Gestione dei dati nell'istruzione superiore: buone pratiche per superare i silos di dati

Eliminando i silos attraverso l'integrazione, gli istituti di istruzione superiore possono trasformare infiniti dati di studenti, docenti ed ex studenti in informazioni fruibili e trasformare complessi scenari IT in sistemi semplificati e scalabili.

Nel panorama odierno dell'istruzione superiore, gli istituti gestiscono una rete sempre più complessa di dati sugli studenti. Senza un approccio unificato, questi dati spesso rimangono isolati, distribuiti tra i sistemi di ammissione, iscrizione e amministrazione, rendendo difficile ottenere una visione chiara e completa dell'intero istituto.

Per college e università, un approccio moderno e agile alla connettività digitale inizia con l'eliminazione di questi silos e il miglioramento della qualità dei dati. Perché quando i dati sono accurati e accessibili, le organizzazioni sono in grado di prendere decisioni più consapevoli a supporto del successo degli studenti.

In questo blog esploreremo le migliori pratiche per la gestione dei dati dell'istruzione superiore e come una piattaforma di integrazione dei dati come jitterbit Harmony semplifica la connettività e abbatte i compartimenti stagni.

L'importanza della qualità dei dati nell'istruzione superiore

L'istruzione superiore sta cambiando, ponendo il coinvolgimento e la personalizzazione al centro dell'apprendimento e del successo degli studenti. Per rimanere competitivi e conformi alle normative, gli istituti scolastici devono gestire i dati in modo efficace, rispettando questi tre pilastri:

• Comunicazione: Comunicare costantemente con gli studenti fornendo le informazioni giuste e tramite i canali giusti.
• In sede e eLearning: Fornire nuove modalità di insegnamento e capacità di eLearning.
• Engagement: Offri un'esperienza studentesca fluida e coinvolgente per garantire la fidelizzazione e il successo degli studenti e promuovere una relazione a lungo termine come ex studenti.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario disporre di dati gestiti in modo efficace e profondamente integrati, dalle ammissioni alle relazioni con gli ex studenti. Ciò consente una visione a 360 gradi del percorso degli studenti e facilita l'acquisizione di informazioni fruibili.

Vantaggi dell'integrazione dei dati per l'istruzione superiore

L'istruzione superiore si basa sui dati, ma senza integrazione, questi dati rimangono bloccati in compartimenti stagni. La connessione dei sistemi offre una visione unificata del percorso degli studenti, consentendo decisioni più consapevoli, un maggiore coinvolgimento e una maggiore efficienza operativa.

Automazione dei processi manuali

I dati pluriennali di studenti, docenti e curricula spesso risiedono in diversi database educativi, sistemi di dati degli studenti e file. I dati devono essere esportati e caricati manualmente in altri database per prendere decisioni, rispondere alle richieste e fornire report.

Il ritardo nell'esecuzione dei processi manuali fa sì che la rendicontazione non possa essere effettuata, che le decisioni non possano essere prese e che gli studenti non ricevano informazioni tempestive fino al completamento dei caricamenti manuali. L'automazione di questi processi consente di risparmiare tempo, richiede meno risorse e riduce gli errori.

Supporto per l'intero ciclo di vita dello studente

Le istituzioni odierne gestiscono ogni fase del percorso di studi degli studenti utilizzando sistemi e fornitori diversi. Per coinvolgere efficacemente gli studenti, questi sistemi devono essere integrati. Alla Taylor University, per esempio, il Salesforce La piattaforma gestisce le comunicazioni relative alle ammissioni, mentre Banner gestisce le domande di ammissione e altre attività amministrative. Utilizzando Jitterbit, Taylor sincronizza queste piattaforme quotidianamente, garantendo ai tutor informazioni sempre aggiornate sui progressi di ogni studente.

Connessione più rapida dei nuovi sistemi

Sebbene le integrazioni personalizzate punto a punto possano essere implementate in base alle esigenze, il codice personalizzato può essere fragile e meno malleabile, rendendo più difficile per le istituzioni scalare il proprio stack tecnologico.

Una piattaforma di integrazione dati low-code come jitterbit Harmony aggiunge scalabilità e velocizza l'integrazione fornendo componenti riutilizzabili, come progetti, modelli e ricette.

8 buone pratiche per la gestione dei dati dell'istruzione superiore

La gestione dei dati in un campus moderno richiede un approccio strategico. Queste best practice aiutano college e università a sfruttare al meglio i dati degli studenti:

1. Dare priorità alla governance dei dati

La governance dei dati è l'insieme di principi e pratiche che garantiscono la disponibilità di dati di alta qualità. È importante avere una visione accurata a 360 gradi degli studenti e dell'organizzazione. Tratta i dati come una risorsa strategica: inizia con l'approvazione dei dirigenti ed espandi il tuo framework di governance nel tempo per supportare la privacy, la sicurezza e la coerenza dei dati.

