¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

Las organizaciones todavía dependen de tareas manuales y repetitivas que son propensas a errores y obstaculizan la productividad. Además de esto, los entornos de TI actuales son complejos, con sistemas heredados locales y soluciones SaaS de nueva generación que deben trabajar juntas de manera integrada para que las empresasfuncionen a un nivel óptimo. La automatización de flujos de trabajo es una iniciativa crucial que ayudará no solo a aumentar la eficiencia, sino también a impulsar el crecimiento empresarial.

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo puede sonar un poco complicada. En muchos casos, puede ser difícil de implementar. No se preocupe. La idea básica es sencilla. La automatización de flujos de trabajo es el diseño, la implementación y la automatización de procesos comunes mediante reglas predefinidas para que las tareas, los archivos y los datos se compartan entre sistemas y personas.

En toda su organización, hay una gran cantidad de tareas, documentos e información que deben conectarse para mantener el negocio en marcha. Podría hacer que las personas realicen ese trabajo, o podría automatizarlo con tecnología. Eso es la automatización de flujos de trabajo: el proceso de automatizar todas esas tareas, documentos y datos para eliminar el tedioso trabajo manual.

En pocas palabras, la automatización de flujos de trabajo significa menos trabajo, menos imprecisiones y más tiempo para concentrarse en lo que es importante.

¿Cuáles son los fundamentos de la automatización de flujos de trabajo?

Para mantener las cosas funcionando como se supone que deben hacerlo, debes establecer una serie de reglas y declaraciones lógicas. Estas declaraciones de tipo si-entonces indican a los programas qué acciones tomar, cómo y dónde mover la información, y la serie adecuada de tareas que deben realizarse de principio a fin.

La automatización de flujos de trabajo puede adoptar una de dos formas: dinámica o estática.

• Flujo de trabajo dinámico

  Un flujo de trabajo dinámico cambia según el contexto, determinando cuál es el mejor paso a seguir. Por ejemplo, un flujo de trabajo dinámico podría permitir que su equipo dé seguimiento a los clientes potenciales filtrando las preguntas de los clientes en su sitio web antes de agregar la información relevante a su sistema CRM y enviar el cliente potencial a su equipo de ventas.

• Flujo de trabajo estático

  En contraste, un flujo de trabajo estático nunca cambia sus pasos, incluso si hay otras diferencias contextuales a su alrededor. La generación de facturas es un gran ejemplo de flujos de trabajo estáticos, ya que simplemente permite que su equipo de cuentas por cobrar cree y envíe facturas automáticamente según un cronograma predeterminado.

El valor principal de la automatización de flujos de trabajo es la eficiencia, pero otros beneficios incluyen la reducción de errores por intervención manual, la aceleración de los procesos y la liberación de tiempo para que las personas se concentren en otro trabajo. Esto no solo mejora la productividad en general, sino que también permite a los trabajadores aportar valor a tareas más complejas que requieren discernimiento humano.

¿Cómo puede su empresa beneficiarse de la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo puede aportar numerosos beneficios a una empresa. Ya se trate de las mejoras en la eficiencia y la productividad o de la reducción de costos y esfuerzos manuales, la automatización de flujos de trabajo abarca casi todos los aspectos de su empresa.

• Mayor eficiencia

  La automatización reduce la necesidad de intervención manual en tareas repetitivas, lo que permite a los empleados centrarse en actividades más estratégicas y creativas. Esto puede dar lugar a tiempos de finalización más rápidos y a una mayor productividad.

• Ahorro de tiempo

  Al automatizar tareas, las empresas pueden ahorrar en costos de mano de obra asociados con el trabajo manual. Además, la automatización puede ayudar a minimizar errores y reducir la necesidad de repetir el trabajo, lo que ahorra tanto tiempo como dinero.

• Mayor precisión

  Los flujos de trabajo automatizados siguen reglas predefinidas de manera constante, lo que reduce el riesgo de error humano. Esto puede conducir a una mayor precisión en los datos y a una mejor toma de decisiones.

• Ahorro de costos

  La integración de software puede ayudar a reducir costos al eliminar la necesidad de ingreso duplicado de datos, evitar la compra de software redundante y optimizar la utilización de recursos. Además, los procesos optimizados y la mejora de la eficiencia conducen a ahorros de costos generales a largo plazo.

• Mayor escalabilidad

  Los procesos automatizados pueden escalarse más fácilmente para adaptarse a los cambios en la carga de trabajo o al crecimiento del negocio sin requerir recursos adicionales significativos.

