Hva er arbeidsflytautomatisering?

Organisasjoner er fortsatt avhengige av manuelle og repetitive oppgaver som er utsatt for feil og hemmer produktiviteten. I tillegg til dette er dagens IT-miljøer kompleks med eldre on-prem-systemer og moderne SaaS-løsninger som må fungere sømløst sammen for at bedrifter skal fungere på et optimalt nivå. Arbeidsflytautomatisering er et avgjørende initiativ som ikke bare vil bidra til å øke effektiviteten, men også hjelpe bedriftens vekst.

Hva er arbeidsflytautomatisering?

Arbeidsflytautomatisering kan høres litt komplisert ut. I mange tilfeller kan det være komplisert å implementere. Frykt ikke. Den grunnleggende tanken er enkel. Arbeidsflytautomatisering er design, implementering og automatisering av vanlige prosesser ved hjelp av forhåndsdefinerte regler, slik at oppgaver, filer og data deles mellom systemer og mennesker.

Gjennom hele organisasjonen din er det en rekke oppgaver, dokumenter og informasjon som må henge sammen for at virksomheten skal gå rundt. Du kan la mennesker gjøre det arbeidet, eller du kan automatisere det med teknologi. Det er arbeidsflytautomatisering: prosessen med å automatisere alle disse oppgavene, dokumentene og dataene for å eliminere kjedelig manuelt arbeid.

Kort fortalt betyr arbeidsflytautomatisering mindre arbeid, færre feil og mer tid til å fokusere på det som er viktig.

Hva er det grunnleggende om arbeidsflytautomatisering?

For å sørge for at ting fortsetter å skje slik de skal, må du sette opp en rekke regler og logiske utsagn. Disse hvis-så-utsagnene instruerer programmene om hvilke handlinger som skal utføres, hvordan og hvor informasjonen skal flyttes, og den riktige rekkefølgen av oppgaver som skal fullføres fra start til slutt.

Arbeidsflytautomatisering kan ta en av to former: dynamisk eller statisk.

• Dynamisk arbeidsflyt

  En dynamisk arbeidsflyt endrer seg avhengig av konteksten, og avgjør hvilket trinn som er det beste å ta. For eksempel kan en dynamisk arbeidsflyt gjøre det mulig for teamet ditt å følge opp potensielle kunder ved å gå gjennom kundespørsmål på nettstedet ditt før de legger til relevant informasjon i CRM-systemet og sender den potensielle kunden videre til salgsteamet ditt.

• Statisk arbeidsflyt

  I kontrast endrer en statisk arbeidsflyt aldri trinnene sine, selv om det er andre kontekstuelle forskjeller rundt den. Fakturagenerering er et godt eksempel på statiske arbeidsflyter, ettersom den ganske enkelt lar reskontroteamet ditt automatisk opprette og sende fakturaer etter en forhåndsbestemt tidsplan.

Hovedverdien med flytautomasjon er effektivitet, men andre fordeler inkluderer å redusere feil fra manuell inngripen, akselerere prosesser og frigjøre menneskers tid til å fokusere på annet arbeid. Dette forbedrer ikke bare produktiviteten generelt, men lar også ansatte tilføre verdi til mer komplekse oppgaver som krever menneskelig innsikt.

Hvordan kan bedriften din dra nytte av arbeidsflytautomatisering?

Arbeidsflytautomatisering kan bringe en rekke fordeler til en bedrift. Enten det dreier seg om forbedringer i effektivitet og produktivitet eller reduksjon i kostnader og manuell innsats, berører arbeidsflytautomatisering nesten alle aspekter av virksomheten din.

• Økt effektivitet

  Automatisering reduserer behovet for manuell inngripen i repetitive oppgaver, slik at ansatte kan fokusere på mer strategiske og kreative aktiviteter. Dette kan føre til raskere gjennomføringstider og økt produktivitet.

• Tidsbesparelser

  Ved å automatisere oppgaver kan bedrifter spare arbeidskostnader knyttet til manuelt arbeid. I tillegg kan automatisering bidra til å minimere feil og redusere behovet for omarbeid, noe som sparer både tid og penger.

• Forbedret nøyaktighet

  Automatiserade arbeidsflyter følger forhåndsdefinerte regler konsekvent, noe som reduserer risikoen for menneskelige feil. Dette kan føre til høyere datanøyaktighet og bedre beslutningstaking.

• Kostnadsbesparelser

  Programvareintegrasjon kan bidra til å redusere kostnader ved å eliminere behovet for duplisert dataregistrering, unngå kjøp av overflødige programvarer og optimalisere ressursbruken. I tillegg fører strømlinjeformede prosesser og forbedret effektivitet til samlede kostnadsbesparelser på lang sikt.

