Torque Wheels skifter til høj gear med Jitterbit EDI

Amber Wolff

Ligesom EDI selv startede ARR Enterprises for omkring 40 år siden i bilindustrien. Siden da er virksomheden vokset og inkluderer nu mærker som Atlanta Wheels and Accessories og OE Wheelworks – begge virksomheder arbejder primært med bilmonteringsfirmaer og sælger deres dæk som en del af pakker samt udfører montering.

Men efter at have set den faldende kvalitet på eftermarkedshjul i årenes løb, grundlagde virksomheden Torque Wheels for at tilbyde hjul af OE-kvalitet til slutbrugerne gennem et netværk af dækforhandlere. I løbet af de sidste to år er Torque Wheels vokset til at beskæftige mere end 50 medarbejdere og ni lagerlokaler spredt over hele United States landet, og virksomheden har en årlig omsætning på omkring $40- $50 millioner.

Torque Wheels har været Jitterbit EDI kunde i mere end et år, og vi mødte for nylig virksomhedens CTO Alec Interrante for at diskutere deres erfaringer hidtil.

Starten

Som de andre ARR-virksomheder, sagde Alec, er Torque Wheels bygget på kundeservice. “I alt, hvad vi gør, er kunden i første række. Vi reparerer, løser problemer og tager os af kunden – og hvis der er noget virksomheden har brug for internt, kommer det altid sidst.”

Og det gjaldt også EDI. Virksomheden havde tidligere overvejet at implementere EDI for at strømline og forenkle sine processer. Men efter at have undersøgt forskellige leverandører syntes ingen af dem at være det rette valg: De større løsninger virkede forældede og syntes at være meget dyre for det, de tilbød, og den ERP-løsning, de brugte, begrænsede, hvilke EDI-leverandører de kunne forbinde med pålidelig vis.

Men der skete to ting, der bragte EDI tilbage på dagsordenen. Torque Wheels skiftede fra sin tidligere ERP-løsning til NetSuite, hvilket åbnede op for mange flere EDI-udbydere til overvejelse. Derefter indledte virksomheden forhandlinger med en meget stor ny kunde, som insisterede på EDI som en del af ordrestyringen.

På det tidspunkt arbejdede Alec og hans lille team direkte med kunderne via phone e-mail for at tage imod ordrer og løse problemer. Men det var ofte svært at spore problemernesage, og de kunne ofte blive overset. Alecs team brugte en stor del af tiden på at “jage data” og udføre manuelt arbejde, mens de førtog ordrer gennem processen – hvilket forhindrede dem i at gøre fremskridt med andre nødvendige initiativer.

Så Torque Wheels begyndte at søge efter EDI-leverandører, der kunne strømline interne processer og samtidig forbedre kundeoplevelsen. Den endelige beslutning kom dog til at handle om kundeservice. “Vi begyndte at tale med flere forskellige EDI-virksomheder, og en stor del af vores valg kom ned til, hvem der var mest responsive, hvem der svarede på vores spørgsmål hurtigst og hvem der gav os de oplysninger, vi havde brug for for at træffe vores beslutning,” sagde Alec. “Med Jitterbit var det som om: ‘Lad os hjælpe med at sikre, at det fungerer for dig.’ Vi fik ikke det niveau af respons fra nogen af de andre virksomheder, vi talte med.”

Da Torque Wheels var uerfaren med EDI og havde brug for at få systemet op at køre hurtigst muligt, kontaktede Alec Jitterbit Professional Services for at få hjælp med implementeringen. ’Med en kunde af denne størrelse var det ikke en god idé for os at prøve at gøre det selv,“ sagde Alec. ”Jeg ønskede at føle mig tryg ved at vide, at vi var tilgængelige og klar til at hjælpe dem, uden at de skulle vente på, at vi lærte det undervejs.“.

“De gjorde det bare så meget lettere. Jeg er jo udvikler i hjertekulturen, så uanset hvad vi skulle gøre, kunne vi have gjort det, men nogle gange er den slags tilgang simpelthen ikke praktisk,” sagde han.

Jitterbit Professional Services håndterede kommunikationen direkte med handelspartneren. Da det blev tid til at udveksle dokumentspecifikationer, sagde Alec: “De sendte os deres dokumentspecifikationer og bad om vores egne. Vi kunne svare med “Alt, hvad du ønsker”, og give Jitterbits enorme liste over understøttede dokumenter. Det var fantastisk.”

Når Alec og hans team havde modtaget alle de nødvendige oplysninger fra handelspartneren, tog det kun omkring en måned at få implementeringen af EDI til fuld funktionsdygtighed. “Vi havde et tilfælde, hvor vi måtte kontakte Jitterbit-teamet,” sagde Alec. “Vi skulle oprette e-mail-meddelelser for en bestemt sag, og [Jitterbit Professional Services] sagde i bund og grund: ‘OK, klaret.’ Det var meget hurtigt.”

Større enkelhed

Selvom Alec følger bedste praksis for at vedligeholde og opbygge den dokumentation, der er leveret af Jitterbit Professional Services, har det hidtil ikke været nødvendigt at bruge den. “Jeg har ikke behøvet at fortælle nogen, hvordan de skal gøre noget,” sagde Alec.