2. Coinvolgere fin da subito le giuste parti interessate

Una gestione efficace dei dati richiede il contributo delle persone che meglio comprendono i dati e il loro utilizzo. Coinvolgere i team dell'istituto, come quelli di ammissione, iscrizione, successo degli studenti, assistenza finanziaria e IT, per definire, standardizzare e gestire in modo collaborativo gli elementi chiave dei dati.

3. Determinare i sistemi di registrazione

Comprendere e determinare quali sistemi sono sistemi di registrazione. Sapere quali sistemi fungono da fonte di verità per ciascun elemento di dati previene la duplicazione dei dati e contribuisce a semplificare l'architettura complessiva dei dati.

4. Creare definizioni condivise dei dati

Creare definizioni condivise dei dati. Stabilire questa comprensione comune impedisce definizioni multiple degli stessi dati.

Senza dati chiaramente definiti, una semplice domanda come "Quanti studenti abbiamo?" può avere più risposte a seconda della definizione di "studente" utilizzata. Ad esempio, un rapporto potrebbe conteggiare chiunque fosse iscritto alla data ufficiale del censimento, mentre un altro potrebbe includere solo gli studenti con uno stato di iscrizione attiva, escludendo gli studenti che si sono ritirati o sono in congedo.

5. Standardizzare gli strumenti nei vari sistemi

Limitare il numero di piattaforme per ridurre la complessità e concentrarsi su strumenti che supportano scalabilità, conformità e sicurezza.

6. Mappare i dati in modo chiaro e tempestivo

Determina in anticipo quali dati vengono ricevuti e dove andranno. Se ci sono due sistemi con dati simili, organizza i dati, determina quali dati andranno dove e conserva gli altri dati altrove. Crea indicatori chiari sui campi con nomi comuni. Inoltre, quando carichi i dati, sequenziali in modo che i punti dati siano sempre i più aggiornati.

7. Scomporre le integrazioni complesse

Non cercare di far bollire l'oceano: usa una piattaforma di integrazione dati come Jitterbit per suddividere i processi in più fasi. Ad esempio, se i dati vengono spostati da Banner a Salesforce , creare i seguenti passaggi:

1. Esegui query in Banner
2. Scarica i dati in una tabella temporanea in Banner
3. Apportare modifiche per metterlo in forma per Salesforce
4. Caricare a Salesforce utilizzando la mappatura Jitterbit

Semplifica la mappatura dei dati con gli assistenti AI di Jitterbit

8. Creare backup per il ripristino e l'audit

Se un corso viene eliminato o aggiornato, i backup e gli strumenti di confronto consentono una rapida riconciliazione tra i sistemi.

Ad esempio, se uno studente abbandona un corso nei primi 10 giorni di un semestre, il corso deve essere eliminato dall'elenco dei corsi attivi in Salesforce sincronizzarsi con Banner. Se una scuola utilizza Jitterbit per copiare Salesforce in tabelle di riserva di informazioni sugli studenti come backup, SQL può essere utilizzato per confrontare i record tra Banner e Salesforce per trovare le eliminazioni. Anche qui, Jitterbit può facilitare le eliminazioni in Salesforce.

Unifica i dati dell'istruzione superiore con Jitterbit Harmony

Dal miglioramento della fidelizzazione degli studenti alla semplificazione dell'allocazione delle risorse, Jitterbit aiuta gli istituti di istruzione superiore ottenere informazioni più approfondite e ridurre l'onere amministrativo derivante dai propri dati.

jitterbit Harmony, la nostra piattaforma low-code basata sull'intelligenza artificiale, semplifica:

• Collegare i sistemi informativi degli studenti, i portali online, i CRM e le piattaforme di aiuti finanziari
• Integrare le piattaforme di apprendimento online con strumenti di analisi dei dati per favorire il miglioramento delle prestazioni degli studenti
• Integrare strumenti legacy con piattaforme cloud moderne utilizzando flussi di lavoro low-code
• Garantire la sicurezza dei dati, il mascheramento e la conformità ai requisiti normativi
• Ottieni l'accesso in tempo reale ai dati degli studenti per un coinvolgimento personalizzato e analisi predittive

Grazie a una piattaforma centralizzata e scalabile, college e università possono trasformare sistemi disconnessi in un ecosistema di dati unificato. Che si tratti di modernizzare infrastrutture legacy o di ampliare le strategie di coinvolgimento degli studenti, Jitterbit Harmony riunisce tutto in modo sicuro, efficiente e intelligente.