Hvad er Electronic Data Interchange (EDI)?

Oprindeligt udgivet den 7. juni 2022

Ifølge Fortune Business Insights, markedet for elektronisk dataudveksling (EDI) vokser støt over hele verden, og den samlede værdi forventes at nå op på $4B inden 2029. Det er ikke overraskende—EDI spiller en afgørende rolle i at muliggøre den sømløse omnikanal-oplevelse, som nutidens kunder forventer.

For dem, der er i de tidlige stadier af at undersøge en EDI-løsning, vi har samlet svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål om udnyttelse af EDI-systemer til jeres forretningsprocesser for at minimere manuel dataindtastning, strømline forretningsprocesser og øge effektiviteten.

Hvad er EDI?

Elektronisk dataudveksling (EDI) er en almindelig protokol til informationsdeling mellem en leverandør og en detailhandler, der sælger den pågældende leverandørs produkter. I en forretningsmæssig sammenhæng automatiserer EDI-systemer oversættelsen af dataene til et standardiseret format under dataudvekslingen mellem de to parter.

Et EDI-system letter computer-til-computer-udvekslingen af elektroniske dokumenter, hvilket sikrer hurtigere og mere effektive forretningstransaktioner og forbedrer den samlede dataudveksling.

Hvordan fungerer EDI?

Udveksling af data via EDI involverer tre hovedkomponenter: dokumentstandardisering, datakortlægning og dataoverførsel.

EDI-dokumenter

EDI-dokumenter er standardiserede digitale versioner af almindelige forretningsdokumenter. Disse standardiserede dokumenttyper sikrer, at de data, der overføres mellem virksomheder, er korrekte, selvom de strukturerer deres interne data forskelligt. For eksempel er EDI 850 standardformatet for indkøbsordrer – hvis den ene virksomhed mærker et felt som “Vare-ID” og en anden kalder det “Produktkode”, knytter det standardiserede EDI-format begge dele til det korrekte sted, så det let forstås af begge parter i transaktionen.

De mest hyppigt udvekslede EDI-dokumenter omfatter indkøbsordrer og ordrebekræftelser, fakturaer, produktaktivitetsdata, forsendelsesadvarsler og andre forretningstransaktioner.

Se en komplet liste over EDI-dokumenttyper

Datakortlægning og -transformering

Processen med at omdanne en virksomheds interne data til et standardiseret EDI-dokument kaldes datamapping. Oplysninger fra interne systemer, såsom ERP-systemer og regnskabsværktøjer, tilpasses det tilsvarende felt i det relevante EDI-format på baggrund af foruddefinerede regler. Afhængigt af den anvendte EDI-software kan disse regler konfigureres ved hjælp af visuelle kortlægningsværktøjer, scripts eller foruddefinerede skabeloner.

Datakortlægning handler ikke bare om at flytte data rundt – EDI-systemer omdanner også dataene og ændrer, hvordan ting som datoer og produktkoder formateres, så de matcher EDI-standarderne.

Dataoverførsel

Når dataene er formateret om, er det sidste trin at sende EDI-dokumentet til dets destination. Da EDI-dokumenter kan indeholde følsomme forretnings- og kundeoplysninger, overføres de ved hjælp af sikre kommunikationsprotokoller som AS2, SFTP eller VAN.

Modtagerens EDI-system behandler dokumentet automatisk, tjekker for fejl og svarer for at bekræfte, at det blev leveret med succes.

Eksempel på EDI-systemets arbejdsgang

En almindelig EDI-systemarbejdsproces kan se ud som følger:

1. En detailhandler sender en EDI-indkøbsordre til din virksomhed, som indlæses i dine ERP-/regnskabssystemer.
2. Du svarer med en EDI-bekræftelse for at lade detailhandleren vide, at indkøbsordren vil blive opfyldt.
3. Du sender en EDI forhåndsmeddelelse om forsendelse (ASN) med oplysninger om, hvad der vil blive sendt, hvornår, af hvem og mere.
4. Din afsendelsesafdeling pakker produktet i containere eller paller afhængigt af, hvordan leverandøren/forhandleren ønsker, at du sender produktet, og til hvor.
5. Du sender en EDI-faktura til detailhandleren, hvilket yderligere reducerer behovet for manuel dataintastning og erstatter traditionelle papirdokumenter.
6. Detailistens regnskabsteam vil generere og sende dig et EDI-betalingsavisdokument.

Hvad er fordelene ved EDI?

Med EDI foregår transaktioner frem og tilbage mellem detailhandlere og leverandører elektronisk. Det betyder, at Costco kan spore indkøbsordrer, forsendelsesmeddelelser (ASN), fakturaer og lagerbeholdning – alt sammen uden at ringe til jeres lager. Muligheden for at udveksle dokumenter via EDI giver en lang række fordele, herunder:

• Eliminering af behovet for papirdokumenter og manuel dataindtastning
• Øget effektivitet gennem transaktionsautomatisering og den udveksling af forretningsdokumenter
• Sænkning af omkostningerne pr. dokument med 90% i forhold til manuel behandling
• Falder generelt omkostninger ved forretningstransaktioner med op til 35%
• Reduktion af transaktionsfejl med op til 40%
• Fremskyndelse af »order-to-cash«-cyklus med mere end 20%

E-bog: Den komplette guide til EDI

Vil du vide mere om, hvordan moderne virksomheder bruger EDI? Download vores gratis e-bog, Den komplette guide til EDI, at lære:

• Hvorfor EDI stadig er grundstenen i handel, selv efter 40 år
• Sådan ser en typisk EDI-transaktion ud, trin for trin
• De mest almindelige udfordringer ved implementering af EDI
• Hvordan Jitterbit leverer en brancéførende EDI-oplevelse
• Og mere

Få den komplette guide til EDI

Kom godt i gang med EDI

Jitterbit EDI tilbyder en enkelt platform til opsætning og håndtering af handelspartnere og transaktioner. Med næsten to årtiers erfaring inden for detailhandel har vi arbejdet sammen med leverandører i alle størrelser på tværs af en lang række brancher. Vores værdiskabende netværk (VAN) huser tusindvis af handelspartnere, herunder Amazon, Target, Walmart og flere. Andre fordele ved Jitterbit EDI-integration løsninger omfatter:

Automatisk tovejs dataflow.

Vores integrationsplatform i virksomhedsklasse sender data tovejs mellem dine handelspartnere og dit backoffice-ERP- eller regnskabssystem, hvilket sparer dig tid og samtidig hjælper dig med at overholde strenge EDI-standarder og -krav for detailhandel.

Bekymringsfri forbindelser på tværs af platforme.

Vores skybaserede EDI-løsning kan nemt forbinde e-handel, CRM og andre forretningskritiske systemer til din eksisterende integrationsstack.

Fleksibel, fremtidssikret integration.

Uanset om det drejer sig om e-handelsordrer, elektronisk dataudveksling, EDI-dokumenter eller CRM-opdateringer, behandler vores platform dataelementer med letax og eliminerer behovet for manuel dataindtastning. Når du har brug for at tilføje et nyt forretningssystem eller en EDI-forhandler, er din integrerede EDI-løsning klar til at skalere.