Vad är arbetsflödesautomatisering?

Organisationer förlitar sig fortfarande på manuella och repetitiva uppgifter som är felbenägna och hämmar produktiviteten. Utöver detta är dagens IT-miljöer komplexa, med äldre on-prem-system och moderna SaaS-lösningar som måste fungera sömlöst tillsammans för att företag ska kunna fungera på en optimal nivå. Arbetsflödesautomatisering är ett avgörande initiativ som inte bara bidrar till ökad effektivitet utan också stöder affärstillväxten.

Vad är arbetsflödesautomatisering?

Arbetsflödesautomatisering kanske låter lite komplicerat. I många fall kan det vara krångligt att implementera. Oroa dig inte. Grundtanken är enkel. Arbetsflödesautomatisering är utformning, implementering och automatisering av vanliga processer med fördefinierade regler så att uppgifter, filer och data delas mellan system och människor.

Över hela er organisation finns det massor av uppgifter, dokument och information som måste sammankopplas för the att verksamheten ska rulla. Ni kan låta människor utföra det arbetet, eller så kan ni automatisera det med teknik. Det är the flödesautomatisering: processen att automatisera alla dessa uppgifter, dokument och data för att eliminera en tidskrävande manuell arbetsinsats.

Kort sagt innebär arbetsflödesautomatisering mindre arbete, färre felaktigheter och mer tid att fokusera på det som är viktigt.

Vilka är grunderna för arbetsflödesautomatisering?

För att få saker att hända som de ska måste du ställa upp en serie regler och logiska påståenden. Dessa om-så-satser instruerar programmen om vilka åtgärder som ska vidtas, hur och var information ska flyttas, och lämplig serie uppgifter att utföra från början till slut.

Arbetsflödesautomatisering kan ta en av två former: dynamisk eller statisk.

• Dynamiskt arbetsflöde

  Ett dynamiskt arbetsflöde förändras beroende på kontexten och avgör vilket steg som är det bästa att ta. Ett dynamiskt arbetsflöde kan till exempel göra det möjligt för ditt team att följa upp leads genom att gå igenom kundfrågor på er webbplats innan relevant information läggs till i ert CRM-system och leadet skickas vidare till säljteamet.

• Statiskt arbetsflöde

  En statisk arbetsflöde ändrar däremot aldrig sina steg, även om det finns andra kontextuella skillnader runt omkring det. Fakturagenerering är ett utmärkt exempel på statiska arbetsflöden eftersom det helt enkelt gör det möjligt för ert reskontrateam att automatiskt skapa och skicka fakturor enligt ett förutbestämt schema.

Det huvudsakliga värdet med arbetsflödesautomatisering är effektivitet, men andra fördelar inkluderar att minska fel från manuell inblandning, snabba upp processer och frigöra tid för människor att fokusera på annat arbete. Detta förbättrar inte bara produktiviteten i stort, utan gör det också möjligt för medarbetare att tillföra värde till mer komplexa uppgifter som kräver mänskligt omdöme.

Hur kan din verksamhet dra nytta av arbetsflödesautomatisering?

Arbetsflödesautomatisering kan medföra många fördelar för ett företag. Oavsett om det handlar om förbättringar av effektivitet och produktivitet eller minskade kostnader och manuellt arbete, berör arbetsflödesautomatisering nästan alla aspekter av din verksamhet.

• Ökad effektivitet

  Automatisering minskar behovet av manuell inblandning i repetitiva uppgifter, vilket gör att anställda kan fokusera på mer strategiska och kreativa aktiviteter. Detta kan leda till kortare ledtider och ökad produktivitet.

• Tidsbesparingar

  Genom att automatisera uppgifter kan företag spara in på arbetskostnader förknippade med manuellt arbete. Dessutom kan automation bidra till att minimera fel och minska behovet av omarbete, vilket sparar både tid och pengar.

• Förbättrad noggrannhet

  Automatiska arbetsflöden följer fördefinierade regler konsekvent, vilket minskar risken för den mänskliga faktorn. Detta kan leda till högre datanoggrannhet och bättre beslutsfattande.

• Kostnadsbesparingar

  Programvaruintegration kan hjälpa till att minska kostnaderna genom att eliminera behovet av dubbel datainmatning, undvika inköp av överflödig programvara och optimera resursutnyttjandet. Dessutom leder strömlinjeformade processer och förbättrad effektivitet till totala kostnadsbesparingar på lång sikt.

• Förbättrad skalbarhet

  Automatiseringar kan enklare skalas upp för att hantera förändringar i arbetsbelastning eller affärstillväxt utan att kräva avsevärda ytterligare resurser.