• Forbedret skalerbarhet

  Automatiserte prosesser kan enklere skaleres for å håndtere endringer i arbeidsmengde eller vekst i virksomheten uten at det kreves vesentlig flere ressurser.

• Bedre Kundeopplevelse

  Automatisering kan strømlinjeforme kundevendte prosesser som ordreoppfyllelse, håndtering av supporthenvendelser og kommunikasjon, noe som fører til raskere svartider og bedre kundetilfredshet.

• Innsikt og analyse

  Mange verktøy for flytautomatisering tilbyr funksjoner for analyse og rapportering, slik at bedrifter kan få innsikt i sine prosesser og identifisere områder for forbedring.

• Samsvar og selskapsstyring

  Automatisering kan bidra til å sikre at prosesser konsekvent følges i henhold til regulatoriske krav og interne retningslinjer, noe som reduserer risikoen for regelbrudd.

Alt i alt kan automatisering av arbeidsflyt hjelpe bedrifter med å bli mer smidige, effektive og konkurransedyktige i dagens raske forretningsmiljø. Det forbedrer også både kunde- og medarbeideropplevelsen, noe som fører til bedre forretningsresultater.

Slik kommer du i gang med arbeidsflytautomatisering

Så hvor starter du, og hvordan gjør du det? Med flere typer automasjon tilgjengelig for å håndtere en rekke arbeidsflytoppgaver, er det avgjørende for din suksess å utarbeide en strategi for arbeidsflytautomasjon.

Trinn 1: Identifiser nøkkelprosesser for å velge de riktige verktøyene

Det første du må gjøre, er å vurdere hvilke prosesser som bør prioriteres for automatisering, og hvilke motorer som egner seg best for dine behov. Det finnes et par hovedalternativer, og de kan til og med brukes sammen: en arbeidsflytmotor og en forretningsregelmotor.

• En arbeidsflytmotor hjelper brukere med å automatisere arbeidsflytene sine. Det har ofte et grensesnitt som alle kan bruke til å sette opp en rekke oppgaver de ønsker å automatisere. Det kan til og med ha forhåndsbygde maler for å fremskynde denne prosessen og minimere manuelt arbeid.
• En regelmotor for forretningslogikk fungerer basert på et sett med regler. Den kan enten utføre en oppgave når et bestemt sett med kriterier er oppfylt, eller den kan hindre at en oppgave skjer når én eller flere betingelser er til stede. Disse reglene må etableres i begynnelsen, men de kan også tilpasses for å endre hvordan den automatiserte arbeidsflyten oppfører seg.

Trinn 2: Utform og test arbeidsflytene dine

Før du ruller ut automatiseringsstrategien i hele bedriften, må du utføre grundige tester. Involver teamene som skal bruke de automatiserte arbeidsflytene for å få tilbakemeldinger fra dem og gjøre dem komfortable med den nye teknologien.

Testing lar deg også finjustere regler og prosesser. For eksempel, hvis en regel i BRE-en din er for rigid, må du kanskje justere den for å unngå utilsiktede konsekvenser. På samme måte, hvis en automatisert arbeidsflyt forårsaker forsinkelser, må du kanskje optimere rekkefølgen på oppgavene.

Trinn 3: Overvåk og optimer

Etter implementering er det viktig å kontinuerlig overvåke ytelsen til de automatisede arbeidsflytene dine. Bruk analyse- og rapporteringsfunksjoner til å spore effektivitetsgevinster, feilreduksjon og andre nøkkeltall. Over tid kan du finne muligheter til å optimalisere arbeidsflytene ytterligere eller utvide automasjonen til flere prosesser.

Oppdag Harmony, Jitterbits plattform for automatisering av arbeidsflyt

Arbeidsflytautomatisering vs. Robotic Process Automation (RPA)

Hvis du vurderer å implementere strategier for arbeidsflytautomatisering for bedriften din, har du sannsynligvis også kommet over noe som kalles RPA, eller robotisert prosessautomatisering. Hvordan skiljer de seg fra hverandre, og hvilken egner seg best for din bedrift? For mange bedrifter er svaret begge deler.

Arbeidsflytautomatisering, som vi har diskutert, er en måte å automatisere hele prosesser på ved å definere hvert trinn i en arbeidsflyt – utløsere, oppgaver og resultater – og deretter automatisere disse trinnene i en brukervennlig lavkodeplattform.

Robotisert prosessautomatisering, som navnet tilsier, deler det samme målet om å automatisere manuelle prosesser gjennom teknologi. I stedet for å automatisere hele arbeidsflyter, fokuserer RPA på å automatisere en enkelt, repetitiv oppgave ved hjelp av hardkodede boter. For eksempel kan én RPA-bot opprettes for å hente ut data fra e-poster, mens en annen RPA-bot må kodes for å legge inn disse dataene i et bestemt system.

