¿Qué es el intercambio electrónico de datos (EDI)?

Publicado originalmente el 7 de junio de 2022

De acuerdo con Perspectivas de negocios de FortuneEl mercado de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) está creciendo de manera constante en todo el mundo, y se proyecta que su valor global alcance los 4 mil millones de dólares para 2029. Esto no es sorprendente.EDI desempeña un papel fundamental a la hora de facilitar la experiencia omnicanal perfecta que esperan los clientes de hoy.

Para aquellos en las etapas de la infancia que buscan un solución EDI, hemos recopilado respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo aprovechar los sistemas EDI para sus operaciones comerciales para minimizar la entrada manual de datos, optimizar los procesos comerciales y mejorar la eficiencia.

¿Qué es EDI?

Intercambio electrónico de datos (EDI) es un protocolo común para compartir información entre un proveedor y un minorista que vende los productos de ese proveedor. En el contexto empresarial, los sistemas EDI automatizan la traducción de los datos a un formato estandarizado durante el intercambio de datos entre las dos partes.

Un sistema EDI facilita el intercambio de documentos electrónicos de computadora a computadora, lo que garantiza transacciones comerciales más rápidas y eficientes y mejora el intercambio general de datos.

¿Cómo funciona EDI?

El intercambio de datos mediante EDI consta de tres componentes principales: estandarización de documentos, mapeo de datos y transmisión de datos.

Documentos EDI

Los documentos EDI son versiones digitales estandarizadas de documentos comerciales comunes. Estos tipos de documentos estandarizados garantizan la precisión de los datos transferidos entre empresas, incluso si estructuran sus datos internos de manera diferente. Por ejemplo, EDI 850 es el formato estándar para las órdenes de compra: si una empresa etiqueta un campo como "ID de artículo" y otra lo denomina "Código de producto", el formato EDI estandarizado asigna ambos campos al lugar correcto para que ambas partes de la transacción puedan comprenderlo fácilmente.

Los documentos EDI que se intercambian con mayor frecuencia incluyen pedidos de compra y confirmaciones, facturas, datos de actividad del producto, avisos de envío anticipado y otras transacciones comerciales.

Consulte la lista completa de tipos de documentos EDI.

Mapeo y transformación de datos

El proceso de convertir los datos internos de una empresa en un documento EDI estandarizado se denomina mapeo de datos. La información de los sistemas internos, como los ERP y las herramientas de contabilidad, se asocia al campo correspondiente en el formato EDI adecuado, según reglas predefinidas. Dependiendo del software EDI utilizado, estas reglas se pueden configurar mediante herramientas de mapeo visual, scripts o plantillas predefinidas.

El mapeo de datos no solo implica mover datos de un lugar a otro; los sistemas EDI también transforman los datos, cambiando el formato de elementos como las fechas y los códigos de producto para que coincidan con los estándares EDI.

Transmisión De Datos

Una vez reformateados los datos, el último paso consiste en enviar el documento EDI a su destino. Dado que los documentos EDI pueden contener información confidencial de la empresa y de los clientes, se transmiten mediante protocolos de comunicación seguros como AS2, SFTP o VAN.

El sistema EDI del destinatario procesa automáticamente el documento, comprueba si hay errores y responde para confirmar que se ha entregado correctamente.

Ejemplo de flujo de trabajo del sistema EDI

El flujo de trabajo típico de un sistema EDI podría ser el siguiente:

1. Un minorista envía a su empresa una orden de compra EDI (OC) que se incorpora a sus sistemas informáticos de contabilidad/ERP.
2. Usted responde con un acuse de recibo EDI, informándole al minorista que se cumplirá la orden de compra.
3. Envía un aviso de envío por adelantado (ASN) de EDI que contiene información sobre qué se enviará, cuándo, por quién y más.
4. Su departamento de envíos empaca el producto en contenedores o paletas dependiendo de cómo el vendedor/minorista quiera que envíe el producto ya dónde.
5. Envía una factura EDI al minorista, lo que reduce aún más la necesidad de ingresar datos manualmente y reemplazar los documentos en papel tradicionales.
6. El equipo de contabilidad del minorista generará y le enviará un documento de aviso de pago EDI.

¿Cuáles son los beneficios del EDI?

Con EDI, las transacciones entre minoristas y proveedores se realizan electrónicamente. Esto significa que Costco puede rastrear pedidos de compra, avisos de envío, facturas e inventario, todo sin necesidad de llamar a su almacén. La capacidad de intercambiar documentos mediante EDI ofrece una amplia gama de beneficios, entre los que se incluyen:

• Eliminando la necesidad de documentos en papel y entrada de datos manual
• Impulsar la eficiencia a través de la automatización de transacciones y intercambio de documentos comerciales
• Reducir el coste por documento en un 90 % en comparación con el procesamiento manual
• Disminuyendo en general costos de transacción comercial hasta en un 35%
• Reducción del error transaccional hasta en un 40 %
• Acelerar el tiempo del ciclo desde el pedido hasta el cobro en más de un 20 %

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