Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

Les organisations comptent encore sur des tâches manuelles et répétitives qui sont sources d'erreurs et nuisent à la productivité. En outre, les environnements informatiques d'aujourd'hui sont complexes, avec des systèmes sur site hérités et des solutions SaaS modernes qui doivent fonctionner ensemble de manière transparente pour que les entreprises fonctionnent à un niveau optimal. L'automatisation des flux de travail est une initiative cruciale qui permettra non seulement d'accroître l'efficacité, mais aussi de stimuler la croissance de l'entreprise.

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

L'automatisation des flux de travail peut sembler un peu compliquée. Dans de nombreux cas, sa mise en œuvre peut effectivement l'être. Ne vous inquiétez pas. L'idée de base est simple. L'automatisation des flux de travail est la conception, la mise en œuvre et l'automatisation de processus courants à l'aide de règles prédéfinies afin que les tâches, les fichiers et les données soient partagés entre les systèmes et les personnes.

Dans toute votre organisation, il y a de nombreuses tâches, des documents et des informations qui doivent être reliés pour que l'entreprise continue de fonctionner. Vous pourriez demander à des personnes de faire ce travail, ou vous pourriez l'automatiser grâce à la technologie. C'est cela, l'automatisation des flux de travail : le processus d'automatisation de toutes ces tâches, de tous ces documents et de toutes ces données afin d'éliminer le travail manuel fastidieux.

En fin de compte, l'automatisation des flux de travail signifie moins de travail, moins d'erreurs et plus de temps pour se concentrer sur l'essentiel.

Quelles sont les bases de l'automatisation des flux de travail ?

Pour que les choses se déroulent comme elles le doivent, vous devez établir une série de règles et d'énoncés logiques. Ces instructions conditionnelles indiquent aux programmes quelles actions entreprendre, comment et où déplacer les informations, ainsi que la suite logique des tâches à accomplir du début à la fin.

L'automatisation des flux de travail peut prendre deux formes : dynamique ou statique.

• Flux de travail dynamique

  Un workflow dynamique s'adapte au contexte, ce qui permet de déterminer la meilleure étape à suivre. Par exemple, un workflow dynamique peut permettre à votre équipe d'assurer le suivi des prospects en passant au crible les questions des clients sur votre site web, avant d'ajouter les informations pertinentes dans votre système CRM et de transmettre le prospect à votre équipe commerciale.

• Flux de travail statique

  À l'inverse, un workflow statique ne modifie jamais ses étapes, même si le contexte dans lequel il s'inscrit évolue. La création de factures illustre parfaitement ce type de workflow statique, puisqu'elle permet simplement à votre équipe chargée des comptes clients de créer et d'envoyer automatiquement des factures selon un calendrier prédéfini.

La principale valeur de l'automatisation des flux de travail est l'efficacité, mais d'autres avantages incluent la réduction des erreurs dues à l'intervention manuelle, l'accélération des processus et la libération du temps des collaborateurs pour qu'ils puissent se concentrer sur d'autres tâches. Non seulement cela améliore la productivité globale, mais cela permet également aux employés d'apporter de la valeur à des tâches plus complexes qui nécessitent un discernement humain.

En quoi l'automatisation des processus peut-elle profiter à votre entreprise ?

L'automatisation des flux de travail peut apporter de nombreux avantages à une entreprise. Qu'il s'agisse de l'amélioration de l'efficacité et de la productivité ou de la réduction des coûts et des efforts manuels, l'automatisation des flux de travail touche presque tous les aspects de votre entreprise.

• Efficacité accrue

  L'automatisation réduit le recours à l'intervention manuelle dans les tâches répétitives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des activités plus stratégiques et créatives. Cela peut se traduire par des délais d'exécution plus courts et une productivité accrue.

• Gain de temps

  En automatisant les tâches, les entreprises peuvent réaliser des économies sur les coûts de main-d'œuvre liés au travail manuel. De plus, l'automatisation peut aider à minimiser les erreurs et à réduire le besoin de retravailler, ce qui permet d'économiser à la fois du temps et de l'argent.

• Précision améliorée

  Les flux de travail automatisés respectent systématiquement des règles prédéfinies, ce qui réduit le risque d'erreur humaine. Cela peut se traduire par une plus grande précision des données et une meilleure prise de décision.

• Économies de coûts

  L'intégration logicielle peut aider à réduire les coûts en éliminant le besoin de saisie de données en double, en évitant l'achat de logiciels redondants et en optimisant l'utilisation des ressources. De plus, la rationalisation des processus et l'amélioration de l'efficacité entraînent des économies globales à long terme.

• Évolutivité améliorée

  Les processus automatisés s'adaptent plus facilement aux variations de la charge de travail ou à la croissance de l'activité, sans nécessiter de ressources supplémentaires importantes.

