Was ist Workflow-Automatisierung?

Unternehmen sind immer noch auf manuelle und sich wiederholende Aufgaben angewiesen, die fehleranfällig sind und die Produktivität beeinträchtigen. Darüber hinaus sind die IT-Umgebungen von heute komplex und bestehen aus veralteten lokalen Systemen und modernen SaaS-Lösungen, die nahtlos zusammenarbeiten müssen, damit Unternehmen optimal funktionieren. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist eine entscheidende Initiative, die nicht nur zur Effizienzsteigerung, sondern auch zum Unternehmenswachstum beiträgt.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen klingt vielleicht etwas kompliziert. In vielen Fällen kann die Umsetzung kompliziert sein. Mach dir keine Sorgen. Die Grundidee ist einfach. Unter Workflow-Automatisierung versteht man die Gestaltung, Implementierung und Automatisierung allgemeiner Prozesse mithilfe vordefinierter Regeln, sodass Aufgaben, Dateien und Daten zwischen Systemen und Personen gemeinsam genutzt werden.

In Ihrem gesamten Unternehmen gibt es viele Aufgaben, Dokumente und Informationen, die miteinander verbunden werden müssen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Sie könnten diese Arbeit von Leuten erledigen lassen oder sie mit Technologie automatisieren. Das ist Workflow-Automatisierung: der Prozess der Automatisierung all dieser Aufgaben, Dokumente und Daten, um mühsame manuelle Arbeit zu vermeiden.

Kurz gesagt, Workflow-Automatisierung bedeutet weniger Arbeit, weniger Ungenauigkeiten und mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was sind die Grundlagen der Workflow-Automatisierung?

Damit die Dinge so ablaufen, wie sie sollen, müssen Sie eine Reihe von Regeln und logischen Anweisungen aufstellen. Diese Wenn-Dann-Anweisungen weisen die Programme an, welche Aktionen sie ausführen sollen, wie und wohin Informationen verschoben werden sollen und welche Aufgaben von Anfang bis Ende ordnungsgemäß ausgeführt werden müssen.

Die Workflow-Automatisierung kann eine von zwei Formen annehmen: dynamisch oder statisch.

• Dynamischer Workflow

  Ein dynamischer Workflow ändert sich je nach Kontext und bestimmt, welcher Schritt der beste ist. Ein dynamischer Workflow könnte es Ihrem Team beispielsweise ermöglichen, Leads weiterzuverfolgen, indem es Kundenfragen auf Ihrer Website durchgeht, bevor es relevante Informationen zu Ihrem CRM-System hinzufügt und den Lead an Ihr Vertriebsteam sendet.

• Statischer Workflow

  Im Gegensatz dazu ändert ein statischer Workflow nie seine Schritte, selbst wenn es andere kontextuelle Unterschiede gibt. Die Rechnungserstellung ist ein hervorragendes Beispiel für statische Arbeitsabläufe, da sie es Ihrem Debitorenteam einfach ermöglicht, automatisch Rechnungen nach einem vorgegebenen Zeitplan zu erstellen und zu versenden.

Der Hauptwert der Workflow-Automatisierung ist die Effizienz. Zu den weiteren Vorteilen gehören jedoch die Reduzierung von Fehlern durch manuelle Eingriffe, die Beschleunigung von Prozessen und die Gewinnung von Zeit für andere Aufgaben. Dadurch wird nicht nur die Produktivität insgesamt verbessert, sondern es ermöglicht den Mitarbeitern auch, bei komplexeren Aufgaben, die menschliches Verständnis erfordern, einen Mehrwert zu schaffen.

Wie kann Ihr Unternehmen von der Workflow-Automatisierung profitieren?

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann einem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Ob es um Effizienz- und Produktivitätssteigerungen oder die Reduzierung von Kosten und manuellem Aufwand geht, die Workflow-Automatisierung berührt fast alle Aspekte Ihres Unternehmens.

• Erhöhte Effizienz

  Die Automatisierung reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen bei sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere und kreativere Aktivitäten zu konzentrieren. Dies kann zu kürzeren Fertigstellungszeiten und einer höheren Produktivität führen.

• Zeitersparnis

  Durch die Automatisierung von Aufgaben können Unternehmen Arbeitskosten einsparen, die mit manueller Arbeit verbunden sind. Darüber hinaus kann die Automatisierung dazu beitragen, Fehler zu minimieren und den Bedarf an Nacharbeiten zu reduzieren, was sowohl Zeit als auch Geld spart.

• Verbesserte Genauigkeit

  Automatisierte Arbeitsabläufe folgen konsequent vordefinierten Regeln und reduzieren so das Risiko menschlicher Fehler. Dies kann zu einer höheren Datengenauigkeit und einer besseren Entscheidungsfindung führen.

• Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Compliance-Prozessen

  Die Softwareintegration kann dazu beitragen, Kosten zu senken, indem die Notwendigkeit einer doppelten Dateneingabe entfällt, der Kauf redundanter Software vermieden wird und die Ressourcennutzung optimiert wird. Darüber hinaus führen optimierte Prozesse und eine verbesserte Effizienz langfristig zu Gesamtkosteneinsparungen.

