Von Greg Belkin, Leiter Produktmarketing
Seien wir ehrlich, das Mitarbeiterkostenmanagement kann ein stressiger, komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein. Es beinhaltet normalerweise die Koordination mehrerer Aufzeichnungssysteme, einschließlich Spesenmanagement, Personalmanagement (HRM) und Gehaltsabrechnung. Dazu gehört auch die Betreuung von Mitarbeitern, die erwarten, dass ihre Erstattungen fair, zeitnah und genau sind. Das setzt alle unter Druck, es richtig zu machen.
Für viele in der Personalbranche wurde der gesamte Mitarbeiterkostenmanagementprozess als notwendiges Übel abgetan. Es wird oft als etwas angesehen, das jeder hat hat zu tun, aber niemand will machen. Glücklicherweise hat uns die Technologie ermöglicht, uns von der manuellen Nachverfolgung in Tabellenkalkulationen und dem zeitaufwändigen Hin- und Her-Berichten physischer Belege zu modernen Plattformen, Anwendungen und Diensten zu bewegen. Es wird jedoch immer noch mit Verachtung betrachtet, weil es eine Menge Laufarbeit gibt, die bewältigt werden muss. Personalverantwortliche und andere Beteiligte müssen beispielsweise:
- Erstellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter ein neues Spesenverwaltungskonto. Im gewählten Spesenabrechnungsverwaltungssystem der Organisation muss ein Benutzerkonto erstellt werden. Es ist wichtig, dass die in diesem Konto eingegebenen Daten mit denen übereinstimmen, die wahrscheinlich bereits im Konto eingerichtet wurden companyDa es keinen Raum für Unstimmigkeiten oder Fehler gibt, ist dies das HRM-System von .
- Konten auf dem neuesten Stand halten. Personalmanager müssen regelmäßig Änderungen an Mitarbeiterdaten (wie Bankkontodaten, Steuerabzugsanforderungen eines Mitarbeiters, Adressänderungen usw.) in mehreren Systemen manuell aktualisieren, was Zeit für andere wichtige Aufgaben kostet.
- Integrieren Sie das Konto in andere Systeme. Sobald eine Spesenabrechnung abgeschlossen und genehmigt ist, müssen HR-Manager sicherstellen, dass die Spesenabrechnungsdaten aus dem von ihnen gewählten Spesenabrechnungsverwaltungssystem für die Zahlungsabwicklung wieder in das HRM-System importiert werden.
Diese Schritte beinhalten die Koordination mehrerer Aufzeichnungssysteme, was die Produktivität verlangsamt und Raum für Fehler schafft. Es ist eine einfache Wahrscheinlichkeit – je öfter die Informationen eines Mitarbeiters in ein System eingegeben werden müssen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Fehler gemacht wird.
Geben Sie die HRM-Systemintegration ein
Best-in-Class-Unternehmen erkennen die Notwendigkeit einer verbraucherorientierten HR-Erfahrung für ihre Mitarbeiter. Sie wissen, dass das Mitarbeiterkostenmanagement ein wichtiger Teil dieser Erfahrung ist, da es einer der ersten Prozesse ist, mit denen neue Mitarbeiter vertraut gemacht werden, wenn sie einer Organisation beitreten. Das Spesenmanagement ist auch ein kritischer Prozess, um es richtig zu machen, da es die Rückzahlung von Geld an die Mitarbeiter beinhaltet.
Als Einzelpersonen erwarten wir, dass dieser Prozess rechtzeitig und genau erfolgt, sonst leidet die Moral der Mitarbeiter. Es ist ein erreichbares Ziel, es mit minimalem manuellen Aufwand richtig zu machen, aber es erfordert die Integration verschiedener Quellen von Mitarbeiterdaten. Dadurch können Unternehmen die Eingabe und den Zugriff der Mitarbeiter auf ihre personenbezogenen Daten rationalisieren und die Art und Weise verbessern, wie die Personalabteilung und andere unterstützende Mitarbeiter diese Änderungen verarbeiten können.
