¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?

Publicado originalmente el 7 de junio de 2022

Según Fortune Business Insights, el mercado del intercambio electrónico de datos (EDI) está creciendo de manera constante en todo el mundo, y se prevé que su valor global alcance $4B para el 2029. Esto no es sorprendente—EDI desempeña un papel fundamental para facilitar la experiencia omnicanal fluida que los clientes de hoy esperan.

Para aquellos en las etapas iniciales de explorar una solución EDI, hemos recopilado respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el aprovechamiento de los sistemas EDI para sus operaciones comerciales con el fin de minimizar la entrada manual de datos, optimizar los procesos de negocio y mejorar la eficiencia.

¿Qué es EDI?

Intercambio electrónico de datos (EDI) es un protocolo común para el intercambio de información entre un proveedor y un minorista que vende los productos de dicho proveedor. En el contexto empresarial, los sistemas EDI automatizan la traducción de los datos a un formato estandarizado durante el intercambio de datos entre ambas partes.

Un sistema EDI facilita el intercambio de computadora a computadora de documentos electrónicos, lo que garantiza transacciones comerciales más rápidas y eficientes y mejora el intercambio general de datos.

¿Cómo funciona el EDI?

El intercambio de datos a través de EDI involucra tres componentes principales: la estandarización de documentos, el mapeo de datos y la transmisión de datos.

Documentos EDI

Los documentos EDI son las versiones digitales estandarizadas de documentos comerciales comunes. Estos tipos de documentos estandarizados garantizan que los datos transferidos entre empresas sean precisos, incluso si estructuran sus datos internos de manera diferente. Por ejemplo, el EDI 850 es el formato estándar para órdenes de compra; si una empresa etiqueta un campo como “ID de artículo” y otra lo llama “Código de producto”, el formato EDI estandarizado asigna ambos al lugar correcto para que ambas partes de la transacción lo entiendan fácilmente.

Los documentos EDI intercambiados con mayor frecuencia incluyen órdenes de compra y acuses de recibo, facturas, datos de actividad de productos, avisos de expedición anticipados y otras transacciones comerciales.

Vea una lista completa de tipos de documentos EDI

Mapeo y transformación de datos

El proceso de convertir los datos internos de una empresa en un documento EDI estandarizado se denomina mapeo de datos. La información de los sistemas internos, como los ERP y las herramientas de contabilidad, se vincula con el campo correspondiente en el formato EDI adecuado, basándose en reglas predefinidas. Dependiendo del software EDI que se esté utilizando, estas reglas se pueden configurar mediante herramientas de mapeo visual, scripts o plantillas preconstruidas.

El mapeo de datos no implica solo mover datos de un lugar a otro; los sistemas EDI también transforman los datos, cambiando la forma en que se formatean elementos como las fechas y los códigos de producto para que coincidan con los estándares EDI.

Transmisión de datos

Una vez que los datos se vuelven a formatear, el último paso es enviar el documento EDI a su destino. Debido a que los documentos EDI pueden contener información confidencial de empresas y clientes, se transmiten utilizando protocolos de comunicación seguros como AS2, SFTP o VAN.

El sistema EDI del destinatario procesa automáticamente el documento, verifica si hay errores y responde para confirmar que se entregó correctamente.

Ejemplo de flujo de trabajo del sistema EDI

Un flujo de trabajo común de un sistema EDI puede verse así:

1. Un minorista envía una orden de compra (PO) por EDI a su empresa, la cual ingresa en sus sistemas informáticos de ERP y contabilidad.
2. Respondes con un acuse de recibo EDI, informándole al minorista que la orden de compra será cumplida.
3. Envía un aviso de expedición anticipado (ASN) EDI que contiene información sobre lo que se enviará, cuándo, por quién y más.
4. Su departamento de envíos empaca el producto en contenedores o tarimas según cómo el proveedor o minorista quiera que usted envíe el producto y hacia dónde.
5. Envías una factura EDI al minorista, lo que reduce aún más la necesidad de ingreso manual de datos y reemplaza los documentos de papel tradicionales.
6. El equipo de contabilidad del minorista generará y le enviará un documento de aviso de remesa EDI.

¿Cuáles son los beneficios del EDI?

Con el EDI, las transacciones de ida y vuelta entre minoristas y proveedores ocurren electrónicamente. Eso significa que Costco puede realizar un seguimiento de las órdenes de compra, los ASN, las facturas y el inventario, todo sin llamar a su almacén. La capacidad de intercambiar documentos a través de EDI conlleva una amplia gama de beneficios, que incluyen:

• Eliminar la necesidad de documentos en papel y de la entrada manual de datos
• Impulsar la eficiencia mediante la automatización de transacciones y el intercambio de documentos comerciales
• Reducción del costo por documento en 90% en comparación con el procesamiento manual
• Disminuyendo en general los costos de las transacciones comerciales hasta en 35%
• Reducción de los errores transaccionales en hasta 40%
• Acelerar el ciclo de «del pedido al cobro» en más de 20%

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