• Bättre Kundupplevelse

  Automatisering kan strömlinjeforma kundinriktade processer som orderhantering, supportärendehantering och kommunikation, vilket leder till snabbare svarstider och förbättrad kundnöjdhet.

• Insikter och analys

  Många verktyg för arbetsflödesautomatisering erbjuder analys- och rapporteringsfunktioner, vilket gör det möjligt för företag att få insikter i sina processer och identifiera förbättringsområden.

• Efterlevnad och styrning

  Automatisering kan bidra till att säkerställa att processer konsekvent följs i enlighet med regulatoriska krav och interna policyer, vilket minskar risken för regelöverträdelser.

Sammantaget kan arbetsflödesautomatisering hjälpa företag att bli mer agila, effektiva och konkurrenskraftiga i dagens snabbrörliga affärsmiljö. Det förbättrar dessutom både kund- och medarbetarupplevelsen, vilket leder till bättre affärsresultat.

Kom igång med arbetsflödesautomatisering

Så, var börjar man och hur gör man det? Med flera typer av automatisering tillgängliga för att hantera en rad olika arbetsflödesuppgifter är det av största vikt för din framgång att fastställa en strategi för arbetsflödesautomatisering.

Steg 1: Identifiera nyckelprocesser för att välja rätt verktyg

Det första du behöver göra är att fundera över vilka processer som har högst prioritet för automatisering och vilka motorer som är bäst rustade för dina behov. Det finns ett par huvudsakliga alternativ, och de kan till och med användas tillsammans: en arbetsflödesmotor och en affärsregelmotor.

• En flödesmotor hjälper användare att automatisera sina arbetsflöden. Den har ofta ett gränssnitt som vem som helst kan använda för att ställa in en serie uppgifter som de vill automatisera. Den kan till och med ha färdiga mallar för att påskynda den processen och minimera det manuella arbetet.
• En regelmotor (BRE) fungerar utifrån en uppsättning regler. Den kan either antingen utföra en uppgift när vissa kriterier är uppfyllda, eller förhindra att en uppgift inträffar när ett eller flera villkor är föreliggande. Dessa regler måste fastställas i början, men de kan också anpassas för att ändra hur det automatiserade arbetsflödet beter sig.

Steg 2: Utforma och testa dina arbetsflöden

Innan du lanserar din automatiseringsstrategi i hela företaget bör du utföra noggranna tester. Involvera de team som kommer att använda de automatiserade arbetsflödena för att få deras feedback och göra dem bekväma med den nya tekniken.

Testning gör det också möjligt att förfina dina regler och processer. Om till exempel en regel i din BRE är för stelbent kan du behöva justera den för att förhindra oavsiktliga konsekvenser. På samma sätt kan du behöva optimera sekvensen av uppgifter om ett automatiserat arbetsflöde orsakar förseningar.

Steg 3: Övervaka och optimera

Efter implementeringen är det viktigt att kontinuerligt övervaka prestandan för dina automatiska arbetsflöden. Använd analys- och rapporteringsfunktioner för att spåra effektivitetsvinster, minskade fel och andra nyckeltal. Med tiden kan du upptäcka möjligheter att ytterligare optimera dina arbetsflöden eller utöka automatiseringen till ytterligare processer.

Upptäck Harmony, Jitterbits plattform för automatisering av arbetsflöden

Arbetsflödesautomatisering vs Robotic Process Automation (RPA)

Om du funderar på att implementera strategier för arbetsflödesautomatisering för ditt företag har du förmodligen också stött på något som kallas RPA, eller robotiserad processautomatisering. Hur skiljer de sig åt, och vilken är bäst för ditt företag? För många företag är svaret båda.

Arbetsflödesautomatisering, som vi har diskuterat, är ett sätt att automatisera helhetsrocesser genom att definiera varje steg i ett arbetsflöde – utlösare, uppgifter och resultat – och sedan automatisera dessa steg i en användarvänlig plattform med låg kod.

Robotiserad processautomatisering, som namnet antyder delar det samma mål att automatisera manuella processer genom teknik. Istället för att automatisera hela arbetsflöden fokuserar RPA på att automatisera en enskild, repetitiv uppgift med hårdkodade robotar. Till exempel kan en RPA-robot skapas för att extrahera data från e-postmeddelanden, medan en separat RPA-robot kan behöva programmeras för att mata in dessa data i ett specifikt system.

Så även om RPA är utmärkt för att hantera enskilda uppgifter är det som mest effektivt när det används tillsammans med flödesautomatisering för att hantera mer komplexa processer i din verksamhet.

