Wie eine Altenpflegeorganisation die Effizienz für mehr als 1,000 Mitarbeiter steigerte

Durch die Integration und Automatisierung wichtiger Geschäftssysteme konnten unzählige Stunden pro Monat eingespart werden, da manuelle Verarbeitung und doppelte Aufgaben eliminiert wurden

Wie eine bekannte australische Altenpflegeorganisation die Effizienz und Produktivität durch die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben verbesserte, um mehr geschäftlichen Nutzen aus den vorhandenen Mitarbeitern und IT-Ressourcen der Organisation zu ziehen

Hintergrund

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) ist eine gemeinnützige Organisation, die vor über 40 Jahren von den Knights of the Southern Cross, einer australienweiten Organisation katholischer Laien, gegründet wurde, um unserer alternden Bevölkerung mitfühlende Pflege zu bieten.

SCCQ beschäftigt über 1,000 Mitarbeiter, die Dienstleistungen für mehr als 2,200 Menschen in ganz Queensland erbringen, darunter 13 Altenpflegeeinrichtungen homes, fünf Altersdörfer sowie Gemeinde u home Pflegedienste, die 1,100 Klientinnen und Klienten in ihrer Pflege unterstützen home.

Herausforderung

„Die Organisation war facettenreich und geografisch verstreut und litt unter Ineffizienzen, einschließlich der Verdopplung und Verdreifachung von Routineaufgaben wie der manuellen Dateneingabe.“

Mehrere Standorte, Aktivitäten und Systeme stützten sich auf die manuelle Verarbeitung von Daten. Dies bedeutete oft eine Wiederholung von Dateneingabeaufgaben für die Mitarbeiter, was sich auf ihre Produktivität auswirkte und das Risiko menschlicher Fehler erhöhte.

SCCQ versuchte, ineffiziente Routineaufgaben, wie z. B. mehrfache Dateneingaben, zu reduzieren und die Effizienz und Produktivität erheblich zu verbessern und mehr geschäftlichen Nutzen aus vorhandenen IT-Ressourcen zu ziehen, um das Personal, das in verschiedenen Betriebsabläufen und in klinischen, administrativen und unterstützenden Rollen tätig ist, besser zu unterstützen Websites.

„Um sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren, mussten wir effizienter sein, und wir wussten, dass dies durch die Automatisierung und Integration unserer Systeme und Lösungen erreicht werden würde“, sagt Kristin Bradic, Solutions Development Manager bei SCCQ.

„Wir wollten mehr aus dem machen, was wir hatten, und Jitterbit hat alle unsere Kriterien erfüllt. Zusätzlich zu seinem Potenzial, den Betrieb zu rationalisieren und Ineffizienzen im gesamten Unternehmen zu reduzieren, bot es unserem Unternehmen auch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in Bezug auf die Gesamtbetriebskosten. Außerdem ist es einfach zu bedienen, sicher und verfügt über bereits vorhandene Konnektoren“, sagte Kristin.

Verbesserte Effizienz, um mehr Wert aus bestehenden Vermögenswerten zu ziehen

Das Hauptziel bestand darin, die Effizienz und Produktivität durch die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben wie der Dateneingabe zu verbessern und somit mehr geschäftlichen Nutzen aus den vorhandenen Mitarbeitern und IT-Ressourcen der Organisation zu ziehen, indem sie Zeit gewinnen, um sich auf wertvollere Geschäftsaufgaben und Pflege zu konzentrieren.

„Unser Ziel ist es, Gemeinschaften aufzubauen, in denen die Menschen ihr bestes Leben führen können. Um dies zu erreichen, mussten wir effizienter werden, indem wir unsere Systeme und Lösungen automatisieren und integrieren und dabei geringwertige und sich wiederholende Aufgaben so weit wie möglich eliminieren“, sagt Bradic.

Vor:

• Ungleiche Datensätze, die an verschiedenen Orten untergebracht sind. Eine starke Abhängigkeit von manueller Verarbeitung; Verdopplung und sogar Verdreifachung von Aufgaben war in der gesamten Organisation üblich – was Zeitverschwendung und geringere Produktivität bedeutete
• Minimale Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und Servicebereichen in der gesamten Organisation und kein einheitlicher Überblick über die Organisation – um die Gesamteffizienz verbessern zu können
• Keine Single Source of Truth für jeden Datensatz – was zu Ineffizienzen und Wiederholungen führte
• Keine Automatisierung von Basisdaten und Berichterstattung zur Verbesserung von Ineffizienzen und rechtzeitiger Versorgung

Nach:

• Integrationen im gesamten Unternehmen haben die Workflow-Effizienz, Berichterstattung und Produktivität erheblich verbessert
• Der verbesserte Zugang zu Informationen hat die Fähigkeit zur Aggregation, Analyse und Verbesserung der Datenqualität verbessert, was zu fundierteren Geschäftsentscheidungen und vor allem zu einer besseren Unterstützung der Mitarbeiter in ihrer Rolle bei der Bereitstellung von Bewohner- und Kundenbetreuung geführt hat
• Signifikante Reduzierung der manuellen Duplizierung von Daten und sich wiederholender Arbeiten
• Ein einfacherer, effizienterer und produktiverer Arbeitstag für die Mitarbeiter bedeutet, dass sie Bewohnern und Kunden ein höheres Maß an Pflege bieten können

