Mikä on sähköinen tiedonsiirto (EDI)?

Alunperin julkaistu 7. kesäkuuta 2022

Mukaan Fortune Business Insights, sähköisen tiedonvaihdon (EDI) markkinat kasvavat tasaisesti ympäri maailmaa, ja niiden maailmanlaajuisen arvon ennustetaan nousevan $4B:hen vuoteen 2029 mennessä. Tämä ei ole yllättävää—EDI laajentaa kriittistä roolia saumattoman monikanavaisen kokemuksen mahdollistamisessa, jota nykyasiakkaat odottavat.

Niille, jotka ovat varhaisessa vaiheessa tutkimassa EDI-ratkaisu, olemme koonneet vastauksia joihinkin yleisimpiin kysymyksiin EDI-järjestelmien hyödyntämisestä liiketoiminnassa manuaalisen tietojen syöttämisen minimoimiseksi, liiketoimintaprosessien sujuvoittamiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi.

Mikä on EDI?

sähköinen tiedonsiirto (EDI) on yleinen protokolla tiedon jakamiseen tavarantoimittajan ja kyseisen toimittajan tuotteita myyvän vähittäiskauppiaan välillä. Liiketoiminnan kontekstissa EDI-järjestelmät automatisoivat tiedon muuntamisen standardoituun muotoon osapuolten välisen tiedonsiirron aikana.

EDI-järjestelmä mahdollistaa sähköisten asiakirjojen siirron tietokoneelta toiselle, mikä varmistaa nopeammat ja tehokkaammat liiketapahtumat ja tehostaa yleistä tiedonvaihtoa.

Miten EDI toimii?

Tietojen vaihto EDI:n kautta käsittää kolme pääosaa: asiakirjojen standardoinnin, data mapping:n ja tiedonsiirron.

EDI-asiakirjat

EDI-asiakirjat ovat yleisten liike-elämän asiakirjojen standardoituja digitaalisia versioita. Nämä standardoidut asiakirjatyypit varmistavat, että yritysten välillä siirretty data on täsmällistä, vaikka niiden sisäinen datan rakenne olisisi erilainen. Esimerkiksi EDI 850 on ostotilausten vakiomuoto – jos yksi yritys nimeää kentän “tuotetunnukseksi” ja toinen kutsuu sitä “tuotekoodiksi”, standardoitu EDI-muoto kohdistaa molemmat oikeaan paikkaan, jotta transaktion molemmat osapuolet ymmärtävät asian vaivattomasti.

Useimmiten vaihdettuihin EDI-asiakirjoihin kuuluvat ostotilaukset ja tilausvahvistukset, laskut, tuotetoimintatiedot, ennakkoilmoitukset lähetyksestä sekä muut liiketoimet.

Katso täydellinen luettelo EDI-asiakirjatyypeistä

Data Mapping ja muutos

Yrityksen sisäisten tietojen muuntamista standardoiduksi EDI-asiakirjaksi kutsutaan nimellä data mapping. Sisäisistä järjestelmistä, kuten ERP-järjestelmistä ja kirjanpito-ohjelmistoista, peräisin olevat tiedot sovitetaan ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella vastaaviin kenttiin asianmukaisessa EDI-muodossa. Käytetystä EDI-ohjelmistosta riippuen nämä säännöt voidaan määrittää visuaalisten kartoitustyökalujen, skriptien tai valmiiden mallipohjien avulla.

Tietojen kartoittaminen ei tarkoita pelkästään tietojen siirtelystä – EDI-järjestelmät myös muokkaavat tietoja ja muuttavat asioiden, kuten päivämäärien ja tuotekoodien, muotoilua vastaamaan EDI-standardeja.

Datan siirto

Kun tiedot on formatoitu uudelleen, viimeinen vaihe on EDI-asiakirjan lähettäminen määränpäähänsä. Koska EDI-asiakirjat voivat sisältää arkaluonteisia liike- ja asiakastietoja, ne siirretään turvallisia tietoliikenneprotokollia, kuten AS2:ta, SFTP:tä tai VAN-verkkoa, käyttäen.

Vastaanottajan EDI-järjestelmä käsittelee asiakirjan automaattisesti, tarkistaa sen virheiden varalta ja vastaa kuittaamalla sen toimitetuksi onnistuneesti.