• Mieux Expérience client

  L'automatisation peut rationaliser les processus en contact avec les clients, tels que le traitement des commandes, la gestion des tickets de support et la communication, ce qui permet d'accélérer les temps de réponse et d'améliorer la satisfaction des clients.

• Informations et analyses

  De nombreux outils d'automatisation des flux de travail offrent des fonctionnalités d'analyse et de reporting, permettant ainsi aux entreprises de mieux comprendre leurs processus et d'identifier les axes d'amélioration.

• Conformité et gouvernance

  L'automatisation permet de garantir que les processus sont systématiquement respectés, conformément aux exigences réglementaires et aux politiques internes, ce qui réduit le risque de non-conformité.

Globalement, l'automatisation des flux de travail peut aider les entreprises à devenir plus agiles, efficaces et compétitives dans l'environnement commercial dynamique d'aujourd'hui. Elle améliore également l'expérience des clients et des employés, ce qui conduit à de meilleurs résultats commerciaux.

Comment se lancer dans l'automatisation des flux de travail

Alors, par où commencer et comment s'y prendre ? Étant donné qu'il existe plusieurs types d'automatisation permettant de traiter un large éventail de tâches liées aux flux de travail, il est essentiel pour votre réussite de définir une stratégie d'automatisation des flux de travail.

Étape 1 : Identifier les processus clés pour choisir les bons outils

La première chose à faire est de déterminer quels processus doivent être automatisés en priorité et quels moteurs sont les mieux adaptés à vos besoins. Il existe plusieurs options principales, qui peuvent même être utilisées conjointement : a moteur de workflow et un moteur de règles métier.

• Un moteur de workflow aide les utilisateurs à automatiser leurs flux de travail. Il dispose souvent d'une interface que n'importe quel individu peut utiliser pour configurer une série de tâches qu'il souhaite automatiser. Il peut même proposer des modèles prédéfinis pour accélérer ce processus et minimiser le travail manuel.
• Un moteur de règles métier (BRE) fonctionne selon un ensemble de règles. Il peut soit exécuter une tâche lorsqu’un certain ensemble de critères est rempli, soit empêcher une tâche de s’exécuter lorsqu’une ou plusieurs conditions sont réunies. Ces règles doivent être définies au départ, mais elles peuvent également être adaptées pour modifier le comportement du flux de travail automatisé.

Étape 2 : Concevez et testez vos flux de travail

Avant de déployer votre stratégie d'automatisation à l'échelle de l'entreprise, procédez à des tests approfondis. Impliquez les équipes qui utiliseront les flux de travail automatisés afin de recueillir leurs retours d'expérience et de les familiariser avec cette nouvelle technologie.

Les tests vous permettent également d'affiner vos règles et vos processus. Par exemple, si une règle de votre BRE est trop rigide, vous devrez peut-être l'ajuster pour éviter des conséquences imprévues. De même, si un flux de travail automatisé entraîne des retards, vous devrez peut-être optimiser l'enchaînement des tâches.

Étape 3 : Suivi et optimisation

Une fois la mise en œuvre effectuée, il est important de surveiller en permanence les performances de vos flux de travail automatisés. Utilisez les fonctionnalités d’analyse et de reporting pour suivre les gains d’efficacité, la réduction des erreurs et d’autres indicateurs clés. Au fil du temps, vous pourriez identifier des possibilités d’optimiser davantage vos flux de travail ou d’étendre l’automatisation à d’autres processus.

Découvrez Harmony, la plateforme de Jitterbit dédiée à l'automatisation des flux de travail

Automatisation des flux de travail vs automatisation robotisée des processus (RPA)

Si vous envisagez de mettre en œuvre des stratégies d'automatisation des flux de travail pour votre entreprise, vous avez probablement aussi entendu parler de la RPA (automatisation des processus par la robotique). En quoi sont-elles différentes et laquelle est la meilleure pour votre entreprise ? Pour de nombreuses entreprises, la réponse est les deux.

Automatisation des flux de travail, comme nous l'avons discuté, est un moyen d'automatiser des processus entiers en définissant chaque étape d'un flux de travail — déclencheurs, tâches et résultats — puis en automatisant ces étapes dans une plateforme low-code conviviale.

Automatisation des processus par la robotique, comme son nom l'indique, partage le même objectif d'automatiser les processus manuels grâce à la technologie. Au lieu d'automatiser des flux de travail entiers, la RPA se concentre sur l'automatisation d'une tâche unique et répétitive à l'aide de bots programmés en dur. Par exemple, un bot RPA peut être créé pour extraire des données d'e-mails, tandis qu'un autre bot RPA devra peut-être être programmé pour saisir ces données dans un système spécifique.

Ainsi, bien que l'RPA soit idéale pour traiter des tâches individuelles, elle est plus efficace lorsqu'elle est utilisée conjointement avec l'automatisation des flux de travail pour gérer des processus plus complexes au sein de votre entreprise.

