Gestión de datos en la educación superior: mejores prácticas para superar silos de datos

Al eliminar los silos mediante la integración, las instituciones de educación superior pueden convertir un sinfín de datos de estudiantes, profesores y exalumnos en información práctica y transformar complejos panoramas de TI en sistemas optimizados y escalables.

En el panorama actual de la educación superior, las instituciones administran una red cada vez más compleja de datos de los estudiantes. Sin un enfoque unificado, estos datos suelen existir en silos —repartidos entre los sistemas de admisiones, inscripción y administración—, lo que dificulta obtener una visión clara y general de toda la institución.

Para los colegios universitarios y las universidades, un enfoque moderno y ágil de la conectividad digital comienza por eliminar estos silos y mejorar la calidad de los datos. Porque cuando los datos son precisos y accesibles, las organizaciones pueden tomar decisiones mejor informadas que apoyan el éxito estudiantil.

En este blog, exploraremos las mejores prácticas para la gestión de datos en la educación superior y cómo una plataforma de integración de datos como Jitterbit Harmony simplifica la conectividad y derriba los silos.

La importancia de la calidad de los datos en la educación superior

La educación superior se está reimaginando con la participación y la personalización como elementos fundamentales para el aprendizaje y el éxito estudiantil. Para seguir siendo competitivas y cumplir con las normativas, las instituciones educativas deben gestionar los datos de manera eficaz en estos tres pilares:

• Comunicación Comunícate continuamente con los estudiantes con la información correcta y en los canales adecuados.
• Presencial y en línea: Proporcione nuevas formas de enseñanza y capacidades de aprendizaje electrónico.
• Participación Brinde una experiencia estudiantil fluida y atractiva para garantizar la retención y el éxito de los estudiantes, y fomentar una relación a largo plazo como exalumnos.

Para lograr esto se requieren datos que estén tanto gestionados eficazmente como profundamente integrados, desde las admisiones hasta las relaciones con los exalumnos. Esto permite una visión de 360 grados de la trayectoria del estudiante y facilita información basada en datos que se puede poner en práctica.

Beneficios de la integración de datos para la educación superior

La educación superior funciona con datos, pero sin integración, esos datos permanecen atrapados en silos. Conectar los sistemas desbloquea una visión unificada de la trayectoria del estudiante, lo que permite tomar decisiones más informadas, mejorar la participación y aumentar la eficiencia operativa.

Automatización de procesos manuales

Los datos plurianuales de estudiantes, profesores y planes de estudio a menudo se encuentran en diferentes bases de datos educativas, sistemas de datos de estudiantes y archivos. Los datos deben exportarse y cargarse manualmente en otras bases de datos para tomar decisiones, responder a solicitudes y generar informes.

El desfase temporal al realizar procesos manuales significa que no se pueden generar informes, no se pueden tomar decisiones y los estudiantes no reciben información oportuna hasta que se completan las cargas manuales. Automatizar estos procesos ahorra tiempo, requiere menos recursos y reduce los errores.

Apoyo para todo el ciclo de vida del estudiante

Las instituciones de hoy gestionan cada etapa del recorrido del estudiante utilizando diferentes sistemas y proveedores. Para involucrar a los estudiantes de manera eficaz, estos sistemas deben estar integrados. En la Universidad Taylor, por ejemplo, la plataforma Salesforce se encarga de las comunicaciones relacionadas con las admisiones, mientras que Banner gestiona las solicitudes y otras tareas administrativas. Con Jitterbit, Taylor sincroniza estas plataformas a diario, lo que garantiza que los asesores siempre cuenten con información actualizada sobre el progreso de cada estudiante.

Conexión más rápida de nuevos sistemas

Si bien las integraciones personalizadas y punto a punto se pueden implementar según sea necesario, el código personalizado puede ser frágil y menos flexible, lo que dificulta que las instituciones escalen su pila tecnológica.

Una plataforma de integración de datos de código bajo como Jitterbit Harmony agrega escalabilidad y acelera la integración al proporcionar componentes reutilizables, como proyectos, plantillas y recetas.

8 mejores prácticas para la gestión de datos en la educación superior

La gestión de datos en un campus moderno requiere un enfoque estratégico. Estas mejores prácticas ayudan a las universidades y centros de educación superior a extraer un mayor valor de los datos de los estudiantes:

1. Priorizar la gobernanza de datos

La gobernanza de datos es el conjunto de principios y prácticas que garantizan la disponibilidad de datos de alta calidad. Es importante tener una visión precisa de 360 grados de los estudiantes y de la organización. Trate los datos como un activo estratégico: comience con el respaldo de la alta dirección y expanda su marco de gobernanza con el tiempo para respaldar la privacidad, la seguridad y la consistencia de los datos.

