo os documentos tradicionais em papel.
6. A equipe de contabilidade do varejista gerará e enviará a você um documento de aviso de remessa EDI.

Quais são os benefícios do EDI?

Com o EDI, as transações de vai e vem entre varejistas e fornecedores ocorrem eletronicamente. Isso significa que o Costco pode rastrear pedidos de compra, ASNs, faturas e estoque — tudo sem ligar para o seu armazém. A capacidade de trocar documentos via EDI traz uma ampla gama de benefícios, incluindo:

• Eliminando a necessidade de documentos em papel e digitação manual de dados
• Aumentando a eficiência por meio da automação de transações e o intercâmbio de documentos comerciais
• Redução do custo por documento em 90% em comparação com o processamento manual
• Diminuindo o geral custos das transações comerciais em até 35%
• Redução de erros transacionais em até 40%
• Aceleração do tempo do ciclo “do pedido ao recebimento” em mais de 20%

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