• Verbesserte Skalierbarkeit

  Automatisierte Prozesse können einfacher skaliert werden, um Änderungen in der Arbeitsbelastung oder dem Geschäftswachstum zu berücksichtigen, ohne dass erhebliche zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.

• Besser Customer Experience

  Automatisierung kann kundenorientierte Prozesse wie Auftragsabwicklung, Support-Ticket-Management und Kommunikation rationalisieren, was zu schnelleren Reaktionszeiten und höherer Kundenzufriedenheit führt.

• Einblicke und Analysen

  Viele Tools zur Workflow-Automatisierung bieten Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Einblicke in ihre Prozesse zu gewinnen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Compliance und Governance

  Automatisierung kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Prozesse konsistent gemäß den gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien eingehalten werden, wodurch das Risiko einer Nichteinhaltung verringert wird.

Insgesamt kann die Workflow-Automatisierung Unternehmen dabei helfen, in der schnelllebigen Geschäftsumgebung von heute agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Es verbessert auch das Kunden- und Mitarbeitererlebnis und führt zu besseren Geschäftsergebnissen.

Erste Schritte mit der Workflow-Automatisierung

Also, wo fangen Sie an und wie gehen Sie vor? Da es für eine Reihe von Workflow-Aufgaben verschiedene Automatisierungsarten gibt, ist die Festlegung einer Workflow-Automatisierungsstrategie für Ihren Erfolg von größter Bedeutung.

Schritt 1: Identifizieren Sie Schlüsselprozesse, um die richtigen Tools auszuwählen

Als erstes sollten Sie darüber nachdenken, welche Prozesse für die Automatisierung Priorität haben und welche Engines für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind. Es gibt ein paar Hauptoptionen, die sogar gemeinsam genutzt werden können: Workflow-Engine und eine Geschäftsregel-Engine.

• Eine Workflow-Engine hilft Benutzern bei der Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe. Es verfügt häufig über eine Schnittstelle, mit der jeder Einzelne eine Reihe von Aufgaben einrichten kann, die er automatisieren möchte. Es kann sogar vorgefertigte Vorlagen enthalten, um diesen Prozess zu beschleunigen und manuelle Arbeit zu minimieren.
• Eine Business Rules Engine (BRE) arbeitet auf der Grundlage einer Reihe von Regeln. Es kann entweder eine Aufgabe ausführen, wenn ein bestimmter Satz von Kriterien erfüllt ist, oder es kann die Ausführung einer Aufgabe verhindern, wenn eine oder mehrere Bedingungen vorliegen. Diese Regeln müssen zu Beginn festgelegt werden, können aber auch angepasst werden, um das Verhalten des automatisierten Workflows zu ändern.

Schritt 2: Entwerfen und testen Sie Ihre Workflows

Führen Sie gründliche Tests durch, bevor Sie Ihre Automatisierungsstrategie unternehmensweit einführen. Beziehen Sie die Teams ein, die die automatisierten Workflows nutzen werden, um ihr Feedback zu erhalten und sie mit der neuen Technologie vertraut zu machen.

Durch Tests können Sie außerdem Ihre Regeln und Prozesse verfeinern. Wenn beispielsweise eine Regel in Ihrem BRE zu starr ist, müssen Sie sie möglicherweise anpassen, um unbeabsichtigte Folgen zu vermeiden. Wenn ein automatisierter Workflow Verzögerungen verursacht, müssen Sie möglicherweise die Aufgabenreihenfolge optimieren.

Schritt 3: Überwachen und optimieren

Nach der Implementierung ist es wichtig, die Leistung Ihrer automatisierten Workflows kontinuierlich zu überwachen. Verwenden Sie Analyse- und Berichtsfunktionen, um Effizienzsteigerungen, Fehlerreduzierung und andere wichtige Kennzahlen zu verfolgen. Im Laufe der Zeit finden Sie möglicherweise Möglichkeiten, Ihre Workflows weiter zu optimieren oder die Automatisierung auf zusätzliche Prozesse auszuweiten.

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Workflow-Automatisierung vs. Robotic Process Automation (RPA)

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Strategien zur Workflow-Automatisierung implementieren möchten, sind Sie wahrscheinlich auch schon auf etwas namens RPA (Robotic Process Automation) gestoßen. Worin unterscheiden sie sich und welche Methode ist für Ihr Unternehmen besser? Für viele Unternehmen lautet die Antwort: beides.

Workflow-Automatisierung, ist, wie wir besprochen haben, eine Möglichkeit, ganze Prozesse zu automatisieren, indem jeder Schritt in einem Workflow – Auslöser, Aufgaben und Ergebnisse – definiert und diese Schritte dann in einer benutzerfreundlichen Low-Code-Plattform automatisiert werden.

Robotergestützte Prozessautomatisierung, verfolgt, wie der Name schon sagt, das gleiche Ziel, manuelle Prozesse durch Technologie zu automatisieren. Anstatt ganze Arbeitsabläufe zu automatisieren, konzentriert sich RPA auf die Automatisierung einer einzelnen, sich wiederholenden Aufgabe mithilfe fest codierter Bots. Beispielsweise könnte ein RPA-Bot erstellt werden, um Daten aus E-Mails zu extrahieren, während ein separater RPA-Bot codiert werden muss, um diese Daten in ein bestimmtes System einzugeben.

