De 7 beste strategiene for en tilkoblet campus

Høgskoler og universiteter må nøyaktig administrere store mengder student-, ansatte- og fakultetsinformasjon – fra timeplaner til studieavgifter til lønnsslipper – for å sikre en A+-studentopplevelse og skape en virkelig tilkoblet campus.

Men skoler kan ikke gi seg selv toppkarakterer når viktige data er lagret i ulike formater på tvers av flere applikasjoner og eldre systemer, som hver især eies og brukes av en annen avdeling ved universitetet. Disse tungvinte datasiloene og redundansene skaper mye manuelt arbeid, kompromitterer datakvaliteten og bremser innføringen av ny teknologi og nye verktøy som kan hjelpe både studenter, ansatte og lærere.

Integrering av søknader om høyere utdanning kan løse disse problemene ved å samle all informasjonen som studenter, ansatte og fakultetet trenger for å skape et komplett bilde av alle dataene som kreves for å oppnå studentenes suksess. Gjennom 10 år med tett samarbeid med høyskoler og universiteter har Jitterbit funnet frem til de beste strategiene for vellykket integrering av alle applikasjonene som bidrar til en god studentopplevelse.

Her er de sju strategiene for å skape en sammenkoblet campus og sikre studentenes suksess ved hjelp av applikasjons- og API-integrasjon:

1. Få orden på rekruttene dine.

Rekruttering er et nøkkelinitiativ i vekst for høyskoler og universiteter. Ettersom antall rekrutteringskanaler fortsetter å vokse, både på nett og utenfor, er det viktigere enn noen gang å integrere alle systemene som brukes til rekruttering, og spore data om hva som fungerer.

Oppgaven din:

• Samle inn data fra flere kilder, slik at du kan tilpasse rekrutteringsstrategiene basert på de potensielle studentenes oppgitte interesser – akademiske, idrettsmessige, kunstneriske, regionale eller andre.
• Sørg for at messages-ene du sender, er ensartede, men samtidig tilpasset de ulike plattformene: e-post, sosiale medier, nettet og mer.
• Lag og spor viktige milepæler i rekrutteringsprosessen, som utdanningsmesser og campusarrangementer, i tillegg til kommunikasjonskampanjer.
• Bygg rekrutteringsgrupper og spor potensielle kandidatsamtaler på tvers av sosiale medier.
• Hold oversikt over hvilke message-er som lykkes med å omgjøre rekrutter til søkere.
• Fortsett å videreutvikle og forbedre rekrutteringsstrategiene dine basert på hva som fungerer.

2. Styrk og anerkjenn søkerne dine.

Studenter kan vurdere titalls forskjellige skoler og søke på 10 eller flere. Å ta skrittet fullt ut og søke på en skole representerer et betydelig nivå av interesse og engasjement fra søkerens side, som bør kunne stole på at søknaden deres blir behørig mottatt og anerkjent.

Oppgaven din:

• Forsikre deg om at søknadsfrister og krav er klare og konsekvente.
• Hjelp opptakskonsulenter med å veilede studenter gjennom søknadskravene etter behov.
• Ta proaktivt kontakt med studenter som har ufullstendige søknader.
• Ha systemene klare til å behandle store datamengder når søknadene strømmer inn.
• Bekreft mottak av søknader på en vennlig og rask måte.
• Behandle søknadsgebyrer eller fritak sømløst og unngå misforståelser om betaling.
• Du må aldri blande sammen de ulike kanalene med feil messages når rekrutter skifter status til søkere.
• Få søknader inn på sporet for grundig og tidsriktig behandling.

3. Aksepter den beste, avvis (eller sett på venteliste) resten.

Opptak til høyere utdanning blir stadig mer konkurranseutsatt, noe som plasserer flere læresteder i den situasjonen at de har mange kvalifiserte søkere. Dette krever en nøye balansegang mellom å akseptere riktig antall kvalifiserte studenter og å forstå at ikke alle som blir tatt opp, vil takke ja til plassen.

Oppgaven din:

• Få tilgang til alle detaljer som viser søkernes ferdigheter, fra selve søknaden til verifiserte testresultater og eventuelle porteføljer eller tilleggsinnsendinger.
• Innhent tilbakemeldinger om alle aspekter ved applikasjonen fra relevante interessenter.
• Ta den rette opptaksbeslutningen.
• Kommuniser avgjørelsen på en hensiktsmessig og tidsriktig måte.
• Hold oversikt over ventelistesøkere og sørg for at de mottar en endelig avgjørelse hvis det blir bedt om det.
• Forvalte økonomiske prognoser for den kommende klassen.

