Wat is workflowautomatisering?

Organisaties vertrouwen nog steeds op handmatige en repetitieve taken die gevoelig zijn voor fouten en de productiviteit belemmeren. Daarnaast zijn de IT-omgevingen van vandaag complex, met legacy on-premise systemen en moderne SaaS-oplossingen die naadloos moeten samenwerken om bedrijven optimaal te laten functioneren. Workflow-automatisering is een cruciaal initiatief dat niet alleen helpt om de efficiëntie te verhogen, maar ook bijdraagt aan de bedrijfsroei.

Wat is workflow-automatisering?

Workflow-automatisering klinkt misschien een beetje ingewikkeld. In veel gevallen kan het ook ingewikkeld zijn om te implementeren. Geen paniek. Het basisidee is eenvoudig. Workflow-automatisering is het ontwerpen, implementeren en automatiseren van veelvoorkomende processen met behulp van vooraf gedefinieerde regels, zodat taken, bestanden en gegevens worden gedeeld tussen systemen en mensen.

Binnen uw organisatie zijn er talloze taken, documenten en gegevens die met elkaar moeten worden verbonden om het bedrijf draaiende te houden. U kunt mensen dat werk laten doen, of u kunt het automatiseren met technologie. Dat is workflow-automatisering: het proces van het automatiseren van al die taken, documenten en data om vervelend handmatig werk te elimineren.

Kort gezegd betekent workflow-automatisering minder werk, minder fouten en meer tijd om te focussen op wat belangrijk is.

Wat zijn de basiselementen van workflow-automatisering?

Om ervoor te zorgen dat dingen gaan zoals het hoort, moet je een reeks regels en logische statements opstellen. Deze als-dan-statements instrueren de programma's welke acties ze moeten ondernemen, hoe en waar ze informatie moeten verplaatsen, en de juiste reeks taken die van begin tot eind moeten worden volbracht.

Workflow-automatisering kan twee vormen aannemen: dynamisch of statisch.

• Dynamische workflow

  Een dynamische workflow past zich aan de context aan en bepaalt zo welke stap het meest geschikt is. Zo kan een dynamische workflow uw team bijvoorbeeld in staat stellen om leads op te volgen door de vragen van klanten op uw website te doorzoeken, waarna relevante informatie aan uw CRM-systeem wordt toegevoegd en de lead naar uw verkoopteam wordt doorgestuurd.

• Statische workflow

  Daarentegen verandert een statische workflow nooit van stappen, zelfs niet als er andere contextuele verschillen omheen zijn. Het genereren van facturen is een uitstekend voorbeeld van statische workflows, omdat het uw debiteurenteam simpelweg in staat stelt om automatisch facturen aan te maken en te versturen volgens een vooraf bepaald schema.

De belangrijkste meerwaarde van workflowautomatisering is efficiëntie, maar andere voordelen zijn onder meer het terugdringen van fouten als gevolg van handmatige tussenkomst, het versnellen van processen en het vrijmaken van tijd voor medewerkers om zich op andere werkzaamheden te concentreren. Dit leidt niet alleen tot een algehele verbetering van de productiviteit, maar stelt medewerkers ook in staat om waarde toe te voegen aan complexere taken die menselijk inzicht vereisen.

Hoe kan uw bedrijf profiteren van workflowautomatisering?

Workflow-automatisering kan talloze voordelen opleveren voor een onderneming. Of het nu gaat om verbeteringen in efficiëntie en productiviteit of de vermindering van kosten en handmatige inspanningen, workflow-automatisering raakt bijna alle aspecten van uw onderneming.

• Verhoogde efficiëntie

  Automatisering vermindert de behoefte aan handmatige interventie bij repetitieve taken, waardoor medewerkers zich kunnen richten op meer strategische en creatieve activiteiten. Dit kan leiden tot snellere doorlooptijden en een hogere productiviteit.

• Tijdsbesparing

  Door taken te automatiseren kunnen bedrijven besparen op loonkosten die gepaard gaan met handmatig werk. Bovendien kan automatisering helpen fouten tot een minimum te beperken en de noodzaak van herbewerking te verminderen, wat zowel tijd als geld bespaart.

• Verbeterde nauwkeurigheid

  Geautomatiseerde workflows volgen consequent vooraf vastgestelde regels, waardoor het risico op menselijke fouten wordt verkleind. Dit kan leiden tot een grotere nauwkeurigheid van de gegevens en een betere besluitvorming.

• Kostenbesparingen

  Software-integratie kan helpen de kosten te verlagen door dubbele gegevensinvoer overbodig te maken, de aanschaf van overbodige software te vermijden en het gebruik van middelen te optimaliseren. Bovendien leiden gestroomlijnde processen en verbeterde efficiëntie op de lange termijn tot algehele kostenbesparingen.

• Verbeterde schaalbaarheid

  Geautomatiseerde processen kunnen gemakkelijker worden geschaald om te voldoen aan veranderingen in de werkbelasting of bedrijfsgroei, zonder dat dit aanzienlijke extra middelen vereist.

