Las 7 estrategias principales para un campus conectado

Los colegios y las universidades necesitan gestionar con precisión grandes cantidades de información de estudiantes, personal y profesores —desde horarios de clases hasta facturas de matrícula y cheques de pago— para garantizar una experiencia estudiantil de excelencia y crear un campus verdaderamente conectado.

Pero las escuelas no pueden otorgarse la máxima calificación cuando los datos importantes se almacenan en varios formatos en múltiples aplicaciones y sistemas heredados, cada uno de los cuales pertenece y es utilizado por un departamento diferente de la universidad. Estos pesados silos de datos y redundancias generan mucho trabajo manual, comprometen la calidad de los datos y ralentizan la adopción de nuevas tecnologías y herramientas que podrían ayudar tanto a los estudiantes como al personal y al cuerpo docente.

Integración de solicitudes de educación superior puede resolver estos problemas reuniendo toda la información que los estudiantes, el personal y los profesores necesitan para crear una imagen completa de todos los datos requeridos para conducir al éxito estudiantil. A lo largo de 10 años de trabajar estrechamente con colegios y universidades, Jitterbit ha ideado las mejores estrategias para integrar con éxito todas las aplicaciones que contribuyen a una experiencia estudiantil exitosa.

Aquí están las siete estrategias para crear un campus conectado y garantizar el éxito de los estudiantes mediante la integración de aplicaciones y API:

1. Alinea a tus reclutas.

La contratación es una iniciativa clave y en expansión para los colegios y universidades. A medida que el número de canales de contratación sigue creciendo, tanto en línea como fuera de ella, es más importante que nunca integrar todos los sistemas que se utilizan para la contratación y realizar un seguimiento de los datos sobre lo que funciona.

Tu tarea:

• Reúne datos de múltiples fuentes para que puedas personalizar las estrategias de reclutamiento basándote en los intereses declarados por los candidatos: académicos, deportivos, artísticos, regionales o de otro tipo.
• Asegúrate de que los mensajes de texto (messages) que envíes sean coherentes, pero a la vez estén adecuadamente adaptados a las distintas plataformas: correo electrónico, redes sociales, la web y más.
• Crea y haz un seguimiento de hitos importantes en el proceso de reclutamiento, como ferias universitarias y eventos en el campus, así como de las campañas de comunicación.
• Cree grupos de reclutamiento y realice un seguimiento de las conversaciones con prospectos en todas las propiedades de redes sociales.
• Lleva un registro de qué factores de message logran convertir a los reclutas en solicitantes.
• Sigue perfeccionando y mejorando tus estrategias de reclutamiento basándote en lo que da resultados.

2. Motiva y reconoce a tus candidatos.

Los estudiantes pueden considerar decenas de escuelas diferentes y postularse a 10 o más. Dar el paso de postularse a una escuela representa un nivel significativo de interés y compromiso por parte del solicitante, quien debería poder confiar en que su solicitud sea recibida y reconocida adecuadamente.

Tu tarea:

• Asegúrate de que las fechas límite y los requisitos de la solicitud sean claros y coherentes.
• Ayudar a los asesores de admisiones a guiar a los estudiantes a través de los requisitos de solicitud según sea necesario.
• Comunícate de manera proactiva con los estudiantes que tengan solicitudes incompletas.
• Asegúrate de que tus sistemas estén listos para procesar grandes cantidades de datos cuando lleguen muchas solicitudes.
• Acuse recibo de las solicitudes de manera amable y oportuna.
• Procesa sin problemas las tarifas de solicitud o las exenciones y evita malentendidos sobre el pago.
• Nunca cruces los canales con los messages incorrectos una vez que los reclutas pasen a ser candidatos.
• Asegúrese de que las solicitudes se tramiten correctamente para que se revisen de manera exhaustiva y oportuna.

3. Acepta la mejor opción y rechaza (o pon en lista de espera) el resto.

El proceso de admisión a las universidades se está volviendo cada vez más competitivo, lo que hace que cada vez más instituciones se enfrenten a una gran cantidad de solicitantes calificados. Esto exige encontrar un equilibrio cuidadoso entre aceptar el número adecuado de estudiantes calificados y tener en cuenta que no todos los que sean aceptados se matricularán.

Tu tarea:

• Obtén acceso a toda la información que muestra las habilidades de los solicitantes, desde la solicitud en sí hasta los resultados verificados de los exámenes y cualquier elemento de su portafolio o material complementario que hayan presentado.
• Obtenga opiniones sobre todos los aspectos de la aplicación por parte de las partes interesadas pertinentes.
• Toma la decisión de admisión correcta.
• Comunique la decisión de manera oportuna y adecuada.
• Mantén un seguimiento de los estudiantes en lista de espera y asegúrate de que reciban una decisión final si la solicitan.
• Gestionar las proyecciones financieras para la próxima clase.

