Hoe de verbonden campus werkelijkheid te maken: Gegevensintegratie

Versnipperde gegevenssystemen en onsamenhangende afdelingen zijn niet voorbehouden aan het bedrijfsleven. Dezelfde problemen teisteren inmiddels ook het hoger onderwijs, vooral nu zij streven naar verbonden campus. Sommige hogescholen en universiteiten hebben inmiddels tientallen programma's in slechts één afdeling. Gezien de enorme omvang en reikwijdte van de meeste instellingen voor hoger onderwijs, betekent dit dat veel universiteiten en hogescholen hebben er waarschijnlijk honderden of softwareprogramma's die een rol spelen, volgens Eduventures.

Dit is bovendien nauwelijks het einde van het probleem. Denk ook aan het aantal externe partijen waarmee een hogeschool of universiteit op elk willekeurig moment gegevens moet delen. Aankomende studenten, ouders, faculteiten, medewerkers, alumni, andere instellingen voor hoger onderwijs, gemeenten – de lijst van personen en organisaties waarmee gegevens mogelijk moeten worden gedeeld, gaat maar door. Het is geen wonder dat gegevensbeheer werd geïdentificeerd als een top 10 IT-zorgen twee jaar op rij door het Center for Digital Education.

Maar hoewel de problemen met betrekking tot het realiseren van de verbonden campus enorm kunnen zijn, is een oplossing binnen handbereik. Instellingen voor hoger onderwijs zoals St. Norbert College, de Universiteit van Miami en de Berklee School of Music, en vele andere, hebben omarmde selfservice-dataintegratie als de ideale oplossing voor de problemen die voortkomen uit versnipperde data en niet op elkaar afgestemde software.

Connected Campus-casestudy: Saint Louis University

Saint Louis University is een grote, particuliere instelling, met de hoofdcampus midden in het hart van St. Louis, Missouri. Meer dan 8.200 studenten ging vorig jaar naar de universiteit en U.S. News and World Report plaatste de school in de top 100 van universiteiten in het land.

Maar het bepalen wie van de tienduizenden aanvragers en doorstromers zou worden toegelaten tot SLU was vroeger een grote uitdaging, zo merkte Matt Taitt, assistent-directeur operations aan de universiteit, op. Zoals Taitt uitgelegd in een recente webinar, vroeger besteedden hij en zes anderen acht uur per dag aan het handmatig invoeren van gegevens in Salesforce.

“Net als alle instellingen voor hoger onderwijs hebben we te maken met meerdere sets gegevens die ons systeem binnenkomen,” zei hij. “We hebben onze eigen applicatie die op onze website staat en formulieren die op onze website staan. We proberen onze algemene applicatiegegevens, onze testscores, aankoopbestanden, scanlijsten van universiteitsbeurzen, gegevens van Mac ACK-aanvraagkaarten en bezoeken aan middelbare scholen te integreren, en we proberen al die gegevens in één dossier te krijgen.”

Niet alleen zou het Taitt en zijn team vele dagen en uren kosten om hun gegevens handmatig in te voeren, maar ze moesten ook tijd besteden aan het controleren van de nauwkeurigheid van de gegevens. Ze wilden er immers zeker van zijn dat alle velden goed stonden en dat er geen dubbele invoer of hiaten waren. Hierdoor was er vroeger een aanzienlijke vertraging tussen het moment dat aanvragen en relevante gegevens binnenkwamen en het moment waarop ze waren verwerkt en klaar waren om door het toelatingsbureau te worden beoordeeld.

Om dit probleem aan te pakken en onnodige handmatige inspanning te voorkomen, wendde Taitt zich tot Jitterbit, een modern, wendbaar integratieplatform dat in staat is om externe en interne data te verwerken zonder voortdurend toezicht van IT.

“Of we nu proberen te verbinden met een tekstbestand op een FTP-site zoals de common app, of dat we proberen te verbinden met een Oracle-database, Jitterbit heeft de mogelijkheid om dat voor ons te doen, dus het was echt de ideale pasvorm voor dit deel van de integratie”, zei Taitt. Hij voegde eraan toe: “We moeten op een veilige manier verbinding kunnen maken met heel veel verschillende plekken. We hebben die verbinding nodig in de cloud. We hebben die verbinding nodig om geautomatiseerd en ingepland te zijn, en dat is echt waar Jitterbit in beeld kwam als oplossing hiervoor.”

Om meer te weten te komen over Taitts inspanningen om de verbonden campus werkelijkheid te maken op SLU, moet je zeker bekijk dit webinar vandaag.

De webinar, medegepresenteerd door Doug McLean van Jitterbit en Jon Hazelgren van EnrollmentRX, biedt u handige tips en trucs voor het beheren van gegevens van derden en het automatiseren van gegevensintegratie.

Kom meer te weten over hoe Jitterbit kan helpen om de verbonden campus werkelijkheid te maken.