Mikä on työnkulun automaatio?

Organisaatiot luottavat edelleen manuaalisiin ja toistuviin tehtäviin, joissa on virhealttiutta ja jotka haittaavat tuottavuutta. Tämän lisäksi nykypäivän IT-ympäristöt ovat monimutkaisia: perinteiset paikalliset järjestelmät ja uuden ajan SaaS-ratkaisut on saatava toimimaan saumattomasti yhteen, jotta yritykset voivat toimia optimaalisella tasolla. Työnkulun automaatio on ratkaiseva aloite, joka auttaa paitsi lisäämään tehokkuutta myös tukemaan liiketoiminnan kasvua.

Työnkulun automaatio

Työnkulun automaatio saattaa kuulostaa hieman monimutkaiselta. Monissa tapauksissa sen toteuttaminen voi ollakin monimutkaista. Ei syytä huoleen. Perusajatus on yksinkertainen. Työnkulun automaatio on yleisten prosessien suunnittelua, toteutusta ja automatisointia ennalta määriteltyjen sääntöjen avulla siten, että tehtäviä, tiedostoja ja dataa jaetaan järjestelmien ja ihmisten välillä.

Organisaatiossasi on paljon tehtäviä, asiakirjoja ja tietoja, joiden on oltava yhteydessä toisiinsa, jotta liiketoiminta pyörii. Voisit teettää sen työn ihmisillä tai automatisoida sen teknologian avulla. Se on työnkulun automaatiota: prosessi, jossa kaikki kyseiset tehtävät, asiakirjat ja tiedot automatisoidaan ikävän manuaalisen työn poistamiseksi.

Lyhyesti sanottuna työnkulkujen automatisointi tarkoittaa vähemmän työtä, vähemmän virheitä ja enemmän aikaa keskittyä tärkeään.

Työnkulun automaation perusteet

Jotta asiat pysyvät raiteillaan, sinun on määritettävä joukko sääntöjä ja loogisia lausekkeita. Nämä jos-niin-lausekkeet neuvovat ohjelmille, mitä toimia niiden on tehtävä, miten ja minne tietoja siirretään sekä oikean sarjan suoritettavia tehtäviä alusta loppuun.

Työnkulun automaatio voi olla jompaakumpaa muotoa: dynaaminen tai staattinen.

• Dynaaminen työnkulku

  Dynaaminen työnkulku muuttuu kontekstin mukaan ja määrittää, mikä vaihe on paras ottaa. Esimerkiksi dynaaminen työnkulku saattaa antaa tiimillesi mahdollisuuden käsitellä liidejä käymällä läpi verkkosivustosi asiakaskysymyksiä ennen asiaankuuluvien tietojen lisäämistä CRM-järjestelmääsi ja liidin lähettämistä myyntitiimillesi.

• Staattinen työnkulku

  Sitä vastoin staattinen työnkulku ei koskaan muuta vaiheitaan, vaikka sen ympärillä olisi muita kontekstuaalisia eroja. Laskujen luonti on loistava esimerkki staattisista työnkuluista, sillä se yksinkertaisesti mahdollistaa sen, että myyntireskontra tiimisi voi luoda ja lähettää laskuja automaattisesti ennalta määrätyn aikataulun mukaisesti.

Työnkulun automatisoinnin tärkein arvo on tehokkuus, mutta muita etuja ovat manuaalisen työn aiheuttamien virheiden vähentäminen, prosessien nopeuttaminen ja työntekijöiden ajan vapauttaminen muihin tehtäviin. Tämä ei ainoastaan paranna tuottavuutta yleisesti, vaan se myös antaa työntekijöille mahdollisuuden tuottaa lisäarvoa monimutkaisemmissa tehtävissä, jotka vaativat ihmisen oivallusta.

Miten yrityksesi voi hyötyä työnkulun automatisoinnista?

Työnkulun automaatio voi tuoda yritykselle monia etuja. Olipa kyseessä sitten tehokkuuden ja tuottavuuden paraneminen tai kustannusten ja manuaalisen työn väheneminen, työnkulun automaatio vaikuttaa yrityksesi lähes kaikkiin osa-alueisiin.

