Hvad er arbejdsgangsautomatisering?

Organisationer er stadig afhængige af manuelle og ensformige opgaver, som er fejlbehæftede og hæmmer produktiviteten. Desuden er nutidens IT-miljøer kompleks med ældre on-premise-systemer og moderne SaaS-løsninger, der skal fungere gnidningsløst sammen, for at virksomheder kan fungere på et optimalt niveau. Workflow-automatisering er et afgørende initiativ, som ikke blot vil hjælpe med at øge effektiviteten, men også understøtte virksomhedens vækst.

Hvad er arbejdsgangsautomatisering?

Workflow-automatisering kan lyde lidt kompliceret. I mange tilfælde kan det være kompliceret at implementere. Fortvivl ej. Den grundlæggende idé er simpel. Workflow-automatisering er design, implementering og automatisering af almindelige processer ved hjælp af prædefinerede regler, så opgaver, filer og data deles mellem systemer og mennesker.

I hele din organisation er der masser af opgaver, dokumenter og informationer, der skal forbindes for at holde virksomheden kørende. Du kan lade mennesker udføre det arbejde, eller du kan automatisere det med teknologi. Det er arbejdsgangsautomatisering: processen med at automatisere alle disse opgaver, dokumenter og data for at eliminere kedeligt manuelt arbejde.

Kort sagt betyder arbejdsgangsautomatisering mindre arbejde, færre fejl og mere tid til at fokusere på det, der er vigtigt.

Hvad er grundlæggende om arbejdsgangsautomatisering?

For at få tingene til at ske, som de skal, er du nødt til at oprette en række regler og logiske udsagn. Disse hvis-så-udsagn instruerer programmerne i, hvilke handlinger der skal udføres, hvordan og hvor information skal flyttes, og den rette rækkefølge af opgaver, der skal fuldføres fra start til slut.

Arbejdsgangsautomatisering kan tage en af to former: dynamisk eller statisk.

• Dynamisk arbejdsgang

  En dynamisk arbejdsgang ændrer sig afhængigt af konteksten og afgør, hvilket skridt der er det bedste at tage. En dynamisk arbejdsgang kan f.eks. give dit team mulighed for at følge op på emner ved at gennemgå kundespørgsmål på din hjemmeside, før de tilføjer relevant information til dit CRM-system og sender emnet videre til dit salgsteam.

• Statisk arbejdsgang

  I kontrast hertil ændrer en statisk arbejdsgang aldrig sine trin, selvom der er andre kontekstuelle forskelle omkring den. Fakturering er et godt eksempel på statiske arbejdsgange, da den simpelthen giver dit debitorhold mulighed for automatisk at oprette og sende fakturaer efter en forudbestemt tidsplan.

Den primære værdi ved arbejdsetsautomatisering er effektivitet, men andre fordele omfatter reduktion af fejl fra manuel indgriben, accelerering af processer og frigørelse af menneskers tid til at fokusere på andet arbejde. Ikke blot forbedrer dette den samlede produktivitet, men det giver også medarbejdere mulighed for at tilføre værdi til mere komplekse opgaver, der kræver menneskelig indsigt.

Hvordan kan din virksomhed drage nytte af arbejdsgangsautomatisering?

Workflow-automatisering kan bringe adskillige fordele til en virksomhed. Uanset om det er forbedringer i effektivitet og produktivitet eller reduktion af omkostninger og manuelt arbejde, berører workflow-automatisering næsten alle aspekter af din virksomhed.

• Øget effektivitet

  Automatisering reducerer behovet for manuel indgriben i ensartede opgaver, hvilket gør det muligt for medarbejderne at fokusere på mere strategiske og kreative aktiviteter. Dette kan føre til hurtigere gennemførelsestider og øget produktivitet.

• Tidsbesparelser

  Ved at automatisere opgaver kan virksomheder spare på lønomkostninger forbundet med manuelt arbejde. Derudover kan automatisering hjælpe med at minimere fejl og reducere behovet for omarbejdning, hvilket sparer både tid og penge.

• Forbedret nøjagtighed

  Automatiserede arbejdsgange følger foruddefinerede regler konsekvent, hvilket reducerer risikoen for menneskelige fejl. Dette kan føre til højere datanøjagtighed og bedre beslutningstagning.

• Omkostningsbesparelser

  Softwareintegration kan hjælpe med at reducere omkostninger ved at eliminere behovet for dobbelt dataindtastning, undgå køb af redundant software og optimere ressourceudnyttelsen. Derudover fører strømlinede processer og forbedret effektivitet til samlede omkostningsbesparelser på lang sigt.

• Forbedret skalerbarhed

  Automatiserede processer kan lettere skaleres for at imødekomme ændringer i arbejdsbyrden eller forretningsvækst uden at kræve væsentlige yderligere ressourcer.

