Cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

Le organizzazioni fanno ancora affidamento su attività manuali e ripetitive, soggette a errori e che ostacolano la produttività. Oltre a ciò, gli ambienti IT odierni sono complessi, con sistemi legacy on-premise e soluzioni SaaS moderne che devono integrarsi perfettamente affinché le aziende possano funzionare a un livello ottimale. L'automazione dei flussi di lavoro è un'iniziativa cruciale che aiuterà non solo ad aumentare l'efficienza, ma anche a favorire la crescita del business.

Cos'è l'automazione dei flussi di lavoro?

L'automazione dei flussi di lavoro potrebbe sembrare un po' complicata. In molti casi, può essere complicato da implementare. Non preoccupatevi. L'idea di base è semplice. L'automazione dei flussi di lavoro è la progettazione, l'implementazione e l'automazione di processi comuni utilizzando regole predefinite in modo che attività, file e dati siano condivisi tra sistemi e persone.

All'interno della vostra organizzazione, ci sono moltissime attività, documenti e informazioni che devono essere collegati per mantenere l'azienda in funzione. Potreste far fare quel lavoro alle persone, oppure potreste automatizzarlo con la tecnologia. Questa è l'automazione dei flussi di lavoro: il processo di automazione di tutte quelle attività, documenti e dati per eliminare il noioso lavoro manuale.

In breve, l'automazione dei flussi di lavoro significa meno lavoro, meno imprecisioni e più tempo da dedicare a ciò che è importante.

Quali sono le basi dell'automazione dei flussi di lavoro?

Per fare in modo che le cose vadano come dovrebbero, bisogna stabilire una serie di regole e dichiarazioni logiche. Queste istruzioni se-allora indicano ai programmi quali azioni intraprendere, come e dove spostare le informazioni e la corretta sequenza di compiti da compiere dall'inizio alla fine.

L'automazione dei flussi di lavoro può assumere una di due forme: dinamica o statica.

• Flusso di lavoro dinamico

  Un flusso di lavoro dinamico cambia a seconda del contesto, determinando quale sia il passaggio migliore da compiere. Ad esempio, un flusso di lavoro dinamico potrebbe consentire al tuo team di gestire i lead esaminando le domande dei clienti sul tuo sito web prima di aggiungere le informazioni pertinenti al tuo sistema CRM e inviare il lead al tuo team di vendita.

• Flusso di lavoro statico

  Al contrario, un flusso di lavoro statico non modifica mai i suoi passaggi, anche se vi sono altre differenze contestuali attorno ad esso. La generazione delle fatture è un ottimo esempio di flussi di lavoro statici, in quanto consente semplicemente al vostro team di contabilità clienti di creare e inviare automaticamente le fatture secondo una pianificazione prestabilita.

Il valore principale dell'automazione dei flussi di lavoro è l'efficienza, ma altri benefici includono la riduzione degli errori derivanti dall'intervento umano, l'accelerazione dei processi e la liberazione di tempo per consentire alle persone di concentrarsi su altro lavoro. Questo non solo migliora la produttività generale, ma permette anche ai lavoratori di portare valore a compiti più complessi che richiedono il giudizio umano.

In che modo la tua azienda può trarre vantaggio dall'automazione dei flussi di lavoro?

L'automazione dei flussi di lavoro può portare innumerevoli vantaggi a un'azienda. Che si tratti di miglioramenti nell'efficienza e nella produttività o della riduzione dei costi e degli sforzi manuali, l'automazione dei flussi di lavoro tocca quasi tutti gli aspetti della vostra impresa.

• Maggiore Efficienza

  L'automazione riduce la necessità di intervento umano nelle attività ripetitive, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più strategiche e creative. Ciò può portare a tempi di completamento più rapidi e a una maggiore produttività.

• Risparmio di tempo

  Automatizzando i processi, le aziende possono risparmiare sui costi di manodopera associati al lavoro manuale. Inoltre, l'automazione può contribuire a minimizzare gli errori e a ridurre la necessità di rilavorazioni, facendo risparmiare sia tempo che denaro.

• Precisione migliorata

  I flussi di lavoro automatizzati seguono regole predefinite in modo coerente, riducendo il rischio di errore umano. Ciò può portare a una maggiore precisione dei dati e a un migliore processo decisionale.

• Risparmio sui costi

  L'integrazione del software può aiutare a ridurre i costi eliminando la necessità di inserire dati duplicati, evitando l'acquisto di software ridondanti e ottimizzando l'utilizzo delle risorse. Inoltre, processi semplificati e una maggiore efficienza portano a un risparmio complessivo dei costi nel lungo periodo.

• Scalabilità migliorata

  I processi automatizzati possono scalare più facilmente per far fronte ai cambiamenti del carico di lavoro o alla crescita del business senza richiedere risorse aggiuntive significative.

