Torque Wheels skifter til høy hastighet med Jitterbit EDI

Ravneulv

På samme måte som EDI selv, startet ARR Enterprises sin virksomhet i bilindustrien for rundt 40 år siden. Siden den gang har selskapet utvidet virksomheten til å inkludere merker som Atlanta Wheels and Accessories og OE Wheelworks – begge tilbyr primært tjenester til oppgraderere og selger dekkene som del av pakker og håndterer installasjonen.

Men etter å ha observert den stadig dårligere kvaliteten på ettermarkedshjul gjennom årene, grunnla selskapet Torque Wheels for å tilby OE-kvalitetshjul til sluttbrukere gjennom et nettverk av dekkforhandlere. De siste to årene har Torque Wheels vokst til å omfatte mer enn 50 ansatte og ni lagerlokaler spredt over hele United States landet, og en årlig omsetning på rundt $40– $50 millioner kroner.

Torque Wheels har vært Jitterbit EDI kunde i mer enn et år, og vi møtte nylig selskapets CTO Alec Interrante for å diskutere deres erfaringer så langt.

Å komme i gang

Som de andre ARR-selskapene, sa Alec, er Torque Wheels bygd på kundeservice. “I alt vi gjør, er kunden i første rekke. Vi fikser det, får det gjort og tar oss av kunden – og hvis det er noe selskapet trenger internt, kommer det alltid sist.”

Det samme gjaldt EDI. Selskapet hadde tidligere vurdert å implementere EDI for å effektivisere og forenkle prosessene sine. Men når de undersøkte leverandører, syntes ingen av dem å være passende: De større løsningene virket utdaterte og virket svært dyre for det de tilbød, og ERP-systemet de brukte begrenset hvilke EDI-leverandører de kunne samarbeide med på en pålitelig måte.

Men to ting skjedde som brakte EDI tilbake på dagsordenen. Torque Wheels byttet fra sin tidligere ERP-løsning til NetSuite, noe som åpnet opp for mange flere leverandører av EDI-løsninger for vurdering. Deretter inngikk selskapet forhandlinger med en svært stor ny kunde som krevde EDI som en del av ordrestrøket.

På den tiden jobbet Alec og hans lille team direkte med kundene via phone e-post for å ta imot bestillinger og løse problemer. Men det var ofte vanskelig å spore opp feilenesage, og de ble ofte oversett. Alecs team brukte mye tid på å “jage etter data” og utføre manuell arbeid mens de håndterte bestillinger gjennom prosessen – noe som hindret dem i å gjøre fremskritt med andre nødvendige tiltak.

Så Torque Wheels begynte å lete etter EDI-leverandører som kunne effektivisere interne prosesser samtidig som de forbedret kundeopplevelsen. Den endelige beslutningen kom imidlertid på grunn av kundeservice. “Vi begynte å snakke med flere forskjellige EDI-selskaper, og en stor del av valget vårt kom ned til hvem som var mest responsive, hvem som svarte på spørsmålene våre raskest og hvem som ga oss informasjonen vi trengte for å kunne ta en beslutning,” sa Alec. “Med Jitterbit var det som: ‘La oss hjelpe til med å sørge for at alt fungerer for dere.’ Vi fikk ikke den nivået av respons fra noen andre vi snakket med.”

Ettersom Torque Wheels var uerfaren med EDI og måtte få systemet opp og i gang så raskt som mulig, kontaktet Alec Jitterbit Professional Services for å hjelpe med implementeringen. ’Med en så stor kunde var det ikke lurt for oss å prøve å gjøre det selv,“ sa Alec. ”Jeg ønsket roen ved å vite at vi var tilgjengelige og klare for dem, uten at de måtte vente på at vi skulle lære systemet å kjenne etter hvert som vi gikk videre.“.

“De gjorde det bare mye enklere. Jeg er jo en utvikler i hjerte og kropp, så uansett hva vi måtte gjøre, kunne vi ha gjort det, men noen ganger er den metoden bare ikke mulig,” sa han.

Jitterbit Professional Services håndterte kommunikasjonen direkte med handelspartneren. Da det var på tide å utveksle dokumentinformasjon, sa Alec: “De sendte oss deres dokumentinformasjon og ba om vår egen. Vi kunne svare med “Alt dere ønsker”, og tilby den massive listen over støttede dokumenter fra Jitterbit. Det var fantastisk.”

Etter at Alec og hans team hadde mottatt all nødvendig informasjon fra handelspartneren, tok det kun omtrent en måned å få implementeringen av EDI helt på plass. “Vi hadde én situasjon der vi måtte kontakte Jitterbit-teamet”, sa Alec. “Vi måtte konfigurere e-postvarsler for en bestemt sak, og [Jitterbit Professional Services] sa i bunn og grunn: ‘OK, ferdig.’ Det gikk veldig raskt.”