• Parempi tehokkuus

  Automaatio vähentää manuaalisen työn tarvetta toistuvissa tehtävissä, minkä ansiosta työntekijät voivat keskittyä strategisempiin ja luovempiin toimintoihin. Tämä voi johtaa nopeampiin valmistumisaikoihin ja parempaan tuottavuuteen.

• Ajan säästö

  Automatisoimalla tehtäviä yritykset voivat säästää manuaaliseen työhön liittyvissä työvoimakustannuksissa. Lisäksi automaatio voi auttaa minimoimaan virheitä ja vähentämään uudelleentyön tarvetta, mikä säästää sekä aikaa että rahaa.

• Parempi tarkkuus

  Automatisoidut työnkulut noudattavat ennalta määriteltyjä sääntöjä johdonmukaisesti, mikä vähentää inhimillisten virheiden riskiä. Tämä voi johtaa parempaan tietojen tarkkuuteen ja parempaan päätöksentekoon.

• Kustannussäästöt

  Ohjelmistojen integrointi voi auttaa vähentämään kustannuksia eliminoimalla tarpeen kaksoissyötölle, välttämällä päällekkäisten ohjelmistojen hankintaa ja optimoimalla resurssien käyttöä. Lisäksi virtaviivaistetut prosessit ja parantunut tehokkuus johtavat pitkällä aikavälillä kokonaiskustannussäästöihin.

• Parannettu skaalautuvuus

  Automatisoidut prosessit skaalautuvat helpommin vastaamaan työmäärän muutoksiin tai liiketoiminnan kasvuun ilman merkittäviä lisäresursseja.

• Parempi Asiakaskokemus

  Automaatio voi tehostaa asiakkaisiin päin suuntautuvia prosesseja, kuten tilaustenkäsittelyä, tukipyyntöjen hallintaa ja viestintää, mikä johtaa nopeampiin vasteaikoihin ja parempaan asiakastyytyväisyyteen.

• Oivallukset ja analytiikka

  Monet työnkulun automaatiotyökalut tarjoavat analytiikka- ja raportointiominaisuuksia, joiden avulla yritykset saavat tietoa prosesseistaan ​​ja voivat tunnistaa parannuskohteita.

• Vaatimustenmukaisuus ja hallinnointi

  Automaatio voi auttaa varmistamaan, että prosesseja noudatetaan johdonmukaisesti sääntelyvaatimusten ja sisäisten käytäntöjen mukaisesti, mikä vähentää säännösten noudattamatta jättämisen riskiä.

Kokonaisuudessaan työnkulun automaatio voi auttaa yrityksiä tulemaan ketterämmiksi, tehokkaammiksi ja kilpailukykyisemmiksi nykyisessä nopeatempoisessa liike-elämässä. Se parantaa myös sekä asiakas- että työntekijäkokemusta, mikä johtaa parempiin liiketoimintatuloksiin.

Miten aloittaa työnkulun automaatio

Mistä siis aloitat ja miten teet sen? Koska käytettävissä on useita automaatiotyyppejä monenlaisten työnkulkutehtävien hoitamiseen, työnkulun automaatiostrategian määrittäminen on menestyksesi kannalta ensiarvoisen tärkeää.

Vaihe 1: Tunnista keskeiset prosessit oikeiden työkalujen valitsemiseksi

Ensimmäinen tehtävä on miettiä, mitkä prosessit ovat automaation etusijalla ja mitkä moottorit sopivat parhaiten tarpeisiisi. Tarjolla on muutama päävaihtoehto, joita voidaan käyttää jopa yhdessä: a työnkulkumoottori ja sääntömoottori.

• Työnkulkumoottori auttaa käyttäjiä automatisoimaan työnkulkujaan. Siinä on usein käyttöliittymä, jota kuka tahansa voi käyttää haluamiensa tehtäväsarjojen automatisointiin. Siinä voi olla jopa valmiita malleja prosessin nopeuttamiseksi ja manuaalisen työn minimoimiseksi.
• Sääntömoottori toimii sääntöjoukon perusteella. Se voi joko suorittaa tehtävän, kun tietyt kriteerit täyttyvät, tai se voi estää tehtävän toteutumisen, kun yksi tai useampi ehto on voimassa. Nämä säännöt on määritettävä alussa, mutta niitä voidaan myös mukuttaa automaattisen työnkulun toiminnan muuttamiseksi.