• Mejor Experiencia del cliente

  La automatización puede optimizar los procesos de atención al cliente, como el cumplimiento de pedidos, la gestión de tickets de soporte y la comunicación, lo que genera tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción del cliente.

• Perspectivas y análisis

  Muchas herramientas de automatización de flujos de trabajo ofrecen capacidades de análisis e informes, lo que permite a las empresas obtener información sobre sus procesos e identificar áreas de mejora.

• Cumplimiento y Gobernanza

  La automatización puede ayudar a garantizar que los procesos se sigan de manera constante de acuerdo con los requisitos reglamentarios y las políticas internas, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

En general, la automatización de flujos de trabajo puede ayudar a las empresas a ser más ágiles, eficientes y competitivas en el vertiginoso entorno empresarial actual. También mejora la experiencia tanto de los clientes como de los empleados, lo que genera mejores resultados comerciales.

Cómo empezar con la automatización de flujos de trabajo

Entonces, ¿por dónde empiezas y cómo lo haces? Con varios tipos de automatización disponibles para abordar una variedad de tareas de flujo de trabajo, determinar una estrategia de automatización del flujo de trabajo es fundamental para tu éxito.

Paso 1: Identificar los procesos clave para elegir las herramientas adecuadas

Lo primero que hay que hacer es pensar qué procesos son una prioridad para la automatización y qué motores están mejor equipados para sus necesidades. Hay un par de opciones principales, e incluso se pueden usar en conjunto: un motor de flujos de trabajo y un motor de reglas de negocio.

• Un motor de flujos de trabajo ayuda a los usuarios a automatizar sus flujos de trabajo. A menudo cuenta con una interfaz que cualquier persona puede usar para configurar una serie de tareas que desea automatizar. Incluso puede tener plantillas preconfiguradas para acelerar ese proceso y minimizar el trabajo manual.
• Un motor de reglas de negocio (BRE) opera según un conjunto de reglas. Puede ejecutar una tarea cuando se cumple un determinado conjunto de criterios, o bien puede evitar que una tarea ocurra cuando se presenta una o más condiciones. Estas reglas deben establecerse al principio, pero también se pueden adaptar para cambiar el comportamiento del flujo de trabajo automatizado.

Paso 2: Diseña y prueba tus flujos de trabajo

Antes de implementar su estrategia de automatización en toda la empresa, realice pruebas exhaustivas. Involucre a los equipos que utilizarán los flujos de trabajo automatizados para obtener sus comentarios y familiarizarlos con la nueva tecnología.

Las pruebas también le permiten perfeccionar sus reglas y procesos. Por ejemplo, si una regla en su BRE es demasiado rígida, es posible que deba ajustarla para evitar consecuencias no deseadas. Del mismo modo, si un flujo de trabajo automatizado está causando retrasos, es posible que deba optimizar la secuencia de tareas.

Paso 3: Monitorear y optimizar

Después de la implementación, es importante monitorear continuamente el rendimiento de sus flujos de trabajo automatizados. Utilice las funciones de análisis e informes para realizar un seguimiento de las mejoras de eficiencia, la reducción de errores y otras métricas clave. Con el tiempo, es posible que encuentre oportunidades para optimizar aún más sus flujos de trabajo o ampliar la automatización a procesos adicionales.

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Automatización de flujos de trabajo vs. Automatización robótica de procesos (RPA)

Si estás investigando la implementación de estrategias de automatización de flujos de trabajo para tu empresa, probablemente también te hayas topado con algo llamado RPA, o automatización robótica de procesos. ¿En qué se diferencian y cuál es mejor para tu negocio? Para muchas empresas, la respuesta es ambas.

Automatización de flujos de trabajo, como ya hemos comentado, es una manera de automatizar procesos enteros definiendo cada paso en un flujo de trabajo —desencadenantes, tareas y resultados— y luego automatizando dichos pasos en una plataforma de código bajo y fácil de usar.

Automatización robótica de procesos, como su nombre lo indica, comparte el mismo objetivo de automatizar procesos manuales mediante la tecnología. En lugar de automatizar flujos de trabajo completos, la RPA se enfoca en automatizar una sola tarea repetitiva utilizando bots codificados de forma rígida. Por ejemplo, se podría crear un bot de RPA para extraer datos de los correos electrónicos, mientras que podría ser necesario programar un bot de RPA separado para ingresar esos datos en un sistema específico.

Por lo tanto, aunque la RPA es excelente para gestionar tareas individuales, es más eficaz cuando se utiliza junto con la automatización de flujos de trabajo para gestionar procesos más complejos dentro de su empresa.

