O que é Automação de Fluxo de Trabalho?

As organizações ainda dependem de tarefas manuais e repetitivas que são propensas a erros e prejudicam a produtividade. Além disso, os ambientes de TI de hoje são complexos, com sistemas locais legados e soluções SaaS modernas que precisam funcionar juntas de forma integrada para que as empresas operem em um nível ideal. A automação de fluxos de trabalho é uma iniciativa crucial que ajudará não apenas a aumentar a eficiência, mas também a impulsionar o crescimento do negócio.

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação de fluxos de trabalho pode parecer um pouco complicada. Em muitos casos, pode ser difícil de implementar. Não se preocupe. A ideia básica é simples. A automação de fluxos de trabalho é o design, a implementação e a automação de processos comuns usando regras pré-definidas para que tarefas, arquivos e dados sejam compartilhados entre sistemas e pessoas.

Em toda a sua organização, há várias tarefas, documentos e informações que precisam se conectar para manter o negócio funcionando. Você pode fazer com que pessoas realizem esse trabalho ou pode automatizá-lo com tecnologia. Isso é automação de fluxo de trabalho: o processo de automatizar todas essas tarefas, documentos e dados para eliminar o trabalho manual tedioso.

Resumindo, a automação de fluxos de trabalho significa menos trabalho, menos imprecisões e mais tempo para focar no que é importante.

Quais são os conceitos básicos da automação de fluxo de trabalho?

Para fazer com que as coisas aconteçam do jeito que devem, você precisa configurar uma série de regras e declarações lógicas. Essas declarações do tipo se-então instruem os programas sobre quais ações tomar, como e para onde mover as informações e a sequência adequada de tarefas a serem realizadas do início ao fim.

A automação de fluxo de trabalho pode assumir uma de duas formas: dinâmica ou estática.

• Fluxo de Trabalho Dinâmico

  Um fluxo de trabalho dinâmico muda dependendo do contexto, determinando qual é a melhor etapa a ser seguida. Por exemplo, um fluxo de trabalho dinâmico pode permitir que sua equipe faça o acompanhamento de leads filtrando as dúvidas de clientes no seu site antes de adicionar informações relevantes ao seu sistema de CRM e enviar o lead para a sua equipe de vendas.

• Fluxo de Trabalho Estático

  Em contraste, um fluxo de trabalho estático nunca altera suas etapas, mesmo que haja outras diferenças contextuais ao seu redor. A geração de faturas é um excelente exemplo de fluxos de trabalho estáticos, pois simplesmente permite que sua equipe de contas a receber crie e envie faturas automaticamente em um cronograma predeterminado.

O principal valor da automação de fluxos de trabalho é a eficiência, mas outros benefícios incluem a redução de erros decorrentes da intervenção manual, a aceleração de processos e a liberação do tempo das pessoas para que possam se concentrar em outro trabalho. Isso não apenas melhora a produtividade geral, mas também permite que os trabalhadores agreguem valor a tarefas mais complexas que exigem discernimento humano.

Como a automação de fluxo de trabalho pode beneficiar o seu negócio?

A automação de fluxos de trabalho pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa. Seja nas melhorias de eficiência e produtividade ou na redução de custos e esforços manuais, a automação de fluxos de trabalho atinge quase todos os aspectos do seu negócio.

• Maior eficiência

  A automação reduz a necessidade de intervenção manual em tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e criativas. Isso pode levar a tempos de conclusão mais rápidos e a um aumento da produtividade.

• Economia de Tempo

  Ao automatizar tarefas, as empresas podem economizar nos custos de mão de obra associados ao trabalho manual. Além disso, a automação pode ajudar a minimizar erros e reduzir a necessidade de retrabalho, economizando tempo e dinheiro.

• Precisão Aprimorada

  Os fluxos de trabalho automatizados seguem regras predefinidas consistentemente, reduzindo o risco de erro humano. Isso pode levar a uma maior precisão dos dados e a uma tomada de decisão melhor.

• Redução de Custos

  A integração de software pode ajudar a reduzir custos ao eliminar a necessidade de entrada dupla de dados, evitar a compra de software redundante e otimizar a utilização de recursos. Além disso, processos simplificados e eficiência aprimorada geram economia de custos geral a longo prazo.

• Escalabilidade Aprimorada

  Processos automatizados podem escalar mais facilmente para acomodar mudanças na carga de trabalho ou no crescimento do negócio sem exigir recursos adicionais significativos.