Oppretthold momentum for å motivere til aksept og innmelding.

Å bli tatt opp er bare det første steget for fremtidige studenter. Skoler må utforme en tydelig plan og prosess for å føre studenter fra opptak til de forplikter seg til skolen og fullfører alle oppgavene som trengs for å registrere seg, som å fylle ut skjemaer og betale regninger.

Oppgaven din:

• Send målrettede og tidsriktige avkastningsmeldinger.
• Koble sammen opptatte studenter, nåværende studenter og alumner digitalt og fysisk for å oppmuntre til studiestart.
• Arranger spesielle arrangementer for opptatte studenter og oppmuntre til campusbesøk.
• Tilby engasjerende kommunikasjon og tydelige instruksjoner til studenter som bestemmer seg for å møte opp.
• Spor resultater av avkastningsinnsatsen og utvid den som fungerer godt.
• Gjør innmeldingsprosessen enklest mulig slik at studentene kan fullføre den.

5. Administrer studentenes suksess.

Det er en lang reise fra interesse til søknad og innmelding. Men når studentene først er tatt opp, begynner en ny reise mot vitnemålet, og det er viktigere enn noen gang å samle inn dataene de trenger for å lykkes. Slik kan du holde øye med studentenes suksess ved hjelp av applikasjonsintegrasjon.

Oppgaven din:

• Sørg for at studentene melder seg på de riktige emnene hvert semester.
• Følg studentenes fremgang mot vitnemål.
• Gi studentene muligheten til å vurdere sin egen fremgang, spesielt sammenlignet med medstudenter.
• Overvåk fullføring av emnearbeid og grip inn før elever står innpå fare for å stryke i et fag.
• Koble studenter til faglig støtte og rådgivningstjenester.
• Gjør det enkelt for professorer å henvise studenter til assistanse.
• Engasjer studentene i ikke-akademiske aktiviteter for en helhetlig erfaring.
• Hold avgangsgradene høye.

6. Finn jobber for studentene og alumniene dine.

Forventningen om økt inntjeningspotensial er en av hovedårsakene til at folk tar høyere utdanning – i gjennomsnitt tjener de som har en bacheloregrad nesten dobbelt så mye som de som bare har vitnemål fra videregående skole. Men flere og flere studenter uteksamineres med store mengder gjeld og dårlige karrieremuligheter. For å opprettholde interessen for sine studietilbud må høyskoler og universiteter koble tidligere studenter til spennende karrieremuligheter.

Oppgaven din:

• Start tidlig – bygg en database med praksisplasser og oppfordre nåværende studenter til å utforske dem.
• Koble studenter til karrieremuligheter som samsvarer med studieretningen deres.
• Koble nåværende studenter eller unge tidligere studenter med vellykkede tidligere studenter for karriereskygge- eller mentorskapmuligheter.
• Oppfordre vellykkede tidligere studenter til å ansette nåværende studenter og nyutdannede til jobber og praksisplasser.
• Identifiser bedrifter hvor kandidatene dine lykkes, og inviter dem til campus for karrieredager.

7. Hold studenter og tidligere studenter engasjerte.

Pengeinnsamling er et stort løft for alle høyskoler og universiteter. Gjør innsamlingskampanjene dine enklere å gjennomføre og mer effektive ved å samle nøyaktige data fra ulike kilder, noe som muliggjør presis målretting og sporing av kampanjer.

Oppgaven din:

• Hold kontakt med tidligere elever etter at de har uteksaminert seg.
• Hold oversikt over hva tidligere elever oppnår.
• Identifiser lovende mulighet for innsamling av midler.
• Diversifiser finansieringskildene – skap nye givere og oppretthold eksisterende.
• Formaliser et anerkjennelsesprogram for å takke givere.
• Engasjer tidligere studenter og givere med arrangementer og annen utadrettet virksomhet utover pengeinnsamling.
• Vis giverne hvordan gaven deres hjelper skolen.

Integrasjon gjør en sammenkoblet campus mulig og er kjernen i vellykket rekruttering, opptak og videre utdanningsprosesser for høyskoler og universiteter.

Akkurat som studenter må ta en rekke ulike fag for å bli allsidige, må skoler ha tilgang til en rekke ulike datakilder for å betjene studentene på en god måte. Uten tilgang til riktig informasjon til rett tid risikerer skoler å miste kvalifiserte søkere, se frafallsprosenten øke, og ikke klare å støtte nyutdannede. Å ha mulighet til å se de riktige dataene i det aktuelle systemet vil bidra til å forbedre alle typer tiltak på tvers av enhver skole, øke studentenes suksess og forberede dem på spennende karrierer utenfor klasserommets vegger.