Was ist Workflow-Automatisierung?

Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf manuelle und repetitive Aufgaben, die fehleranfällig sind und die Produktivität beeinträchtigen. Darüber hinaus sind die heutigen IT-Umgebungen komplex; sie bestehen aus älteren On-Premises-Systemen und modernen SaaS-Lösungen, die nahtlos zusammenarbeiten müssen, damit Unternehmen optimal funktionieren können. Die Workflow-Automatisierung ist eine entscheidende Initiative, die nicht nur dazu beiträgt, die Effizienz zu steigern, sondern auch das Unternehmenswachstum unterstützt.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung mag etwas kompliziert klingen. In vielen Fällen kann die Implementierung kompliziert sein. Keine Sorge. Die Grundidee ist einfach. Bei der Workflow-Automatisierung handelt es sich um den Entwurf, die Implementierung und die Automatisierung gängiger Prozesse mithilfe vordefinierter Regeln, sodass Aufgaben, Dateien und Daten zwischen Systemen und Personen ausgetauscht werden.

In Ihrem gesamten Unternehmen gibt es zahlreiche Aufgaben, Dokumente und Informationen, die miteinander verknüpft werden müssen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Sie könnten diese Arbeit von Mitarbeitern erledigen lassen oder sie mithilfe von Technologie automatisieren. Das ist Workflow-Automatisierung: der Prozess der Automatisierung all dieser Aufgaben, Dokumente und Daten, um mühsame manuelle Arbeit zu eliminieren.

Um es kurz zu machen: Workflow-Automatisierung bedeutet weniger Arbeit, weniger Fehler und mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was sind die Grundlagen der Workflow-Automatisierung?

Um sicherzustellen, dass die Dinge so ablaufen, wie sie sollen, muss man eine Reihe von Regeln und logischen Anweisungen aufstellen. Diese Wenn-Dann-Anweisungen sagen den Programmen, welche Aktionen sie ausführen, wie und wohin sie Informationen bewegen sollen und welche richtige Reihe von Aufgaben von Anfang bis Ende zu erledigen ist.

Workflow-Automatisierung kann eine von zwei Formen annehmen: dynamisch oder statisch.

• Dynamischer Arbeitsablauf

  Ein dynamischer Arbeitsablauf verändert sich je nach Kontext und bestimmt so den jeweils besten nächsten Schritt. Ein dynamischer Arbeitsablauf könnte es Ihrem Team beispielsweise ermöglichen, Leads zu betreuen, indem Kundenfragen auf Ihrer Website gefiltert werden, bevor relevante Informationen in Ihr CRM-System eingetragen und der Lead an Ihr Vertriebsteam übergeben wird.

• Statischer Workflow

  Im Gegensatz dazu ändert ein statischer Workflow seine Schritte niemals, selbst wenn es andere kontextbezogene Unterschiede gibt. Die Rechnungserstellung ist ein hervorragendes Beispiel für statische Workflows, da sie es Ihrem Debitorenbuchhaltungsteam einfach ermöglicht, Rechnungen nach einem festgelegten Zeitplan automatisch zu erstellen und zu versenden.

Der Hauptwert der Arbeitsablaufautomatisierung liegt in der Effizienz, aber zu den weiteren Vorteilen gehören die Verringerung von Fehlern durch manuelles Eingreifen, die Beschleunigung von Prozessen und die Freisetzung von Zeit, damit sich die Mitarbeiter auf andere Arbeiten konzentrieren können. Dies steigert nicht nur die Produktivität insgesamt, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, bei komplexeren Aufgaben, die menschliches Einfühlungsvermögen erfordern, einen Mehrwert zu schaffen.

Wie kann Ihr Unternehmen von Workflow-Automatisierung profitieren?

Die Workflow-Automatisierung kann einem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Ob es sich um Verbesserungen bei Effizienz und Produktivität oder um die Reduzierung von Kosten und manuellen Aufrufen handelt, die Workflow-Automatisierung berührt fast alle Aspekte Ihres Unternehmens.

