Datanhallinta korkeakouluissa: Parhaat käytännöt datasiilojen ylittämiseen

Poistamalla siilot integraation avulla korkeakoulut voivat muuttaa loputtoman opiskelija-, tiedekunta- ja alumnidatan käyttökelpoisiksi oivalluksiksi ja muuttaa monimutkaiset IT-ympäristöt virtaviivaisiksi ja skaalautuviksi järjestelmiksi.

Nykyajan korkeakoulukentällä oppilaitokset hallinnoimassa yhä monimutkaisempaa opiskelijatiedon verkostoa. Ilman yhtenäistä lähestymistapaa tämä tieto on usein siiloissa – hajallaan haku-, ilmoittautumis- ja hallintojärjestelmissä –, minkä vuoksi selkeän, koko oppilaitoksen kattavan kokonaiskuvan saaminen on vaikeaa.

Korkeakouluille ja yliopistoille nykyaikainen ja ketterä lähestymistapa digitaalisiin yhteyksiin alkaa näiden siilojen purkamisesta ja tiedon laadun parantamisesta. Sillä kun data on tarkkaa ja saatavilla, organisaatiot pystyvät tekemään paremmin perusteltuja päätöksiä, jotka tukevat opiskelijoiden menestystä.

Tässä blog-kurssissa perehdymme korkeakoulutuksen tiedonhallinnan parhaisiin käytäntöihin ja siihen, miten tietojen integrointialusta, kuten Jitterbit Harmony yksinkertaistaa yhteyksiä ja purkaa siiloja.

Datan laadun tärkeys korkeakoulutuksessa

Korkeakoulutusta uudistetaan siten, että sitouttaminen ja personointi ovat oppimisen ja opiskelijoiden menestyksen ytimessä. Pysyäkseen kilpailukykyisinä ja säädösten mukaisina oppilaitosten on hallittava tietoja tehokkaasti näiden kolmen pilarin kautta:

• Viestintä Viesti jatkuvasti opiskelijoille oikeilla tiedoilla ja oikeissa kanavissa.
• Lähiopetus ja verkko-oppiminen: Tarjoa uusia opetusmenetelmiä ja e-oppimisvalmiuksia.
• Sitoutuminen: Tarjota sujuva ja kiinnostava opiskelukokemus, jolla varmistetaan opiskelijoiden pysyvyys ja menestys sekä edistetään pitkäaikaista suhdetta alumneina.

Tämän saavuttaminen edellyttää dataa, jota hallitaan tehokkaasti ja joka on syvästi integroitu sisäänotosta alumnisuhteisiin. Tämä mahdollistaa 360 asteen näkymän opiskelijapolkuun ja helpottaa toimintaan johtavien oivalluksien saamista datasta.

Tiedon integroinnin hyödyt korkeakoulutuksessa

Korkeakoulutus toimii tiedon varassa, mutta ilman integrointia data pysyy siiloissa. Järjestelmien yhdistäminen avaa yhtenäisen näkymän opiskelijapolkuun, mahdollistaa tietoon perustuvat päätökset, parantaa sitoutumista ja lisää toiminnan tehokkuutta.

Manuaalisten prosessien automatisointi

Monivuotiset opiskelija-, tiedekunta- ja opetussuunnitelmatiedot sijaitsevat usein eri koulutustietokannoissa, opiskelijatietojärjestelmissä ja tiedostoissa. Tiedot on vietävä manuaalisesti ja ladattava muihin tietokantoihin päätöksentekoa, pyyntöihin vastaamista ja raportointia varten.

Manuaalisten prosessien suorittamisesta johtuva viive tarkoittaa, että raportointia ei voida tehdä, päätöksiä ei voida tehdä eivätkä opiskelijat saa ajantasaista tietoa ennen kuin manuaaliset lataukset on saatu päätökseen. Näiden prosessien automatisointi säästää aikaa, vaatii vähemmän resursseja ja vähentää virheitä.

