Wie eine Altenpflegeorganisation die Effizienz für über 1.000 Mitarbeiter steigerte

Hintergrund

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) ist eine vor über 40 Jahren von den Knights of the Southern Cross, einer australesweiten Organisation katholischer Laien, gegründete Gemeinnützige Organisation, um unserer alternden Bevölkerung eine fürsorgliche Betreuung zu bieten.

SCCQ beschäftigt über 1.000 Mitarbeiter, die Dienstleistungen für mehr als 2.200 Menschen in ganz Queensland erbringen. Dazu gehören 13 Altenpflegeheime home, fünf Seniorenresidenzen sowie ambulante Pflegedienste, die 1.100 Klienten in ihrem Alltag unterstützen.

Herausforderung

“Die facettenreiche und geografisch verteilte Organisation litt unter Ineffizienzen, einschließlich der doppelten und dreifachen Durchführung von Routineaufgaben wie der manuellen Dateneingabe.”

Mehrere Standorte, Aktivitäten und Systeme basierten auf der manuellen Datenverarbeitung. Dies bedeutete für die Mitarbeiter oft eine Wiederholung von Dateneingabeaufgaben, was sich negativ auf ihre Produktivität auswirkte und das Risiko menschlicher Fehler erhöhte.

SCCQ war bestrebt, ineffiziente Routineaufgaben wie mehrfache Dateneingaben zu reduzieren, die Effizienz und Produktivität signifikant zu verbessern und mehr Geschäftswert aus bestehenden IT-Ressourcen zu schöpfen, um die Mitarbeiter in verschiedenen operativen Bereichen sowie in klinischen, administrativen und unterstützenden Funktionen an den Standorten besser zu unterstützen.

“Um repetitive Aufgaben zu eliminieren, mussten wir effizienter werden, und wir wussten, dass dies durch die Automatisierung und Integration unserer Systeme und Lösungen erreicht werden würde”, sagt Kristin Bradic, Solutions Development Manager bei SCCQ.

“Wir wollten mit dem, was wir hatten, mehr erreichen, und Jitterbit hat all unsere Erwartungen erfüllt. Neben dem Potenzial, die Abläufe zu optimieren und Ineffizienzen im gesamten Unternehmen zu reduzieren, bot es zudem das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in Bezug auf die Gesamtbetriebskosten für unsere Organisation. Außerdem ist es einfach zu bedienen, sicher und verfügt über bereits vorhandene Konnektoren”, sagte Kristin.

Verbesserte Effizienz, um mehr Wert aus bestehenden Anlagen zu schöpfen

Das Hauptziel bestand darin, Effizienz und Produktivität durch die Automatisierung manueller, repetitiver Aufgaben wie der Dateneingabe zu steigern und dadurch mehr geschäftlichen Wert aus den bestehenden Mitarbeitern und IT-Ressourcen der Organisation zu ziehen, indem ihre Zeit freigesetzt wurde, um sich auf wertvollere geschäftliche Aufgaben und die Betreuung zu konzentrieren.

“Unser Ziel ist es, Gemeinschaften zu entwickeln, in denen Menschen ihr bestes Leben führen können. Um das zu erreichen, mussten wir effizienter werden, indem wir unsere Systeme und Lösungen automatisiert und integriert haben und dadurch wertlose und repetitive Aufgaben so weit wie möglich eliminieren”, sagt Bradic.

Vorher

• Unterschiedliche Datensätze an verschiedenen Standorten. Eine starke Abhängigkeit von manueller Verarbeitung; die doppelte oder sogar dreifache Durchführung von Aufgaben war im gesamten Unternehmen an der Tagesordnung – was Zeitverschwendung und geringere Produktivität bedeutete
• Minimale Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und Servicebereichen im gesamten Unternehmen sowie keine einheitliche Übersicht über das Unternehmen – um die Gesamteffizienz steigern zu können
• Keine einzige verlässliche Datenquelle (Single Source of Truth) für die jeweiligen Datensätze – was zu Ineffizienzen und Wiederholungen führte
• Keine Automatisierung von Basisdaten und Berichterstattung zur Behebung von Ineffizienzen und zur zeitgerechten Versorgung

Danach

• Integrationen im gesamten Unternehmen haben die Effizienz der Arbeitsabläufe, das Berichtswesen und die Produktivität erheblich verbessert.
• Der verbesserte Zugang zu Informationen hat die Möglichkeiten zur Bündelung, Analyse und Qualitätsverbesserung von Daten erweitert, was zu fundierteren geschäftlichen Entscheidungen und vor allem zu einer besseren Unterstützung der Mitarbeiter bei ihrer Rolle in der Betreuung von Bewohnern und Kunden führt.
• Erhebliche Reduzierung der manuellen Datenduplizierung und repetitiven Arbeit
• Ein einfacherer, schlankerer und produktiverer Arbeitstag für das Personal bedeutete, dass sie den Bewohnern und Kunden ein höheres Maß an Pflege bieten konnten.