• Melhor Experiência do Cliente

  A automação pode agilizar processos voltados para o cliente, como o atendimento de pedidos, o gerenciamento de tickets de suporte e a comunicação, resultando em tempos de resposta mais rápidos e maior satisfação do cliente.

• Insights e Análises

  Muitas ferramentas de automação de fluxo de trabalho oferecem recursos de análise e relatórios, permitindo que as empresas obtenham insights sobre seus processos e identifiquem áreas de melhoria.

• Conformidade e Governança

  A automação pode ajudar a garantir que os processos sejam seguidos de forma consistente de acordo com os requisitos regulatórios e as políticas internas, reduzindo o risco de não conformidade.

No geral, a automação de fluxos de trabalho pode ajudar as empresas a se tornarem mais ágeis, eficientes e competitivas no ambiente de negócios acelerado de hoje. Ela também melhora a experiência tanto do cliente quanto do funcionário, levando a melhores resultados de negócios.

Como Começar com a Automação de Fluxos de Trabalho

Então, por onde você começa e como faz isso? Com vários tipos de automação disponíveis para atender a uma variedade de tarefas de fluxo de trabalho, determinar uma estratégia de automação de fluxo de trabalho é fundamental para o seu sucesso.

Passo 1: Identificar os principais processos para escolher as ferramentas certas

A primeira coisa a fazer é pensar em quais processos são prioridade para automação e quais mecanismos estão mais bem equipados para as suas necessidades. Existem algumas opções principais, e elas podem até ser usadas em conjunto: um motor de fluxo de trabalho e um motor de regras de negócio.

• Um mecanismo de fluxo de trabalho ajuda os usuários a automatizar seus fluxos de trabalho. Geralmente possui uma interface que qualquer pessoa pode usar para configurar uma série de tarefas que deseja automatizar. Pode até ter modelos pré-construídos para agilizar esse processo e minimizar o trabalho manual.
• Um motor de regras de negócio (BRE) opera com base em um conjunto de regras. Ele pode executar uma tarefa quando um determinado conjunto de critérios é atendido ou pode impedir que uma tarefa aconteça quando uma ou mais condições estão presentes. Essas regras devem ser estabelecidas no início, mas também podem ser adaptadas para alterar o comportamento do fluxo de trabalho automatizado.

Passo 2: Projete e Teste Seus Fluxos de Trabalho

Antes de implementar sua estratégia de automação em toda a empresa, realize testes minuciosos. Envolva as equipes que usarão os fluxos de trabalho automatizados para obter feedback delas e fazê-las se familiarizarem com a nova tecnologia.

Os testes também permitem refinar suas regras e processos. Por exemplo, se uma regra no seu motor de regras de negócio (BRE) for rígida demais, talvez seja necessário ajustá-la para evitar consequências indesejadas. Da mesma forma, se um fluxo de trabalho automatizado estiver causando atrasos, pode ser necessário otimizar a sequência de tarefas.

Passo 3: Monitorar e Otimizar

Após a implementação, é importante monitorar continuamente o desempenho dos seus fluxos de trabalho automatizados. Use os recursos de análise e relatórios para acompanhar os ganhos de eficiência, a redução de erros e outras métricas-chave. Com o tempo, você poderá encontrar oportunidades para otimizar ainda mais seus fluxos de trabalho ou expandir a automação para processos adicionais.

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Automação de Fluxo de Trabalho vs. Automação de Processos Robóticos (RPA)

Se você está pensando em implementar estratégias de automação de fluxo de trabalho para o seu negócio, provavelmente também já ouviu falar de algo chamado RPA, ou automação robótica de processos. Como elas são diferentes e qual é a melhor para o seu negócio? Para muitas empresas, a resposta é ambas.

Automação de fluxo de trabalho, como já discutimos, é uma maneira de automatizar processos inteiros definindo cada etapa em um fluxo de trabalho — gatilhos, tarefas e resultados — e, em seguida, automatizando essas etapas em uma plataforma de código baixo fácil de usar.

Automação de processos robóticos, como o próprio nome sugere, compartilha o mesmo objetivo de automatizar processos manuais por meio da tecnologia. Em vez de automatizar fluxos de trabalho inteiros, o RPA se concentra em automatizar uma única tarefa repetitiva usando bots programados rigidamente. Por exemplo, um bot de RPA pode ser criado para extrair dados de e-mails, enquanto um bot de RPA separado pode precisar ser programado para inserir esses dados em um sistema específico.

Então, embora a RPA seja ótima para lidar com tarefas individuais, ela é mais eficaz quando usada em conjunto com a automação de fluxo de trabalho para gerenciar processos mais complexos em sua empresa.

