Hva er arbeidsflytautomatisering?

Organisasjoner er fortsatt avhengige av manuelle og repetitive oppgaver som er utsatt for feil og hemmer produktiviteten. I tillegg til dette er dagens IT-miljøer kompleks med eldre on-prem-systemer og moderne SaaS-løsninger som må fungere sømløst sammen for at bedrifter skal fungere på et optimalt nivå. Arbeidsflytautomatisering er et avgjørende initiativ som ikke bare vil bidra til å øke effektiviteten, men også hjelpe bedriftens vekst.

Hva er arbeidsflytautomatisering?

Arbeidsflytautomatisering kan høres litt komplisert ut. I mange tilfeller kan det være komplisert å implementere. Frykt ikke. Den grunnleggende tanken er enkel. Arbeidsflytautomatisering er design, implementering og automatisering av vanlige prosesser ved hjelp av forhåndsdefinerte regler, slik at oppgaver, filer og data deles mellom systemer og mennesker.

Gjennom hele organisasjonen din er det en rekke oppgaver, dokumenter og informasjon som må henge sammen for at virksomheten skal gå rundt. Du kan la mennesker gjøre det arbeidet, eller du kan automatisere det med teknologi. Det er arbeidsflytautomatisering: prosessen med å automatisere alle disse oppgavene, dokumentene og dataene for å eliminere kjedelig manuelt arbeid.

Kort fortalt betyr arbeidsflytautomatisering mindre arbeid, færre feil og mer tid til å fokusere på det som er viktig.

Hva er det grunnleggende om arbeidsflytautomatisering?

For å sørge for at ting fortsetter å skje slik de skal, må du sette opp en rekke regler og logiske utsagn. Disse hvis-så-utsagnene instruerer programmene om hvilke handlinger som skal utføres, hvordan og hvor informasjonen skal flyttes, og den riktige rekkefølgen av oppgaver som skal fullføres fra start til slutt.

Arbeidsflytautomatisering kan ta en av to former: dynamisk eller statisk.

• Dynamisk arbeidsflyt

  En dynamisk arbeidsflyt endrer seg avhengig av konteksten, og avgjør hvilket trinn som er det beste å ta. For eksempel kan en dynamisk arbeidsflyt gjøre det mulig for teamet ditt å følge opp potensielle kunder ved å gå gjennom kundespørsmål på nettstedet ditt før de legger til relevant informasjon i CRM-systemet og sender den potensielle kunden videre til salgsteamet ditt.

• Statisk arbeidsflyt

  I kontrast endrer en statisk arbeidsflyt aldri trinnene sine, selv om det er andre kontekstuelle forskjeller rundt den. Fakturagenerering er et godt eksempel på statiske arbeidsflyter, ettersom den ganske enkelt lar reskontroteamet ditt automatisk opprette og sende fakturaer etter en forhåndsbestemt tidsplan.

Hovedverdien med flytautomasjon er effektivitet, men andre fordeler inkluderer å redusere feil fra manuell inngripen, akselerere prosesser og frigjøre menneskers tid til å fokusere på annet arbeid. Dette forbedrer ikke bare produktiviteten generelt, men lar også ansatte tilføre verdi til mer komplekse oppgaver som krever menneskelig innsikt.

Hvordan kan bedriften din dra nytte av arbeidsflytautomatisering?

Arbeidsflytautomatisering kan bringe en rekke fordeler til en bedrift. Enten det dreier seg om forbedringer i effektivitet og produktivitet eller reduksjon i kostnader og manuell innsats, berører arbeidsflytautomatisering nesten alle aspekter av virksomheten din.

• Økt effektivitet

  Automatisering reduserer behovet for manuell inngripen i repetitive oppgaver, slik at ansatte kan fokusere på mer strategiske og kreative aktiviteter. Dette kan føre til raskere gjennomføringstider og økt produktivitet.

• Tidsbesparelser

  Ved å automatisere oppgaver kan bedrifter spare arbeidskostnader knyttet til manuelt arbeid. I tillegg kan automatisering bidra til å minimere feil og redusere behovet for omarbeid, noe som sparer både tid og penger.

