Datahantering inom högre utbildning: Bästa metoder för att bryta datasilor

Genom att eliminera informationssatser genom integration kan lärosäten för högre utbildning omvandla oändliga mängder data om studenter, fakultet och alumner till handlingskraftiga insikter och förvandla komplexa IT-landskap till strömlinjeformade, skalbara system.

I dagens landskap för högre utbildning hanterar lärosäten ett allt mer komplext nätverk av studentdata. Utan en enhetlig strategi existerar denna data ofta i silor – utspridd över antagnings-, registrerings- och administrationssystem – vilket gör det svårt att få en tydlig, institutionsövergripande bild.

För högskolor och universitet börjar ett modernt, agilt tillvägagångssätt för digital anslutning med att avskaffa dessa silos och förbättra datakvaliteten. För när data är korrekta och tillgängliga kan organisationer fatta bättre informerde beslut som stöder studenternas framgång.

I denna blog ska vi undersöka bästa praxis för datahantering inom högre utbildning och hur en dataintegrationsplattform som Jitterbit Harmony förenklar anslutningsmöjligheterna och bryter ner stuprör.

Betydelsen av datakvalitet inom högre utbildning

Högre utbildning omdefinieras med engagemang och anpassning som kärnan för lärande och studentframgång. För att förbli konkurrenskraftiga och regelrätta måste lärosäten hantera data effektivt inom dessa tre pelare:

• Kommunikation Kommunicera kontinuerligt med studenterna med rätt information och i rätt kanaler.
• På plats och e-lärande: Erbjud nya undervisningsmetoder och e-lärandemöjligheter.
• Engagemang Leverera en friktionsfri och engagerande studentupplevelse för att säkerställa att studenter stannar kvar och lyckas, samt för att främja en långsiktig relation som alumner.

För att uppnå detta krävs data som både hanteras effektivt och är djupt integrerad, från antagning till alumnrelationer. Detta möjliggör en 360-graders vy över studentresan och underlättar handlingskraftiga datainsikter.

Fördelar med dataintegration för högre utbildning

Högre utbildning drivs av data, men utan integration förblir den datan isolerad i silar. Att sammankoppla system låser upp en enhetlig bild av studentresan, vilket möjliggör mer välgrundade beslut, ökat engagemang och förbättrad operativ effektivitet.

Automatisering av manuella processer

Data om studenter, fakultet och läroplaner från flera år finns ofta i olika utbildningsdatabaser, studentdatasystem och filer. Datan måste exporteras manuellt och laddas upp till andra databaser för att man ska kunna fatta beslut, svara på förfrågningar och tillhandahålla rapportering.

Tidsfördröjningen vid utförandet av manuella processer innebär att rapportering inte kan utföras, beslut inte kan fattas och studenter inte får aktuell information förrän de manuella uppladdningarna har slutförts. Att automatisera dessa processer sparar tid, kräver färre resurser och minskar antalet fel.

Stöd för hela studentresan

Dagens lärosäten hanterar varje steg av studentresan med olika system och leverantörer. För att engagera studenter på ett effektivt sätt måste dessa system integreras. På Taylor University, till exempel används plattformen Salesforce för kommunikation kring antagningen, medan Banner sköter ansökningar och andra administrativa uppgifter. Med hjälp av Jitterbit synkroniserar Taylor dessa plattformar dagligen, vilket säkerställer att studievägledarna alltid har aktuell information om varje students framsteg.

Snabbare anslutning av nya system

Även om skräddarsydda punkt-till-punkt-integrationer kan distribueras vid behov, kan anpassad kod vara skör och mindre formbar – vilket gör det svårare för institutioner att skala sin teknikstack.

En lågkodsbaserad dataintegrationsplattform som Jitterbit Harmony ökar skalbarheten och snabbar upp integrationen genom att tillhandahålla återanvändbara komponenter, såsom projekt, mallar och recept.

8 Bästa praxis för datahantering inom högre utbildning

Att hantera data på ett modernt campus kräver ett strategiskt angreppssätt. Dessa best practices hjälper colleges och universitet att frigöra ett större värde från studentdata:

1. Prioritera datastyrning

Datastyrning är uppsättningen principer och metoder som säkerställer tillgång till data av hög kvalitet. Det är viktigt att ha en korrekt 360-gradersvy över studenter och organisationen. Behandla data som en strategisk tillgång: Börja med förankring hos ledningen och utöka ditt styrningsramverk över tid för att stödja datasekretess, säkerhet och konsekvens.