• Bedre Kundeoplevelse

  Automatisering kan strømline kundevendte processer såsom ordreopfyldelse, håndtering af support-sager og kommunikation, hvilket fører til hurtigere svartider og forbedret kundetilfredshed.

• Indsigt og analyse

  Mange værktøjer til arbejdsgangsautomatisering tilbyder analyse- og rapporteringsfunktioner, hvilket gør det muligt for virksomheder at få indsigt i deres processer og identificere områder, der kan forbedres.

• Compliance og Governance

  Automatisering kan hjælpe med at sikre, at processer konsekvent følges i henhold til lovgivningsmæssige krav og interne politikker, hvilket reducerer risikoen for manglende overholdelse.

Generelt kan arbejdsgangsautomatisering hjælpe virksomheder med at blive mere smidige, effektive og konkurrencedygtige i dagens hurtige forretningsmiljø. Det forbedrer også både kunde- og medarbejderoplevelsen, hvilket fører til bedre forretningsresultater.

Sådan kommer du i gang med arbejdsgangsautomatisering

Så hvor starter man, og hvordan gør man det? Med flere typer automatisering til rådigheid til at håndtere en række arbejdsgangsopgaver er det af yderste vigtighed for din succes at fastlægge en strategi for automatisering af arbejdsgange.

Trin 1: Identificér nøgleprocesser for at vælge de rigtige værktøjer

Det første, du skal gøre, er at overveje, hvilke processer der skal prioriteres med henblik på automatisering, og hvilke motorer der er bedst egnet til dine behov. Der er et par hovedmuligheder, og de kan endda bruges i tandem: et workflow-motor og en forretningsreglemotor.

• En workflow-motor hjælper brugere med at automatisere deres arbejdsgange. Den har ofte en grænseflade, som enhver kan bruge til at opsætte en række opgaver, de ønsker at automatisere. Den kan endda have præbyggede skabeloner til at fremskynde denne proces og minimere manuelt arbejde.
• En forretningsreglemotor fungerer baseret på et sæt regler. Den kan enten udføre en opgave, når et bestemt sæt kriterier er opfyldt, eller den kan forhindre en opgave i at finde sted, når en eller flere betingelser er til stede. Disse regler skal fastlægges i begyndelsen, men de kan også tilpasses for at ændre den måde, den automatiserede arbejdsgang opfører sig på.

Trin 2: Design og test dine arbejdsgange

Før du udruller din automatiseringsstrategi i hele virksomheden, skal du foretage grundige tests. Involver de teams, der skal bruge de automatiserede arbejdsgange, for at få deres feedback og gøre dem trygge ved den nye teknologi.

Testning giver dig også mulighed for at finpudse dine regler og processer. For eksempel, hvis en regel i din BRE er for stiv, kan du blive nødt til at justere den for at forhindre utilsigtede konsekvenser. På samme måde, hvis en automatiseret arbejdsgang forårsager forsinkelser, kan du få brug for at optimere rækkefølgen af opgaver.

Trin 3: Overvåg og optimer

Efter implementering er det vigtigt løbende at overvåge ydeevnen af dine automatiserede arbejdsgange. Brug analyse- og rapporteringsfunktioner til at spore effektivitetsgevinster, fejlreduktion og andre vigtige nøgletal. Over tid kan du finde muligheder for yderligere at optimere dine arbejdsgange eller udvide automatiseringen til yderligere processer.

Lær mere om Harmony, Jitterbits platform til automatisering af arbejdsgange

Workflow Automation vs. Robotic Process Automation (RPA)

Hvis du overvejer at implementere strategier til automatisering af arbejdsgange for din virksomhed, er du sikkert også stødt på noget, der hedder RPA, eller robotbaseret procesautomatisering. Hvordan adskiller de sig fra hinanden, og hvilken er bedre for din virksomhed? For mange virksomheder er svaret begge dele.

Workflowautomatisering, som vi har drøftet, er det en måde at automatisere hele processer på ved at definere hvert trin i et workflow – udløsere, opgaver og resultater – og derefter automatisere disse trin i en brugervenlig low-code-platform.

Robotiseret procesautomatisering, som navnet antyder, deler det det samme mål om at automatisere manuelle processer ved hjælp af teknologi. I stedet for at automatisere hele arbejdsgange fokuserer RPA på at automatisere en enkelt, ensformig opgave ved hjælp af hardcodede bots. For eksempel kan én RPA-bot blive oprettet til at udtrække data fra e-mails, mens en anden RPA-bot muligvis skal kodes til at indtaste disse data i et bestemt system.

Så selvom RPA er fantastisk til at håndtere individuelle opgaver, er det mest effektivt, når det bruges sammen med arbejdsgangsautomatisering til at håndtere mere kompleks processtyring i din virksomhed.