• Gesteigerte Effizienz

  Automatisierung reduziert den Bedarf an manuellem Eingreifen bei repetitiven Aufgaben, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere und kreativere Tätigkeiten konzentrieren können. Dies kann zu schnelleren Bearbeitungszeiten und einer gesteigerten Produktivität führen.

• Zeitersparnis

  Durch die Automatisierung von Aufgaben können Unternehmen Arbeitskosten einsparen, die mit manueller Arbeit verbunden sind. Darüber hinaus kann Automatisierung dazu beitragen, Fehler zu minimieren und den Nacharbeitsaufwand zu reduzieren, was sowohl Zeit als auch Geld spart.

• Verbesserte Genauigkeit

  Automatisierte Arbeitsabläufe folgen konsequent voreingestellten Regeln, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert wird. Dies kann zu einer höheren Datengenauigkeit und besseren Entscheidungsfindungen führen.

• Kosteneinsparungen

  Softwareintegration kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem sie die doppelte Dateneingabe überflüssig macht, den Kauf redundanter Software verhindert und die Ressourcennutzung optimiert. Darüber hinaus führen optimierte Prozesse und eine verbesserte Effizienz langfristig zu allgemeinen Kosteneinsparungen.

• Erhöhte Skalierbarkeit

  Automatisierte Prozesse lassen sich leichter skalieren, um Änderungen der Arbeitslast oder dem geschäftlichen Wachstum gerecht zu werden, ohne dass nennenswerte zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.

• Besser Kundenerlebnis

  Automatisierung kann kundenorientierte Prozesse wie die Auftragsabwicklung, die Verwaltung von Support-Tickets und die Kommunikation rationalisieren, was zu schnelleren Reaktionszeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

• Erkenntnisse und Analysen

  Viele Workflow-Automatisierungstools bieten Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Einblicke in ihre Prozesse zu gewinnen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

• Compliance und Governance

  Automatisierung kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Prozesse konsequent gemäß den regulatorischen Anforderungen und internen Richtlinien eingehalten werden, wodurch das Risiko von Verstößen verringert wird.

Insgesamt kann die Workflow-Automatisierung Unternehmen dabei helfen, im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Darüber hinaus verbessert sie sowohl das Kundenerlebnis als auch die Mitarbeiterzufriedenheit, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

So gelingt der Einstieg in die Workflow-Automatisierung

Also, wo fängt man an und wie macht man das? Da verschiedene Arten der Automatisierung zur Bewältigung einer Reihe von Arbeitsablaufaufgaben verfügbar sind, ist die Festlegung einer Strategie zur Arbeitsablaufautomatisierung für Ihren Erfolg von größter Bedeutung.

Schritt 1: Identifizierung wichtiger Prozesse zur Auswahl der richtigen Werkzeuge

Das Erste, worüber man nachdenken muss, ist, welche Prozesse Priorität für die Automatisierung haben und welche Engines am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet sind. Es gibt ein paar Hauptoptionen, und sie können sogar zusammen verwendet werden: ein Workflow-Engine und ein Geschäftsregel-Engine.

• Eine Workflow-Engine hilft Benutzern dabei, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Es verfügt oft über eine Benutzeroberfläche, die jeder Einzelne nutzen kann, um eine Reihe von Aufgaben einzurichten, die er automatisieren möchte. Es verfügt möglicherweise sogar über vorgefertigte Vorlagen, um diesen Prozess zu beschleunigen und manuelle Arbeit zu minimieren.
• Eine Business-Rules-Engine (BRE) arbeitet nach einem Regelsatz. Entweder kann es eine Aufgabe ausführen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, oder es kann verhindern, dass eine Aufgabe ausgeführt wird, wenn eine oder mehrere Bedingungen vorliegen. Diese Regeln müssen zu Beginn festgelegt werden, sie können jedoch auch angepasst werden, um das Verhalten des automatisierten Workflows zu ändern.

