¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

Las organizaciones todavía dependen de tareas manuales y repetitivas que son propensas a errores y obstaculizan la productividad. Además de esto, los entornos de TI actuales son complejos, con sistemas locales heredados y soluciones SaaS de nueva era que deben trabajar juntas a la perfección para que las empresas funcionen a un nivel óptimo. La automatización del flujo de trabajo es una iniciativa crucial que ayudará no sólo a aumentar la eficiencia sino también al crecimiento empresarial.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo puede parecer un poco complicada. En muchos casos, su implementación puede resultar complicada. No te preocupes. La idea básica es simple. La automatización del flujo de trabajo es el diseño, implementación y automatización de procesos comunes utilizando reglas predefinidas para que las tareas, archivos y datos se compartan entre sistemas y personas.

En toda su organización, hay muchas tareas, documentos e información que deben conectarse para mantener el negocio en funcionamiento. Podrías hacer que la gente haga ese trabajo o podrías automatizarlo con tecnología. Eso es la automatización del flujo de trabajo: el proceso de automatizar todas esas tareas, documentos y datos para eliminar el tedioso trabajo manual.

Para resumir, la automatización del flujo de trabajo significa menos trabajo, menos imprecisiones y más tiempo para concentrarse en lo que es importante.

¿Cuáles son los conceptos básicos de la automatización del flujo de trabajo?

Para que las cosas sigan sucediendo como se supone que deben hacerlo, es necesario establecer una serie de reglas y declaraciones lógicas. Estas declaraciones si-entonces instruyen a los programas qué acciones tomar, cómo y dónde mover la información y la serie adecuada de tareas a realizar de principio a fin.

La automatización del flujo de trabajo puede adoptar una de dos formas: dinámica o estática.

• Flujo de trabajo dinámico

  Un flujo de trabajo dinámico cambia según el contexto, determinando qué paso es el mejor a dar. Por ejemplo, un flujo de trabajo dinámico podría permitirle a su equipo hacer un seguimiento de los clientes potenciales examinando las preguntas de los clientes en su sitio web antes de agregar información relevante a su sistema CRM y enviar el cliente potencial a su equipo de ventas.

• Flujo de trabajo estático

  Por el contrario, un flujo de trabajo estático nunca cambia sus pasos, incluso si existen otras diferencias contextuales a su alrededor. La generación de facturas es un gran ejemplo de flujos de trabajo estáticos, ya que simplemente permite que su equipo de cuentas por cobrar cree y envíe facturas automáticamente según un cronograma predeterminado.

El principal valor de la automatización del flujo de trabajo es la eficiencia, pero otros beneficios incluyen la reducción de errores derivados de la intervención manual, la aceleración de los procesos y la liberación de tiempo de las personas para concentrarse en otros trabajos. Esto no solo mejora la productividad general, sino que también permite a los trabajadores aportar valor a tareas más complejas que requieren conocimiento humano.

¿Cómo puede su empresa beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo puede aportar numerosos beneficios a una empresa. Ya sean mejoras en la eficiencia y productividad o la reducción de costos y esfuerzos manuales, la automatización del flujo de trabajo afecta a casi todos los aspectos de su empresa.

• Eficiencia incrementada

  La automatización reduce la necesidad de intervención manual en tareas repetitivas, lo que permite a los empleados centrarse en actividades más estratégicas y creativas. Esto puede conducir a tiempos de finalización más rápidos y una mayor productividad.

• Ahorro de tiempo

  Al automatizar tareas, las empresas pueden ahorrar en costos laborales asociados con el trabajo manual. Además, la automatización puede ayudar a minimizar errores y reducir la necesidad de retrabajo, ahorrando tiempo y dinero.

• Precisión mejorada

  Los flujos de trabajo automatizados siguen reglas predefinidas de manera consistente, lo que reduce el riesgo de error humano. Esto puede conducir a una mayor precisión de los datos y una mejor toma de decisiones.

• Ahorro en costos

  La integración de software puede ayudar a reducir costos al eliminar la necesidad de ingresar datos duplicados, evitar la compra de software redundante y optimizar la utilización de recursos. Además, los procesos optimizados y la eficiencia mejorada conducen a ahorros de costos generales a largo plazo.

• Escalabilidad mejorada

  Los procesos automatizados pueden escalarse más fácilmente para adaptarse a los cambios en la carga de trabajo o el crecimiento empresarial sin requerir recursos adicionales significativos.

• Superior Experiencia del Cliente

  La automatización puede agilizar los procesos de cara al cliente, como el cumplimiento de pedidos, la gestión de tickets de soporte y la comunicación, lo que genera tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción del cliente.

