Topp 7 strategier för ett uppkopplat campus

Högskolor och universitet måste noggrant hantera stora mängder information om studenter, personal och lärare – från kursscheman till terminsavgifter och löner – för att säkerställa en förstklassig studentupplevelse och skapa ett verkligt uppkopplat campus.

Men skolor kan inte ge sig själva högsta betyg när viktig data lagras i olika format i flera applikationer och äldre system, som vart och ett ägs och används av en skild avdelning vid universitetet. Dessa besvärliga datasilos och redundanser skapar mycket manuellt arbete, äventyrar datakvaliteten och saktar ner implementeringen av ny teknik och nya verktyg som kan hjälpa såväl studenter som personal och fakultet.

Integration av ansökningar till högre utbildning kan lösa dessa problem genom att sammanföra all deninformation som studenter, personal och lärare behöver för att skapa en komplett bild av all den data som krävs för att leda till studenternas framgång. Under tio års nära samarbete with högskolor och universitet har Jitterbit räknat ut de bästa strategierna för att framgångsrikt sammanföra alla de applikationer som bidrar till en framgångsrik studentupplevelse.

Här är de sju strategierna för att skapa ett sammankopplat campus och säkerställa studenternas framgång med hjälp av applikations- och API-integrering:

1. Samla dina rekryter.

Rekrytering är ett centralt och växande initiativ för högskolor och universitet. I takt med att antalet rekryteringskanaler fortsätter att öka, både online och offline, är det viktigare än någonsin att integrera alla system som används för rekrytering och spåra data om vad som fungerar.

Din uppgift:

• Samla in data från flera källor så att du kan skräddarsy rekryteringsstrategier utifrån de potentiella studenternas angivna intressen – akademiska, idrottsliga, konstnärliga, regionala eller andra.
• Se till att de messages du skickar är enhetliga men samtidigt anpassade efter olika plattformar: e-post, sociala medier, webben och så vidare.
• Skapa och spåra viktiga milstolpar i rekryteringsprocessen, såsom mässor och campus-evenemang, samt kommunikationskampanjer.
• Bygg rekryteringsgrupper och spåra konversationer med potentiella kandidater i sociala medier.
• Håll koll på vilka message-användare som lyckas omvandla rekryterade personer till sökande.
• Fortsätt att utveckla och förbättra era rekryteringsstrategier baserat på vad som fungerar.

2. Ge dina sökande makt och erkännande.

Studenter kan överväga ett dussin olika skolor och söka till 10 eller fler. Att ta steget att ansöka till en skola representerar en betydande nivå av intresse och engagemang från sökandens sida, som bör kunna lita på att hens ansökan behandlas och bekräftas på ett lämpligt sätt.

Din uppgift:

• Se till att ansökningstider och krav är tydliga och konsekventa.
• Hjälp antagningshandläggare att vägleda studenter genom ansökningskraven vid behov.
• Kontakta studenter med ej komplett ansökan proaktivt.
• Förbered dina system på att bearbeta stora datamängder när ansökningar strömmar in.
• Bekräfta ansökningar på ett vänligt och snabbt sätt.
• Behandla ansökningsavgifter eller undantag sö.
• Se till att aldrig blanda ihop kanaler med felaktiga messages när rekryterade personer övergår till att bli sökande.
• Få ansökningar på rätt spår för noggrann och snabb granskning.

3. Acceptera det bästa, neka (eller sätt på reservlista) resten.

Antagningen till colleges blir allt mer konkurrenskraftig, vilket gör att fler skolor hamnar i situationen att de har många kvalificerade sökande. Detta kräver en noggrann balans mellan att anta rätt antal kvalificerade studenter och att förstå att inte alla som antas kommer att skriva in sig.

Din uppgift:

• Få tillgång till alla detaljer som visar sökandenas färdigheter, från själva ansökan till verifierade testresultat och eventuella portföljobjekt eller kompletterande inlämningar.
• Hämta synpunkter på alla aspekter av applikationen från relevanta intressenter.
• Fatta rätt intagningsbeslut.
• Meddela beslutet på ett lämpligt och i tid anpassat sätt.
• Håll koll på väntelistade studenter och se till att de får ett slutgiltigt besked om det begärs.
• Hantera ekonomiska prognoser för den kommande klassen.