Hur man väljer programvara för arbetsflödesautomatisering

Att ha ett mål och en automatiseringsstrategi är de första stegen mot ett framgångsrikt genomförande av automatiseringsinitiativ i organisationen. När detta har definierats och dokumenterats är nästa steg att hitta rätt automatiseringspartner som passar dina behov. Utöver kriterier som kostnad och kompatibilitet med din befintliga IT-infrastruktur är här några nyckelfunktioner att hålla utkik efter:

• Integrationsmöjligheter

  Kraftfulla integreringsfunktioner som gör det möjligt att ansluta skilda system, applikationer och datakällor utan att skriva omfattande kod. Denna flexibilitet gör det möjligt att effektivisera arbetsflöden och automatisera processer i hela organisationen.

• Enkel användning

  Ett användarvänligt gränssnitt och intuitiva "dra och släpp"-verktyg som gör det enkelt att designa, implementera och hantera automatiserade arbetsflöden. Denna tillgänglighet gör det möjligt för både tekniska och icke-tekniska användare att snabbt skapa sofistikerade integrationer och automatiseringar.

• Anpassning och flexibilitet

  Anpassa arbetsflöden för att matcha dina specifika affärskrav och anpassa dem vid behov över tid. Plattformen måste ha stöd för ett brett utbud av dataformat, protokoll och slutpunkter, vilket gör att du kan skräddarsy integrationer efter dina unika behov.

• Skalbarhet

  En plattform som växer med din verksamhet och hanterar stora volymer av data och transaktioner i takt med att dina automatiseringsbehov ökar.

• Säkerhet och efterlevnad

  Tillhandahåller robusta funktioner som datakryptering, åtkomstkontroller och granskningsloggar för att skydda känslig information och säkerställa regelefterlevnad. Detta fokus på säkerhet ger dig sinnesro när du automatiserar kritiska affärsprocesser.

• Gemenskap och support

  En aktiv gemenskap av användare som delar med sig av bästa praxis, tips och resurser för att maximera värdet av plattformen. Erbjuder omfattande dokumentation, självstudier och en lyhörd kundtjänst som hjälper dig i varje steg.

En robust och mångsidig plattform för arbetsflödesautomatisering gör det möjligt för ert företag att integrera system, automatisera processer och driva effektivitet i hela verksamheten.

Varför välja Jitterbit för arbetsflödesautomatisering?

Här är fyra anledningar till att kunder väljer Jitterbit för sömlös arbetsflödesautomatisering och dataintegration.

• Databasanslutning

  En viktig skillnad för Jitterbit är att vi erbjuder implementeringar lokalt (on-premise), i hybridmiljö och i molnet. Med hundratals anslutningar och förbyggda integrationer ansluter vi till de flesta vanliga och proprietära databaser.

  Jitterbit erbjuder en enda molnfödd API-integrationsplattform som är helt inriktad på att förenkla integration med hjälp av ett API-styrt tillvägagångssätt.

• Skalbarhet

  Vår molnbaserade plattform gör det möjligt för kunder att skapa, köra, skydda, hantera och analysera alla sina API:er och mikrotjänster på en enda plattform. Våra kunder säger att andra plattformar är mycket svårare att använda för icke-tekniska användare. På Jitterbit hjälper vi både tekniska och icke-tekniska användare med vår robusta lågkodsplattform.

  Jitterbit tillhandahåller en agil arkitektur för våra kunder. Vi erbjuder stöd för molnbaserade, lokala och hybrida implementationer så att våra kunder kan automatisera arbetsflöden och flexibelt implementera integrationer samtidigt som de växer sin verksamhet.

• Flexibel prissättning

  Vi gillar inte överraskningar på Jitterbit, och det gör inte heller våra kunder. Till skillnad från våra konkurrenter ägnar vi oss inte åt lockpriser med dolda kostnader eller prishöjningar efter att vårt kontrakt har undertecknats. Istället erbjuder vi en transparent prispolicy och flexibla alternativ där du betalar för din användning, för att hjälpa dig få ut maximalt värde av vår plattform.

• Kundservice

  Vårt team av Jitterbit-experter går det lilla extra för våra kunder. Vår metodik med “kunden först” implementerar integrationslösningar snabbt så att våra kunders verksamhet kan leverera snabba resultat.

  Detta kundcentrerade tillvägagångssätt märks genom oberoende recensioner på G2 och Gartner. Med en genomsnittlig implementeringstid på 45 dagar är vårt team stolta över att erbjuda våra kunder förstklassig service för att garantera deras framgång.