• Meglio Esperienza del cliente

  L'automazione può semplificare i processi rivolti ai clienti come l'evasione degli ordini, la gestione dei ticket di supporto e la comunicazione, portando a tempi di risposta più rapidi e a una maggiore soddisfazione del cliente.

• Approfondimenti e Analitica

  Molti strumenti di automazione dei flussi di lavoro offrono funzionalità di analisi e reportistica, consentendo alle aziende di ottenere informazioni sui propri processi e di identificare le aree di miglioramento.

• Conformità e governance

  L'automazione può contribuire a garantire che i processi siano seguiti in modo coerente in base ai requisiti normativi e alle politiche interne, riducendo il rischio di non conformità.

Nel complesso, l'automazione dei flussi di lavoro può aiutare le aziende a diventare più agili, efficienti e competitive nell'odierno contesto economico frenetico. Migliora inoltre l'esperienza sia dei clienti che dei dipendenti, portando a migliori risultati di business.

Come iniziare con l'automazione dei flussi di lavoro

Quindi, da dove si comincia e come si fa? Con diversi tipi di automazione disponibili per affrontare una serie di attività di flusso di lavoro, definire una strategia di automazione del flusso di lavoro è fondamentale per il vostro successo.

Passaggio 1: Identificare i processi chiave per scegliere gli strumenti giusti

La prima cosa da fare è pensare a quali processi sono una priorità per l'automazione e quali motori sono più adatti alle vostre esigenze. Ci sono un paio di opzioni principali, e possono anche essere usate insieme: un motore di flusso di lavoro e un motore di regole aziendali.

• Un motore di workflow aiuta gli utenti ad automatizzare i loro flussi di lavoro. Spesso dispone di un'interfaccia che chiunque può utilizzare per impostare una serie di attività che desidera automatizzare. Potrebbe persino avere modelli predefiniti per accelerare tale processo e ridurre al minimo il lavoro manuale.
• Un motore di regole aziendali funziona sulla base di una serie di regole. Può eseguire un'attività quando viene soddisfatta una determinata serie di criteri, oppure può impedire che un'attività si verifichi quando sono presenti una o più condizioni. Queste regole devono essere stabilite all'inizio, ma possono anche essere adattate per modificare il comportamento del flusso di lavoro automatizzato.

Fase 2: Progetta e testa i tuoi flussi di lavoro

Prima di estendere la strategia di automazione a tutta l'azienda, conducete test approfonditi. Coinvolgete i team che utilizzeranno i flussi di lavoro automatizzati per raccogliere i loro feedback e aiutarli a familiarizzare con la nuova tecnologia.

I test consentono anche di perfezionare le regole e i processi. Ad esempio, se una regola nel vostro BRE è troppo rigida, potreste doverla regolare per evitare conseguenze impreviste. Allo stesso modo, se un flusso di lavoro automatizzato sta causando ritardi, potreste dover ottimizzare la sequenza delle attività.

Passaggio 3: Monitora e ottimizza

Dopo l'implementazione, è importante monitorare continuamente le prestazioni dei vostri flussi di lavoro automatizzati. Utilizzate le funzioni di analisi e reportistica per tracciare i guadagni di efficienza, la riduzione degli errori e altre metriche chiave. Nel corso del tempo, potreste trovare opportunità per ottimizzare ulteriormente i vostri flussi di lavoro o estendere l'automazione ad altri processi.

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Automazione dei flussi di lavoro vs Robotic Process Automation (RPA)

Se stai valutando l'implementazione di strategie di automazione dei flussi di lavoro per la tua azienda, probabilmente ti sei imbattuto anche in qualcosa chiamato RPA, o automazione robotica dei processi. In cosa differiscono e quale è la migliore per la tua azienda? Per molte aziende, la risposta è entrambe.

Automazione del flusso di lavoro, come abbiamo discusso, è un modo per automatizzare interi processi definendo ogni fase di un flusso di lavoro – trigger, attività e risultati – e automatizzando poi tali fasi in una piattaforma low-code intuitiva.

Automazione robotica dei processi, come suggerisce il nome, condivide lo stesso obiettivo di automatizzare i processi manuali attraverso la tecnologia. Invece di automatizzare interi flussi di lavoro, l'RPA si concentra sull'automatizzazione di una singola attività ripetitiva utilizzando bot programmati. Ad esempio, un bot RPA potrebbe essere creato per estrarre dati dalle e-mail, mentre un altro bot RPA potrebbe dover essere programmato per inserire quei dati in un sistema specifico.

Quindi, sebbene la RPA sia ottima per gestire singole attività, è più efficace quando viene utilizzata insieme all'automazione dei workflow per gestire processi più complessi all'interno della tua azienda.

