Gestion des données dans l'enseignement supérieur : meilleures pratiques pour surmonter les silos de données

En éliminant les silos grâce à l'intégration, les établissements d'enseignement supérieur peuvent transformer les innombrables données relatives aux étudiants, aux professeurs et aux anciens élèves en informations exploitables et transformer des environnements informatiques complexes en systèmes rationalisés et évolutifs.

Dans le paysage actuel de l'enseignement supérieur, les établissements gèrent un réseau de données étudiantes de plus en plus complexe. En l'absence d'une approche unifiée, ces données sont souvent cloisonnées – réparties entre les systèmes d'admission, d'inscription et administratifs – ce qui rend difficile l'obtention d'une vision globale et cohérente de l'établissement.

Pour les établissements d'enseignement supérieur, une approche moderne et agile de la connectivité numérique commence par la suppression des silos de données et l'amélioration de leur qualité. En effet, des données exactes et accessibles permettent aux organisations de prendre des décisions plus éclairées, favorisant ainsi la réussite étudiante.

Dans ce blog, nous explorerons les meilleures pratiques en matière de gestion des données dans l'enseignement supérieur et comment une plateforme d'intégration de données comme Jitterbit Harmony simplifie la connectivité et élimine les silos.

L'importance de la qualité des données dans l'enseignement supérieur

L’enseignement supérieur se réinvente, plaçant l’engagement et la personnalisation au cœur de l’apprentissage et de la réussite étudiante. Pour rester compétitifs et conformes à la réglementation, les établissements d’enseignement doivent gérer efficacement les données selon ces trois piliers :

• La communication: Communiquez régulièrement avec les étudiants en leur fournissant les informations pertinentes et par les canaux appropriés.
• En présentiel et en ligne : Fournir de nouvelles méthodes d'enseignement et des capacités d'apprentissage en ligne.
• Engagement: Offrir une expérience étudiante sans friction et engageante pour assurer la rétention et la réussite des étudiants et pour favoriser une relation à long terme en tant qu'anciens élèves.

Pour y parvenir, il est indispensable de disposer de données à la fois efficacement gérées et parfaitement intégrées, des admissions aux relations avec les anciens élèves. Cela permet une vision à 360 degrés du parcours étudiant et facilite l'exploitation des données pour obtenir des informations exploitables.

Avantages de l'intégration des données pour l'enseignement supérieur

L’enseignement supérieur repose sur les données, mais sans intégration, ces données restent cloisonnées. La mise en réseau des systèmes permet d’obtenir une vision unifiée du parcours étudiant, ce qui favorise des décisions plus éclairées, un engagement accru et une efficacité opérationnelle renforcée.

Automatisation des processus manuels

Les données pluriannuelles sur les étudiants, les professeurs et les programmes d'études résident souvent dans des bases de données pédagogiques, des systèmes de données sur les étudiants et des fichiers différents. Les données doivent être exportées et téléchargées manuellement vers d'autres bases de données pour prendre des décisions, répondre aux demandes et fournir des rapports.

Les délais liés aux processus manuels empêchent la production de rapports, la prise de décisions et la diffusion d'informations aux étudiants en temps voulu tant que les chargements manuels ne sont pas terminés. L'automatisation de ces processus permet de gagner du temps, de réduire les ressources nécessaires et de limiter les erreurs.

Soutien tout au long du cycle de vie étudiant

Les établissements d'enseignement supérieur gèrent aujourd'hui chaque étape du parcours étudiant à l'aide de systèmes et de prestataires différents. Pour impliquer efficacement les étudiants, ces systèmes doivent être intégrés. À l'Université Taylorpar exemple le Salesforce La plateforme gère les communications relatives aux admissions, tandis que Banner traite les candidatures et autres tâches administratives. Grâce à Jitterbit, Taylor synchronise quotidiennement ces plateformes, permettant ainsi aux conseillers d'avoir toujours accès aux informations les plus récentes sur la progression de chaque étudiant.

Connexion plus rapide des nouveaux systèmes

Bien que des intégrations personnalisées point à point puissent être déployées selon les besoins, le code personnalisé peut être fragile et moins malléable, ce qui rend plus difficile pour les institutions de faire évoluer leur infrastructure technologique.

Une plateforme d'intégration de données à faible code comme Jitterbit Harmony Il améliore l'évolutivité et accélère l'intégration en fournissant des composants réutilisables, tels que des projets, des modèles et des recettes.

8 bonnes pratiques pour la gestion des données dans l'enseignement supérieur

La gestion des données sur un campus moderne exige une approche stratégique. Ces bonnes pratiques aident les établissements d'enseignement supérieur à tirer davantage profit des données étudiantes :

1. Donner la priorité à la gouvernance des données

La gouvernance des données regroupe les principes et les pratiques qui garantissent la disponibilité et la qualité des données. Il est essentiel d'avoir une vision à 360 degrés des étudiants et de l'organisation. Considérez les données comme un atout stratégique : commencez par obtenir l'adhésion de la direction et développez progressivement votre cadre de gouvernance afin de garantir la confidentialité, la sécurité et la cohérence des données.