• Perspectivas y análisis

  Muchas herramientas de automatización del flujo de trabajo brindan capacidades de análisis e informes, lo que permite a las empresas obtener información sobre sus procesos e identificar áreas de mejora.

• Cumplimiento y gobernanza

  La automatización puede ayudar a garantizar que los procesos se sigan consistentemente de acuerdo con los requisitos regulatorios y las políticas internas, reduciendo el riesgo de incumplimiento.

En general, la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a las empresas a ser más ágiles, eficientes y competitivas en el acelerado entorno empresarial actual. También mejora la experiencia tanto del cliente como de los empleados, lo que conduce a mejores resultados comerciales.

Cómo empezar a utilizar la automatización del flujo de trabajo

Entonces, ¿por dónde empezar y cómo hacerlo? Con varios tipos de automatización disponibles para abordar una variedad de tareas del flujo de trabajo, determinar una estrategia de automatización del flujo de trabajo es fundamental para el éxito.

Paso 1: Identificar los procesos clave para elegir las herramientas adecuadas

Lo primero que hay que hacer es pensar qué procesos son prioritarios para la automatización y qué motores están mejor equipados para sus necesidades. Hay un par de opciones principales, que incluso se pueden utilizar en conjunto: motor de flujo de trabajo y una motor de reglas de negocio.

• Un motor de flujo de trabajo Ayuda a los usuarios a automatizar sus flujos de trabajo. Suele tener una interfaz que cualquier persona puede utilizar para configurar una serie de tareas que desea automatizar. Incluso puede tener plantillas predefinidas para acelerar ese proceso y minimizar el trabajo manual.
• Un motor de reglas de negocio (BRE) Funciona según un conjunto de reglas. Puede ejecutar una tarea cuando se cumple un determinado conjunto de criterios o puede impedir que se realice una tarea cuando se dan una o más condiciones. Estas reglas deben establecerse al principio, pero también pueden adaptarse para cambiar el comportamiento del flujo de trabajo automatizado.

Paso 2: Diseñe y pruebe sus flujos de trabajo

Antes de implementar su estrategia de automatización en toda la empresa, realice pruebas exhaustivas. Involucre a los equipos que utilizarán los flujos de trabajo automatizados para obtener sus comentarios y lograr que se sientan cómodos con la nueva tecnología.

Las pruebas también le permiten perfeccionar sus reglas y procesos. Por ejemplo, si una regla de su BRE es demasiado rígida, es posible que deba ajustarla para evitar consecuencias no deseadas. De manera similar, si un flujo de trabajo automatizado está causando demoras, es posible que deba optimizar la secuencia de tareas.

Paso 3: Supervisar y optimizar

Después de la implementación, es importante monitorear continuamente el rendimiento de los flujos de trabajo automatizados. Utilice funciones de análisis e informes para realizar un seguimiento de las mejoras en la eficiencia, la reducción de errores y otras métricas clave. Con el tiempo, puede encontrar oportunidades para optimizar aún más sus flujos de trabajo o ampliar la automatización a procesos adicionales.

Explore HarmonyLa plataforma de Jitterbit para la automatización del flujo de trabajo

Automatización del flujo de trabajo frente a automatización robótica de procesos (RPA)

Si está pensando en implementar estrategias de automatización del flujo de trabajo para su empresa, probablemente también se haya topado con algo llamado RPA, o automatización robótica de procesos. ¿En qué se diferencian y cuál es mejor para su empresa? Para muchas empresas, la respuesta es ambas.

Automatización del flujo de trabajo, Como hemos comentado, es una forma de automatizar procesos enteros definiendo cada paso de un flujo de trabajo (desencadenantes, tareas y resultados) y luego automatizando esos pasos en una plataforma de poco código y fácil de usar.

Automatización de procesos robóticos, Como sugiere el nombre, RPA comparte el mismo objetivo de automatizar procesos manuales a través de la tecnología. En lugar de automatizar flujos de trabajo completos, RPA se centra en automatizar una única tarea repetitiva mediante bots codificados. Por ejemplo, se puede crear un bot de RPA para extraer datos de correos electrónicos, mientras que es posible que sea necesario codificar un bot de RPA independiente para introducir esos datos en un sistema específico.

Entonces, si bien RPA es excelente para gestionar tareas individuales, es más efectivo cuando se utiliza junto con la automatización del flujo de trabajo para gestionar procesos más complejos dentro de su empresa.