Denne form for enkelhed er vigtig i en branche, hvor ordrer ofte er meget komplekse. Hjul er langt mere komplicerede, end mange mennesker er klar over, forklarede Alec – der er mange forskellige størrelser og tilpasninger afhængigt af køretøjet, og ofte forsøger kunderne at bestille noget, der ikke passer til deres køretøj … eller noget, der slet ikke findes. “I fortiden måtte vi finde det og derefter kontakte dem phone, og processen kunne tage flere dage,” sagde Alec.

Hans team ser dog nogle fejl komme til syne, men ifølge Alec skyldes det, at en kunde har indtastet noget forkert. “På den måde, det er indrettet, er det meget nemt at rette op på det,” forklarede han. “Det er aldrig et Jitterbit-problem, og det er jeg af den opfattelse vigtigt.”

Fordi teamet modtager fejlmeddelelser med det samme, er det meget hurtigere end når de skulle ringe og følge op og derefter vente på at få phone svar. Fra start til slut ville det tage mindst en time – og fejl som denne var i næsten hver eneste ordre. Nu har Torque Wheels øjeblikkelig indsigt i ordrerne og kan foretage ændringer og derefter sende en bekræftelse, der fortæller dem, hvad de skal bestille til deres specifikke køretøj i stedet.

“At rette på fejl og ordrer har været overraskende effektivt. Det fungerer rigtig godt for os,” sagde Alec. “Når de prøver at bestille ting, opdager vi hurtigere, hvis de ikke har noget, der er korrekt – jeg ser varslerne komme igennem, og det går meget hurtigt.”

Øget besparelse

Det har betydet en enormt stor tidsbesparelse for Torque Wheels, hvilket Alec siger er fantastisk, fordi de arbejder med et så lille team. “Det er kun mig og én anden person på teknisk område. Der er et par medlemmer af salgs- og regnskabsteamet, der bliver involveret i bestemte dele af processen, men når det kommer til hele processen fra start til slut, er det kun os to,” sagde Alec.

Han nævner den øgede tilgængelighed som en stor fordel ved deres Jitterbit-løsning. “Jeg kan kun gøre så meget, og med EDI er det meget nemmere. Det ville være alt for meget for vores lille team at håndtere alene uden EDI.” Automatiseringen sparer en masse tid på begge sider, hvilket giver mere tid til Torque Wheels’ salgsteam til faktisk at sælge og til Alecs team til at tackle vigtige spørgsmål som compliance.

Men selvom tidsbesparelsen har været betydelig, har der også været økonomiske besparelser: De frigjorte timer Jitterbit EDI betyder penge, der kan bruges til andre ting. Og takket være manglende forsendelser og bestillingsfejl, som resulterer i, at kunderne modtager noget, de ikke kan bruge, og ukorrekte oplysninger under bestillingsprocessen og andet, anslår Alec, at de også direkte sparer omkring $400 kroner om ugen for én enkelt kunde. “Når en vare sendes forkert, er det dyrt!” sagde han.

Bedre evne til at vokse

At opbygge deres største kundebase var enormt for dem. “Men vi vokser virkelig hurtigt nu,” sagde Alec. “Vi får nok snart fem nye kunder, fordi vi opsætter meget hurtigt nye relationer med mange store e-handelskunder.”

Torque Wheels forbereder sig nu på at sælge til flere e-handelskunder, der er førende i deres branche – virksomheder, der er betydeligt større end Torque Wheels selv. “Jeg har en forsyningsliste lige nu, og med disse kunder vil vi automatisere alt.”

Han føler sig langt mere forberedt på at integrere disse kunder end da han blev kontaktet af sin første EDI-partner, fordi han ved, at det bliver en hurtig proces. Løsningen er allerede på plads, og han kan bruge den første EDI-kunde som model til fremtidige opstillinger. Jitterbit har en lang liste over forudbygde handelspartnere, men selvom nye kunder ikke er blandt dem, tager det kun et par minutter at tilføje dem.

For nylig, da en anden potentiel samarbejdspartner spurgte om Torque Wheels’ EDI-funktioner, kunne Alec igen sende listen over Jitterbits understøttede dokumenter og fortælle dem, at de ville blive godt taget hånd om. “Det ser meget godt ud for os,” sagde Alec. “Der er enorme fordele ved at bruge det, Jitterbit EDI fordi det gør det lettere at administrere disse relationer.” En anden fordel er, at det administrerer dem på en måde, der kan spores, i modsætning til da teamet havde svært ved at klare alt manuelt.

“Ærlig talt behøver jeg ikke at gøre meget, fordi det bare har fungeret,” sagde Alec. “Jitterbit er nemt at komme i gang med og holde ved.” Det er vigtigt, sagde Alec, fordi en af de vigtigste ting for Torque Wheels er pålidelighed. “I alt, hvad vi gør, er det altid det samme. Indtil videre har der ikke været nogen problemer overhovedet!”