• Beter Klantervaring

  Automatisering kan klantgerichte processen, zoals orderafhandeling, het beheer van supporttickets en communicatie, stroomlijnen, wat leidt tot snellere reactietijden en een hogere klanttevredenheid.

• Inzichten en analyses

  Veel tools voor workflowautomatisering bieden analyse- en rapportagemogelijkheden, waardoor bedrijven inzicht krijgen in hun processen en verbeterpunten kunnen identificeren.

• Compliance en governance

  Automatisering kan ervoor zorgen dat processen consequent worden gevolgd in overeenstemming met wettelijke voorschriften en interne beleidsregels, waardoor het risico op niet-naleving wordt verminderd.

Over het geheel genomen kan workflow-automatisering bedrijven helpen om wendbaarder, efficiënter en concurrerender te worden in het huidige snelle zakelijke landschap. Het verbetert bovendien zowel de klantervaring als de werknemerservaring, wat leidt tot betere bedrijfsresultaten.

Aan de slag met workflowautomatisering

Dus, waar begin je en hoe doe je dat? Aangezien er verschillende soorten automatisering beschikbaar zijn voor een reeks weergavestaken, is het bepalen van een workflow-automatiseringsstrategie cruciaal voor je succes.

Stap 1: Identificeer belangrijke processen om de juiste tools te kiezen

Het eerste wat u moet doen, is bedenken welke processen prioriteit hebben voor automatisering en welke engines het beste aansluiten bij uw behoeften. Er zijn een paar hoofdopties, en ze kunnen zelfs samen worden gebruikt: een workflow-engine en een bedrijfsregelsengine.

• Een workflow-engine helpt gebruikers hun werkstromen te automatiseren. Het heeft vaak een interface die iedereen kan gebruiken om een reeks taken in te stellen die ze willen automatiseren. Het heeft mogelijk zelfs kant-en-klare sjablonen om dat proces te versnellen en handarbeid tot een minimum te beperken.
• Een bedrijfsregelsengine (BRE) werkt op basis van een set regels. Het kan ofwel een taak uitvoeren wanneer aan een bepaalde set criteria wordt voldaan, of het kan verhinderen dat een taak plaatsvindt wanneer één of meer voorwaarden aanwezig zijn. Deze regels moeten in het begin worden vastgesteld, maar ze kunnen ook worden aangepast om het gedrag van de geautomatiseerde workflow te veranderen.

Stap 2: Ontwerp en test uw workflows

Voordat u uw automatiseringsstrategie breder binnen het bedrijf uitrolt, moet u grondige tests uitvoeren. Betrek de teams die de geautomatiseerde workflows gaan gebruiken om hun feedback te krijgen en hen vertrouwd te maken met de nieuwe technologie.

Testen stelt u ook in staat om uw regels en processen te verfijnen. Als een regel in uw BRE bijvoorbeeld te rigide is, moet u deze mogelijk aanpassen om onbedoelde gevolgen te voorkomen. Op vergelijkbare wijze, als een geautomatiseerde workflow vertragingen veroorzaakt, moet u mogelijk de volgorde van de taken optimaliseren.

Stap 3: Bewaken en optimaliseren

Na de implementatie is het belangrijk om de prestaties van uw geautomatiseerde workflows continu te monitoren. Gebruik analyse- en rapportagefuncties om efficiëntiewinsten, foutenreductie en andere belangrijke metrics bij te houden. Na verloop van tijd zult u mogelijk kansen vinden om uw workflows verder te optimaliseren of automatisering uit te breiden naar extra processen.

Ontdek Harmony, het platform van Jitterbit voor workflowautomatisering

Werkstroomautomatisering vs Robotic Process Automation (RPA)

Als je je verdiept in het implementeren van strategieën voor workflowautomatisering voor je bedrijf, ben je waarschijnlijk ook zoiets als RPA (robotic process automation) tegengekomen. Wat is het verschil en welke is beter voor jouw bedrijf? Voor veel bedrijven is het antwoord: allebei.

Workflow-automatisering, zoals we hebben besproken, is een manier om hele processen te automatiseren door elke stap in een workflow te definiëren—triggers, taken en resultaten—en die stappen vervolgens te automatiseren in een gebruiksvriendelijk low-code platform.

Robotic process automation, zoals de naam al doet vermoeden, deelt het hetzelfde doel om handmatige processen te automatiseren door middel van technologie. In plaats van hele workflows te automatiseren, richt RPA zich op het automatiseren van een enkele, repetitieve taak met behulp van hard-coded bots. Zo kan bijvoorbeeld de ene RPA-bot worden gemaakt om gegevens uit e-mails te halen, terwijl een andere RPA-bot moet worden geprogrammeerd om die gegevens in een specifiek systeem in te voeren.

