Qu'est-ce que le transfert électronique de données (EDI) ?

Publié à l'origine le 7 juin 2022

Selon Fortune Business Insights, le marché de l'échange de données informatisé (EDI) connaît une croissance régulière à l'échelle mondiale, et sa valeur globale devrait atteindre $4B d'ici 2029. Cela n'a rien de surprenant —EDI joue un rôle essentiel pour faciliter l'expérience omnicanale fluide qu'attendent les clients d'aujourd'hui.

Pour ceux qui en sont aux tout débuts de leurs recherches sur un Solution EDI, nous avons compilé les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées sur l'utilisation des systèmes EDI pour vos opérations commerciales afin de minimiser la saisie manuelle des données, de rationaliser les processus métier et d'améliorer l'efficacité.

Qu'est-ce que l'EDI ?

Échange de données informatisé L'EDI est un protocole courant d'échange d'informations entre un fournisseur et un détaillant qui vend les produits de ce fournisseur. Dans un contexte commercial, les systèmes EDI automatisent la traduction des données dans un format standardisé lors de leur échange entre les deux parties.

Un système EDI facilite l'échange de documents électroniques d'ordinateur à ordinateur, garantissant des transactions commerciales plus rapides et plus efficaces et améliorant l'échange de données global.

Comment fonctionne l'EDI ?

L'échange de données via l'EDI repose sur trois éléments principaux : la normalisation des documents, le protocole data mapping et la transmission des données.

Documents EDI

Les documents EDI sont les versions numériques standardisées des documents commerciaux courants. Ces types de documents standardisés garantissent que les données transférées entre entreprises sont exactes, même si elles structurent leurs données internes différemment. Par exemple, l'EDI 850 est le format standard pour les bons de commande : si une entreprise étiquette un champ “ ID article ” et qu'une autre l'appelle “ Code produit ”, le format EDI standardisé fait correspondre les deux au bon endroit afin qu'il soit facilement compris par les deux parties de la transaction.

Les documents EDI les plus fréquemment échangés comprennent les bons de commande et les accusés de réception, les factures, les données d'activité des produits, les avis d'expédition préalable et d'autres transactions commerciales.

Voir une liste complète des types de documents EDI

Data Mapping et la transformation

Le processus de conversion des données internes d'une entreprise en un document EDI normalisé est appelé ’ data mapping ». Les informations issues des systèmes internes, tels que les ERP et les outils comptables, sont mises en correspondance avec le champ correspondant dans le format EDI approprié, selon des règles prédéfinies. Selon le logiciel EDI utilisé, ces règles peuvent être configurées à l'aide d'outils de mappage visuels, de scripts ou de modèles prédéfinis.

Le mappage de données ne se limite pas au transfert de données : les systèmes EDI transforment également les données, en modifiant le format d'éléments tels que les dates et les codes produits afin de les conformer aux normes EDI.

Transmission de données

Une fois les données reformatées, la dernière étape consiste à envoyer le document EDI vers sa destination. Étant donné que les documents EDI peuvent contenir des informations commerciales et des données clients sensibles, ils sont transmis à l'aide de protocoles de communication sécurisés tels que AS2, SFTP ou VAN.

Le système EDI du destinataire traite automatiquement le document, vérifie les erreurs et répond pour accuser réception de sa livraison.

Exemple de flux de travail d'un système EDI

Le flux de travail d'un système EDI courant peut ressembler à ceci :

1. Un détaillant envoie à votre entreprise un bon de commande (PO) EDI qui est intégré dans vos systèmes informatiques de gestion d'entreprise (ERP) / de comptabilité.
2. Vous répondez par un accusé de réception EDI, informant le détaillant que le bon de commande sera exécuté.
3. Vous envoyez un avis d'expédition préalable (ASN) EDI contenant des informations sur ce qui sera envoyé, quand, par qui, et plus encore.
4. Votre service d'expédition emballe le produit dans des conteneurs ou des palettes selon la manière dont le fournisseur/détaillant souhaite que vous expédiiez le produit et vers quelle destination.
5. Vous envoyez une facture EDI au détaillant, réduisant davantage la nécessité de la saisie manuelle des données et remplaçant les documents papier traditionnels.
6. L'équipe comptable du détaillant générera et vous enverra un document d'avis de versement EDI.

Quels sont les avantages de l'EDI ?

Avec l'EDI, les transactions aller-retour entre les détaillants et les fournisseurs s'effectuent par voie électronique. Cela signifie que Costco peut suivre les bons de commande, les avis d'expédition (ASN), les factures et les stocks, le tout sans appeler votre entrepôt. La capacité d'échanger des documents via l'EDI offre un large éventail d'avantages, notamment :

• Éliminer le besoin de documents papier et de saisie manuelle des données
• Améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation des transactions et le échange de documents commerciaux
• Réduction du coût par document de 90% par rapport au traitement manuel
• Diminution globale réduire les coûts de transaction jusqu’à 35%
• Réduction des erreurs transactionnelles pouvant atteindre 40%
• Accélération du cycle « de la commande à l'encaissement » de plus de 20%

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