Tuki opiskelijan koko elinkaaren ajan

Nykyajan oppilaitokset hallinnoivat opiskelijapolun jokaista vaihetta eri järjestelmillä ja toimittajilla. Jotta opiskelijoita voidaan sitouttaa tehokkaasti, nämä järjestelmät on integroitava. Taylor-yliopistossa, Esimerkiksi Salesforce-alusta hoitaa opiskelijavalintaan liittyvän viestinnän, kun taas Banner huolehtii hakemuksista ja muista hallinnollisista tehtävistä. Taylor synkronoi nämä alustat päivittäin Jitterbitin avulla, mikä takaa, että opinto-ohjaajilla on aina ajantasaiset tiedot kunkin opiskelijan edistymisestä.

Uusien järjestelmien nopeampi liittäminen

Vaikka räätälöityjä pisteestä pisteeseen -integraatioita voidaan ottaa käyttöön tarpeen mukaan, mukautettu koodi voi olla haurasta ja vähemmän muokattavaa, mikä vaikeuttaa oppilaitosten teknologiapinon skaalaamista.

Matalakoodinen tiedonintegrointialusta, kuten Jitterbit Harmony lisää skaalautuvuutta ja nopeuttaa integrointia tarjoamalla uudelleenkäytettäviä komponentteja, kuten projekteja, malleja ja reseptejä.

8 parasta käytäntöä korkeakoulutuksen tiedonhallintaan

Datan hallinta modernilla kampuksella vaatii strategista lähestymistapaa. Nämä parhaat käytännöt auttavat korkeakouluja saamaan enemmän arvoa opiskelijadatasta:

1. Aseta tiedonhallinta etusijalle

Datan hallinnointi koostuu periaatteista ja käytännöistä, jotka varmistavat korkealaatuisen datan saatavuuden. On tärkeää saada tarkka 360 asteen näkymä opiskelijoista ja organisaatiosta. Käsittele dataa strategisena resurssina: aloita johdon tuella ja laajenna hallinnointikehystä ajan myötä datan yksityisyyden, turvallisuuden ja yhtenäisyyden tukeksi.

2. Ota oikeat sidosryhmät mukaan aikaisessa vaiheessa

Tehokas tiedonhallinta edellyttää panosta niiltä, jotka ymmärtävät parhaiten tiedon ja sen käytön. Sitoututtakaa tiimejä eri puolilta oppilaitosta – kuten opiskelijavalinnasta, ilmoittautumisesta, opiskelijoiden menestyksestä, opintotuesta ja IT:stä – määrittelemään, standardoimaan ja hallitsemaan keskeisiä tietoelementtejä yhteistyössä.

3. Määritä viralliset tietojärjestelmät

On tärkeää ymmärtää ja selvittää, mitkä järjestelmät ovat virallisia tietolähteitä. Kun tiedetään, mitkä järjestelmät toimivat kunkin tietokohteen luotettavana lähteenä, vältytään tietojen päällekkäisyydeltä ja helpotetaan koko tietorakenteen hallintaa.

4. Luo jaetut tietomäärittelyt

Luo yhteiset tietomääritykset. Tämän yhteisen ymmärryksen luominen estää saman tiedon useat eri määritykset.

Ilman selkeästi määriteltyjä tietoja jopa yksinkertaiseen kysymykseen, kuten “Kuinka monta opiskelijaa meillä on?”, voi olla useita vastauksia riippuen siitä, miten “opiskelija” on määritelty. Esimerkiksi yhdessä raportissa saatetaan laskea mukaan kaikki, jotka olivat kirjoilla virallisena laskenta-ajankohtana, kun taas toisessa raportissa saatetaan ottaa huomioon vain opiskelijat, joiden opiskelustatus on aktiivinen, jolloin poislasketaan opiskelijat, jotka ovat sittemmin keskeyttäneet opintonsa tai ovat opintovapaalla.