Schritt 2: Entwerfen und Testen Sie Ihre Arbeitsabläufe

Führen Sie gründliche Tests durch, bevor Sie Ihre Automatisierungsstrategie im gesamten Unternehmen einführen. Binden Sie die Teams ein, die die automatisierten Arbeitsabläufe nutzen werden, um deren Feedback einzuholen und sie mit der neuen Technologie vertraut zu machen.

Das Testen ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Regeln und Prozesse zu verfeinern. Wenn beispielsweise eine Regel in Ihrer BRE zu streng ist, müssen Sie sie möglicherweise anpassen, um unbeabsichtigte Folgen zu verhindern. Ähnlich verhält es sich, wenn ein automatisierter Arbeitsablauf Verzögerungen verursacht: Möglicherweise müssen Sie die Abfolge der Aufgaben optimieren.

Schritt 3: Überwachen und optimieren

Nach der Implementierung ist es wichtig, die Leistung Ihrer automatisierten Arbeitsabläufe kontinuierlich zu überwachen. Nutzen Sie Analyse- und Berichtsfunktionen, um Effizienzsteigerungen, Fehlerreduzierungen und andere wichtige Kennzahlen zu verfolgen. Mit der Zeit werden Sie möglicherweise Möglichkeiten finden, Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren oder die Automatisierung auf zusätzliche Prozesse auszuweiten.

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Workflow-Automatisierung vs. Robotic Process Automation (RPA)

Wenn Sie sich mit der Implementierung von Strategien zur Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen befassen, sind Sie wahrscheinlich auch auf etwas gestoßen, das sich RPA oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung nennt. Worin unterscheiden sie sich und welche ist besser für Ihr Unternehmen? Für viele Unternehmen lautet die Antwort: beide.

Workflow-Automatisierung, wie wir bereits besprochen haben, ist dies eine Möglichkeit, gesamte Prozesse zu automatisieren, indem jeder Schritt in einem Workflow – Auslöser, Aufgaben und Ergebnisse – definiert und diese Schritte dann auf einer benutzerfreundlichen Low-Code-Plattform automatisiert werden.

Robotergestützte Prozessautomatisierung, wie der Name schon sagt, verfolgt sie dasselbe Ziel, manuelle Prozesse durch Technologie zu automatisieren. Anstatt ganze Arbeitsabläufe zu automatisieren, konzentriert sich RPA auf die Automatisierung einer einzelnen, repetitiven Aufgabe mithilfe fest codierter Bots. Beispielsweise könnte ein RPA-Bot erstellt werden, um Daten aus E-Mails zu extrahieren, während ein separater RPA-Bot programmiert werden muss, um diese Daten in ein bestimmtes System einzugeben.

Auch wenn RPA also hervorragend für die Erledigung einzelner Aufgaben geeignet ist, ist sie am effektivsten, wenn sie zusammen mit Workflow-Automatisierung eingesetzt wird, um komplexere Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verwalten.

Wie man Workflow-Automatisierungssoftware auswählt

Ein Ziel und eine Automatisierungsstrategie sind die ersten Schritte zur erfolgreichen Umsetzung von Automatisierungsinitiativen im Unternehmen. Sobald diese definiert und dokumentiert sind, besteht der nächste Schritt darin, den richtigen Automatisierungspartner zu finden, der zu Ihren Bedürfnissen passt. Neben Kriterien wie Kosten und Kompatibilität mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur gibt es hier einige wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Integrationsmöglichkeiten

  Leistungsstarke Integrationsfunktionen, mit denen Sie unterschiedliche Systeme, Anwendungen und Datenquellen ohne umfangreichen Programmieraufwand verbinden können. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Prozesse im gesamten Unternehmen zu automatisieren.