4. Bibehåll momentum för att motivera svarsfrekvens och registrering.

Att bli antagen är bara det första steget för blivande studenter. Skolor måste utforma en tydlig plan och process för att leda studenterna från antagning till att de binder sig till skolan och slutför alla uppgifter som behövs för att skriva in sig, som att fylla i blanketter och betala räkningar.

Din uppgift:

• Skicka målgruppsanpassade och vältajmade avkastningsmeddelanden.
• Knyt samman antagna studenter, nuvarande studenter och alumner online och personligen för att uppmuntra till svarsfrekvens.
• Arrangera specialevenemang för antagna studenter och uppmuntra till campusbesök.
• Erbjud engagerande kommunikation och tydliga instruktioner till studenter som bestämmer sig för att delta.
• Följ upp resultatet av avkastningsinitiativen och satsa mer på dem som fungerar bra.
• Gör inskrivningsprocessen så enkel som möjligt så att studenterna kan slutföra den.

5. Hantera studentframgång.

Det är en lång resa från intresse till ansökan och registrering. Men när studenterna väl har skrivit in sig påbörjar de en ny resa mot examen, och det är viktigare än någonsin att samla in de uppgifter de behöver för att lyckas. Så här kan du hålla koll på studenternas framgång med applikationsintegrering.

Din uppgift:

• Se till att studenter registrerar sig för lämpliga kurser varje termin.
• Följ studenters framsteg mot examen.
• Ge studenterna möjlighet att mäta sina egna framsteg, särskilt i jämförelse med jämnåriga.
• Övervaka att kursmoment slutförs och ingrip innan elever riskerar att bli underkända i en kurs.
• Koppla studenter till akademiskt stöd och rådgivningsresurser.
• Gör det enkelt för professorer att hänvisa studenter till hjälp.
• Engagera studenter i icke-akademiska aktiviteter för en allsidig erfarenhet.
• Håll examensfrekvensen hög.

6. Hitta jobb för dina studenter och alumner.

Förväntan om en ökad inkomstpotential är en av de främsta anledningarna till att människor studerar på college – i genomsnitt tjänar de som har en kandidatexamen nästan dubbelt så mycket som de som bara har gymnasieexamen. Men allt fler studenter tar examen med stora skulder och dåliga karriärutsikter. För att upprätthålla intresset för sina utbildningsutbud måste lärosätena koppla samman alumner med lockande karriärmöjligheter.

Din uppgift:

• Börja tidigt – bygg upp en databas med praktikplatser och uppmuntra nuvarande studenter att utforska dem.
• Matcha studenter till karriärmöjligheter som överensstämmer med deras studieriktning.
• Koppla nuvarande studerande eller unga alumner till framgångsrika alumner för karriärskuggning eller mentorskap.
• Uppmuntra framgångsrika alumner att anställa nuvarande studenter och nyexaminerade för jobb och praktikplatser.
• Identifiera företag där era utexaminerade lyckas och bjud in dem till campus för karriärmässor.

7. Håll studenter och alumner engagerade.

Insamling av medel är en viktig uppgift för alla högskolor och universitet. Gör era insamlingskampanjer enklare att genomföra och mer effektiva genom att sammanställa korrekta uppgifter från olika källor, vilket möjliggör precis inriktning och uppföljning av kampanjerna.

Din uppgift:

• Håll kontakten med alumner efter deras examen.
• Håll reda på vad tidigare studerande uppnår.
• Identifiera lovande insamlingsmöjligheter.
• Diversifiera finansieringskällorna – skapa nya bidragsgivare och behåll befintliga.
• Formalisera ett erkännandeprogram för att tacka donatorer.
• Engagera alumner och donatorer med evenemang och annan uppsökande verksamhet utöver insamling.
• Visa givare hur deras gåva hjälper skolan.

Integration gör ett sammankopplat campus möjligt och är kärnan i framgångsrik rekrytering, inskrivning och fortsatta processer för högskolor och universitet.

Precis som studenter behöver läsa en mängd olika kurser för att bli allsidiga, behöver skolor få tillgång till en mängd olika datakällor för att tjäna studenterna väl. Utan tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt riskerar skolor att förlora kvalificerade potentiella studenter, se avhoppsfrekvensen stiga och misslyckas med att stödja sina utexaminerade. Att kunna se rätt data i rätt system kommer att bidra till att förbättra alla typer av initiativ i alla skolor, förbättra studenternas framgång och förbereda studenterna för spännande karriärer utanför klassrummets väggar.