Større enkelhet

Selv om Alec følger beste praksis når det gjelder å vedlikeholde og utvide dokumentasjonen som er levert av Jitterbit Professional Services, har det så langt ikke vært behov for å bruke den. “Jeg har ikke vært nødt til å fortelle noen hvordan de skal gjøre noe”, sa Alec.

Denne typen enkelhet er viktig i en bransje der ordrene selv ofte er svært komplekse. Hjul er mye mer kompliserte enn mange mennesker innser, forklarte Alec – det finnes mange forskjellige størrelser og monteringstyper, avhengig av kjøretøyet, og ofte prøver kundene å bestille noe som ikke passer til deres kjøretøy… eller noe som ikke eksisterer i det hele tatt. “I det siste måtte vi finne det og deretter kontakte dem phone, og prosessen kunne ta flere dager,” sa Alec.

Teamet hans opplever noen feil, men ifølge Alec skyldes dette at kunden har skrevet inn noe feil. “På den måten det er konfigurert, er det veldig enkelt å rette opp i dem”, forklarte han. “Det er aldri et Jitterbit-problem, og det er viktig.”

Ettersom teamet mottar varsler om feil umiddelbart, er det mye raskere enn når de måtte ringe og følge opp, og deretter vente på phone svar. Fra start til slutt tar dette minst en time – og feil som dette var i nesten hver bestilling. Nå har Torque Wheels umiddelbar oversikt over bestillinger og kan gjøre endringer, før de sender en bekreftelse som forteller dem hva de burde bestille for det spesifikke kjøretøyet deres i stedet.

“Korrigering av feil og bestillinger har vært overraskende effektivt. Det fungerer veldig bra for oss,” sa Alec. “Når de prøver å bestille ting, oppdager vi raskere hvis de ikke har noe som er riktig – jeg ser varslene komme inn, og det går veldig fort.”

Økte besparelser

Dette har spart mye tid for Torque Wheels, noe Alec sier er flott fordi de jobber med et så lite team. “Det er bare meg og én annen person på teknisk område. Det er et par salgs- og regnskapsmedlemmer som blir involvert i enkelte deler av prosessen, men så langt som fra start til slutt, er det bare oss to”, sa Alec.

Han siterer økt tilgjengelighet som en stor fordel med deres Jitterbit-løsning. “Jeg kan bare gjøre så mye, og med EDI er det mye enklere. Dette ville vært altfor mye for vårt lille team å håndtere alene uten EDI.” Automatiseringen sparer tonnevis med tid på begge sider, slik at Torque Wheels salgsteam kan fokusere mer på selgerjobben og Alecs team kan håndtere viktige saker som compliance.

Men selv om tidsbesparelsen har vært betydelig, har det også vært økonomiske besparelser: De frigjorte timene Jitterbit EDI betyr penger som kan brukes på andre ting. Og mellom manglende forsendelser, feilbestillinger som fører til at en kunde mottar noe den ikke kan bruke, feilinformasjon under bestillingsprosessen og mer, anslår Alec at de også sparer direkte rundt $400 per uke for én enkelt kunde. “Når en vare sendes feil, er det dyrt!” sa han.

Bedre evne til å vokse

Å etablere sin største kunde var enormt for dem. “Men vi vokser veldig fort nå,” sa Alec. “Vi får nok fem nye snart, fordi vi innfører mange nye store e-handelskunder veldig raskt.”

Torque Wheels forbereder seg nå på å selge til flere e-handelskunder som er store aktører i sin bransje – selskaper som er betydelig større enn Torque Wheels selv. “Jeg har en forsinkelse akkurat nå, og med disse kundene vil vi automatisere alt.”

Han føler seg mye mer forberedt på å tilby disse kundene tjenester enn da han først kontaktet sin første EDI-partner, fordi han vet at det vil være en rask prosess. Løsningen er allerede på plass, og han kan bruke den første EDI-kunden som en modell for fremtidige oppsett. Jitterbit har en lang liste over forhåndsbygde handelspartnere, men selv om nye kunder ikke er blant dem, tar det bare noen minutter å legge dem til.

For nylig, da en annen potensiell samarbeidspartner spurte om Torque Wheels EDI-funksjoner, kunne Alec igjen sende listen over Jitterbits støttede dokumenter, og informere dem om at de ville få god service. ’Det ser veldig bra ut for oss“, sa Alec. ”Det har store fordeler Jitterbit EDI fordi det gjør det enklere å administrere disse relasjonene.“ En annen fordel er at det administrerer dem på måter som kan spores, i motsetning til da teamet hadde problemer med å håndtere alt manuelt.

“Ærlig talt trenger jeg ikke å gjøre mye, fordi det bare har fungert”, sa Alec. “Jitterbit er enkelt å komme i gang med og fortsette med.” Det er viktig, sa Alec, fordi en av de viktigste tingene for Torque Wheels er pålitelighet. “I alt vi gjør, er det alltid det samme. Så langt har det ikke vært noen problemer i det hele tatt!”