Gestão de dados no ensino superior: melhores práticas para superar os silos de dados.

Ao eliminar os silos por meio da integração, as instituições de ensino superior podem transformar uma infinidade de dados de alunos, professores e ex-alunos em informações práticas e converter ambientes de TI complexos em sistemas simplificados e escaláveis.

No cenário atual do ensino superior, as instituições gerenciam uma rede cada vez mais complexa de dados estudantis. Sem uma abordagem unificada, esses dados frequentemente existem em silos — dispersos entre os sistemas de admissão, matrícula e administrativos — dificultando a obtenção de uma visão clara e abrangente da instituição.

Para faculdades e universidades, uma abordagem moderna e ágil para a conectividade digital começa com a eliminação desses silos e a melhoria da qualidade dos dados. Isso porque, quando os dados são precisos e acessíveis, as organizações conseguem tomar decisões mais bem fundamentadas que contribuem para o sucesso dos alunos.

Neste blog, exploraremos as melhores práticas para a gestão de dados no ensino superior e como uma plataforma de integração de dados como Jitterbit Harmony, Simplifica a conectividade e elimina silos.

A importância da qualidade dos dados no ensino superior

O ensino superior está sendo reinventado, com o engajamento e a personalização como elementos centrais da aprendizagem e do sucesso dos alunos. Para se manterem competitivas e em conformidade com as normas, as instituições de ensino devem gerenciar os dados de forma eficaz, considerando esses três pilares:

• Comunicação: Comunique-se continuamente com os alunos, fornecendo as informações corretas e utilizando os canais adequados.
• Presencial e online: Forneça novas formas de ensino e recursos de eLearning.
• Envolvimento: Ofereça uma experiência de aluno sem atrito e envolvente para garantir a retenção e o sucesso do aluno e promover um relacionamento de longo prazo como ex-alunos.

Para alcançar esse objetivo, é necessário que os dados sejam gerenciados de forma eficaz e profundamente integrados, desde o processo de admissão até o relacionamento com ex-alunos. Isso permite uma visão completa da jornada do aluno e facilita a obtenção de insights acionáveis ​​a partir dos dados.

Benefícios da integração de dados para o ensino superior

O ensino superior depende de dados, mas sem integração, esses dados permanecem isolados em silos. Conectar sistemas proporciona uma visão unificada da jornada do aluno, permitindo decisões mais informadas, maior engajamento e aumento da eficiência operacional.

Automação de processos manuais

Os dados plurianuais de alunos, professores e currículo geralmente residem em diferentes bancos de dados educacionais, sistemas de dados de alunos e arquivos. Os dados precisam ser exportados manualmente e carregados em outros bancos de dados para tomar decisões, responder a solicitações e fornecer relatórios.

A demora na execução de processos manuais significa que não é possível gerar relatórios, tomar decisões e os alunos não recebem informações em tempo hábil até que os envios manuais sejam concluídos. A automatização desses processos economiza tempo, requer menos recursos e reduz erros.

Apoio para todo o ciclo de vida do aluno

As instituições de ensino atuais gerenciam cada etapa da jornada do aluno utilizando diferentes sistemas e fornecedores. Para engajar os alunos de forma eficaz, esses sistemas precisam ser integrados. Na Universidade Taylor, por exemplo, o Salesforce A plataforma é responsável pelas comunicações de admissão, enquanto o Banner gerencia as inscrições e outras tarefas administrativas. Usando o Jitterbit, Taylor sincroniza essas plataformas diariamente, garantindo que os orientadores sempre tenham informações atualizadas sobre o progresso de cada aluno.

Conexão mais rápida de novos sistemas

Embora integrações personalizadas ponto a ponto possam ser implementadas conforme necessário, o código personalizado pode ser frágil e menos maleável, dificultando a expansão da infraestrutura tecnológica das instituições.

Uma plataforma de integração de dados de baixo código como Jitterbit Harmony, Aumenta a escalabilidade e acelera a integração, fornecendo componentes reutilizáveis, como projetos, modelos e receitas.

8 Melhores Práticas para a Gestão de Dados no Ensino Superior

Gerenciar dados em um campus moderno exige uma abordagem estratégica. Estas boas práticas ajudam faculdades e universidades a extrair mais valor dos dados dos alunos:

1. Priorize a governança de dados

A governança de dados é o conjunto de princípios e práticas que garantem a disponibilidade de dados de alta qualidade. É importante ter uma visão completa e precisa dos alunos e da organização. Trate os dados como um ativo estratégico: comece com o apoio da diretoria e expanda sua estrutura de governança ao longo do tempo para dar suporte à privacidade, segurança e consistência dos dados.