Nehmen Sie zum Beispiel UltraDent, a company von über 1,000 Menschen in der globalen Gesundheitsdienstleistungsbranche. Der company legte großen Wert auf einen guten Kundenservice und legte großen Wert darauf, dass die Beziehungen zu seinen Mitarbeitern ebenso stark sind. Bevor jedoch die Verfahren zur Kostenverwaltung optimiert werden, muss die company kam es zu erheblichen Verzögerungen zwischen der Einreichung, Zahlung und Berichterstattung der Ausgaben. Außerdem wurden Unstimmigkeiten in der Finanzberichterstattung aufgrund manueller Fehler und eine eingeschränkte Sichtbarkeit des Ausgabenmanagements festgestellt. Nach der Bewältigung dieser Herausforderung verzeichnete UltraDent aufgrund beschleunigter Genehmigungen und Erstattungen eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem wurden manuelle Fehler beseitigt, eine zuverlässigere Finanzberichterstattung eingeführt und die Transparenz des Ausgabenmanagements erhöht.
Jitterbit nennt dies ein Mitarbeitererfahrung API360 Ansatz und umfasst vier Schlüsselkomponenten:
- Anwendungskonnektoren: App-Konnektoren bieten vorgefertigte und wiederverwendbare Konnektivität zu einem bestimmten Endpunkt. Im Falle der Spesenverwaltung oder anderer arbeitsbezogener Funktionen kann dies Folgendes umfassen: Workday oder andere gängige HRM-Systeme. Die Konnektoren teilen Daten und erleichtern die direkte Interaktion mit der API oder den Datenaustauschprotokollen des Endpunkts.
- Integrationsrezepte: Ein Integrationsrezept ist ein einzelnes vorgefertigtes Integrationsprojekt, das Daten zwischen ähnlichen Objekten über Apps oder Systeme hinweg in eine Richtung leitet. In diesem Fall könnte es sich um eine Integration zwischen der Software zur Erfassung und Berichterstattung von Mitarbeiterausgaben und einem Gehaltsverwaltungssystem handeln.
- Prozessvorlagen: Um noch einen Schritt weiter zu gehen, handelt es sich um Gruppen vorgefertigter, anwendungsfallgesteuerter Projekte, die eine Reihe von Objekten über mehrere Anwendungen oder Systeme hinweg verwenden. Dies kann Ihr HRM-System als Drehscheibe für den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter sowie für das Spesenmanagement beinhalten.
- Lieferservice. Lieferservices sind festgelegt, vorverpackt professional services ohne Anpassung einrichten. Sie können Prozessvorlagen mit Anpassungen auf zusätzliche Objekte und Endpunkte erweitern, basierend auf den spezifischen Anforderungen einer Organisation oder den Plattformen, in die sie investiert haben.
Vorteile des integrierten Spesenmanagements
Einige fragen sich vielleicht: „Warum brauche ich die Integration von Systemen zur Verwaltung von Mitarbeiterkosten? Was sind die Vorteile aus allen Perspektiven?“ Es ist wahr, dass Komfort und Vertrautheit damit einhergehen, Dinge so zu tun, wie Sie sie immer getan haben. Aber das bedeutet nicht unbedingt, dass es das Beste für das Unternehmen ist – oder für die geistige Gesundheit des Personalmanagements und der Mitarbeiter. Tatsächlich fragen sich viele, die die Leistungsfähigkeit und Leichtigkeit einer echten Integration von HRM-Systemen und -Software erfahren haben, warum die Umstellung so lange gedauert hat. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter
- Schnellere und effizientere Verwaltung bestehender Mitarbeiter über Self-Service-Modelle
- Erhöhte Produktivität für HR-Manager mit automatisierten Spesenabrechnungsprozessen
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -moral dank beschleunigter Zahlungsfrist
- Erhöhte Produktivität im gesamten Unternehmen
- Effizienter und strategischer Einsatz von Ressourcen
- Höhere Moral und Zufriedenheit bei HR-Managern
- Weitaus weniger manuelle Dateneingaben, was zu weniger Datenfehlern führt
- Weniger Umsatz aufgrund verbesserter Erfahrungen und Moral
Mitarbeiter-360-Integration: Sie sind näher als Sie denken
Wie Sie sehen, gibt es viele potenzielle Vorteile, die Unternehmen genießen können, wenn sie die Employee 360-Integration für die Spesenverfolgung und -berichterstattung sowie ein breiteres HR-Management bereitstellen. Wir haben uns vorher angesehen, warum Best-in-Class Employee Experience erfordert ein effektives HR-Datenmanagement. In einem kommenden Beitrag werden wir uns eingehender damit befassen, wie die Integration von Employee 360-HR-Systemen bei einem anderen häufigen Problem am Arbeitsplatz helfen kann, z. B. beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.
In der Zwischenzeit erfahren Sie, was Unternehmen mögen SmartRecruiters und KeyedIn-Lösungen nutzten Employee 360-Integrationen, um ihre HR-Fähigkeiten deutlich zu verbessern.