Cómo elegir software de automatización de flujos de trabajo

Tener un objetivo y una estrategia de automatización son los primeros pasos para la implementación exitosa de iniciativas de automatización en la organización. Una vez que esto se ha definido y documentado, el siguiente paso es encontrar al socio de automatización adecuado que se adapte a sus necesidades. Además de los criterios relacionados con el costo y la compatibilidad con su infraestructura de TI existente, aquí hay algunas características clave a tener en cuenta:

• Capacidades de integración

  Capacidades de integración potentes que le permiten conectar sistemas, aplicaciones y fuentes de datos dispares sin necesidad de escribir código extenso. Esta flexibilidad le permite optimizar los flujos de trabajo y automatizar procesos en toda su organización.

• Facilidad de Uso

  Una interfaz fácil de usar y herramientas de arrastrar y soltar intuitivas que facilitan el diseño, la implementación y la gestión de flujos de trabajo automatizados. Esta accesibilidad permite que tanto los usuarios técnicos como los no técnicos creen integraciones y automatizaciones sofisticadas rápidamente.

• Personalización y flexibilidad

  Personaliza los flujos de trabajo para que coincidan con los requisitos específicos de tu negocio y adáptalos según sea necesario con el tiempo. La plataforma debe admitir una amplia gama de formatos de datos, protocolos y puntos de conexión, lo que te permite adaptar las integraciones a tus necesidades únicas.

• Escalabilidad

  Una plataforma que escala con su negocio, soportando grandes volúmenes de datos y transacciones a medida que crecen sus necesidades de automatización.

• Seguridad y Cumplimiento

  Ofrece sólidas funciones como cifrado de datos, controles de acceso y pistas de auditoría para proteger la información confidencial y garantizar el cumplimiento normativo. Este enfoque en la seguridad le brinda tranquilidad al automatizar procesos empresariales críticos.

• Comunidad y soporte

  Una comunidad vibrante de usuarios que comparten mejores prácticas, consejos y recursos para maximizar el valor de la plataforma. Ofrece documentación completa, tutoriales y atención al cliente receptiva para ayudarte en cada paso del camino.

Una plataforma robusta y versátil para la automatización de flujos de trabajo permitirá a su empresa integrar sistemas, automatizar procesos e impulsar la eficiencia en todas sus operaciones.

¿Por qué elegir Jitterbit para la automatización de flujos de trabajo?

Aquí hay cuatro razones por las que los clientes eligen a Jitterbit para la automatización de flujos de trabajo y la integración de datos sin inconvenientes.

• Conectividad de bases de datos

  Un diferenciador clave de Jitterbit es que ofrecemos implementaciones locales, híbridas y en la nube. Con cientos de conectores e integraciones preconstruidas, nos conectamos a la mayoría de las bases de datos comunes y propietarias.

  Jitterbit ofrece una única plataforma nativa en la nube de integración de API que se enfoca estrictamente en simplificar la integración mediante un enfoque basado en API.

• Escalabilidad

  Nuestra plataforma basada en la nube permite a los clientes crear, ejecutar, proteger, administrar y analizar todas sus API y microservicios en una sola plataforma. Nuestros clientes dicen que otras plataformas son mucho más difíciles de usar para los usuarios no técnicos. En Jitterbit, ayudamos tanto a los usuarios técnicos como a los no técnicos con nuestra sólida plataforma de código bajo.

  Jitterbit ofrece una arquitectura ágil para nuestros clientes. Brindamos soporte para implementaciones en la nube, locales y híbridas para que nuestros clientes puedan automatizar flujos de trabajo e implementar integraciones de manera flexible mientras escalan su negocio.

• Precios flexibles

  No nos gustan las sorpresas en Jitterbit, y a nuestros clientes tampoco. A diferencia de nuestros competidores, no recurrimos a tácticas engañosas con costos ocultos o aumentos de precios después de firmar nuestro contrato. En su lugar, ofrecemos una política de precios transparentes y opciones flexibles de pago por uso para ayudarle a obtener el máximo valor de nuestra plataforma.

• Servicio al cliente

  Nuestro equipo de expertos en Jitterbit hace un esfuerzo adicional por nuestros clientes. Nuestra metodología de “el cliente primero” implementa soluciones de integración rápidamente para que las operaciones de nuestros clientes puedan ofrecer resultados veloces.

  Este enfoque centrado en el cliente se refleja en las reseñas independientes en G2 y Gartner. Con un tiempo promedio de puesta en marcha de 45 días, nuestro equipo se enorgullece de ofrecer a nuestros clientes un servicio de primera categoría para garantizar su éxito.