2. Impliquez les bonnes parties prenantes dès le début.

Une gestion efficace des données nécessite la contribution des personnes qui comprennent le mieux les données et leur utilisation. Impliquez les équipes de l'ensemble de l'établissement — admissions, inscriptions, réussite étudiante, aide financière et informatique, par exemple — afin de définir, de normaliser et de gérer conjointement les éléments de données clés.

3. Déterminer les systèmes d'enregistrement

Identifiez et déterminez quels systèmes font office de systèmes d'enregistrement. Savoir quels systèmes constituent la source de vérité pour chaque élément de données permet d'éviter la duplication des données et contribue à simplifier l'architecture globale des données.

4. Créer des définitions partagées des données

Élaborez des définitions partagées des données. L'établissement de cette compréhension commune permet d'éviter les définitions multiples des mêmes données.

En l'absence de données clairement définies, une question simple comme « Combien d'étudiants avons-nous ? » peut avoir plusieurs réponses selon la définition du terme « étudiant » utilisée. Par exemple, un rapport pourrait inclure tous les étudiants inscrits à la date officielle du recensement, tandis qu'un autre pourrait n'inclure que les étudiants ayant un statut d'inscription actif, excluant ceux qui se sont désinscrits ou qui sont en congé.

5. Standardiser les outils entre les systèmes

Limitez le nombre de plateformes pour réduire la complexité et concentrez-vous sur les outils qui prennent en charge l'évolutivité, la conformité et la sécurité.

6. Cartographier les données tôt et clairement

Déterminez dès le départ les données entrantes et leur destination. Si deux systèmes contiennent des données similaires, organisez-les, définissez leur destination et conservez les autres données ailleurs. Créez des indicateurs clairs pour les champs aux noms communs. De plus, lors du chargement des données, veillez à ce que les points de données soient toujours les plus récents.

7. Décomposer les intégrations complexes

N'essayez pas de tout faire d'un coup : utilisez une plateforme d'intégration de données comme Jitterbit pour décomposer les tâches en plusieurs étapes. Par exemple, si des données sont transférées de Banner vers Salesforce , suivez les étapes suivantes :

1. Exécutez des requêtes dans Banner
2. Exportez les données dans une table temporaire de Banner.
3. Apportez des modifications pour le remettre en état pour Salesforce
4. Charger Salesforce Utilisation du mappage Jitterbit

Simplifiez la cartographie des données grâce aux assistants IA de Jitterbit

8. Créer des sauvegardes à des fins de récupération et d'audit

Si un cours est supprimé ou mis à jour, les sauvegardes et les outils de comparaison permettent une réconciliation rapide entre les systèmes.

Par exemple, si un étudiant abandonne un cours au cours des 10 premiers jours d'un semestre, ce cours doit être supprimé de la liste des cours actifs. Salesforce pour être synchronisé avec Banner. Si une école utilise Jitterbit pour copier Salesforce dans des tables de réserve d'informations sur les étudiants en tant que sauvegarde, SQL peut être utilisé pour comparer les enregistrements entre Banner et Salesforce pour trouver les suppressions. Ici aussi, Jitterbit peut faciliter les suppressions dans Salesforce.

Unifiez les données de l'enseignement supérieur avec Jitterbit Harmony

De l'amélioration de la rétention des étudiants à la rationalisation de l'allocation des ressources, Jitterbit aide les établissements d'enseignement supérieur Débloquer des informations plus approfondies et réduire la charge administrative liée à leurs données.

Jitterbit Harmony, notre plateforme low-code, enrichie d'IA, facilite :

• Connecter les systèmes d'information des étudiants, les portails en ligne, les CRM et les plateformes d'aide financière
• Intégrer les plateformes d'apprentissage en ligne aux outils d'analyse de données pour améliorer les performances des étudiants
• Intégrez les outils existants aux plateformes cloud modernes grâce à des flux de travail low-code.
• Garantir la sécurité des données, leur masquage et leur conformité aux exigences réglementaires
• Accédez en temps réel aux données des étudiants pour un engagement personnalisé et des analyses prédictives.

Avec une plateforme centralisée et évolutive, les établissements d'enseignement supérieur peuvent transformer leurs systèmes cloisonnés en un écosystème de données unifié. Que vous modernisiez une infrastructure existante ou développiez vos stratégies d'engagement étudiant, Jitterbit est la solution. Harmony rassemble le tout de manière sécurisée, efficace et intelligente.