2. Involucre a las partes interesadas adecuadas desde el principio

Una gestión de datos eficaz requiere la aportación de las personas que mejor entienden los datos y cómo se utilizan. Involucre a equipos de toda la institución —como admisiones, inscripción, éxito estudiantil, ayuda financiera y TI— para definir, estandarizar y gestionar de forma colaborativa los elementos clave de los datos.

3. Determinar los sistemas de registro

Comprender y determinar qué sistemas son sistemas de registro. Saber qué sistema sirve como fuente de la verdad para cada elemento de datos previene la duplicación de datos y ayuda a simplificar la arquitectura general de datos.

4. Crear definiciones compartidas de datos

Crear definiciones compartidas de datos. Establecer este entendimiento común previene múltiples definiciones de los mismos datos.

Sin datos claramente definidos, una pregunta simple como “¿Cuántos estudiantes tenemos?” puede tener múltiples respuestas dependiendo de la definición de “estudiante” que se esté utilizando. Por ejemplo, un informe podría contar a cualquier persona inscrita en la fecha oficial del censo, mientras que otro podría incluir solo a los estudiantes con un estado de inscripción activo, excluyendo a los estudiantes que se han retirado desde entonces o que están de licencia.

5. Estandarizar herramientas en todos los sistemas

Limite el número de plataformas para reducir la complejidad y concéntrese en herramientas que admitan la escalabilidad, el cumplimiento normativo y la seguridad.

6. Mapear los datos de forma temprana y clara

Determina desde el principio qué datos están ingresando y a dónde irán. Si hay dos sistemas con datos similares, organiza los datos, determina qué datos irán a dónde y retén los otros datos en otra parte. Crea indicadores claros en los campos con nombres comunes. Además, al cargar los datos, ponlos en secuencia para que los puntos de datos estén siempre más actualizados.

7. Dividir las integraciones complejas

No intentes abarcar demasiado: usa una plataforma de integración de datos como Jitterbit para dividir los trabajos en varios pasos. Por ejemplo, si se están transfiriendo datos de Banner a Salesforce, crea los siguientes pasos:

1. Ejecutar consultas en Banner
2. Vuelque los datos en una tabla temporal en Banner
3. Realiza los cambios necesarios para adaptarlo al Salesforce
4. Cargar en Salesforce utilizando la asignación de Jitterbit

Simplifica Data Mapping con los asistentes de IA de Jitterbit

8. Crear copias de seguridad para la recuperación y la auditoría

Si un curso se elimina o actualiza, las copias de seguridad y las herramientas de comparación permiten una reconciliación rápida entre los sistemas.

Por ejemplo, si un estudiante abandona una clase durante los primeros 10 días de un semestre, es necesario eliminar esa clase de la lista de cursos activos en Salesforce para que quede sincronizada con Banner. Si una institución utiliza Jitterbit para copiar Salesforce en tablas secundarias de información de los estudiantes como copia de seguridad, se puede usar SQL para comparar los registros entre Banner y Salesforce a fin de identificar las eliminaciones. En este caso también, Jitterbit puede facilitar las eliminaciones en Salesforce.

Unifica los datos de la educación superior con Jitterbit Harmony

Desde mejorar la retención de estudiantes hasta optimizar la asignación de recursos, Jitterbit ayuda a las instituciones de educación superior desbloquear información más profunda y reducir la carga administrativa de sus datos.

Jitterbit Harmony, nuestra plataforma de código bajo con IA integrada, facilita:

• Conecta sistemas de información de estudiantes, portales en línea, CRM y plataformas de ayuda financiera
• Integra plataformas de aprendizaje en línea con herramientas de análisis de datos para impulsar un mejor rendimiento estudiantil
• Integra herramientas heredadas con plataformas de nube modernas utilizando flujos de trabajo de código bajo
• Garantice la seguridad de los datos, el enmascaramiento y el cumplimiento de los requisitos regulatorios
• Obtenga acceso en tiempo real a los datos de los estudiantes para lograr una interacción personalizada y análisis predictivos

Con una plataforma centralizada y escalable, las universidades y los institutos de educación superior pueden transformar sistemas inconexos en un ecosistema de datos unificado. Ya sea que estés modernizando una infraestructura heredada o ampliando estrategias de participación estudiantil, Jitterbit Harmony lo integra todo de manera segura, eficiente e inteligente.