Voorkom valkuilen bij EDI-integratie

Bij Jitterbit werken we samen met een aantal strategische partners om ons aanbod te versterken met hun implementatie-expertise. Een van die partners is Complete EDI Solutions, die onze EDI-connectiviteit aandrijft en in het bericht van vandaag over de blog geeft hij ons een aantal belangrijke tips voor EDI-integratie.

EDI bestaat uit vele soorten message’s, die bij verzending tussen twee partijen andere vormen van gegevensoverdracht kunnen vervangen. Hierdoor kunnen gegevens via e-mail of andere standaarden worden verzonden en toch correct door de ontvangende partij worden gelezen.  Waarom is dit nog steeds belangrijk? Welnu, ondersteuning van meerdere documentstandaarden is van bijzonder belang voor toeleveringsketendiensten, logistiek, transport, offshore-partners en bedrijven met niet-standaard documentvereisten van leveranciers en klanten.  Deze en andere sectoren maken al geruime tijd gebruik van documentstandaarden en vertrouwen er nog steeds op voor een correcte gegevensoverdracht. Gelukkig is EDI verder ontwikkeld en kan het nu omgaan met nieuwe standaarden zoals XML, terwijl het voornamelijk via het internet wordt beheerd.

Laten we eens kijken naar enkele veelvoorkomende valkuilen die u moet vermijden en tips voor een succesvolle EDI-implementatie:

• EDI-toepassingsinterface  EDI is een complex geheel, met honderden standaard- en aangepaste formaten.   Daardoor speelt de manier waarop uw integratieoplossing met EDI communiceert een grote rol in de tijd die nodig is voor implementaties. Niet alle EDI-integratietools zijn gelijk — sommige richten zich uitsluitend op EDI, terwijl andere zich richten op de koppeling van applicaties met gangbare ERP-systemen zoals SAP, Oracle en JD Edwards.   Het is van cruciaal belang om een integratieoplossing te kiezen die native verbinding maakt met zowel EDI als applicatie-API’s. Zoek naar een oplossing waarmee u EDI-bestanden kunt uploaden om automatisch uw EDI-structuur aan te maken, waardoor u handmatige invoer van bestanden kunt vermijden – iets wat tijdrovend en duur is om te onderhouden en bovendien foutgevoelig is.
• Transformatietesten:  EDI is ingewikkeld en het testen van Mappings is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Het testen van uw Mappings kan echter zeer tijdrovend zijn, aangezien veel Mapping-vertalers u niet de optie bieden om wijzigingen in uw Mappings op een grafische manier aan te brengen. Dit vereist het zoeken van het uitvoerbestand, het beoordelen van de wijzigingen en vervolgens het vergelijken van de vereisten, wat kostbare IT-middelen in beslag neemt. Laat u niet meeslepen in een langdurig testproces vanwege een aanvankelijk foutgevoelige implementatie. Zorg er bij het overwegen van een EDI-integratieoplossing voor dat u er een kiest met een eenvoudig te gebruiken ontwerp, waarmee integratietests vanuit één interface mogelijk zijn.
• End-to-end-verbinding: Moeite met het opzetten en testen van communicatie tussen de klant en handelspartners legt vaak een zware druk op IT-resources, aangezien deze protocollen Byzantijns kunnen zijn voor iedereen zonder directe EDI-expertise. Laat u niet vastlopen in handmatige processen bij het opzetten van EDI-integratie. Zoek in plaats daarvan naar een leverancier met een kant-en-klaar framework voor het opbouwen van EDI-integraties.
• De gegevens/productieresultaten beoordelen:  Dit kan tijdrovend zijn vanwege de vele bronnen die u moet controleren om de nauwkeurigheid te waarborgen. Vaak is het alleen mogelijk om één scenario tegelijk te controleren en ziet u mogelijk statische gegevens die moeten worden vernieuwd. Test- en productie-resultaten zijn echter nog steeds nuttig voor zowel interne informatie (rapporteren over welke handelspartners de meeste orders sturen, welke handelspartners op tijd betalen, enz.) als het bekijken van externe informatie die door handelspartners wordt gevraagd (bepaald ordernummer ontvangen, bepaalde verzendmelding verzenden). Zorg er dus voor dat u een oplossing vindt die realtime testen van meerdere scenario's mogelijk maakt, wat tijd bespaart en nauwkeuriger is.
• Instelling van handelspartner:  Het instellen van een handelspartner in veel EDI-converters kan erg tijdrovend zijn, omdat er meerdere verschillende schermen zijn waarin gegevens moeten worden ingevoerd om de envelop, de mapnaam en de bewerking te definiëren.  Kies bij voorkeur voor een EDI-oplossing waarbij gegevens op één scherm kunnen worden ingevoerd; hierdoor kan de tijd die nodig is voor het instellen van een handelspartner met 70% worden verkort.

Naast alle technische valkuilen is het grootste probleem waarmee u te maken kunt krijgen bij EDI-integratie het verkrijgen van toewijding op directieniveau.  

Directiefunctionarissen begrijpen EDI niet en kunnen EDI soms zien als een technisch probleem in plaats van als een bedrijfsoplossing voor:

• Het bieden van een betere klantenservice
• Het verminderen van de voorraad door het verbeteren van de integratie tussen de informatiesystemen van handelspartners, wat kortere bestelcycli en een hogere voorraadomzet betekent.
• Het verbeteren van de nauwkeurigheid van informatie en het verminderen van fouten door het handmatig opnieuw invoeren van gegevens te elimineren.
• Operationele meting van: Voorraadniveaus, Levertijd en Openstaande debiteurendagen

Zorg ervoor dat EDI niet wordt gezien als een technische horde, maar als een bedrijfskwestie en onderdeel van de algemene bedrijfsstrategie.

Onthoud dat er veel EDI-valkuilen zijn waar u op moet letten bij het implementeren van dit type integratie. Door gebruik te maken van Jitterbit's EDI-integratieoplossing, mogelijk gemaakt door Complete EDI Solutions, kunt u de meest voorkomende problemen die hier worden beschreven vermijden!

Zorg ervoor dat bel ons even met vragen of vraag een proefversie aan!