4. Mantener el impulso para motivar el rendimiento y la inscripción.

Ser aceptados es solo el primer paso para los futuros estudiantes. Las escuelas deben diseñar un plan y un proceso claros para llevar a los estudiantes desde la aceptación hasta el compromiso con la institución y la realización de todas las tareas necesarias para inscribirse, como completar formularios y pagar cuentas.

Tu tarea:

• Envía comunicaciones sobre el rendimiento que sean específicas y oportunas.
• Conecta a los estudiantes admitidos, a los estudiantes actuales y a los exalumnos, tanto en línea como en persona, para fomentar la tasa de matriculación.
• Organizar eventos especiales para estudiantes admitidos y fomentar las visitas al campus.
• Ofrezca comunicaciones atractivas e instrucciones claras a los estudiantes que decidan asistir.
• Realiza un seguimiento de los resultados de las iniciativas para mejorar el rendimiento y amplía aquellas que están dando buenos resultados.
• Haz que el proceso de inscripción sea lo más sencillo posible para que los estudiantes puedan completarlo.

5. Gestionar el éxito de los estudiantes.

El camino desde el interés inicial hasta la solicitud de admisión y la inscripción es largo. Pero una vez que los estudiantes se matriculan, comienzan un nuevo camino hacia la graduación, y es más importante que nunca recopilar los datos que necesitan para tener éxito. A continuación te explicamos cómo puedes dar seguimiento al éxito de los estudiantes mediante la integración de las solicitudes.

Tu tarea:

• Asegúrese de que los estudiantes se matriculen en los cursos adecuados cada semestre.
• Monitorear el progreso de los estudiantes hacia la graduación.
• Brinde a los estudiantes la capacidad de evaluar su propio progreso, especialmente en comparación con sus compañeros.
• Monitorear la realización de las tareas del curso e intervenir antes de que los estudiantes corran el riesgo de reprobar una clase.
• Conectar a los estudiantes con recursos de apoyo académico y orientación.
• Facilita a los profesores la tarea de derivar a los estudiantes para que reciban ayuda.
• Involucre a los estudiantes en actividades no académicas para una experiencia integral.
• Mantengan altas las tasas de graduación.

6. Encuentra empleo para tus estudiantes y exalumnos.

La expectativa de aumentar el potencial de ingresos es una de las principales razones por las que la gente va a la universidad; en promedio, quienes obtienen un título universitario ganan casi el doble que aquellos que solo tienen un diploma de escuela secundaria. Pero cada vez más estudiantes se gradúan con grandes cantidades de deudas y malas perspectivas profesionales. Para mantener el interés en sus ofertas académicas, las universidades necesitan conectar a los exalumnos con oportunidades profesionales atractivas.

Tu tarea:

• Comienza temprano: crea una base de datos de oportunidades de pasantías y anima a los estudiantes actuales a explorarlas.
• Empareje a los estudiantes con opciones de carrera que se alineen con su curso de estudio.
• Conectar a los estudiantes actuales o exalumnos jóvenes con exalumnos exitosos para oportunidades de observación laboral o mentoría.
• Animen a los exalumnos exitosos a contratar a los estudiantes actuales y a los recién graduados para empleos y pasantías.
• Identifique las empresas donde sus graduados tienen éxito e invítelas al campus para ferias de empleo.

7. Mantén a los estudiantes y exalumnos comprometidos.

La recaudación de fondos es una gran tarea para todas las universidades y escuelas superiores. Haga que sus campañas de recaudación de fondos sean más fáciles de ejecutar y más eficaces al reunir datos precisos de diferentes fuentes, lo que permite una segmentación y un seguimiento de campañas precisos.

Tu tarea:

• Mantente en contacto con los exalumnos después de que se gradúen.
• Realice un seguimiento de los logros de los exalumnos.
• Identificar oportunidades prometedoras de recaudación de fondos.
• Diversificar las fuentes de financiamiento: crear nuevos donantes y mantener a los existentes.
• Formalizar un programa de reconocimiento para agradecer a los donantes.
• Involucrar a exalumnos y donantes con eventos y otras iniciativas de alcance más allá de la recaudación de fondos.
• Muestre a los donantes cómo su contribución está ayudando a la escuela.

La integración hace posible un campus conectado y es el corazón del éxito en los procesos de reclutamiento, inscripción y posgrado para los colegios y universidades.

Así como los estudiantes necesitan tomar una variedad de clases para volverse integrales, las escuelas necesitan acceder a una variedad de fuentes de datos para atender bien a los estudiantes. Sin acceso a la información correcta en el momento oportuno, las escuelas corren el riesgo de perder prospectos calificados, ver aumentar las tasas de deserción y no lograr apoyar a sus graduados. Poder ver los datos correctos en el sistema apropiado ayudará a mejorar todo tipo de iniciativas en cualquier escuela, mejorar el éxito estudiantil y preparar a los estudiantes para carreras emocionantes más allá de los muros del aula.