Vältä EDI-integraation sudenkuopat

Jitterbitillä työskentelemme useiden strategisten kumppaneiden kanssa parantaaksemme tarjontaamme heidän toteutusasiantuntemuksellaan. Yksi näistä kumppaneista on Complete EDI Solutions, joka mahdollistaa EDI-yhteytemme ja tämänpäiväisessä blog-julkaisussa annetaan meille muutamia tärkeitä vinkkejä EDI-integraatio.

EDI koostuu monenlaisista message-muodoista, jotka kahden osapuolen välisessä tiedonsiirrossa voivat korvata muita tiedonsiirtomuotoja. Tämän ansiosta tiedot voidaan lähettää sähköpostin tai muiden standardien kautta, ja vastaanottaja pystyy silti lukemaan ne oikein.  Miksi tämä on edelleen tärkeää? No, useiden asiakirjastandardien tukeminen on erityisen tärkeää toimitusketjupalveluille, logistiikalle, kuljetuksille, ulkomaisille kumppaneille sekä yrityksille, joilla on toimittajilta ja asiakkailta tulevia epätyypillisiä asiakirjavaatimuksia.  Nämä ja muut toimialat ovat käyttäneet asiakirjastandardeja jo pitkään ja luottavat niihin edelleen tietojen oikean siirron varmistamiseksi. Onneksi EDI on kehittynyt ja pystyy nyt käsittelemään uusia standardeja, kuten XML:ää, samalla kun sitä hallinnoidaan pääasiassa Internetin kautta.

Katsotaanpa yleisiä sudenkuoppia, joita kannattaa välttää, ja vinkkejä onnistuneeseen EDI-toteutukseen:

• EDI-sovellusliittymä  EDI on monimutkainen järjestelmä, jossa on satoja vakiomuotoja ja räätälöityjä formaatteja.   Tämän vuoksi integrointiratkaisunne ja EDI:n välinen rajapinta vaikuttaa ratkaisevasti käyttöönoton kestoon. Kaikki EDI-integraatiotyökalut eivät ole samanlaisia – jotkut keskittyvät puhtaasti EDI:hin, kun taas toiset keskittyvät sovellusten liitettävyyteen yleisiin ERP-järjestelmiin, kuten SAP, Oracle ja JD Edwards.   Tärkeintä on valita integraatioratkaisu, joka yhdistyy natiivisti sekä EDI:hin että sovellusten sovellusrajapintoihin (API). Etsi ratkaisua, jonka avulla voit ladata EDI-tiedostoja ja luoda EDI-rakenteesi automaattisesti. Näin vältät tiedostojen manuaalisen syöttämisen, joka on aikaa vievää, kallista ylläpitää ja altis virheille.
• Muunnoksen testaus:  EDI on monimutkaista ja karttatestaus on avain onnistuneeseen käyttöönottoon. Karttojen testaaminen voi kuitenkin olla erittäin aikaa vievää, koska monet karttakääntäjät eivät anna mahdollisuutta tehdä muutoksia karttoihin graafisesti. Tämä vaatii tulostiedoston etsimistä, muutosten tarkastelua ja vaatimusten vertailua, mikä vie enemmän arvokkaita IT-resursseja. Älä jää kiinni pitkään testausprosessiin aluksi virheellisen toteutuksen vuoksi. Kun harkitset EDI-integraatioratkaisua, valitse sellainen, jossa on helppokäyttöinen suunnittelu, joka mahdollistaa integraatiotestauksen yhdestä käyttöliittymästä.
• Päästä päähän yhdistettävyys Asiakkaan ja kauppakumppaneiden välinen viestintäasetusten ja -testauksen vaikeus kuormittaa usein IT-resursseja, sillä nämä protokollat voivat olla erittäin monimutkaisia kenelle tahansa, jolla ei ole suoraa EDI-osaamista. Älä juutu manuaalisiin prosesseihin EDI-integraatiota asetettaessa. Etsi sen sijaan toimittaja, jolla on valmis kehys EDI-integraatioiden rakentamiseen.
• Tietojen/tuotantotulosten tarkistus:  Tämä voi olla aikaa vievää, koska sinun on tarkistettava monet lähteet varmistaaksesi niiden tarkkuuden. Usein on mahdollista tarkistaa vain yksi skenaario kerrallaan, ja saatat nähdä staattista tietoa, joka kaipaa päivitystä. Testaus- ja tuotantotulokset ovat kuitenkin edelleen hyödyllisiä sekä sisäiseen tiedotukseen (raportointi siitä, mitkä kauppakumppanit lähettävät eniten tilauksia, mitkä kauppakumppanit maksavat ajoissa jne.) että kauppakumppaneiden pyytämän ulkoisen tiedon katseluun (tietyn tilausnumeron vastaanottaminen, tietyn lähetysilmoituksen lähettäminen). Siksi varmista, että löydät ratkaisun, joka mahdollistaa reaaliaikaisen, monen skenaarion testauksen, mikä säästää aikaa ja on tarkempaa.
• Kauppakumppanin määritys:  Kauppakumppanin määrittäminen monissa EDI-muuntimissa voi viedä paljon aikaa, sillä tietojen syöttämiseen tarvitaan useita eri näyttöruutuja, joissa määritetään kirjekuori, kartoitusnimi ja toiminto.  Yritä valita EDI-ratkaisu, joka mahdollistaa tietojen syöttämisen yhdeltä näytöltä, mikä voi lyhentää kauppakumppanin määrittämiseen kuluvaa aikaa 70%.

Teknisten haasteiden lisäksi suurin ongelma, johon saatat törmätä EDI-integraatioissa, on päättävien tahojen hyväksynnän saaminen.  

Johtajat eivät ymmärrä EDI:tä ja saattavat joskus pitää sitä teknisenä ongelmana sen sijaan, että se olisi liiketoimintaratkaisu seuraaviin asioihin:

• Parannettu asiakaspalvelu
• Varaston vähentäminen parantamalla kauppakumppanien tietojärjestelmien välistä integraatiota, mikä tarkoittaa lyhyempiä tilaussyksejä ja korkeampaa varaston kiertonopeutta.
• Tarkkuuden parantaminen ja virheiden vähentäminen poistamalla tietojen uudelleensyöttö.
• Varastotasojen, toimitusajan ja avoimien myyntisaamisten päivien operatiivinen mittaus

Varmista, että EDI:tä ei nähdä teknisenä esteenä, vaan liiketoiminta-asioina ja osana kokonaisliiketoimintastrategiaa.

Muista, että tällaisen integraation käyttöönotossa on monia EDI-sudenkuoppia, joita kannattaa varoa. Käyttämällä Jitterbitin EDI-integraatioratkaisua, jonka voimanlähteenä on Complete EDI Solutions, voit välttää yleisimmät tässä kuvatut ongelmat!

Varmista Soita meille kysymyksiä tai Pyydän kokeiluversiota!