La gestion des données dans l'enseignement supérieur : Meilleures pratiques pour surmonter les silos de données

En éliminant les cloisonnements grâce à l'intégration, les établissements d'enseignement supérieur peuvent transformer une infinité de données sur les étudiants, les corps enseignants et les anciens élèves en informations exploitables et convertir des paysages informatiques complexes en systèmes rationalisés et évolutifs.

Dans le paysage actuel de l'enseignement supérieur, les établissements gèrent un réseau de données étudiantes de plus en plus complexe. Sans approche unifiée, ces données existent souvent en silos — réparties entre les systèmes d'admission, d'inscription et administratifs —, ce qui rend difficile l'obtention d'une vision claire et globale de l'établissement.

Pour les collèges et universités, une approche moderne et agile de la connectivité numérique commence par l'élimination de ces cloisonnements et l'amélioration de la qualité des données. Car lorsque les données sont exactes et accessibles, les organisations sont en mesure de prendre des décisions plus éclairées qui favorisent la réussite des étudiants.

Dans ce blog, nous aborderons les meilleures pratiques en matière de gestion des données dans l'enseignement supérieur et verrons comment une plateforme d'intégration de données telle que Jitterbit Harmony simplifie la connectivité et élimine les cloisonnements.

L'importance de la qualité des données dans l'enseignement supérieur

L'enseignement supérieur est en train d'être repensé, avec l'engagement et la personnalisation comme piliers de l'apprentissage et de la réussite étudiante. Pour rester compétitifs et conformes, les établissements d'enseignement doivent gérer efficacement les données à travers ces trois piliers :

• Communication Communiquez continuellement avec les étudiants avec les bonnes informations et sur les bons canaux.
• Sur site et en ligne : Fournir de nouvelles méthodes d'enseignement et des capacités d'apprentissage en ligne.
• Engagement Offrez une expérience étudiante fluide et engageante afin de garantir la réussite et la fidélisation des étudiants, et de cultiver une relation à long terme en tant que diplômés.

Pour y parvenir, il faut des données à la fois efficacement gérées et profondément intégrées, de l'admission aux relations avec les anciens élèves. Cela permet d'obtenir une vue à 360 degrés du parcours étudiant et facilite l'obtention d'informations exploitables basées sur les données.

Avantages de l'intégration des données pour l'enseignement supérieur

L'enseignement supérieur fonctionne grâce aux données, mais sans intégration, ces données restent cloisonnées. Connecter les systèmes permet d'obtenir une vision unifiée du parcours étudiant, favorisant des décisions plus éclairées, un engagement accru et une efficacité opérationnelle accrue.

Automatisation des processus manuels

Les données pluriannuelles sur les étudiants, le corps professoral et les programmes d'études se trouvent souvent dans différentes bases de données éducatives, systèmes de données sur les étudiants et fichiers. Ces données doivent être exportées et téléchargées manuellement vers d'autres bases de données pour prendre des décisions, répondre à des demandes et assurer le reporting.

Le décalage temporel lié à l'exécution de processus manuels signifie qu'aucun rapport ne peut être établi, qu'aucune décision ne peut être prise et que les étudiants ne reçoivent pas d'informations en temps voulu tant que les téléchargements manuels ne sont pas terminés. L'automatisation de ces processus permet de gagner du temps, nécessite moins de ressources et réduit les erreurs.

Soutien à l'ensemble du parcours étudiant

Les établissements d'aujourd'hui gèrent chaque étape du parcours étudiant à l'aide de différents systèmes et fournisseurs. Pour engager efficacement les étudiants, ces systèmes doivent être intégrés. À l'Université Taylor, par exemple, la plateforme Salesforce gère la communication relative aux admissions, tandis que Banner s'occupe des dossiers de candidature et d'autres tâches administratives. Grâce à Jitterbit, Taylor synchronise quotidiennement ces plateformes, garantissant ainsi aux conseillers de disposer en permanence d'informations à jour sur les progrès de chaque étudiant.

Connexion plus rapide des nouveaux systèmes

Bien que des intégrations personnalisées de point à point puissent être déployées selon les besoins, le code personnalisé peut s'avérer fragile et moins modulable, ce qui complexifie la mise à l'échelle de leur infrastructure technologique pour les institutions.

Une plateforme d'intégration de données low-code telle que Jitterbit Harmony ajoute de l'évolutivité et accélère l'intégration en fournissant des composants réutilisables, tels que des projets, des modèles et des recettes.