Comment choisir un logiciel d'automatisation des flux de travail

Avoir un objectif et une stratégie d'automatisation sont les premières étapes pour réussir la mise en œuvre d'initiatives d'automatisation dans l'organisation. Une fois que cela a été défini et documenté, l'étape suivante consiste à trouver le bon partenaire d'automatisation qui correspond à vos besoins. En plus des critères liés au coût et à la compatibilité avec votre infrastructure informatique existante, voici quelques caractéristiques clés à rechercher :

• Capacités d'intégration

  Puissantes capacités d'intégration qui vous permettent de connecter des systèmes, des applications et des sources de données disparates sans avoir à écrire de code complexe. Cette flexibilité vous permet de rationaliser les flux de travail et d'automatiser les processus dans l'ensemble de votre organisation.

• Ergonomie

  Une interface conviviale et des outils intuitifs de glisser-déposer qui facilitent la conception, le déploiement et la gestion de flux de travail automatisés. Cette accessibilité permet aux utilisateurs techniques et non techniques de créer rapidement des intégrations et des automatisations sophistiquées.

• Personnalisation et flexibilité

  Personnalisez les flux de travail pour répondre à vos exigences métier spécifiques et adaptez-les au fil du temps selon vos besoins. La plateforme doit prendre en charge un large éventail de formats de données, de protocoles et de points de terminaison, vous permettant d'adapter les intégrations à vos besoins uniques.

• Scalabilité

  Une plateforme qui évolue avec votre entreprise, prenant en charge des volumes élevés de données et de transactions à mesure que vos besoins en automatisation augmentent.

• Sécurité et conformité

  Fournit des fonctionnalités robustes telles que le chiffrement des données, les contrôles d'accès et les pistes d'audit pour protéger les informations sensibles et garantir la conformité réglementaire. Cet accent mis sur la sécurité vous offre une tranquillité d'esprit lors de l'automatisation de processus métier critiques.

• Communauté et support

  Une communauté dynamique d'utilisateurs qui partagent les meilleures pratiques, des astuces et des ressources pour maximiser la valeur de la plateforme. Offre une documentation complète, des tutoriels et un support client réactif pour vous accompagner à chaque étape.

Une plateforme robuste et polyvalente d'automatisation des flux de travail permettra à votre entreprise d'intégrer des systèmes, d'automatiser des processus et d'accroître l'efficacité de ses opérations.

Pourquoi choisir Jitterbit pour l'automatisation des flux de travail ?

Voici quatre raisons pour lesquelles les clients choisissent Jitterbit pour l'automatisation transparente des flux de travail et l'intégration des données.

• Connectivité de la base de données

  Un élément différenciateur clé de Jitterbit est que nous proposons des déploiements sur site, hybrides et dans le cloud. Avec des centaines de connecteurs et d'intégrations préconstruits, nous nous connectons à la plupart des bases de données courantes et propriétaires.

  Jitterbit propose une plateforme d'intégration d'API unique, conçue pour le cloud, qui se concentre résolument sur la simplification de l'intégration grâce à une approche axée sur les API.

• Scalabilité

  Notre plateforme basée sur le cloud permet aux clients de créer, d'exécuter, de sécuriser, de gérer et d'analyser toutes leurs API et tous leurs microservices sur une seule et même plateforme. Nos clients affirment que les autres plateformes sont beaucoup plus difficiles à utiliser pour les utilisateurs non techniques. Chez Jitterbit, nous aidons les utilisateurs techniques comme non techniques grâce à notre plateforme low-code robuste.

  Jitterbit offre une architecture agile à nos clients. Nous assurons la prise en charge des déploiements cloud, sur site et hybrides afin de permettre à nos clients d'automatiser leurs flux de travail et de déployer des intégrations de manière flexible tout en développant leur activité.

• Tarification flexible

  Nous n'aimons pas les surprises chez Jitterbit, et nos clients non plus. Contrairement à nos concurrents, nous ne pratiquons pas la “ publicateur mensongère ” avec des coûts cachés ou des augmentations de prix après la signature de notre contrat. Au lieu de cela, nous proposons une politique de tarification transparente et des options flexibles de paiement à l'utilisation pour vous aider à tirer le maximum de valeur de notre plateforme.

• Service à la clientèle

  Notre équipe d'experts Jitterbit se dépasse pour ses clients. Notre méthodologie axée sur le client déploie des solutions d'intégration rapidement afin que les opérations de nos clients génèrent des résultats rapides.

  Cette approche centrée sur le client se reflète dans les avis indépendants sur G2 et Gartner. Avec un délai moyen de mise en service de 45 jours, notre équipe met un point d'honneur à offrir à ses clients un service haut de gamme pour garantir leur succès.