Come Scegliere il Software di Automazione dei Flussi di Lavoro

Avere un obiettivo e una strategia di automazione sono i primi passi per il successo dell'implementazione di iniziative di automazione nell'organizzazione. Una volta definiti e documentati, il passo successivo è trovare il giusto partner di automazione che soddisfi le vostre esigenze. Oltre ai criteri relativi ai costi e alla compatibilità con la vostra infrastruttura IT esistente, ecco alcune caratteristiche chiave da ricercare:

• Capacità di integrazione

  Potenti capacità di integrazione che consentono di connettere sistemi, applicazioni e fonti di dati disomogenei senza scrivere codice complesso. Questa flessibilità permette di ottimizzare i flussi di lavoro e automatizzare i processi in tutta l'organizzazione.

• Facilità d'uso

  Un'interfaccia user-friendly e strumenti di trascinamento intuitivi che rendono semplice progettare, distribuire e gestire flussi di lavoro automatizzati. Questa accessibilità consente sia agli utenti tecnici che a quelli non tecnici di creare integrazioni e automazioni sofisticate in modo rapido.

• Personalizzazione e flessibilità

  Personalizza i flussi di lavoro in base alle tue specifiche esigenze aziendali e adattai nel tempo secondo necessità. La piattaforma deve supportare un'ampia gamma di formati di dati, protocolli ed endpoint, consentendoti di adattare le integrazioni alle tue esigenze uniche.

• Scalabilità

  Una piattaforma che cresce insieme alla tua azienda, supportando elevati volumi di dati e transazioni man mano che le tue esigenze di automazione aumentano.

• Sicurezza e conformità

  Offre funzionalità robuste come la crittografia dei dati, i controlli degli accessi e le tracce di audit per proteggere le informazioni sensibili e garantire la conformità normativa. Questa attenzione alla sicurezza offre la massima tranquillità durante l'automazione di processi aziendali critici.

• Comunità e supporto

  Una vivace comunità di utenti che condividono best practice, consigli e risorse per massimizzare il valore della piattaforma. Offre documentazione completa, tutorial e un supporto clienti reattivo per assisterti in ogni fase del percorso.

Una piattaforma robusta e versatile per l'automazione dei flussi di lavoro consentirà alla vostra azienda di integrare i sistemi, automatizzare i processi e promuovere l'efficienza in tutte le operazioni.

Perché scegliere Jitterbit per l'automazione dei flussi di lavoro?

Ecco quattro motivi per cui i clienti scelgono Jitterbit per l'automazione dei flussi di lavoro e l'integrazione dei dati senza soluzione di continuità.

• Connettività al database

  Un elemento di differenziazione chiave per Jitterbit è che offriamo implementazioni on-premise, ibride e cloud. Con centinaia di connettori e integrazioni predefinite, ci connettiamo alla maggior parte dei database comuni e proprietari.

  Jitterbit offre un'unica piattaforma di integrazione API nativa del cloud, focalizzata in modo rigoroso sulla semplificazione dell'integrazione tramite un approccio basato sulle API.

• Scalabilità

  La nostra piattaforma basata su cloud consente ai clienti di creare, eseguire, proteggere, gestire e analizzare tutte le loro API e microservizi in un'unica piattaforma. I nostri clienti affermano che le altre piattaforme sono molto più difficili da usare per gli utenti non tecnici. In Jitterbit, aiutiamo sia gli utenti tecnici che quelli non tecnici con la nostra robusta piattaforma low-code.

  Jitterbit offre un'architettura agile per i nostri clienti. Forniamo supporto per implementazioni cloud, on-premise e ibride, in modo che i nostri clienti possano automatizzare i flussi di lavoro e distribuire integrazioni in modo flessibile mentre fanno crescere il loro business.

• Prezzi flessibili

  Non ci piacciono le sorprese in Jitterbit, e non piacciono ai nostri clienti. A differenza dei nostri concorrenti, non facciamo “esche e switch” con costi nascosti o aumenti di prezzo dopo la firma del nostro contratto. Offriamo invece una politica di prezzi trasparenti e opzioni flessibili pay-as-you-use per aiutarvi a trarre il massimo valore dalla nostra piattaforma.

• Servizio clienti

  Il nostro team di esperti Jitterbit fa sempre il massimo per i nostri clienti. La nostra metodologia basata sui “clienti al primo posto” implementa rapidamente soluzioni di integrazione, in modo che le attività dei nostri clienti possano ottenere risultati immediati.

  Questo approccio incentrato sul cliente traspare dalle recensioni indipendenti su G2 e Gartner. Con un tempo medio di attivazione di 45 giorni, il nostro team è orgoglioso di offrire ai nostri clienti un servizio di altissimo livello per garantire il loro successo.