8 meilleures pratiques pour la gestion des données dans l'enseignement supérieur

La gestion des données sur un campus moderne nécessite une approche stratégique. Ces bonnes pratiques aident les collèges et les universités à tirer davantage de valeur des données sur les étudiants :

1. Donnez la priorité à la gouvernance des données

La gouvernance des données est l'ensemble des principes et des pratiques qui garantissent la disponibilité de données de haute qualité. Il est important d'avoir une vue à 360 degrés précise des étudiants et de l'organisation. Traitez les données comme un actif stratégique : obtenez d'abord l'adhésion de la direction et étendez votre cadre de gouvernance au fil du temps pour prendre en charge la confidentialité, la sécurité et la cohérence des données.

2. Impliquer les bonnes parties prenantes dès le début

Une gestion efficace des données nécessite la contribution des personnes qui comprennent le mieux les données et la manière dont elles sont utilisées. Mobilisez les équipes de toute l'institution — telles que les admissions, les inscriptions, la réussite étudiante, l'aide financière et l'informatique — pour définir, standardiser et gérer en collaboration les éléments de données clés.

3. Déterminer les systèmes d'enregistrement

Comprendre et déterminer quels systèmes sont des systèmes d'enregistrement. Savoir quel système sert de source de vérité pour chaque élément de données évite la duplication des données et aide à simplifier l'architecture globale des données.

4. Créer des définitions de données partagées

Créer des définitions de données partagées. L'établissement de cette compréhension commune évite des définitions multiples des mêmes données.

Sans données clairement définies, une question simple telle que “ Combien d'étudiants avons-nous ? ” peut avoir plusieurs réponses selon la définition du terme “ étudiant ” utilisée. Par exemple, un rapport peut compter toute personne inscrite à la date officielle de recensement, tandis qu'un autre peut inclure uniquement les étudiants ayant un statut d'inscription actif, en excluant ceux qui se sont désistés depuis ou qui sont en congé.

5. Standardiser les outils d'un système à l'autre

Limitez le nombre de plateformes pour réduire la complexité et concentrez-vous sur des outils qui favorisent l'évolutivité, la conformité et la sécurité.

6. Cartographier les données tôt et clairement

Déterminez rapidement quelles données arrivent et où elles iront. S'il existe deux systèmes avec des données similaires, organisez les données, déterminez quelles données iront où, et conservez les autres données ailleurs. Créez des indicateurs clairs sur les champs portant des noms communs. De plus, lors du chargement des données, séquentiez-les de manière à ce que les points de données soient toujours les plus récents.

7. Décomposer les intégrations complexes

N'essayez pas de tout faire d'un coup : utilisez une plateforme d'intégration de données comme Jitterbit pour décomposer les tâches en plusieurs étapes. Par exemple, si vous transférez des données de Banner vers Salesforce, créez les étapes suivantes :

1. Exécuter des requêtes dans Banner
2. Transférer les données dans une table temporaire dans Banner
3. Apportez les modifications nécessaires pour l'adapter à la version Salesforce
4. Charger vers Salesforce à l'aide d'un mappage Jitterbit

Simplifiez le mappage de données avec les assistants IA de Jitterbit

8. Créer des sauvegardes pour la récupération et l'audit

Si un cours est abandonné ou mis à jour, les sauvegardes et les outils de comparaison permettent une réconciliation rapide entre les systèmes.

Par exemple, si un étudiant abandonne un cours au cours des 10 premiers jours d'un semestre, ce cours doit être supprimé de la liste des cours actifs dans Salesforce afin d'assurer la synchronisation avec Banner. Si un établissement utilise Jitterbit pour copier la table Salesforce dans des tables de sauvegarde contenant les informations sur les étudiants, SQL peut être utilisé pour comparer les enregistrements entre Banner et Salesforce afin d'identifier les suppressions. Là encore, Jitterbit peut faciliter les suppressions dans la table Salesforce.

Harmoniser les données de l'enseignement supérieur avec Jitterbit Harmony

De l'amélioration de la rétention des étudiants à l'optimisation de l'allocation des ressources, Jitterbit aide les établissements d'enseignement supérieur débloquer des perspectives plus approfondies et réduire la charge administrative de leurs données.

Jitterbit Harmony, notre plateforme low-code enrichie par l'IA, permet de :

• Connectez les systèmes d'information des étudiants, les portails en ligne, les CRM et les plateformes d'aide financière
• Intégrer des plateformes d'apprentissage en ligne à des outils d'analyse de données pour stimuler l'amélioration des performances des étudiants
• Intégrer des outils existants à des plateformes cloud modernes grâce à des flux de travail low-code
• Assurer la sécurité des données, le masquage et la conformité aux exigences réglementaires
• Accédez en temps réel aux données des étudiants pour un engagement personnalisé et des analyses prédictives

Grâce à une plateforme centralisée et évolutive, les établissements d'enseignement supérieur peuvent transformer des systèmes disparates en un écosystème de données unifié. Que vous modernisiez une infrastructure existante ou que vous développiez vos stratégies d'engagement des étudiants, Jitterbit Harmony rassemble tous ces éléments de manière sécurisée, efficace et intelligente.