Gestão de Dados no Ensino Superior: Melhores Práticas para Superar Silos de Dados

Ao eliminar silos por meio da integração, as instituições de ensino superior podem transformar dados intermináveis de alunos, professores e ex-alunos em insights acionáveis e transformar cenários de TI complexos em sistemas simplificados e escaláveis.

No cenário atual do ensino superior, as instituições gerenciam uma rede cada vez mais complexa de dados de estudantes. Sem uma abordagem unificada, esses dados frequentemente existem em silos — espalhados por sistemas de admissões, matrículas e administrativos —, dificultando a obtenção de uma visão clara e abrangente de toda a instituição.

Para as faculdades e universidades, uma abordagem moderna e ágil para a conectividade digital começa com a eliminação desses silos e a melhoria da qualidade dos dados. Porque quando os dados são precisos e acessíveis, as organizações conseguem tomar decisões mais bem informadas que apoiam o sucesso dos estudantes.

Neste blog, exploraremos as melhores práticas para o gerenciamento de dados no ensino superior e como uma plataforma de integração de dados como Jitterbit Harmony simplifica a conectividade e quebra silos.

A Importância da Qualidade dos Dados no Ensino Superior

O ensino superior está sendo reinventado com o engajamento e a personalização como essenciais para o aprendizado e o sucesso do aluno. Para se manterem competitivas e em conformidade, as instituições educacionais devem gerenciar os dados de forma eficaz nesses três pilares:

• Comunicação: Comunique-se continuamente com os alunos com as informações certas e nos canais certos.
• Presencial e EAD: Fornecer novas formas de ensino e capacidades de EAD.
• Engajamento Proporcione uma experiência estudantil integrada e envolvente para garantir a retenção e o sucesso dos alunos e promover um relacionamento de longo prazo como ex-alunos.

Alcançar isso exige dados que sejam tanto efetivamente gerenciados quanto profundamente integrados, da admissão à relação com ex-alunos. Isso permite uma visão de 360 graus da jornada do estudante e facilita insights de dados acionáveis.

Benefícios da Integração de Dados para o Ensino Superior

O ensino superior funciona à base de dados, mas, sem integração, esses dados ficam presos em silos. A conexão de sistemas desbloqueia uma visão unificada da jornada do estudante, permitindo decisões mais informadas, maior engajamento e aumento da eficiência operacional.

Automação de Processos Manuais

Dados plurianuais de estudantes, professores e currículos frequentemente ficam em diferentes bases de dados educacionais, sistemas de dados de estudantes e arquivos. Os dados precisam ser exportados manualmente e carregados em outros bancos de dados para tomar decisões, responder a solicitações e fornecer relatórios.

A defasagem de tempo na execução de processos manuais significa que relatórios não podem ser feitos, decisões não podem ser tomadas e os alunos não recebem informações em tempo hábil até que os uploads manuais sejam concluídos. A automação desses processos economiza tempo, exige menos recursos e reduz erros.

Suporte para Todo o Ciclo de Vida do Estudante

As instituições de hoje gerenciam cada etapa da jornada do aluno usando sistemas e fornecedores diferentes. Para engajar os alunos de forma eficaz, esses sistemas precisam ser integrados. Na Universidade Taylor, por exemplo, a plataforma Salesforce é responsável pelas comunicações relacionadas ao processo seletivo, enquanto o Banner cuida das inscrições e de outras tarefas administrativas. Com o Jitterbit, Taylor sincroniza essas plataformas diariamente, garantindo que os orientadores tenham sempre informações atualizadas sobre o progresso de cada aluno.

Conexão mais rápida de novos sistemas

Embora integrações personalizadas ponto a ponto possam ser implantadas conforme necessário, o código personalizado pode ser frágil e menos maleável — tornando mais difícil para as instituições escalarem sua pilha de tecnologia.

Uma plataforma de integração de dados low-code como Jitterbit Harmony adiciona escalabilidade e acelera a integração ao fornecer componentes reutilizáveis, como projetos, modelos e receitas.

8 Melhores Práticas para Gestão de Dados no Ensino Superior

Gerenciar dados em um campus moderno exige uma abordagem estratégica. Estas melhores práticas ajudam faculdades e universidades a extrair mais valor dos dados dos estudantes:

1. Priorize a Governança de Dados

A governança de dados é o conjunto de princípios e práticas que garantem a disponibilidade de dados de alta qualidade. É importante ter uma visão precisa de 360 graus dos alunos e da organização. Trate os dados como um ativo estratégico: comece com o apoio da diretoria e expanda sua estrutura de governança ao longo do tempo para apoiar a privacidade, a segurança e a consistência dos dados.

