O que é Electronic Data Interchange (EDI)?

Publicado originalmente em 7 de junho de 2022.

De acordo com as Insights de negócios da FortuneO mercado de Electronic Data Interchange (EDI) está crescendo de forma constante em todo o mundo, com seu valor global projetado para atingir US$ 4 bilhões até 2029. Isso não é surpreendente —EDI desempenha um papel fundamental na facilitação da experiência omnicanal perfeita que os clientes de hoje esperam.

Para aqueles que estão nos estágios iniciais de busca por um Solução EDI, compilamos respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre o aproveitamento de sistemas EDI em suas operações comerciais para minimizar a entrada manual de dados, agilizar processos comerciais e aumentar a eficiência.

O que é EDI?

Intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é um protocolo comum para compartilhamento de informações entre um fornecedor e um varejista que vende os produtos desse fornecedor. No contexto empresarial, os sistemas EDI automatizam a tradução dos dados para um formato padronizado durante a troca de dados entre as duas partes.

Um sistema EDI facilita a troca de documentos eletrônicos entre computadores, garantindo transações comerciais mais rápidas e eficientes e melhorando a troca geral de dados.

Como funciona o EDI?

A troca de dados via EDI envolve três componentes principais: padronização de documentos, mapeamento de dados e transmissão de dados.

Documentos EDI

Os documentos EDI são versões digitais padronizadas de documentos comerciais comuns. Esses tipos de documentos padronizados garantem que os dados transferidos entre empresas sejam precisos, mesmo que elas estruturem seus dados internos de maneira diferente. Por exemplo, o EDI 850 é o formato padrão para Pedidos de Compra — se uma empresa rotula um campo como “ID do Item” e outra o chama de “Código do Produto”, o formato EDI padronizado mapeia ambos para o local correto, de forma que sejam facilmente compreendidos por ambas as partes da transação.

Os documentos EDI mais frequentemente trocados incluem pedidos de compra e confirmações, faturas, dados de atividade do produto, avisos de embarque antecipado e outras transações comerciais.

Veja a lista completa dos tipos de documentos EDI.

Mapeamento e transformação de dados

O processo de conversão dos dados internos de uma empresa em um documento EDI padronizado é chamado de mapeamento de dados. As informações de sistemas internos, como ERPs e ferramentas de contabilidade, são associadas ao campo correspondente no formato EDI apropriado, com base em regras predefinidas. Dependendo do software EDI utilizado, essas regras podem ser configuradas por meio de ferramentas de mapeamento visual, scripts ou modelos predefinidos.

O mapeamento de dados não envolve apenas a movimentação de dados — os sistemas EDI também transformam os dados, alterando a formatação de elementos como datas e códigos de produtos para corresponder aos padrões EDI.

Transmissão de dados

Após a reformatação dos dados, a última etapa é o envio do documento EDI ao seu destino. Como os documentos EDI podem conter informações comerciais e de clientes confidenciais, eles são transmitidos usando protocolos de comunicação seguros, como AS2, SFTP ou VAN.

O sistema EDI do destinatário processa automaticamente o documento, verifica se há erros e responde confirmando que a entrega foi bem-sucedida.

Exemplo de fluxo de trabalho do sistema EDI

Um fluxo de trabalho comum de um sistema EDI pode ser semelhante a este:

1. Um varejista envia à sua empresa uma ordem de compra (PO) EDI que vai para seus sistemas de computador ERP/contabilidade.
2. Você responde com uma confirmação EDI, informando ao varejista que o pedido de compra será atendido.
3. Você envia um aviso de envio antecipado (ASN) EDI contendo informações sobre o que será enviado, quando, por quem e muito mais.
4. Seu departamento de remessa embala o produto em contêineres ou paletes, dependendo de como o fornecedor/varejista deseja que você envie o produto e para onde.
5. Você envia uma fatura EDI ao varejista, reduzindo ainda mais a necessidade de entrada manual de dados e substituindo os tradicionais documentos em papel.
6. A equipe de contabilidade do varejista gerará e enviará a você um documento de aviso de remessa EDI.

Quais são os benefícios do EDI?

Com o EDI, as transações bilaterais entre varejistas e fornecedores acontecem eletronicamente. Isso significa que a Costco pode rastrear pedidos de compra, avisos prévios de entrega (ASN), faturas e estoque — tudo sem precisar ligar para o seu depósito. A capacidade de trocar documentos via EDI traz uma ampla gama de benefícios, incluindo:

• Eliminando a necessidade de documentos em papel e entrada manual de dados
• Aumentando a eficiência por meio da automação de transações e troca de documentos comerciais
• Reduzindo o custo por documento em 90% em comparação com o processamento manual
• Diminuindo geral custos de transação comercial em até 35%
• Redução de erros transacionais em até 40%
• Acelerando o tempo do ciclo do pedido ao pagamento em mais de 20%

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