2. Involvera rätt intressenter tidigt

Effektiv datahantering kräver input från de personer som förstår datan och hur den används bäst. Engagera team över hela lärosätet – som antagning, registrering, studentframgång, studiestöd och IT – för att gemensamt definiera, standardisera och hantera nyckeldataelement.

3. Fastställ system of record

Förstå och avgöra vilka system som är journalsystem. Att veta vilka system som fungerar som sanningens källa för varje dataelement förhindrar dataduplicering och hjälper till att förenkla den övergripande dataarkitekturen.

4. Skapa gemensamma definitioner av data

Skapa gemensamma definitioner av data. Att etablera denna gemensamma förståelse förhindrar flera definitioner av samma data.

Utan tydligt definierad data kan en enkel fråga som “Hur många studenter har vi?” ha flera svar beroende på vilken definition av “student” som används. En rapport kan till exempel räkna alla som är registrerade på det officiella avstämningsdatumet, medan en annan enbart kan inkludera studenter med aktiv registreringsstatus, och utesluta studenter som har hoppat av eller är på studieuppehåll.

5. Standardisera verktyg över system

Begränsa antalet plattformar för att minska komplexiteten och fokusera på verktyg som stöder skalbarhet, regelefterlevnad och säkerhet.

6. Kartlägg data tidigt och tydligt

Bestäm tidigt vilken data som kommer in och vart datan ska ta vägen. Om det finns två system med liknande data, organisera datan, bestäm vilken data som ska gå vart, och behåll den andra datan någon annanstans. Skapa tydliga indikatorer för fält med vanliga namn. Sekvensera dessutom datan vid inläsning så att datapunkterna alltid är de mest uppdaterade.

7. Bryt upp komplexa integrationer

Försök inte göra omöjligt – använd en dataintegrationsplattform som Jitterbit för att dela upp uppgifterna i flera steg. Om data till exempel ska flyttas från Banner till Salesforce, skapa följande steg:

1. Kör sökningar i Banner
2. Dumpa data i en temporär tabell i Banner
3. Gör ändringar så att den passar för Salesforce
4. Importera till Salesforce med hjälp av Jitterbit-mappning

Förenkla Data Mapping med Jitterbits AI-assistenter

8. Skapa säkerhetskopior för återställning och granskning

Om en kurs tas bort eller uppdateras möjliggör säkerhetskopior och jämförelseverktyg en snabb avstämning mellan system.

Om en student till exempel hoppar av en kurs under de första 10 dagarna av en termin måste kursen tas bort från listan över aktiva kurser i Salesforce för att uppgifterna ska stämma överens med Banner. Om en skola använder Jitterbit för att kopiera Salesforce till reservtabeller med studentinformation som säkerhetskopia, kan SQL användas för att jämföra poster mellan Banner och Salesforce för att identifiera vilka poster som ska tas bort. Även här kan Jitterbit underlätta borttagningarna i Salesforce.

Samordna data inom högre utbildning med Jitterbit Harmony

Från att förbättra studenternas genomströmning till att effektivisera resursfördelningen, Jitterbit hjälper högre utbildningsinstitutioner låsa upp djupare insikter och minska den administrativa bördan från deras data.

Jitterbit Harmony, vår lågkodsbaserade, AI-integrerade plattform, gör det enkelt att:

• Koppla ihop ladok och studentportaler, CRM-system och plattformar för studiestöd
• Integrera onlinebaserade lärplattformar med dataanalysverktyg för att främja förbättrade studieresultat
• Integrera äldre verktyg med moderna molnplattformar med hjälp av lågkodsv arbetsflöden
• Säkerställ datasäkerhet, maskering och efterlevnad av regelverk
• Få tillgång till studentdata i realtid för personligt engagemang och prediktiv analys

Med en centraliserad, skalbar plattform kan högskolor och universitet omvandla isolerade system till ett enhetligt dataekosystem. Oavsett om ni moderniserar äldre infrastruktur eller utökar strategier för studentengagemang, så sammanför Jitterbit Harmony allt på ett säkert, effektivt och intelligent sätt.