Cómo elegir un software de automatización del flujo de trabajo

Tener un objetivo y una estrategia de automatización son los primeros pasos para la implementación exitosa de iniciativas de automatización en la organización. Una vez que esto se haya definido y documentado, el siguiente paso es encontrar el socio de automatización adecuado que se adapte a sus necesidades. Además de los criterios relacionados con el costo y la compatibilidad con su infraestructura de TI existente, estas son algunas características clave a tener en cuenta:

• Capacidades de integración

  Potentes capacidades de integración que le permiten conectar sistemas, aplicaciones y fuentes de datos dispares sin escribir código extenso. Esta flexibilidad le permite optimizar los flujos de trabajo y automatizar procesos en toda su organización.

• Facilidad de Uso

  Una interfaz fácil de usar y herramientas intuitivas de arrastrar y soltar que facilitan el diseño, implementación y administración de flujos de trabajo automatizados. Esta accesibilidad permite a los usuarios técnicos y no técnicos crear integraciones y automatizaciones sofisticadas rápidamente.

• Personalización y flexibilidad

  Personalice los flujos de trabajo para que coincidan con sus requisitos comerciales específicos y adáptelos según sea necesario con el tiempo. La plataforma debe admitir una amplia gama de formatos de datos, protocolos y puntos finales, lo que le permitirá adaptar las integraciones a sus necesidades únicas.

• Global

  Una plataforma que escala con su negocio y admite grandes volúmenes de datos y transacciones a medida que crecen sus necesidades de automatización.

• Seguridad y cumplimiento

  Proporciona funciones sólidas como cifrado de datos, controles de acceso y pistas de auditoría para proteger la información confidencial y garantizar el cumplimiento normativo. Este enfoque en la seguridad le brinda tranquilidad al automatizar procesos comerciales críticos.

• Comunidad y apoyo

  Una comunidad vibrante de usuarios que comparten mejores prácticas, consejos y recursos para maximizar el valor de la plataforma. Ofrece documentación completa, tutoriales y atención al cliente receptiva para ayudarle en cada paso del camino.

Una plataforma sólida y versátil para la automatización del flujo de trabajo permitirá a su empresa integrar sistemas, automatizar procesos e impulsar la eficiencia en todas sus operaciones.

¿Por qué elegir Jitterbit para la automatización del flujo de trabajo?

Aquí hay cuatro razones por las que los clientes eligen Jitterbit para una perfecta automatización del flujo de trabajo e integración de datos.

• Conectividad de base de datos

  Un diferenciador clave para Jitterbit es que ofrecemos implementaciones locales, híbridas y en la nube. Con cientos de conectores e integraciones prediseñadas, nos conectamos a las bases de datos más comunes y propietarias.

  Jitterbit ofrece una única plataforma de integración de API nacida en la nube que se centra en simplificar la integración mediante un enfoque basado en API.

• Global

  Nuestra plataforma basada en la nube permite a los clientes crear, ejecutar, proteger, administrar y analizar todas sus API y microservicios en una sola plataforma. Nuestros clientes dicen que otras plataformas son mucho más difíciles de usar para usuarios no técnicos. En Jitterbit, ayudamos tanto a los usuarios técnicos como a los no técnicos con nuestra sólida plataforma low-code.

  Jitterbit proporciona una arquitectura ágil para nuestros clientes. Brindamos soporte para implementaciones en la nube, locales e híbridas para que nuestros clientes puedan automatizar flujos de trabajo e implementar integraciones de manera flexible mientras escalan su negocio.

• Precios flexibles

  En Jitterbit no nos gustan las sorpresas, ni a nuestros clientes tampoco. A diferencia de nuestros competidores, no utilizamos “cebo y cambio” con costos ocultos o aumentos de precios después de firmar nuestro contrato. En cambio, ofrecemos una política de precios transparente y opciones flexibles de pago por uso para ayudarle a obtener el máximo valor de nuestra plataforma.

• Solo aceptamos cheques personales en las ventanillas de servicio al cliente de los centros de tránsito de Santa Cruz y Watsonville.

  Nuestro equipo de expertos en Jitterbit va más allá para nuestros clientes. Nuestra metodología de “el cliente primero” implementa soluciones de integración rápidamente para que las operaciones de nuestros clientes puedan ofrecer resultados rápidos.

  Este enfoque centrado en el cliente se muestra a través de revisiones independientes en G2 y Gartner. Con un tiempo promedio de puesta en marcha de 45 días, nuestro equipo se enorgullece de brindar a nuestros clientes un servicio de primera línea para garantizar su éxito.