Datenmanagement in der Hochschulbildung: Best Practices zur Überwindung von Datensilos

Durch die Beseitigung von Silos durch Integration können Hochschulen endlose Studenten-, Fakultäts- und Alumni-Daten in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln und komplexe IT-Landschaften in optimierte, skalierbare Systeme verwandeln.

In der heutigen Hochschullandschaft verwalten die Einrichtungen ein immer komplexeres Netz von Studierendendaten. Ohne einen einheitlichen Ansatz existieren diese Daten oft in Silos – verteilt über Zulassungs-, Einschreibungs- und Verwaltungssysteme –, was es schwierig macht, einen klaren, institutionenweiten Überblick zu erhalten.

Für Hochschulen und Universitäten beginnt ein moderner, agiler Ansatz zur digitalen Vernetzung mit dem Abbau dieser Silos und der Verbesserung der Datenqualität. Denn wenn Daten korrekt und zugänglich sind, können Organisationen fundiertere Entscheidungen treffen, die den Studienerfolg unterstützen.

In diesem blog werden wir uns mit Best Practices für das Datenmanagement im Hochschulbereich befassen und untersuchen, wie eine Datenintegrationsplattform wie Jitterbit Harmony vereinfacht die Konnektivität und baut Silos ab.

Die Bedeutung von Datenqualität in der Hochschulbildung

Die Hochschulbildung wird neu gestaltet, wobei Engagement und Personalisierung im Mittelpunkt des Lernens und des Studienerfolgs stehen. Um wettbewerbsfähig und konform zu bleiben, müssen Bildungseinrichtungen Daten effektiv über diese drei Säulen hinweg verwalten:

• Kommunikation Kommunizieren Sie kontinuierlich mit den Studierenden über die richtigen Informationen und über die richtigen Kanäle.
• Präsenzveranstaltungen und eLearning: Neue Wege des Lehrens und eLearning-Möglichkeiten.
• Engagement: Ein reibungsloses und ansprechendes studentisches Erlebnis bieten, um die Bindung und den Erfolg der Studierenden zu gewährleisten und eine langfristige Beziehung als Alumni zu fördern.

Um dies zu erreichen, sind Daten erforderlich, die sowohl effektiv verwaltet als auch tief integriert sind, von der Zulassung bis zur Alumni-Betreuung. Dies ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf den studentischen Werdegang und erleichtert umsetzbare Dateneinblicke.

Vorteile der Datenintegration für Hochschulen

Hochschulbildung lebt von Daten, aber ohne Integration bleiben diese Daten in Silos gefangen. Die Vernetzung von Systemen ermöglicht eine einheitliche Sicht auf den Studienverlauf, was fundiertere Entscheidungen, eine verbesserte Einbindung und eine gesteigerte betriebliche Effizienz ermöglicht.

Automatisierung manueller Prozesse

Mehrjährige Studenten-, Fakultäts- und Lehrplandaten befinden sich oft in verschiedenen Bildungsdatenbanken, Studentendatenverwaltungssystemen und Dateien. Die Daten müssen manuell exportiert und in andere Datenbanken hochgeladen werden, um Entscheidungen zu treffen, auf Anfragen zu reagieren und Berichte zu erstellen.

Die Zeitverzögerung bei der Durchführung manueller Prozesse führt dazu, dass keine Berichte erstellt, keine Entscheidungen getroffen und keine zeitnahen Informationen an die Studierenden weitergegeben werden können, bis die manuellen Uploads abgeschlossen sind. Die Automatisierung dieser Prozesse spart Zeit, erfordert weniger Ressourcen und reduziert Fehler.

Unterstützung für den gesamten Studentenlebenszyklus

Heutige Institutionen verwalten jede Phase des studentischen Lebenszyklus mit unterschiedlichen Systemen und Anbietern. Um Studierende effektiv zu binden, müssen diese Systeme integriert werden. An der Taylor University, So sorgt beispielsweise die Plattform Salesforce für die Kommunikation im Zulassungsbereich, während Banner die Bewerbungen und andere administrative Aufgaben abwickelt. Mithilfe von Jitterbit synchronisiert Taylor diese Plattformen täglich und stellt so sicher, dass die Berater stets einen aktuellen Überblick über die Fortschritte jedes einzelnen Schülers haben.

Schnellere Anbindung neuer Systeme

Während maßgeschneiderte Punkt-zu-Punkt-Integrationen nach Bedarf bereitgestellt werden können, kann benutzerdefinierter Code fehleranfällig und weniger formbar sein – was es für Institutionen schwieriger macht, ihren Technologie-Stack zu skalieren.

Eine Low-Code-Plattform für Datenintegration, wie Jitterbit Harmony verbessert die Skalierbarkeit und beschleunigt die Integration durch die Bereitstellung wiederverwendbarer Komponenten wie Projekte, Vorlagen und Rezepte.

8 bewährte Praktiken für das Datenmanagement in der Hochschulbildung

Die Verwaltung von Daten auf einem modernen Campus erfordert einen strategischen Ansatz. Diese Best Practices helfen Hochschulen und Universitäten dabei, mehr Wert aus Studierendendaten zu schöpfen:

1. Daten-Governance priorisieren

Datengovernance ist die Gesamtheit der Prinzipien und Praktiken, die eine hohe Datenqualität und -verfügbarkeit sicherstellen. Es ist wichtig, eine genaue 360-Grad-Sicht auf Studierende und die Organisation zu haben. Behandeln Sie Daten als strategisches Gut: Beginnen Sie mit der Zustimmung der Führungskräfte und erweitern Sie Ihr Governance-Framework im Laufe der Zeit, um Datenschutz, Datensicherheit und Konsistenz zu unterstützen.