• Forbedret nøyaktighet

  Automatiserade arbeidsflyter følger forhåndsdefinerte regler konsekvent, noe som reduserer risikoen for menneskelige feil. Dette kan føre til høyere datanøyaktighet og bedre beslutningstaking.

• Kostnadsbesparelser

  Programvareintegrasjon kan bidra til å redusere kostnader ved å eliminere behovet for duplisert dataregistrering, unngå kjøp av overflødige programvarer og optimalisere ressursbruken. I tillegg fører strømlinjeformede prosesser og forbedret effektivitet til samlede kostnadsbesparelser på lang sikt.

• Forbedret skalerbarhet

  Automatiserte prosesser kan enklere skaleres for å håndtere endringer i arbeidsmengde eller vekst i virksomheten uten at det kreves vesentlig flere ressurser.

• Bedre Kundeopplevelse

  Automatisering kan strømlinjeforme kundevendte prosesser som ordreoppfyllelse, håndtering av supporthenvendelser og kommunikasjon, noe som fører til raskere svartider og bedre kundetilfredshet.

• Innsikt og analyse

  Mange verktøy for flytautomatisering tilbyr funksjoner for analyse og rapportering, slik at bedrifter kan få innsikt i sine prosesser og identifisere områder for forbedring.

• Samsvar og selskapsstyring

  Automatisering kan bidra til å sikre at prosesser konsekvent følges i henhold til regulatoriske krav og interne retningslinjer, noe som reduserer risikoen for regelbrudd.

Alt i alt kan automatisering av arbeidsflyt hjelpe bedrifter med å bli mer smidige, effektive og konkurransedyktige i dagens raske forretningsmiljø. Det forbedrer også både kunde- og medarbeideropplevelsen, noe som fører til bedre forretningsresultater.

Slik kommer du i gang med arbeidsflytautomatisering

Så hvor starter du, og hvordan gjør du det? Med flere typer automasjon tilgjengelig for å håndtere en rekke arbeidsflytoppgaver, er det avgjørende for din suksess å utarbeide en strategi for arbeidsflytautomasjon.

Trinn 1: Identifiser nøkkelprosesser for å velge de riktige verktøyene

Det første du må gjøre, er å vurdere hvilke prosesser som bør prioriteres for automatisering, og hvilke motorer som egner seg best for dine behov. Det finnes et par hovedalternativer, og de kan til og med brukes sammen: en arbeidsflytmotor og en forretningsregelmotor.

• En arbeidsflytmotor hjelper brukere med å automatisere arbeidsflytene sine. Det har ofte et grensesnitt som alle kan bruke til å sette opp en rekke oppgaver de ønsker å automatisere. Det kan til og med ha forhåndsbygde maler for å fremskynde denne prosessen og minimere manuelt arbeid.
• En regelmotor for forretningslogikk fungerer basert på et sett med regler. Den kan enten utføre en oppgave når et bestemt sett med kriterier er oppfylt, eller den kan hindre at en oppgave skjer når én eller flere betingelser er til stede. Disse reglene må etableres i begynnelsen, men de kan også tilpasses for å endre hvordan den automatiserte arbeidsflyten oppfører seg.

Trinn 2: Utform og test arbeidsflytene dine

Før du ruller ut automatiseringsstrategien i hele bedriften, må du utføre grundige tester. Involver teamene som skal bruke de automatiserte arbeidsflytene for å få tilbakemeldinger fra dem og gjøre dem komfortable med den nye teknologien.

Testing lar deg også finjustere regler og prosesser. For eksempel, hvis en regel i BRE-en din er for rigid, må du kanskje justere den for å unngå utilsiktede konsekvenser. På samme måte, hvis en automatisert arbeidsflyt forårsaker forsinkelser, må du kanskje optimere rekkefølgen på oppgavene.

Trinn 3: Overvåk og optimer

Etter implementering er det viktig å kontinuerlig overvåke ytelsen til de automatisede arbeidsflytene dine. Bruk analyse- og rapporteringsfunksjoner til å spore effektivitetsgevinster, feilreduksjon og andre nøkkeltall. Over tid kan du finne muligheter til å optimalisere arbeidsflytene ytterligere eller utvide automasjonen til flere prosesser.