2. Envolva as Partes Interessadas Certas Cedo

O gerenciamento de dados eficaz exige a participação das pessoas que melhor compreendem os dados e como eles são utilizados. Envolva equipes em toda a instituição — como admissões, matrículas, sucesso do aluno, assistência financeira e TI — para definir, padronizar e gerenciar colaborativamente elementos-chave de dados.

3. Determinar Sistemas de Registro

Compreender e determinar quais sistemas são sistemas de registro. Saber quais sistemas servem como fonte da verdade para cada elemento de dados evita a duplicação de dados e ajuda a simplificar a arquitetura geral de dados.

4. Criar Definições Compartilhadas de Dados

Criar definições compartilhadas de dados. Estabelecer esse entendimento comum evita múltiplas definições dos mesmos dados.

Sem dados claramente definidos, uma pergunta simples como “Quantos estudantes nós temos?” pode ter múltiplas respostas, dependendo da definição de “estudante” que está sendo usada. Por exemplo, um relatório pode contar qualquer pessoa matriculada na data oficial do censo, enquanto outro pode incluir apenas estudantes com status de matrícula ativo, excluindo estudantes que tenham desistido desde então ou que estejam de licença.

5. Padronizar Ferramentas Entre Sistemas

Limite o número de plataformas para reduzir a complexidade e concentre-se em ferramentas que apoiem a escalabilidade, a conformidade e a segurança.

6. Mapeie os dados cedo e claramente

Determine antecipadamente quais dados estão entrando e para onde eles irão. Se houver dois sistemas com dados semelhantes, organize os dados, determine quais dados irão para onde e retenha os outros dados em outro lugar. Crie indicadores claros em campos com nomes comuns. Além disso, ao carregar os dados, ordene-os de forma que os pontos de dados sejam sempre os mais atualizados.

7. Divida Integrações Complexas

Não tente fazer o impossível — use uma plataforma de integração de dados como o Jitterbit para dividir as tarefas em várias etapas. Por exemplo, se os dados estiverem sendo transferidos do Banner para o Salesforce, crie as seguintes etapas:

1. Executar consultas no Banner
2. Despejar dados em uma tabela temporária no Banner
3. Faça as alterações necessárias para que fique em conformidade com a norma Salesforce
4. Carregar no Salesforce usando o mapeamento do Jitterbit

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8. Criar Backups para Recuperação e Auditoria

Se um curso for cancelado ou atualizado, backups e ferramentas de comparação permitem uma rápida reconciliação entre sistemas.

Por exemplo, se um aluno desistir de uma disciplina nos primeiros 10 dias de um semestre, essa disciplina precisa ser excluída da lista de disciplinas ativas no Salesforce para que haja sincronização com o Banner. Se uma instituição estiver usando o Jitterbit para copiar o Salesforce para tabelas auxiliares de informações dos alunos como backup, o SQL pode ser usado para comparar registros entre o Banner e o Salesforce a fim de identificar as exclusões. Nesse caso, o Jitterbit também pode facilitar as exclusões no Salesforce.

Unifique os dados do ensino superior com o Jitterbit Harmony

Da melhoria da retenção de alunos à otimização da alocação de recursos, A Jitterbit ajuda instituições de ensino superior desbloquear insights mais profundos e reduzir a carga administrativa de seus dados.

Jitterbit Harmony, nossa plataforma de baixo código com infusão de IA, facilita:

• Conecte sistemas de informações de alunos, portais online, CRMs e plataformas de assistência financeira
• Integre plataformas de ensino online com ferramentas de análise de dados para impulsionar o melhor desempenho dos alunos
• Integre ferramentas legadas a plataformas de nuvem modernas usando fluxos de trabalho de código baixo
• Garantir a segurança dos dados, o mascaramento e a conformidade com os requisitos regulatórios
• Obtenha acesso em tempo real aos dados dos alunos para engajamento personalizado e análise preditiva

Com uma plataforma centralizada e escalável, faculdades e universidades podem transformar sistemas desconectados em um ecossistema de dados unificado. Seja para modernizar uma infraestrutura legada ou ampliar estratégias de engajamento dos alunos, o Jitterbit Harmony integra tudo isso de forma segura, eficiente e inteligente.