Hva er elektronisk datautveksling (EDI)?

Opprinnelig publisert 7. juni 2022

Ifølge Fortune Business Insights, markedet for elektronisk datautveksling (EDI) vokser jevnt og trutt over hele verden, og den globale verdien forventes å nå $4B innen 2029. Dette er ikke overraskende—EDI spiller en kritisk rolle i å legge til rette for den sømløse omnikanalopplevelsen som dagens kunder forventer.

For de som befinner seg i de tidlige stadiene av å undersøke en EDI-løsning, har vi samlet svar på noen av de vanligste spørsmålene om å utnytte EDI-systemer for din virksomhetsdrift for å minimere manuell dataregistrering, effektivisere forretningsprosesser og forbedre effektiviteten.

Hva er EDI?

Elektronisk datautveksling (EDI) er en vanlig protokoll for informasjonsdeling mellom en leverandør og en forhandler som selger den leverandørens produkter. Innenfor forretningssammenheng automatiserer EDI-systemer oversettelsen av data til et standardisert format under datautveksling mellom de to partene.

Et EDI-system legger til rette for datautveksling mellom datamaskiner av elektroniske dokumenter, noe som sikrer raskere og mer effektive forretningstransaksjoner og forbedrer den totale datautvekslingen.

Hvordan fungerer EDI?

Utveksling av data via EDI involverer tre hovedkomponenter: dokumentstandardisering, datamapping og datatransmisjon.

EDI-dokumenter

EDI-dokumenter er standardiserte digitale versjoner av vanlige forretningsdokumenter. Disse standardiserte dokumenttypene sikrer at dataen som overføres mellom virksomheter er nøyaktig, selv om de strukturerer sine interne data forskjellig. For eksempel er EDI 850 standardformatet for innkjøpsordrer – hvis ett selskap merker et felt som “varenummer” og et annet kaller det “produktkode”, mapper det standardiserte EDI-formatet begge til riktig sted slik at det blir lett forstått av begge parter i transaksjonen.

Blant de EDI-dokumentene som utveksles hyppigst, finner man innkjøpsordrer og ordrebekreftelser, fakturaer, produktaktivitetsdata, forhåndsvarsler om forsendelse og andre forretningstransaksjoner.

Se en komplett liste over EDI-dokumenttyper

Datamapping og transformasjon

Prosessen med å konvertere en virksomhets interne data til et standardisert EDI-dokument kalles datakartlegging. Informasjon fra interne systemer, som ERP-systemer og regnskapsverktøy, matches til det tilsvarende feltet i det aktuelle EDI-formatet, basert på forhåndsdefinerte regler. Avhengig av EDI-programvaren som brukes, kan disse reglene konfigureres gjennom visuelle kartleggingsverktøy, skript eller forhåndsbygde maler.

Datakartlegging innebærer ikke bare å flytte data rundt – EDI-systemer transformerer også dataene og endrer hvordan ting som datoer og produktkoder formateres for å samsvare med EDI-standarder.

Dataoverføring

Etter at dataene er reformattert, er det siste trinnet å sende EDI-dokumentet til destinasjonen. Siden EDI-dokumenter kan inneholde sensitiv forretnings- og kundeinformasjon, overføres de ved hjelp av sikre kommunikasjonsprotokoller som AS2, SFTP eller VAN.

Mottakerens EDI-system behandler dokumentet automatisk, kontrollerer for feil og svarer for å bekrefte at det ble levert vellykket.

Eksempel på EDI-system arbeidsflyt

En vanlig EDI-system-arbeidsflyt kan se slik ut:

1. En forhandler sender din bedrift en EDI-bestilling (PO) som går inn i ERP/regnskapssystemene dine.
2. Du svarer med en EDI-bekreftelse, som lar forhandleren vite at innkjøpsordren vil bli oppfylt.
3. Du sender et EDI forhåndsleveringsvarsel (ASN) som inneholder informasjon om hva som vil bli sendt, når, av hvem, og mer.
4. Din forsendelsesavdeling pakker produktet i containere eller paller avhengig av hvordan leverandøren/forhandleren ønsker at du skal sende produktet og hvor.
5. Du sender en EDI-faktura til forhandleren, noe som reduserer behovet for manuell dataregistrering og erstatter tradisjonelle papirdokumenter ytterligere.
6. Butikkens regnskapsavdeling vil generere og sende deg et EDI Remittance Advice-dokument.

Hva er fordelene med EDI?

Med EDI skjer transaksjoner frem og tilbake mellom forhandlere og leverandører elektronisk. Det betyr at Costco kan spore innkjøpsordrer, ASNs, fakturaer og varelager – alt uten å ringe lageret ditt. Muligheten til å utveksle dokumenter via EDI gir en rekke fordeler, inkludert:

• Eliminering av behovet for papirdokumenter og manuell dataregistrering
• Effektivitetsøkning gjennom transaksjonsautomatisering og den utveksling av forretningsdokumenter
• Reduksjon av kostnaden per dokument med 90% sammenlignet med manuell behandling
• Avtagende totalt sett transaksjonskostnader med opptil 35%
• Redusere transaksjonsfeil med opptil 40%
• Forskynde «order-to-cash»-syklusen med mer enn 20%

E-bok: Den komplette guiden til EDI

Ønsker du å lære mer om hvordan moderne bedrifter bruker EDI? Last ned vår gratis e-bok, Den komplette guiden til EDI, å lære:

• Hvorfor EDI fortsatt er grunnlaget for handel, selv etter 40 år
• Hvordan en typisk EDI-transaksjon ser ut, trinn for trinn
• De vanligste utfordringene ved utplassering av EDI
• Hvordan Jitterbit leverer en bransjeledende EDI-opplevelse
• Og mer

Få den komplette guiden til EDI

Komme i gang med EDI

Jitterbit EDI tilbyr en enkelt plattform for å sette opp og administrere handelspartnere og transaksjoner. Med nesten to tiår med detaljerfaring har vi jobbet med leverandører og forhandlere i alle størrelser på tvers av en rekke bransjer. Vårt EDI-integrasjon løsninger inkluderer:

Automatisert toveis dataflyt.

Vår integrasjonsplattform på bedriftsnivå sender data toveis mellom dine handelspartnere og ditt back-office ERP- eller regnskapssystem, noe som sparer deg tid samtidig som det hjelper deg med å overholde strenge retail EDI-standarder og krav.

Problemfrie forbindelser på tvers av plattformer.

Vår skybaserte EDI-løsning kan enkelt koble e-handel, CRM og andre forretningskritiske systemer til din eksisterende integrasjonsstabel.

Fleksibel, fremtidssikker integrasjon.

Enten det gjelder e-handelsordrer, elektronisk datautveksling, EDI-dokumenter eller CRM-oppdateringer, behandler plattformen vår dataelementer med letthet, noe som eliminerer behovet for manuell dataregistrering. Når du trenger å legge til et nytt forretningssystem eller en EDI-forhandler, er din integrerte EDI-løsning klar til å skalere.