Vad är elektroniskt datautbyte (EDI)?

Ursprungligen publicerad den 7 juni 2022

Enligt Fortune Business Insights, marknaden för elektronisk datautväxling (EDI) växer stadigt över hela världen, och dess globala värde beräknas uppgå till $4B år 2029. Detta är inte förvånande—EDI spelar en avgörande roll för att möjliggöra den sömlösa omnikanalupplevelse som dagens kunder förväntar sig.

För dig som befinner dig i ett tidigt skede av att undersöka en EDI-lösning, vi har sammanställt svar på några av de vanligaste frågorna om att utnyttja EDI-system för era affärsprocesser för att minimera manuell datainmatning, effektivisera affärsprocesser och öka effektiviteten.

Vad är EDI?

Elektronisk datautbyte (EDI) är ett vanligt protokoll för informationsutbyte mellan en leverantör och en återförsäljare som säljer den leverantörens produkter. Inom affärsvärlden automatiserar EDI-system översättningen av data till ett standardiserat format under datautbytet mellan de två parterna.

Ett EDI-system underlättar dator-till-dator-utbyte av elektroniska dokument, säkerställer snabbare och mer effektiv affärstransaktioner och förbättrar det övergripande datautbytet.

Hur fungerar EDI?

Datautbyte via EDI omfattar tre huvudkomponenter: dokumentstandardisering, data mapping och dataöverföring.

EDI-dokument

EDI-dokument är standardiserade digitala versioner av vanliga affärsdokument. Dessa standardiserade dokumenttyper säkerställer att data som överförs mellan företag är korrekt, även om de strukturerar sin interna data på olika sätt. Till exempel är EDI 850 standardformatet för inköpsorder – om ett företag etiketterar ett fält som “Artikel-ID” och ett annat kallar det “Produktkod”, mappar det standardiserade EDI-formatet båda till rätt plats så att det lätt förstås av båda parter i transaktionen.

De vanligast utbytta EDI-dokumenten inkluderar inköpsorder och bekräftelser, fakturor, produktaktivitetsdata, förhandsbesked om leverans och andra affärstransaktioner.

Se en komplett lista över EDI-dokumenttyper

Data Mapping & Omvandling

Processen att omvandla ett företags interna data till ett standardiserat EDI-dokument kallas data mapping. Information från interna system, såsom ERP-system och redovisningsverktyg, kopplas till motsvarande fält i det lämpliga EDI-formatet utifrån fördefinierade regler. Beroende på vilken EDI-programvara som används kan dessa regler konfigureras med hjälp av visuella mappningsverktyg, skript eller färdiga mallar.

Datamappning handlar inte bara om att flytta runt data – EDI-system transformerar också datan och ändrar hur sådant som datum och produktkoder är formaterade för att matcha EDI-standarder.

Dataöverföring

När data har formaterats om är det sista steget att skicka EDI-dokumentet till dess destination. Eftersom EDI-dokument kan innehålla känslig affärs- och kundinformation överförs de med säkra kommunikationsprotokoll som AS2, SFTP eller VAN.

Mottagarens EDI-system bearbetar dokumentet automatiskt, kontrollerar fel och svarar för att bekräfta att det har levererats framgångsrikt.

Exempel på EDI-systemets arbetsflöde

Ett vanligt arbetsflöde för ett EDI-system kan se ut så här:

1. En återförsäljare skickar en EDI-inköpsorder till ert företag som matas in i ert affärssystem/redovisningssystem.
2. Du svarar med en EDI-bekräftelse som meddelar återförsäljaren att inköpsordern kommer att uppfyllas.
3. Du skickar en EDI-förhandsbesked om leverans (ASN) som innehåller information om vad som ska skickas, när, av vem och mer.
4. Er fraktavdelning packar produkten i behållare eller pallar beroende på hur leverantören/återförsäljaren vill att du skickar produkten och vart.
5. Du skickar en EDI-faktura till återförsäljaren, vilket ytterligare minskar behovet av manuell datainmatning och ersätter traditionella pappersdokument.
6. Detaljhandelns redovisningsteam kommer att generera och skicka ett EDI-betalningsavi-dokument till dig.

Vilka är fördelarna med EDI?

Med EDI sker transaktioner fram och tillbaka mellan återförsäljare och leverantörer elektroniskt. Det innebär att Costco kan spåra inköpsorder, förhandsbesked om leverans (ASN), fakturor och lager – helt utan att ringa till ert lager. Möjligheten att utbyta dokument via EDI medför en mängd fördelar, bland annat:

• Eliminera behovet av pappersdokument och manuell datainmatning
• Öka effektiviteten genom transaktionsautomatisering och den utbyte av affärshandlingar
• Sänka kostnaden per dokument med 90% jämfört med manuell hantering
• Minskar totalt sett transaktionskostnaderna med upp till 35%
• Minskning av transaktionsfel med upp till 40%
• Förkorta cykeltiden från order till betalning med mer än 20%

E-bok: Den kompletta guiden till EDI

Vill du veta mer om hur moderna företag använder EDI? Ladda ner vår kostnadsfria e-bok, Den kompletta guiden till EDI, att lära sig:

• Varför EDI fortfarande är grunden för handeln, även efter 40 år
• Hur en typisk EDI-transaktion ser ut, steg för steg
• De vanligaste utmaningarna vid implementering av EDI
• Hur Jitterbit levererar en branschledande EDI-upplevelse
• Och mer

Skaffa den kompletta guiden till EDI

Komma igång med EDI

Jitterbit EDI tillhandahåller en enda plattform för att konfigurera och hantera handelspartner och transaktioner. Med nästan två decenniers erfarenhet av detaljhandeln har vi arbetat med leverantörer och återförsäljare i alla storlekar inom en rad olika branscher. Vårt mervärdesnätverk (VAN) rymmer tusentals handelspartner, inklusive Amazon, Target, Walmart med flera. Andra fördelar med Jitterbit EDI-integration lösningar inkluderar:

Automatiserat dubbelriktat dataflöde.

Vår integrationsplattform av företagsstandard skickar data dubbelriktat mellan dina handelspartner och ditt affärssystem eller redovisningssystem, vilket sparar tid samtidigt som det hjälper dig att uppfylla strikta EDI-standarder och krav inom detaljhandeln.

Bekymmersfria anslutningar över plattformar.

Vår molnbaserade EDI-lösning kan enkelt ansluta e-handel, CRM och andra affärskritiska system till er befintliga integrationsstack.

Flexibel, framtidssäkrad integration.

Oavsett om det gäller e-handelsbeställningar, elektronisk datautväxling, EDI-dokument eller CRM-uppdateringar, bearbetar vår plattform datatelement med lätthet och eliminerar behovet av manuell datainmatning. När du behöver lägga till ett nytt affärssystem eller en ny EDI-återförsäljare är din integrerade EDI-lösning redo att skalas upp.