Sådan vælger du software til arbejdsgangsautomatisering

Det at have et mål og en automatiseringsstrategi er de første skridt mod en vellykket implementering af automatiseringsinitiativer i organisationen. Når det er blevet defineret og dokumenteret, er det næste skridt at finde den rette automatiseringspartner, der passer til dine behov. Ud over kriterier omkring pris og kompatibilitet med din eksisterende IT-infrastruktur er her nogle vigtige funktioner, du bør holde øje med:

• Integrationsmuligheder

  Kraftfulde integrationsmuligheder, der giver dig mulighed for at forbinde adskilte systemer, applikationer og datakilder uden at skrive omfattende kode. Denne fleksibilitet gør det muligt for dig at strømline arbejdsgange og automatisere processer på tværs af hele din organisation.

• Brugervenlighed

  En brugervenlig grænseflade og intuitive træk-og-slip-værktøjer, der gør det nemt at designe, implementere og administrere automatiserede arbejdsprocesser. Denne tilgængelighed sætter både tekniske og ikke-tekniske brugere i stand til hurtigt at skabe sofistikerede integrationer og automatiseringer.

• Tilpasning og fleksibilitet

  Tilpas arbejdsgange, så de passer til dine specifikke forretningsbehov, og juster dem efter behov over tid. Platformen skal understøtte en bred vifte af dataformater, protokoller og endpoints, så du kan skræddersy integrationer til dine unikke behov.

• Skalerbarhed

  En platform, der skalerer med din virksomhed og understøtter store mængder data og transaktioner, i takt med at dine automatiseringsbehov vokser.

• Sikkerhed og compliance

  Tilbyder solide funktioner såsom datakryptering, adgangskontrol og revisionsspor for at beskytte følsomme oplysninger og sikre overholdelse af lovgivningen. Dette fokus på sikkerhed giver dig ro i sindet, når du automatiserer kritiske forretningsprocesser.

• Fællesskab og støtte

  Et dynamisk fællesskab af brugere, der deler bedste praksis, tips og ressourcer, så man kan få mest muligt ud af platformen. Her finder du omfattende dokumentation, vejledninger og en lydhør kundesupport, der hjælper dig hele vejen igennem.

En robust og alsidig platform til automatisering af arbejdsgange vil give din virksomhed mulighed for at integrere systemer, automatisere processer og øge effektiviteten på tværs af alle forretningsområder.

Hvorfor vælge Jitterbit til automatisering af arbejdsgange?

Her er fire grunde til, at kunder vælger Jitterbit til problemfri automatisering af arbejdsgange og dataintegration.

• Databaseforbindelse

  Et af de vigtigste kendetegn ved Jitterbit er, at vi tilbyder implementeringer på egne servere, i hybridform og i skyen. Med hundredvis af konnektorer og færdigudviklede integrationer kan vi oprette forbindelse til de mest almindelige og proprietære databaser.

  Jitterbit tilbyder en API-integrationsplatform, der er udviklet fra bunden i skyen, og som er fuldt ud fokuseret på at forenkle integrationen ved hjælp af en API-baseret tilgang.

• Skalerbarhed

  Vores skybaserede platform gør det muligt for kunderne at oprette, køre, sikre, administrere og analysere alle deres API'er og mikrotjenester på en enkelt platform. Vores kunder siger, at andre platforme er meget sværere at bruge for ikke-tekniske brugere. Hos Jitterbit hjælper vi både tekniske og ikke-tekniske brugere med vores robuste low-code-platform.

  Jitterbit tilbyder en agil arkitektur til vores kunder. Vi understøtter implementeringer i skyen, on-premise og i hybridform, så vores kunder kan automatisere arbejdsgange og fleksibelt implementere integrationer, samtidig med at de udvider deres forretning.

• Fleksibel prisfastsættelse

  Hos Jitterbit bryder vi os ikke om overraskelser, og det samme gælder vores kunder. I modsætning til vores konkurrenter bruger vi ikke “lokke- og skift-taktikker” med skjulte omkostninger eller prisstigninger, efter at kontrakten er underskrevet. I stedet tilbyder vi en gennemsigtig prispolitik og fleksible betalingsmuligheder efter forbrug, så du kan få mest mulig værdi ud af vores platform.

• Kundeservice

  Vores team af Jitterbit-eksperter gør alt for at imødekomme vores kunders behov. Vores “kunden først”-tilgang sikrer en hurtig implementering af integrationsløsninger, så vores kunders forretninger kan opnå hurtige resultater.

  Denne kundefokuserede tilgang kommer til udtryk i uafhængige anmeldelser på G2 og Gartner. Med en gennemsnitlig implementeringstid på 45 dage sætter vores team en ære i at yde vores kunder en service i topklasse for at sikre deres succes.