Während sich RPA hervorragend für die Erledigung einzelner Aufgaben eignet, ist es am effektivsten, wenn es zusammen mit der Workflow-Automatisierung zur Verwaltung komplexerer Prozesse in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird.

So wählen Sie eine Software zur Workflow-Automatisierung aus

Ein Ziel und eine Automatisierungsstrategie sind die ersten Schritte zur erfolgreichen Umsetzung von Automatisierungsinitiativen im Unternehmen. Sobald dies definiert und dokumentiert ist, besteht der nächste Schritt darin, den richtigen Automatisierungspartner zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht. Zusätzlich zu den Kriterien rund um Kosten und Kompatibilität mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur sind hier einige wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Integrationsmöglichkeiten

  Leistungsstarke Integrationsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, unterschiedliche Systeme, Anwendungen und Datenquellen zu verbinden, ohne umfangreichen Code schreiben zu müssen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen zu automatisieren.

• Benutzerfreundlich

  Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Drag-and-Drop-Tools erleichtern das Entwerfen, Bereitstellen und Verwalten automatisierter Arbeitsabläufe. Diese Zugänglichkeit ermöglicht es sowohl technischen als auch nichttechnischen Benutzern, schnell anspruchsvolle Integrationen und Automatisierungen zu erstellen.

• Anpassung und Flexibilität

  Passen Sie Arbeitsabläufe an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen an und passen Sie sie im Laufe der Zeit nach Bedarf an. Die Plattform muss ein breites Spektrum an Datenformaten, Protokollen und Endpunkten unterstützen, sodass Sie die Integrationen an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können.

• Skalierbarkeit

  Eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst und große Daten- und Transaktionsmengen unterstützt, wenn Ihr Automatisierungsbedarf wächst.

• Sicherheit und Compliance

  Bietet robuste Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle, um vertrauliche Informationen zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Dieser Fokus auf Sicherheit gibt Ihnen Sicherheit bei der Automatisierung kritischer Geschäftsprozesse.

• Community und Support

  Eine lebendige Benutzergemeinschaft, die Best Practices, Tipps und Ressourcen zur Maximierung des Werts der Plattform austauscht. Bietet umfassende Dokumentation, Tutorials und reaktionsschnellen Kundensupport, um Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.

Eine robuste und vielseitige Plattform für die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Systeme zu integrieren, Prozesse zu automatisieren und die Effizienz im gesamten Betrieb zu steigern.

Warum Jitterbit für die Workflow-Automatisierung wählen?

Hier sind vier Gründe, warum Kunden Jitterbit für eine nahtlose Workflow-Automatisierung und Datenintegration wählen.

• Datenbank-Konnektivität

  Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal für Jitterbit besteht darin, dass wir On-Premise-, Hybrid- und Cloud-Implementierungen anbieten. Mit Hunderten von Konnektoren und vorgefertigten Integrationen stellen wir eine Verbindung zu den gängigsten und proprietären Datenbanken her.

  Jitterbit bietet eine einzige, in der Cloud geborene API-Integrationsplattform, die sich auf die Vereinfachung der Integration mithilfe eines API-gesteuerten Ansatzes konzentriert.

• Skalierbarkeit

  Unsere cloudbasierte Plattform ermöglicht es Kunden, alle ihre APIs und Microservices auf einer einzigen Plattform zu erstellen, auszuführen, zu sichern, zu verwalten und zu analysieren. Unsere Kunden sagen, dass andere Plattformen für technisch nicht versierte Benutzer viel schwieriger zu nutzen sind. Bei Jitterbit helfen wir technischen und nichttechnischen Benutzern gleichermaßen mit unserer robusten Low-Code-Plattform.

  Jitterbit bietet unseren Kunden eine agile Architektur. Wir bieten Unterstützung für Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Implementierungen, damit unsere Kunden Arbeitsabläufe automatisieren und Integrationen flexibel bereitstellen und gleichzeitig ihr Geschäft skalieren können.

• Flexible Preisgestaltung

  Wir bei Jitterbit mögen keine Überraschungen und unsere Kunden auch nicht. Im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern ködern wir nicht mit versteckten Kosten oder Preiserhöhungen, nachdem unser Vertrag unterzeichnet wurde. Stattdessen bieten wir eine transparente Preispolitik und flexible Pay-as-you-use-Optionen, damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus unserer Plattform ziehen können.

• Customer Service

  Unser Team aus Jitterbit-Experten setzt sich für unsere Kunden ein. Unsere „Customer First“-Methodik implementiert Integrationslösungen schnell, sodass die Abläufe unserer Kunden schnelle Ergebnisse liefern können.

  Dieser kundenorientierte Ansatz wird durch unabhängige Bewertungen auf G2 und Gartner deutlich. Mit einer durchschnittlichen Go-Live-Zeit von 45 Tagen ist unser Team stolz darauf, unseren Kunden erstklassigen Service zu bieten, um ihren Erfolg sicherzustellen.