2. Envolva as partes interessadas certas desde o início.

A gestão eficaz de dados requer a participação das pessoas que melhor compreendem os dados e como eles são utilizados. Envolva equipes de toda a instituição — como admissões, matrículas, sucesso estudantil, auxílio financeiro e TI — para definir, padronizar e gerenciar, em conjunto, os principais elementos de dados.

3. Determinar os sistemas de registro

Compreenda e determine quais sistemas são sistemas de registro. Saber quais sistemas servem como fonte de verdade para cada elemento de dados evita a duplicação de dados e ajuda a simplificar a arquitetura geral de dados.

4. Criar definições compartilhadas de dados

Criar definições compartilhadas para os dados. Estabelecer esse entendimento comum evita múltiplas definições para os mesmos dados.

Sem dados claramente definidos, uma pergunta simples como “Quantos alunos temos?” pode ter múltiplas respostas, dependendo da definição de “aluno” utilizada. Por exemplo, um relatório pode contabilizar todos os alunos matriculados na data oficial do censo, enquanto outro pode incluir apenas os alunos com matrícula ativa, excluindo aqueles que já se retiraram ou estão em licença.

5. Padronizar ferramentas em todos os sistemas

Limite o número de plataformas para reduzir a complexidade e concentre-se em ferramentas que ofereçam suporte à escalabilidade, conformidade e segurança.

6. Mapeie os dados de forma antecipada e clara.

Determine desde o início quais dados serão recebidos e para onde serão enviados. Se houver dois sistemas com dados semelhantes, organize os dados, determine para onde cada dado será enviado e mantenha os demais em outro local. Crie indicadores claros para campos com nomes comuns. Além disso, ao carregar os dados, sequencie-os de forma que os pontos de dados sejam sempre os mais atualizados.

7. Desmembre integrações complexas

Não tente abraçar o oceano de uma vez — use uma plataforma de integração de dados como o Jitterbit para dividir as tarefas em várias etapas. Por exemplo, se os dados estiverem sendo movidos do Banner para Salesforce Crie os seguintes passos:

1. Execute consultas no Banner
2. Despejar dados em uma tabela temporária no Banner
3. Faça alterações para deixá-lo em forma para Salesforce
4. Carregar para Salesforce usando mapeamento Jitterbit

Simplifique o mapeamento de dados com os assistentes de IA da Jitterbit.

8. Criar backups para recuperação e auditoria

Caso um curso seja removido ou atualizado, os backups e as ferramentas de comparação permitem uma rápida reconciliação entre os sistemas.

Por exemplo, se um aluno desistir de uma disciplina nos primeiros 10 dias do semestre, a disciplina precisa ser excluída da lista de disciplinas ativas em Salesforce estar em sincronia com o Banner. Se uma escola estiver usando o Jitterbit para copiar Salesforce em tabelas sobressalentes de informações do aluno como backup, o SQL pode ser usado para comparar registros entre Banner e Salesforce para encontrar as exclusões. Aqui também, o Jitterbit pode facilitar as exclusões em Salesforce.

Unifique os dados do ensino superior com o Jitterbit. Harmony

Desde a melhoria da retenção de alunos até a otimização da alocação de recursos, Jitterbit ajuda instituições de ensino superior Desbloquear insights mais profundos e reduzir a carga administrativa a partir de seus dados.

Jitterbit Harmony,Nossa plataforma de baixo código e com inteligência artificial integrada facilita:

• Conecte sistemas de informação estudantil, portais online, CRMs e plataformas de auxílio financeiro.
• Integre plataformas de aprendizagem online com ferramentas de análise de dados para impulsionar a melhoria do desempenho dos alunos.
• Integre ferramentas legadas com plataformas de nuvem modernas usando fluxos de trabalho de baixo código.
• Garantir a segurança dos dados, o mascaramento e a conformidade com os requisitos regulamentares.
• Obtenha acesso em tempo real aos dados dos alunos para um engajamento personalizado e análises preditivas.

Com uma plataforma centralizada e escalável, faculdades e universidades podem transformar sistemas desconectados em um ecossistema de dados unificado. Seja para modernizar infraestruturas legadas ou para expandir estratégias de engajamento estudantil, o Jitterbit é a solução ideal. Harmony Integra tudo de forma segura, eficiente e inteligente.