Oppdag Harmony, Jitterbits plattform for automatisering av arbeidsflyt

Arbeidsflytautomatisering vs. Robotic Process Automation (RPA)

If you’re looking into implementing workflow automation strategies for your business, you’ve probably also come across something called RPA, or robotic process automation. How are they different, and which one is better for your business? For many businesses, the answer is both.

Workflow automation, as we’ve discussed, is a way to automate entire processes by defining each step in a workflow—triggers, tasks, and outcomes—and then automating those steps in a user-friendly, low-code platform.

Robotic process automation, as the name suggests, shares the same goal of automating manual processes through technology. Instead of automating entire workflows, RPA focuses on automating a single, repetitive task using hard-coded bots. For example, one RPA bot might be created to extract data from emails, while a separate RPA bot might need to be coded to enter that data into a specific system.

So, while RPA is great for handling individual tasks, it’s most effective when it’s used alongside workflow automation to manage more complex processes within your business.

How to Choose Workflow Automation Software

Having a goal and an automation strategy are the first steps to successful implementation of automation initiatives in the organization. Once that has been defined and documented, the next step is to find the right automation partner that fits your needs. In addition to criteria around cost and compatibility with your existing IT infrastructure, here are some key features to look out for:

• Integration Capabilities

  Powerful integration capabilities that allow you to connect disparate systems, applications, and data sources without writing extensive code. This flexibility enables you to streamline workflows and automate processes across your entire organization.

• Brukervennlighet

  A user-friendly interface and intuitive drag-and-drop tools that make it easy to design, deploy, and manage automated workflows. This accessibility empowers both technical and non-technical users to create sophisticated integrations and automations quickly.

• Customization and Flexibility

  Customize workflows to match your specific business requirements and adapt them as needed over time. The platform has to support a wide range of data formats, protocols, and endpoints, allowing you to tailor integrations to your unique needs.

• Skalerbarhet

  A platform that scales with your business, supporting high volumes of data and transactions as your automation needs grow.

• Sikkerhet og etterlevelse

  Provides robust features such as data encryption, access controls, and audit trails to protect sensitive information and ensure regulatory compliance. This focus on security gives you peace of mind when automating critical business processes.

• Community and Support

  A vibrant community of users who share best practices, tips, and resources for maximizing the value of the platform. Offers comprehensive documentation, tutorials, and responsive customer support to assist you every step of the way.

A robust and versatile platform for workflow automation will allow your business to integrate systems, automate processes, and drive efficiency across their operations.

Why choose Jitterbit for workflow automation?

Here are four reasons customers choose Jitterbit for seamless workflow automation and data integration.

• Database Connectivity

  A key differentiator for Jitterbit is that we provide on-premise, hybrid, and cloud implementations. With 100’s of connectors and pre-built integrations, we connect to most common and proprietary databases.

  Jitterbit offers a single born-in-the-cloud API integration platform that is laser-focused on simplifying integration using an API-led approach.

• Skalerbarhet

  Our cloud-based platform allows customers to create, run, secure, manage, and analyze all their APIs and microservices in a single platform. Our customers say that other platforms are much harder to use for non-technical users. At Jitterbit, we help technical and non-technical users alike with our robust low-code platform.

  Jitterbit provides an agile architecture for our clients. We provide support for cloud, on-premise, and hybrid implementations so our customers can automate workflows and flexibly deploy integrations while scaling their business.

• Flexible Pricing

  We don’t like surprises at Jitterbit, and neither do our customers. Unlike our competitors, we don’t “bait and switch” with hidden costs or price increases after our contract is signed. Instead, we offer a transparent pricing policy and flexible pay-as-you-use options to help you derive maximum value from our platform.

• Kundeservice

  Our team of Jitterbit experts goes above and beyond for our customers. Our “customer first” methodology implements integration solutions rapidly so our clients’ operations can deliver quick outcomes.

  This customer-centric approach shows through independent reviews on G2 and Gartner. With an average go-live time of 45 days, our team prides itself on providing our customers with top-of-the-line service to ensure their success.