Qu'est-ce que l'échange de données informatisé (EDI)?

Publié initialement le 7 juin 2022

Selon Perspectives d'affaires FortuneLe marché de l'échange de données informatisées (EDI) connaît une croissance constante à travers le monde, et sa valeur mondiale devrait atteindre 4 milliards de dollars d'ici 2029. Ce n'est pas surprenant.EDI joue un rôle essentiel pour faciliter l'expérience omnicanale transparente que les clients d'aujourd'hui attendent.

Pour ceux qui en sont aux premiers stades de la recherche sur un Solution EDI, nous avons compilé les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées sur l'utilisation des systèmes EDI pour vos opérations commerciales afin de minimiser la saisie manuelle des données, de rationaliser les processus métier et d'améliorer l'efficacité.

Qu'est-ce que l'EDI?

Échange électronique de données (EDI) est un protocole commun de partage d'informations entre un fournisseur et un détaillant vendant les produits de ce fournisseur. Dans le contexte commercial, les systèmes EDI automatisent la traduction des données dans un format standardisé lors de l'échange de données entre les deux parties.

Un système EDI facilite l’échange de documents électroniques d’ordinateur à ordinateur, garantissant des transactions commerciales plus rapides et plus efficaces et améliorant l’échange global de données.

Comment fonctionne l'EDI ?

L'échange de données via EDI comprend trois composantes principales : la normalisation des documents, le mappage des données et la transmission des données.

Documents EDI

Les documents EDI sont les versions numériques normalisées des documents commerciaux courants. Ces types de documents normalisés garantissent l'exactitude des données échangées entre entreprises, même si leurs structures de données internes diffèrent. Par exemple, l'EDI 850 est le format standard des bons de commande : si une entreprise nomme un champ « ID article » et une autre « Code produit », le format EDI normalisé associe les deux au bon endroit, ce qui permet une compréhension aisée par les deux parties à la transaction.

Les documents EDI les plus fréquemment échangés comprennent les bons de commande et les accusés de réception, les factures, les données relatives à l'activité des produits, les avis d'expédition préalables et autres transactions commerciales.

Consultez la liste complète des types de documents EDI

Cartographie et transformation des données

Le processus de conversion des données internes d'une entreprise en un document EDI standardisé est appelé mappage de données. Les informations provenant des systèmes internes, tels que les ERP et les logiciels comptables, sont associées au champ correspondant du format EDI approprié, selon des règles prédéfinies. Selon le logiciel EDI utilisé, ces règles peuvent être configurées à l'aide d'outils de mappage visuel, de scripts ou de modèles prédéfinis.

Le mappage des données ne se limite pas au simple déplacement des données ; les systèmes EDI transforment également les données, en modifiant la façon dont des éléments tels que les dates et les codes produits sont formatés pour correspondre aux normes EDI.

Transmission de données

Une fois les données reformatées, la dernière étape consiste à envoyer le document EDI à son destinataire. Les documents EDI pouvant contenir des informations commerciales et clients sensibles, ils sont transmis via des protocoles de communication sécurisés tels que AS2, SFTP ou VAN.

Le système EDI du destinataire traite automatiquement le document, vérifie les erreurs et confirme sa bonne réception.

Exemple de flux de travail d'un système EDI

Le flux de travail d'un système EDI courant peut ressembler à ceci :

1. Un détaillant envoie à votre entreprise un bon de commande EDI (PO) qui est intégré dans vos systèmes informatiques ERP/comptables.
2. Vous répondez par un accusé de réception EDI, informant le détaillant que le bon de commande sera exécuté.
3. Vous envoyez un préavis d'expédition EDI (ASN) contenant des informations sur ce qui sera envoyé, quand, par qui, etc.
4. Votre service d'expédition emballe le produit dans des conteneurs ou des palettes en fonction de la manière dont le fournisseur/détaillant souhaite que vous expédiez le produit et vers où.
5. Vous envoyez une facture EDI au détaillant, réduisant ainsi davantage la nécessité de saisir manuellement les données et remplaçant les documents papier traditionnels.
6. L'équipe comptable du commerçant générera et vous enverra un avis de paiement EDI.

Quels sont les avantages de l'EDI ?

Grâce à l'EDI, les échanges entre détaillants et fournisseurs se font électroniquement. Costco peut ainsi suivre les bons de commande, les avis d'expédition, les factures et les stocks, sans avoir à contacter son entrepôt. L'échange de documents via EDI offre de nombreux avantages, notamment :

• Éliminer le besoin de documents papier et de saisie manuelle des données
• Accroître l'efficacité grâce à l'automatisation des transactions et la échange de documents commerciaux
• Réduire le coût par document de 90 % par rapport au traitement manuel
• En baisse globale des coûts de transactions commerciales jusqu'à 35 %
• Réduction des erreurs transactionnelles jusqu'à 40 %
• Accélérer le temps de cycle de la commande au paiement de plus de 20 %

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