2. Beziehen Sie die richtigen Interessengruppen frühzeitig ein

Effektives Datenmanagement erfordert den Input der Personen, die die Daten und deren Verwendung am besten verstehen. Binden Sie Teams aus der gesamten Einrichtung ein – wie Zulassung, Einschreibung, Studienerfolg, Finanzhilfe und IT – um wichtige Datenelemente gemeinsam zu definieren, zu standardisieren und zu verwalten.

3. Festlegen von Aufzeichnungssystemen

Verstehen und bestimmen, welche Systeme Aufzeichnungssysteme sind. Zu wissen, welche Systeme als Quelle der Wahrheit für jedes Datenelement dienen, verhindert Datenredundanz und hilft, die gesamte Datenarchitektur zu vereinfachen.

4. Gemeinsame Definitionen von Daten erstellen

Gemeinsame Definitionen für Daten schaffen. Diese gemeinsame Verständigung verhindert Mehrfachdefinitionen derselben Daten.

Ohne klar definierte Daten kann eine einfache Frage wie “Wie viele Studenten haben wir?” mehrere Antworten haben, je nachdem, welche Definition von “Student” verwendet wird. Beispielsweise könnte ein Bericht jeden zählen, der am offiziellen Stichtag eingeschrieben ist, während ein anderer nur Studenten mit einem aktiven Einschreibungsstatus berücksichtigen könnte, wodurch Studenten ausgeschlossen werden, die sich seitdem zurückgezogen haben oder beurlaubt sind.

5. Standardisieren Sie Tools systemübergreifend

Begrenzen Sie die Anzahl der Plattformen, um die Komplexität zu reduzieren, und konzentrieren Sie sich auf Tools, die Skalierbarkeit, Compliance und Sicherheit unterstützen.

6. Karteninformationen früh und deutlich

Legen Sie frühzeitig fest, welche Daten eingehen und wohin sie gehen sollen. Wenn es zwei Systeme mit ähnlichen Daten gibt, organisieren Sie die Daten, legen Sie fest, welche Daten wohin gehen sollen, und behalten Sie die anderen Daten woanders. Erstellen Sie klare Indikatoren für Felder mit gängigen Namen. Sequenzieren Sie außerdem beim Laden der Daten so, dass die Datenpunkte immer die aktuellsten sind.

7. Komplexe Integrationen aufteilen

Versuchen Sie nicht, das Unmögliche zu erreichen – nutzen Sie eine Datenintegrationsplattform wie Jitterbit, um Aufträge in mehrere Schritte aufzuteilen. Wenn beispielsweise Daten von Banner nach Salesforce übertragen werden sollen, legen Sie die folgenden Schritte an:

1. Abfragen in Banner ausführen
2. Daten in eine temporäre Tabelle in Banner speichern
3. Nimm Änderungen vor, um es für Salesforce fit zu machen
4. In Salesforce über Jitterbit-Mapping laden

Vereinfachen Sie die Datenzuordnung mit den KI-Assistenten von Jitterbit

8. Backups zur Wiederherstellung und Überprüfung erstellen

Wenn ein Kurs abgebrochen oder aktualisiert wird, ermöglichen Sicherungen und Vergleichstools eine schnelle Abgleichung zwischen Systemen.

Wenn ein Studierender beispielsweise innerhalb der ersten 10 Tage eines Semesters einen Kurs abbucht, muss dieser Kurs aus der Liste der aktiven Kurse in Salesforce gelöscht werden, um die Synchronisation mit Banner zu gewährleisten. Wenn eine Hochschule Jitterbit nutzt, um Salesforce als Backup in separate Tabellen mit Studierendeninformationen zu kopieren, können die Datensätze in Banner und Salesforce mithilfe von SQL verglichen werden, um die Löschungen zu ermitteln. Auch hier kann Jitterbit die Löschungen in Salesforce erleichtern.

Daten aus dem Hochschulbereich mit Jitterbit Harmony zusammenführen

Von der Verbesserung der Schülerbindung bis zur Optimierung der Ressourcenallokation, Jitterbit hilft Hochschulen tiefere Einblicke gewinnen und den Verwaltungsaufwand für ihre Daten reduzieren.

Jitterbit Harmony, unsere Low-Code-Plattform mit KI-Integration, ermöglicht es Ihnen ganz einfach,

• Verbinden Sie Studenteninformationssysteme, Online-Portale, CRMs und Finanzhilfeprogramme
• Integrieren Sie Online-Lernplattformen mit Datenanalyse-Tools, um die Leistung der Schüler zu verbessern.
• Alte Tools mit modernen Cloud-Plattformen durch Low-Code-Workflows integrieren
• Datensicherheit, Maskierung und die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sicherstellen
• Echtzeit-Zugriff auf Studentendaten für personalisierte Interaktion und prädiktive Analysen erhalten

Mit einer zentralisierten, skalierbaren Plattform können Hochschulen und Universitäten isolierte Systeme zu einem einheitlichen Datenökosystem zusammenführen. Ganz gleich, ob Sie Ihre Altinfrastruktur modernisieren oder Strategien zur Einbindung der Studierenden ausbauen möchten – Jitterbit Harmony bündelt alles sicher, effizient und intelligent.