Lösung

Die Integration und Automatisierung wichtiger Geschäftssysteme und -aufgaben beseitigte die zeitaufwändige manuelle Bearbeitung, die häufig mit der doppelten und dreifachen Dateneingabe verbunden war.

Das Unternehmen betrachtete Jitterbit als ein Mittel zur Rationalisierung und Automatisierung vieler Kerngeschäftsprozesse mit dem Schwerpunkt auf Datenmanagement, um eine einzige, für alle Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zeitnah und effizient zugängliche Datenquelle (Single Source of Truth) für jeden Datensatz des Unternehmens zu schaffen.

“Die erste Inbetriebnahme von Jitterbit erfolgte intern in unserem Unternehmen mit Unterstützung von Jitterbit professional services”, sagt Bradic. “Darüber hinaus wurde Jitterbit PS eingesetzt, um die Anbindung der ersten Endpunkte unter Berücksichtigung der erforderlichen Sicherheitsanforderungen zu unterstützen.”

“Jitterbit hat im Grunde die Arbeitsweise des Unternehmens durch die Integration verschiedener Systeme und Anwendungen sowie die Automatisierung zahlreicher Aufgaben verändert. Beispielsweise hat die Möglichkeit, Daten automatisch aus einer Vielzahl von Quellen zu extrahieren, nicht nur die Effizienz und die Produktivität der Mitarbeiter verbessert, sondern auch ein wesentlich höheres Maß an Kontrolle ermöglicht.

“Bislang hat Jitterbit Integrationen in den Bereichen Care Management, ERP/Abrechnung/Einkauf, Personalsysteme, SQL-Data-Warehouse und Dateifreigabe ermöglicht, die eine Kombination aus HTTP-, SFTP- und Datenbank-Endpunkten umfassen.

“Die verbesserte Konsistenz und Verfügbarkeit von prozessbasierten Zeit- und klinischen Daten trägt nicht nur dazu bei, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen; erhebliche Zeiteinsparungen haben es dem Personal ermöglicht, seine Zeit umzuverteilen und andere Aktivitäten durchzuführen, die die Menschen in ihrer Obhut besser unterstützen können.

“Jitterbit bot zudem das beste Preis-Leistungs-Verhältnis im Hinblick auf die Gesamtbetriebskosten. Wir haben eine Reihe anderer Systeme evaluiert, und Jitterbit hat den größten Wert in Bezug auf die Kosten und das Erreichen unseres最终en Ziels gezeigt. Die Einrichtung und Implementierung waren einfach. Wenn wir uns an den Jitterbit-Support wenden mussten, haben wir ihn stets als reaktionsschnell und hilfsbereit erlebt. Es kommt selten vor, dass unsere Probleme nicht durch die erste Antwort oder einen kurzen Anruf zur Bildschirmfreigabe und Fehlerbehebung gelöst werden”, sagt Bradic.

Jitterbit hat die Produktivität definitiv auf positive Weise beeinflusst. Der Integrationsprozess hat unser Berichtswesen im gesamten Unternehmen erheblich verbessert, und während wir mehr Automatisierung und Integration einführen, beginnen die Mitarbeiter, anders über ihre Arbeitsweise nachzudenken...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Ergebnisse & Vorteile

Kristin Bradic, Solutions Development Manager bei Southern Cross Care Queensland, erklärt, dass der Erfolg des Projekts direkt mit den realisierten Vorteilen korreliert – darunter signifikante Produktivitätssteigerungen sowie ein verbesserter Zugriff auf zeitnahe Informationen und klinische Daten, was wiederum verbesserte Arbeitsabläufe und Effizienzen, bessere geschäftliche Entscheidungen und besser unterstützte Mitarbeiter bei der Erbringung der Bewohner- und Klientenpflege bedeutet hat.

“Jitterbit hat es unseren Mitarbeitern ermöglicht, repetitive Arbeit und die Risiken zu reduzieren, die mit der mehrfachen Eingabe derselben Daten verbunden sind, wie etwa das Korrigieren und Verifizieren von Daten, die durch menschliches Versagen entstehen können.

“Jitterbit wird inzwischen in unserem gesamten Unternehmen häufig genutzt und ist in verschiedenen Abteilungen fest verankert, wenn es darum geht, Wege zur Prozessverbesserung zu finden. Es findet eine aktive Zusammenarbeit zwischen unserem Entwicklungsteam, dem Unternehmen und (ge)». [Hinweis: Bitte senden Sie den vollständigen Text, da der Satz abgeschnitten ist.].

“Es hat uns auch auf eine bessere Zukunft vorbereitet, mit einer Anwendungsflexibilität, die den Spielraum für das, was wir in Zukunft tun können, erheblich erweitern wird”, sagte Bradic.

Seit dem erfolgreichen Abschluss der Integration hat SCCQ die Produktivität im gesamten Unternehmen gesteigert und erhebliche Zeiteinsparungen erzielt, wodurch die Mitarbeiter in die Lage versetzt wurden, ihre Zeit umzuwidmen und Aktivitäten durchzuführen, um die Menschen in ihrer Obhut besser zu unterstützen.