• Benutzerfreundlich

  Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Drag-and-Drop-Tools, die es einfach machen, automatisierte Arbeitsabläufe zu entwerfen, bereitzustellen und zu verwalten. Diese Zugänglichkeit befähigt sowohl technische als auch nicht-technische Benutzer, schnell ausgefeilte Integrationen und Automatisierungen zu erstellen.

• Anpassung und Flexibilität

  Passen Sie Workflows an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen an und passen Sie sie im Laufe der Zeit bei Bedarf an. Die Plattform muss eine Vielzahl von Datenformats, Protokollen und Endpunkten unterstützen, sodass Sie Integrationen an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.

• Skalierbarkeit

  Eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen skaliert und große Daten- und Transaktionsvolumina unterstützt, während Ihre Automatisierungsanforderungen wachsen.

• Sicherheit und Compliance

  Es bietet robuste Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Protokolle, um sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Dieser Fokus auf Sicherheit gibt Ihnen ein beruhigendes Gefühl bei der Automatisierung kritischer Geschäftsprozesse.

• Community und Support

  Eine lebendige Community von Nutzern, die Best Practices, Tipps und Ressourcen austauschen, um den Wert der Plattform zu maximieren. Bietet umfassende Dokumentationen, Tutorials und einen reaktionsschnellen Kundensupport, der Sie bei jedem Schritt unterstützt.

Eine robuste und vielseitige Plattform für die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Systeme zu integrieren, Prozesse zu automatisieren und die Effizienz im gesamten Betrieb zu steigern.

Warum Jitterbit für die Workflow-Automatisierung wählen?

Hier sind vier Gründe, warum sich Kunden für Jitterbit zur nahtlosen Workflow-Automatisierung und Datenintegration entscheiden.

• Datenbankkonnektivität

  Ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal von Jitterbit ist, dass wir On-Premise-, Hybrid- und Cloud-Implementierungen anbieten. Mit Hunderten von Konnektoren und vorgefertigten Integrationen verbinden wir uns mit den gängigsten und proprietären Datenbanken.

  Jitterbit bietet eine einzige, in der Cloud geborene API-Integrationsplattform, die sich voll und ganz darauf konzentriert, die Integration mithilfe eines API-gesteuerten Ansatzes zu vereinfachen.

• Skalierbarkeit

  Unsere cloudbasierte Plattform ermöglicht es Kunden, all ihre APIs und Mikroservices auf einer einzigen Plattform zu erstellen, auszuführen, abzusichern, zu verwalten und zu analysieren. Unsere Kunden sagen, dass andere Plattformen für nicht-technische Benutzer viel schwieriger zu bedienen sind. Bei Jitterbit unterstützen wir sowohl technische als auch nicht-technische Benutzer mit unserer robusten Low-Code-Plattform.

  Jitterbit bietet unseren Kunden eine agile Architektur. Wir unterstützen Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Implementierungen, damit unsere Kunden Arbeitsabläufe automatisieren und Integrationen flexibel bereitstellen und gleichzeitig ihr Geschäft skalieren können.

• Flexible Preisgestaltung

  Wir mögen bei Jitterbit keine Überraschungen, und unsere Kunden auch nicht. Im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern arbeiten wir nicht mit Lockvogelangeboten, versteckten Kosten oder Preiserhöhungen nach Vertragsabschluss. Stattdessen bieten wir eine transparente Preispolitik und flexible Pay-as-you-use-Optionen, damit Sie den maximalen Nutzen aus unserer Plattform ziehen können.

• Kundenservice

  Unser Team aus Jitterbit-Experten geht für unsere Kunden stets die Extrameile. Unsere “Kunde-zuerst”-Methodik implementiert Integrationslösungen schnell, damit die Abläufe unserer Kunden rasch Ergebnisse liefern können.

  Dieser kundenorientierte Ansatz zeigt sich in unabhängigen Bewertungen auf G2 und Gartner. Mit einer durchschnittlichen Einführungszeit von 45 Tagen ist unser Team stolz darauf, unseren Kunden erstklassigen Service zu bieten, um ihren Erfolg sicherzustellen.