Vaihe 2: Suunnittele ja testaa työnkulkusi

Ennen kuin otat automaatiostrategiasi käyttöön koko yrityksessä, suorita perusteelliset testaukset. Ota mukaan tiimit, jotka tulevat käyttämään automatisoituja työnkulkuja, saadaksesi heidän palautettaan ja totuttaaksesi heidät uuteen teknologiaan.

Testauksen avulla voit myös hioa sääntöjäsi ja prosessejasi. Jos esimerkiksi sääntö liiketoimintasääntömoottorissasi (BRE) on liian joustamaton, saatat joutua säätämään sitä tahattomien seuraamusten välttämiseksi. Vastaavasti, jos automatisoitu työnkulku aiheuttaa viivästyksiä, saatat joutua optimoimaan tehtäväjärjestystä.

Vaihe 3: Seuraa ja optimoi

Toteutuksen jälkeen on tärkeää seurata jatkuvasti automatisoitujen työnkulkujen suorituskykyä. Käytä analytiikka- ja raportointiominaisuuksia tehokkuushyötyjen, virheiden vähenemisen ja muiden keskeisten mittareiden seuraamiseen. Ajan myötä saatat löytää mahdollisuuksia työnkulkujen edelleen optimointiin tai automaation laajentamiseen lisäprosesseihin.

Tutustu Harmony:hen, Jitterbitin työnkulun automatisointialustaan

Työnkulun automaatio vs. ohjelmistorobotiikka (RPA)

Jos olet aikeissa ottaa käyttöön työnkulun automaatioestrategioita yrityksellesi, olet luultavasti törmännyt myös termiin RPA eli ohjelmistoprosessiautomaatio. Miten ne eroavat toisistaan, ja kumpi niistä sopii paremmin yrityksellesi? Monelle yritykselle vastaus on molemmat.

Työnkulun automaatio, kuten olemme keskustelleet, on tapa automatisoida kokonaisia prosesseja määrittämällä työnkulun jokainen vaihe – liipaisimet, tehtävät ja tulokset – ja automatisoimalla sitten kyseiset vaiheet helppokäyttöisellä vähäkoodisella alustalla.

Ohjelmistorobotiikka, kuten nimestä voi päätellä, sillä on sama tavoite manuaalisten prosessien automatisoinnista teknologian avulla. Koko työnkulkujen automatisoinnin sijaan RPA keskittyy yksittäisen, toistuvan tehtävän automatisointiin kiinteästi koodattujen bottien avulla. Esimerkiksi yksi RPA-botti voidaan luoda tietojen poimimiseen sähköposteista, kun taas erillinen RPA-botti on ehkä koodattava syöttämään kyseiset tiedot tiettyyn järjestelmään.

Joten, vaikka RPA on erinomainen yksittäisten tehtävien hoitamisessa, se on tehokkainta silloin, kun sitä käytetään yhdessä työnkulun automaation kanssa yrityksen monimutkaisempien prosessien hallintaan.

Miten valita työnkulun automaatio-ohjelmisto

Tavoitteen ja automaatiostrategian laatiminen ovat ensimmäiset askeleet automaatioaloitteiden menestyksellisessä toteuttamisessa organisaatiossa. Kun nämä on määritelty ja dokumentoitu, seuraava vaihe on löytää tarpeisiisi sopiva automaatiokumppani. Kustannuksiin ja yhteensopivuuteen olemassa olevan IT-infrastruktuurin kanssa liittyvien kriteerien lisäksi tässä on joitakin tärkeitä ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Integraatioominaisuudet

  Tehokkaat integrointiominaisuudet, joiden avulla voit yhdistää erilliset järjestelmät, sovellukset ja tietolähteet ilman laajaa koodausta. Tämä joustavuus mahdollistaa työnkulkujen tehostamisen ja prosessien automatisoinnin koko organisaatiossasi.

• Helppokäyttöinen

  Helppokäyttöinen käyttöliittymä ja intuitiiviset vedä ja pudota -työkalut tekevät automatisoitujen työnkulkujen suunnittelusta, käyttöönotosta ja hallinnasta helppoa. Tämä helppokäyttöisyys antaa sekä teknisille että ei-teknisille käyttäjille mahdollisuuden luoda monimutkaisia integraatioita ja automaatioita nopeasti.