Lösung

Die Integration und Automatisierung wichtiger Geschäftssysteme und -aufgaben eliminierte die zeitaufwändige manuelle Verarbeitung, die oft mit der Duplizierung und Verdreifachung von Daten einherging

Das Unternehmen betrachtete Jitterbit als Mittel zur Rationalisierung und Automatisierung vieler Kerngeschäftsprozesse mit Schwerpunkt auf Datenmanagement, um eine einzige Quelle der Wahrheit für jeden Datensatz des Unternehmens zu schaffen, auf die alle Mitarbeiter an verschiedenen Standorten leicht zugreifen können zeitnah und effizient.

„Der anfängliche Standup von Jitterbit wurde intern in unserer Organisation mit Unterstützung von Jitterbit durchgeführt professional services“, sagt Bradic. „Darüber hinaus wurde Jitterbit PS verwendet, um bei der Verbindung der ersten Endpunkte angesichts des erforderlichen Sicherheitsniveaus zu helfen.“

„Jitterbit hat die Arbeitsweise des Unternehmens verändert, indem verschiedene Systeme und Anwendungen integriert und viele Aufgaben automatisiert wurden. Beispielsweise hat die Möglichkeit, Daten aus einer Reihe von Quellen automatisch zu extrahieren, nicht nur die Effizienz und die Produktivität der Mitarbeiter verbessert, sondern auch ein viel höheres Maß an Kontrolle gebracht.

„Bisher hat Jitterbit Integrationen mit Care Management, ERP/Billing/Purchasing, People Systems, SQL Data Warehouse und File Share ermöglicht, die eine Kombination aus HTTP-, SFTP- und Datenbank-Endpunkten umfassen.

„Die verbesserte Konsistenz und Verfügbarkeit von zeitgesteuerten und klinischen Daten hilft nicht nur, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen; erhebliche Zeiteinsparungen haben es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Zeit umzulenken und andere Aktivitäten durchzuführen, die die Menschen in ihrer Pflege besser unterstützen können.

„Jitterbit bot auch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in Bezug auf die Gesamtbetriebskosten. Wir haben eine Reihe anderer Systeme evaluiert und Jitterbit hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis in Bezug auf die Kosten und das Erreichen unseres Endziels gezeigt. Es war einfach einzurichten und zu implementieren. Wenn wir uns an den Jitterbit-Support wenden mussten, haben wir ihn immer als reaktionsschnell und hilfreich erlebt. Es kommt selten vor, dass unsere Probleme nicht mit der ersten Antwort oder mit einem kurzen Anruf behoben werden, um unsere Bildschirme zu teilen und Fehler zu beheben“, sagt Bradic.

„Jitterbit hat sich definitiv positiv auf die Produktivität ausgewirkt. Der Integrationsprozess hat unsere Berichterstattung im gesamten Unternehmen erheblich verbessert, und während wir mehr Automatisierung und Integration einführen, beginnen die Mitarbeiter, anders darüber zu denken, wie sie Dinge tun …“
– Kristin Bradic, Leiterin der Lösungsentwicklung, Southern Cross Care Qld

Ergebnisse & Vorteile

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland, erklärt, dass der Erfolg des Projekts direkt mit den realisierten Vorteilen korreliert – darunter erhebliche Produktivitätssteigerungen sowie ein verbesserter Zugriff auf zeitnahe Informationen und klinische Daten, was wiederum zu verbesserten Arbeitsabläufen und Effizienz geführt hat , bessere Geschäftsentscheidungen und besser unterstützte Mitarbeiter bei der Bereitstellung von Bewohner- und Kundenbetreuung.

„Jitterbit hat es unseren Mitarbeitern ermöglicht, sich wiederholende Arbeiten und die Risiken zu reduzieren, die mit der mehrfachen Eingabe derselben Daten verbunden sind, wie z. B. das Korrigieren und Überprüfen der Daten, die aus menschlichen Fehlern resultieren können.

„Jitterbit ist mittlerweile in unserem Unternehmen weit verbreitet und ist in verschiedenen Abteilungen in den Vordergrund gerückt, wenn es darum geht, Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen zu prüfen. Es gibt eine aktive Zusammenarbeit zwischen unserem Entwicklungsteam, dem Unternehmen und (falls zutreffend) Softwareanbietern, um die am besten geeignete Lösung zu entwickeln.

„Es hat uns auch für eine bessere Zukunft gerüstet, mit Anwendungsflexibilität, die den Umfang dessen, was wir in Zukunft tun können, erheblich erweitern wird“, sagte Bradic.

Seit dem erfolgreichen Abschluss der Integration hat SCCQ die Produktivität im gesamten Unternehmen verbessert und erhebliche Zeiteinsparungen erzielt, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Zeit umzuleiten und Aktivitäten durchzuführen, um die Menschen in ihrer Obhut besser zu unterstützen.