Så selv om RPA er flott for å håndtere enkeltoppgaver, er det mest effektivt når det brukes sammen med flytautomasjon for å administrere mer kompleks prosesser i virksomheten din.

Slik velger du programvare for arbeidsflytautomatisering

Å ha et mål og en automatiseringsstrategi er de første skrittene mot en vellykket implementering av automatiseringsinitiativer i organisasjonen. Når det er definert og dokumentert, er neste skritt å finne den rette automatiseringspartneren som dekker dine behov. I tillegg til kriterier knyttet til kostnad og kompatibilitet med din eksisterende IT-infrastruktur, er her noen nøkkelfunksjoner du bør se etter:

• Integrasjonsevner

  Kraftige integrasjonsmuligheter som lar deg koble sammen disparate systemer, applikasjoner og datakilder uten å skrive omfattende koder. Denne fleksibiliteten gjør det muligt å strømlinjeforme arbeidsflyter og automatisere prosesser i hele organisasjonen.

• Brukervennlighet

  Et brukervennlig grensesnitt og intuitive verktøy for dra-og-slipp som gjør det enkelt å utforme, distribuere og administrere automatiserte arbeidsflyter. Denne tilgjengeligheten setter både tekniske og ikke-tekniske brukere i stand til å opprette avanserte integrasjoner og automatiseringer raskt.

• Tilpasning og fleksibilitet

  Tilpass arbeidsflytene slik at de samsvarer med dine spesifikke forretningskrav, og juster dem etter behov over tid. Plattformen må støtte et bredt spekter av dataformater, protokoller og endepunkter, slik at du kan skreddersy integrasjoner etter dine unike behov.

• Skalerbarhet

  En plattform som skalerer med virksomheten din, og som støtter store mengder data og transaksjoner etter hvert som automatiseringsbehovene dine vokser.

• Sikkerhet og etterlevelse

  Gir robuste funksjoner som datakryptering, adgangskontroll og revisjonsspor for å beskytte sensitiv informasjon og sikre samsvar med regelverk. Dette fokuset på sikkerhet gir deg trygghet når du automatiserer kritiske forretningsprosesser.

• Fellesskap og støtte

  Et levende fellesskap av brukere som deler beste praksis, tips og ressurser for å maksimere verdien av plattformen. Tilbyr omfattende dokumentasjon, veiledninger og responsiv kundestøtte for å hjelpe deg hele veien.

En robust og allsidig plattform for arbeidsflytautomasjon vil gjøre det mulig for bedriften din å integrere systemer, automatisere prosesser og drive effektivitet på tvers av driften.

Hvorfor velge Jitterbit for arbeidsflytautomasjon?

Her er fire grunner til at kunder velger Jitterbit for sømløs arbeidsflytautomatisering og dataintegrasjon.

• Databasetilkobling

  En viktig differensiator for Jitterbit er at vi tilbyr implementeringer on-premise (lokalt), i hybridløsninger og i skyen. Med hundrevis av koblinger og ferdigbygde integrasjoner kobler vi oss til de fleste vanlige og proprietære databaser.

  Jitterbit tilbyr en helskybasert API-integrasjonsplattform som har et krystallklart fokus på å forenkle integrasjon ved hjelp av en API-ledet tilnærming.

• Skalerbarhet

  Vår skybaserte plattform lar kunder opprette, kjøre, sikre, administrere og analysere alle sine API-er og mikrotjenester på én enkelt plattform. Våre kunder sier at andre plattformer er mye vanskeligere å bruke for ikketekniske brukere. Hos Jitterbit hjelper vi både tekniske og ikketekniske brukere med vår robuste lavkodeplattform.

  Jitterbit tilbyr en smidig arkitektur for våre kunder. Vi tilbyr støtte for skybaserte, lokale og hybride implementeringer slik at kundene våre kan automatisere arbeidsflyter og fleksibelt distribuere integrasjoner samtidig som de skalerer virksomheten sin.

• Fleksibel prisstruktur

  Vi liker ikke overraskelser i Jitterbit, og det gjør heller ikke kundene våre. I motsetning til våre konkurrentene driver vi ikke med lokkepriser med skjulte kostnader eller prisøkninger etter at kontrakten er signert. I stedet tilbyr vi en transparent prispolitikk og fleksible alternativer der du betaler etter bruk, for å hjelpe deg med å få maksimal verdi ut av plattformen vår.

• Kundeservice

  Vårt team av Jitterbit-eksperter strekker seg langt for våre kunder. Vår “kunden først”-metodikk implementerer integrasjonsløsninger raskt slik at kundenes virksomhet kan levere raske resultater.

  Denne kundesentriske tilnærmingen vises gjennom uavhengige anmeldelser på G2 og Gartner. Med en gjennomsnittlig implementeringstid på 45 dager setter teamet vårt en ære i å tilby kundene våre førsteklasses service for å sikre deres suksess.