5. Standardisoi työkalut järjestelmien välillä

Rajoita alustojen määrää monimutkaisuuden vähentämiseksi ja keskity työkaluihin, jotka tukevat skaalautuvuutta, vaatimustenmukaisuutta ja tietoturvaa.

6. Kartoita tiedot aikaisin ja selkeästi

Määritä varhaisessa vaiheessa, mitä tietoa on tulossa sisään ja minne tiedot menevät. Jos käytössä on kaksi järjestelmää, joissa on samankaltaisia tietoja, järjestä tiedot, päätä mitkä tiedot menevät mihinkin ja säilytä muut tiedot jossain muualla. Luo selkeät ilmaisimet kentille, joilla on yleisiä nimiä. Lisäksi, kun tietoja ladataan, järjestä ne niin, että datapisteet ovat aina ajan tasalla.

7. Jaa monimutkaiset integraatiot osiin

Älä yritä tehdä mahdotonta — käytä Jitterbitin kaltaista tietojen integrointialustaa ja jaa tehtävät useisiin vaiheisiin. Jos esimerkiksi tietoja siirretään Bannerista Salesforce:hen, luo seuraavat vaiheet:

1. Suorita kyselyitä Bannerissa
2. Siirrä tiedot väliaikaiseen tauluun Bannerissa
3. Tee muutoksia, jotta se sopii kurssille Salesforce
4. Siirrä tiedot kohteeseen Salesforce Jitterbit-mappauksen avulla

Yksinkertaista tietojen mallinnusta Jitterbitin tekoälyavustajien avulla

8. Luo varmuuskopioita palautusta ja auditointia varten

Jos kurssi poistetaan tai päivitetään, varmuuskopiot ja vertailutyökalut mahdollistavat nopean täsmäytyksen järjestelmien välillä.

Esimerkiksi jos opiskelija keskeyttää kurssin lukukauden ensimmäisten 10 päivän aikana, kurssi on poistettava Salesforce-taulukon aktiivisten kurssien luettelosta, jotta tiedot ovat yhdenmukaiset Bannerin kanssa. Jos oppilaitos käyttää Jitterbit-ohjelmistoa Salesforce-tietojen kopioimiseen opiskelijatietojen varataulukoihin varmuuskopiona, SQL:n avulla voidaan verrata Bannerin ja Salesforce:n tietueita poistettujen kurssien löytämiseksi. Tässäkin tapauksessa Jitterbit voi helpottaa poistojen tekemistä Salesforce-järjestelmässä.

Korkeakoulutustietojen yhtenäistäminen Jitterbitin avulla Harmony

Oppilaiden pysyvyyden parantamisesta resurssien kohdentamisen virtaviivaistamiseen, Jitterbit auttaa korkeakouluja avata syvempiä oivalluksia ja vähentää tiedonhallinnan hallinnollista taakkaa.

Jitterbit Harmony, matalan koodin tekoälypohjainen alustamme, tekee helpoksi:

• Yhdistä opiskelijatietojärjestelmät, verkkoportaalit, CRM-järjestelmät ja opintotukialustat
• Integroi verkko-oppimisalustat dataetiikan työkaluihin opiskelijoiden suoritusten parantamiseksi
• Yhdistä vanhat työkalut nykyaikaisiin pilvialustoihin vähäkoodisilla työnkuluilla
• Varmista tietoturva, suojaus ja sääntelyn noudattaminen
• Hanki reaaliaikainen pääsy opiskelijatietoihin yksilöllistä sitouttamista ja ennakoivaa analytiikkaa varten

Keskitetyn ja skaalautuvan alustan avulla korkeakoulut ja yliopistot voivat muuttaa erilliset järjestelmät yhtenäiseksi dataekosysteemiksi. Olipa kyseessä sitten vanhan infrastruktuurin modernisointi tai opiskelijoiden sitouttamisstrategioiden laajentaminen, Jitterbit Harmony yhdistää kaiken turvallisesti, tehokkaasti ja älykkäästi.