Esimerkki EDI-järjestelmän työnkulusta

Tyypillinen EDI-järjestelmän työnkulku saattaa näyttää tältä:

1. Jälleenmyyjä lähettää yrityksellesi EDI-ostotilauksen, joka siirtyy toiminnanohjaus- ja kirjanpitojärjestelmiinne.
2. Vastaat EDI-kuittauksella ja ilmoitat vähittäismyyjälle, että ostotilaus tullaan täyttämään.
3. Lähetät EDI-ennakkotoimitusilmoituksen (ASN), joka sisältää tietoja siitä, mitä lähetetään, milloin, kuka sen lähettää ja paljon muuta.
4. Lähetysosastonne pakkaa tuotteen kontteihin tai lavallisiin sen mukaan, miten myyjä/jälleenmyyjä haluaa tuotteen lähetettvän ja minne.
5. Lähetät EDI-laskun vähittäiskauppiaalle, mikä vähentää entisestään manuaalisen tietojen syöttämisen tarvetta ja korvaa perinteiset paperiasiakirjat.
6. Jälleenmyyjän kirjanpito-osasto laatii ja lähettää sinulle EDI-maksunvälitysilmoituksen.

Mitkä ovat EDI:n hyödyt?

EDI:n avulla vähittäiskauppkojoiden ja tavarantoimittajien väliset edestakaiset tapahtumat tapahtuvat sähköisesti. Se tarkoittaa, että Costco voi seurata ostotilauksia, ennakkoilmoituksia (ASN), laskuja ja varastoa – ilman, että heidän tarvitsee soittaa varastollesi. Kyky vaihtaa asiakirjoja EDI:n kautta tuo mukanaan monia etuja, joihin kuuluvat:

• Paperiasiakirjojen ja manuaalisen tietojen syötön tarpeen poistaminen
• Tehokkuuden parantaminen tapahtumien automaation avulla ja ja liikeasiakirjojen vaihto
• Asiakirjakohtaisten kustannusten alentaminen 90% manuaaliseen käsittelyyn verrattuna
• Vähenee kokonaisuudessaan liiketoimintakustannukset jopa 35%
• Transaktiovirheiden vähentäminen jopa 40%:lla
• Tilauksesta maksuun -kierron keston lyhentäminen yli 20%

E-kirja: EDI-kattava opas

Haluatko oppia lisää siitä, miten nykyaikaiset yritykset käyttävät EDI:ä? Lataa ilmainen e-kirjamme, EDI:n täydellinen opas, oppiakseen:

• Miksi EDI on edelleen kaupankäynnin perusta, vaikka siitä on kulunut jo 40 vuotta
• Miltä tyypillinen EDI-tapahtuma näyttää, vaihe vaiheelta
• Yleisimmät EDI:n käyttöönotossa kohdatut haasteet
• Kuinka Jitterbit tarjoaa alan johtavan EDI-kokemuksen
• Ja paljon muuta

Hanki täydellinen EDI-opas

EDI:n käytön aloittaminen

Jitterbit EDI tarjoaa yhden alustan kauppakumppaneiden ja tapahtumien määrittämiseen ja hallintaan. Lähes kahden vuosikymmenen vähittäiskaupan kokemuksella olemme työskennelleet kaikenkokoisten myyjien ja tavarantoimittajien kanssa eri toimialoilta. Lisäarvoverkkomme (VAN) kattaa tuhansia kauppakumppaneita, kuten Amazonin, Targetin, Walmartin ja monia muita. Muita Jitterbitin etuja EDI-integraatio ratkaisuja ovat:

Automatisoitu kaksisuuntainen tiedonsiirto.

Yritystason integraatioalustamme siirtää tietoa kaksisuuntaisesti kauppakumppaneidesi ja taustajärjestelmäsi (ERP tai kirjanpito) välillä, mikä säästää aikaasi ja auttaa sinua noudattamaan tiukkoja vähittäiskaupan EDI-standardeja ja -vaatimuksia.

Huolettomat yhteydet alustojen välillä.

Pilvipohjainen EDI-ratkaisumme yhdistää verkkokaupan, CRM:n ja muut liiketoiminnallisesti kriittiset järjestelmät helposti olemassa olevaan integraatioympäristöösi.

Joustava, tulevaisuudenkestävä integraatio.

Olipa kyse verkkokaupan tilauksista, sähköisestä tiedonsiirrosta, EDI-asiakirjoista tai CRM-päivityksistä, alustamme käsittelee tietoelementit vaivattotta ja poistaa manuaalisen tiedonsyötteen tarpeen. Kun sinun täytyy lisätä uusi liiketoimintajärjestelmä tai EDI-jälleenmyyjä, integroitu EDI-ratkaisusi on valmis skaalautumaan.