• Mukautettavuus ja joustavuus

  Mukauta työnkulkuja vastaamaan tiettyjä liiketoimintavaatimuksiasi ja muokkaa niitä tarpeen mukaan ajan myötä. Alustan on tuettava laajaa valikoimaa tietomuotoja, protokollia ja päätepisteitä, mikä mahdollistaa integraatioiden räätälöinnin ainutlaatuisiin tarpeisiisi.

• Skaalautuvuus

  Alusta, joka kasvaa yrityksesi mukana ja tukee suuria data- ja transaktiomääriä automaatiotarpeidesi kasvaessa.

• Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

  Tarjoaa vankkoja ominaisuuksia, kuten tiedon salauksen, pääsynhallinnan ja lokitiedot, jotka suojaavat arkaluonteisia tietoja ja varmistavat säädösten noudattamisen. Tämä panostus turvallisuuteen tuo mielenrauhaa kriittisten liiketoimintaprosessien automatisointiin.

• Yhteisö ja tuki

  Eläväinen käyttäjäyhteisö, joka jakaa parhaita käytäntöjä, vinkkejä ja resursseja alustan arvon maksimoimiseksi. Tarjoaa kattavan dokumentaation, opetusohjelmia ja responsiivista asiakastukea avuksesi joka vaiheessa.

Kestävä ja monipuolinen työnkulkujen automatisointialusta antaa yrityksellesi mahdollisuuden integroida järjestelmiä, automatisoida prosesseja ja edistää tehokkuutta koko liiketoiminnassaan.

Miksi valita Jitterbit työnkulun automaatioon?

Tässä on neljä syytä, joiden vuoksi asiakkaat valitsevat Jitterbitin saumattomaan työnkulun automaatioon ja tiedon integrointiin.

• Tietokantayhteys

  Jitterbitin keskeinen erottautumistekijä on, että tarjoamme paikallisia (on-premise), hybridi- ja pilvitoteutuksia. Satojen liittimien ja valmiiden integraatioiden avulla yhdistämme useimpiin yleisiin ja omiin tietokantoihin.

  Jitterbit tarjoaa yhden pilvisyntyisen API-integraatioalustan, joka keskittyy sataprosenttisesti integroinnin yksinkertaistamiseen API-vetoisella lähestymistavalla.

• Skaalautuvuus

  Pilvipohjaisen alustamme avulla asiakkaat voivat luoda, suorittaa, suojata, hallita ja analysoida kaikkia ohjelmistorajapintojaan ja mikropalvelujaan yhdellä ainoalla alustalla. Asiakkaamme sanovat, että muiden alustojen käyttö on paljon vaikeampaa ei-teknisille käyttäjille. Me Jitterbitillä autamme niin teknisiä kuin ei-teknisiäkin käyttäjiä vankan low-code-alustamme avulla.

  Jitterbit tarjoaa ketterän arkkitehtuurin asiakkaillemme. Tarjoamme tukea pilvi-, paikallislaitteisto- ja hybridiratkaisuille, jotta asiakkaamme voivat automatisoida työnkulkuja ja ottaa integraatioita käyttöön joustavasti samalla kun he skaalaavat liiketoimintaansa.

• Joustava hinnoittelu

  Me emme pidä yllätyksistä Jitterbitillä, eivätkä pidä myöskään asiakkaamme. Toisin kuin kilpailijamme, me emme turvaudu piilokuluihin tai hinnankorotuksiin sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Sen sijaan tarjoamme läpinäkyvän hinnoittelupolitiikan ja joustavia käytön mukaan maksettavia vaihtoehtoja, jotka auttavat teitä saamaan alustastamme parhaan mahdollisen hyödyn.

• Asiakaspalvelu

  Jitterbit-asiantuntijatiimimme tekee asiakkaittensa eteen enemmän kuin vaaditaan. Asiakas ensin -menetelmämme toteuttaa integraatioratkaisut nopeasti, jotta asiakkaidemme liiketoiminta voi saavuttaa tuloksia viipymättä.

  Tämä asiakaslähtöinen lähestymistapa näkyy G2:n ja Gartnerin riippumattomissa arvosteluissa. Keskimääräisen 45 päivän käyttöönottoajan ansiosta tiimimme on ylpeä voidessaan tarjota asiakkailleen ensiluokkaista palvelua heidän menestyksensä varmistamiseksi.