Como Escolher um Software de Automação de Fluxo de Trabalho

Ter um objetivo e uma estratégia de automação são os primeiros passos para a implementação bem-sucedida de iniciativas de automação na organização. Uma vez definidos e documentados, o próximo passo é encontrar o parceiro de automação certo que atenda às suas necessidades. Além de critérios relacionados a custo e compatibilidade com sua infraestrutura de TI existente, aqui estão alguns recursos importantes a serem observados:

• Capacidades de Integração

  Poderosos recursos de integração que permitem conectar sistemas, aplicativos e fontes de dados dispersos sem escrever códigos extensos. Essa flexibilidade permite otimizar fluxos de trabalho e automatizar processos em toda a sua organização.

• Facilidade de Uso

  Uma interface amigável e ferramentas intuitivas de arrastar e soltar que facilitam o design, a implantação e o gerenciamento de fluxos de trabalho automatizados. Essa acessibilidade capacita usuários técnicos e não técnicos a criarem integrações e automações sofisticadas rapidamente.

• Personalização e Flexibilidade

  Personalize os fluxos de trabalho para atender aos seus requisitos de negócios específicos e adapte-os conforme necessário ao longo do tempo. A plataforma deve dar suporte a uma ampla variedade de formatos de dados, protocolos e endpoints, permitindo que você adapte as integrações às suas necessidades exclusivas.

• Escalabilidade

  Uma plataforma que cresce junto com o seu negócio, suportando altos volumes de dados e transações à medida que suas necessidades de automação aumentam.

• Segurança e Conformidade

  Oferece recursos robustos, como criptografia de dados, controles de acesso e trilhas de auditoria, para proteger informações confidenciais e garantir a conformidade regulatória. Esse foco na segurança traz tranquilidade ao automatizar processos de negócios críticos.

• Comunidade e Suporte

  Uma comunidade vibrante de usuários que compartilham melhores práticas, dicas e recursos para maximizar o valor da plataforma. Oferece documentação abrangente, tutoriais e suporte ao cliente responsivo para ajudar você em cada etapa do caminho.

Uma plataforma robusta e versátil para automação de fluxos de trabalho permitirá que sua empresa integre sistemas, automatize processos e impulsione a eficiência em suas operações.

Por que escolher o Jitterbit para automação de fluxo de trabalho?

Aqui estão quatro motivos pelos quais os clientes escolhem o Jitterbit para automação de fluxo de trabalho e integração de dados contínuas.

• Conectividade de Banco de Dados

  Um diferencial importante da Jitterbit é que oferecemos implementações locais, híbridas e em nuvem. Com centenas de conectores e integrações pré-construídas, nos conectamos à maioria dos bancos de dados comuns e proprietários.

  A Jitterbit oferece uma única plataforma de integração de API nativa da nuvem, totalmente focada em simplificar a integração usando uma abordagem baseada em API.

• Escalabilidade

  Nossa plataforma baseada em nuvem permite que os clientes criem, executem, protejam, gerenciem e analisem todas as suas APIs e microsserviços em uma única plataforma. Nossos clientes dizem que outras plataformas são muito mais difíceis de usar para usuários não técnicos. Na Jitterbit, ajudamos usuários técnicos e não técnicos com nossa robusta plataforma de código baixo.

  A Jitterbit oferece uma arquitetura ágil para os nossos clientes. Fornecemos suporte para implementações em nuvem, locais e híbridas para que nossos clientes possam automatizar fluxos de trabalho e implantar integrações com flexibilidade enquanto escalam seus negócios.

• Preços Flexíveis

  Não gostamos de surpresas na Jitterbit, e nossos clientes também não. Ao contrário dos nossos concorrentes, não praticamos “venda enganosa” com custos ocultos ou aumentos de preço após a assinatura do nosso contrato. Em vez disso, oferecemos uma política de preços transparente e opções flexíveis de pagamento conforme o uso para ajudar você a obter o máximo valor da nossa plataforma.

• Atendimento ao Cliente

  Nossa equipe de especialistas da Jitterbit vai além por nossos clientes. Nossa metodologia “o cliente em primeiro lugar” implementa soluções de integração rapidamente para que as operações de nossos clientes possam entregar resultados rápidos.

  Essa abordagem centrada no cliente transparece em avaliações independentes no G2 e no Gartner. Com um tempo médio de implementação de 45 dias, nossa equipe se orgulha de fornecer aos nossos clientes um serviço de ponta para garantir o sucesso deles.