Hoewel RPA dus uitstekend is voor het afhandelen van individuele taken, is het het meest effectief wanneer het wordt gebruikt naast workflowautomatisering om complexere processen binnen uw bedrijf te beheren.

Workflow-automatiseringssoftware kiezen

Het hebben van een doel en een automatiseringsstrategie zijn de eerste stappen naar een succesvolle implementatie van automatiseringsinitiatieven in de organisatie. Zodra dat is gedefinieerd en gedocumenteerd, is de volgende stap het vinden van de juiste automatiseringspartner die bij uw behoeften past. Naast criteria rond kosten en compatibiliteit met uw bestaande IT-infrastructuur, zijn hier enkele belangrijke kenmerken om op te letten:

• Integratiemogelijkheden

  Krachtige integratiemogelijkheden waarmee u uiteenlopende systemen, applicaties en gegevensbronnen kunt verbinden zonder uitgebreide code te schrijven. Deze flexibiliteit stelt u in staat om workflows te stroomlijnen en processen binnen uw gehele organisatie te automatiseren.

• Makkelijk te gebruiken

  Een gebruiksvriendelijke interface en intuïtieve drag-and-drop-tools die het gemakkelijk maken om geautomatiseerde workflows te ontwerpen, implementeren en beheren. Deze toegankelijkheid stelt zowel technische als niet-technische gebruikers in staat om snel geavanceerde integraties en automatiseringen te creëren.

• Maatwerk en flexibiliteit

  Pas workflows aan om aan uw specifieke bedrijfsvereisten te voldoen en pas ze na verloop van tijd aan indien nodig. Het platform moet een breed scala aan gegevensformaten, protocollen en eindpunten ondersteunen, zodat u integraties kunt afstemmen op uw unieke behoeften.

• Schaalbaarheid

  Een platform dat meegroeit met uw bedrijf en grote volumes aan data en transacties ondersteunt naarmate uw automatiseringsbehoeften toenemen.

• Beveiliging en naleving

  Biedt robuuste functies zoals gegevensversleuteling, toegangsbeheer en audittrajecten om gevoelige informatie te beschermen en naleving van de regelgeving te waarborgen. Deze focus op beveiliging geeft u gemoedsrust bij het automatiseren van cruciale bedrijfsprocessen.

• Community en ondersteuning

  Een levendige community van gebruikers die beste praktijken, tips en bronnen deelt om de waarde van het platform te maximaliseren. Biedt uitgebreide documentatie, tutorials en responsieve klantenservice om u bij elke stap te ondersteunen.

Een robuust en veelzijdig platform voor workflow-automatisering stelt uw bedrijf in staat om systemen te integreren, processen te automatiseren en de efficiëntie in de hele organisatie te vergroten.

Waarom kiezen voor Jitterbit voor workflow-automatisering?

Hier zijn vier redenen waarom klanten voor Jitterbit kiezen voor naadloze workflow-automatisering en data-integratie.

• Databaseconnectiviteit

  Een belangrijk onderscheidend kenmerk van Jitterbit is dat we on-premise, hybride en cloud-implementaties bieden. Met honderden connectors en kant-en-klare integraties maken we verbinding met de meest voorkomende en propriëtaire databases.

  Jitterbit biedt één enkel, in de cloud geboren API-integratieplatform dat volledig is gericht op het vereenvoudigen van integratie met behulp van een API-gestuurde aanpak.

• Schaalbaarheid

  Ons cloudgebaseerde platform stelt klanten in staat om al hun API's en microservices te creëren, uitvoeren, beveiligen, beheren en analyseren binnen één enkel platform. Onze klanten geven aan dat andere platformen veel moeilijker te gebruiken zijn voor niet-technische gebruikers. Bij Jitterbit helpen we zowel technische als niet-technische gebruikers met ons robuuste low-code platform.

  Jitterbit biedt een wendbare architectuur voor onze klanten. Wij bieden ondersteuning voor cloud-, on-premise- en hybride implementaties, zodat onze klanten workflows kunnen automatiseren en integraties flexibel kunnen implementeren terwijl ze hun bedrijf laten groeien.

• Flexibele prijzen

  Bij Jitterbit houden we niet van verrassingen, en onze klanten evenmin. In tegenstelling tot onze concurrenten doen we niet aan misleidende praktijken met verborgen kosten of prijsstijgingen nadat ons contract is getekend. In plaats daarvan bieden we een transparant prijsbeleid en flexibele “pay-as-you-use”-opties om u te helpen maximale waarde uit ons platform te halen.

• Klantenservice

  Ons team van Jitterbit-experts gaat tot het uiterste voor onze klanten. Onze “klant eerst”-methodologie implementeert integratieoplossingen snel, zodat de activiteiten van onze klanten snel resultaat opleveren.

  Deze klantgerichte benadering blijkt uit onafhankelijke beoordelingen op G2 en Gartner. Met een gemiddelde implementatietijd van 45 dagen is ons team er trots op onze klanten een uitstekende service te bieden om hun succes te waarborgen.