Datenmanagement im Hochschulwesen: Bewährte Verfahren zur Überwindung von Datensilos

Durch die Beseitigung von Datensilos mittels Integration können Hochschulen unzählige Daten von Studierenden, Dozenten und Alumni in verwertbare Erkenntnisse umwandeln und komplexe IT-Landschaften in optimierte, skalierbare Systeme verwandeln.

In der heutigen Hochschullandschaft verwalten die Institutionen ein zunehmend komplexes Geflecht von Studierendendaten. Ohne einen einheitlichen Ansatz liegen diese Daten oft in Datensilos vor – verteilt auf Zulassungs-, Immatrikulations- und Verwaltungssysteme – was es schwierig macht, einen klaren, institutionsweiten Überblick zu gewinnen.

Für Hochschulen und Universitäten beginnt ein moderner, agiler Ansatz zur digitalen Vernetzung mit dem Abbau von Datensilos und der Verbesserung der Datenqualität. Denn wenn Daten korrekt und zugänglich sind, können Organisationen fundiertere Entscheidungen treffen, die den Studienerfolg fördern.

In diesem Blogbeitrag werden wir die besten Vorgehensweisen für das Datenmanagement im Hochschulbereich untersuchen und erläutern, wie eine Datenintegrationsplattform wie beispielsweise Jitterbit Harmony vereinfacht die Vernetzung und überwindet Silos.

Die Bedeutung der Datenqualität in der Hochschulbildung

Die Hochschulbildung wird neu gedacht, wobei Engagement und Personalisierung im Mittelpunkt des Lernens und des Studienerfolgs stehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, müssen Bildungseinrichtungen Daten in diesen drei Bereichen effektiv verwalten:

• Kommunikation: Kommunizieren Sie kontinuierlich mit den Studierenden, indem Sie ihnen die richtigen Informationen über die richtigen Kanäle bereitstellen.
• Vor-Ort-Schulungen und E-Learning: Bieten Sie neue Lehrmethoden und E-Learning-Funktionen.
• Engagement: Bieten Sie den Studierenden eine reibungslose und ansprechende Erfahrung, um die Bindung und den Erfolg der Studierenden sicherzustellen und eine langfristige Beziehung als Alumni zu fördern.

Um dies zu erreichen, sind Daten erforderlich, die sowohl effektiv verwaltet als auch tiefgehend integriert sind – von der Zulassung bis zur Alumni-Betreuung. Dies ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf den Studienverlauf und liefert wertvolle, handlungsrelevante Erkenntnisse.

Vorteile der Datenintegration für die Hochschulbildung

Die Hochschulbildung basiert auf Daten, doch ohne deren Integration bleiben diese in Datensilos isoliert. Die Vernetzung von Systemen ermöglicht eine einheitliche Sicht auf den Studienverlauf und damit fundiertere Entscheidungen, stärkeres Engagement und höhere betriebliche Effizienz.

Automatisierung manueller Prozesse

Mehrjährige Studenten-, Fakultäts- und Lehrplandaten befinden sich oft in verschiedenen Bildungsdatenbanken, Studentendatensystemen und Dateien. Die Daten müssen manuell exportiert und in andere Datenbanken hochgeladen werden, um Entscheidungen zu treffen, Anfragen zu beantworten und Berichte bereitzustellen.

Die durch manuelle Prozesse entstehende Zeitverzögerung führt dazu, dass Berichte nicht erstellt, Entscheidungen nicht getroffen und Studierende erst nach Abschluss der manuellen Uploads zeitnah informiert werden können. Die Automatisierung dieser Prozesse spart Zeit, reduziert den Ressourcenaufwand und verringert Fehler.

Unterstützung für den gesamten Studentenlebenszyklus

Heutige Hochschulen verwalten jede Phase des Studiums mithilfe unterschiedlicher Systeme und Anbieter. Um Studierende effektiv einzubinden, müssen diese Systeme integriert werden. An der Taylor Universityzum Beispiel die Salesforce Die Plattform steuert die Kommunikation im Zulassungsbereich, während Banner Bewerbungen und andere administrative Aufgaben übernimmt. Mithilfe von Jitterbit synchronisiert Taylor diese Plattformen täglich, sodass die Berater stets aktuelle Informationen über den Fortschritt jedes einzelnen Schülers haben.

Schnellere Anbindung neuer Systeme

Während kundenspezifische Punkt-zu-Punkt-Integrationen nach Bedarf eingesetzt werden können, ist kundenspezifischer Code oft fehleranfällig und weniger flexibel – was es Institutionen erschwert, ihren Technologie-Stack zu skalieren.

Eine Low-Code-Datenintegrationsplattform wie Jitterbit Harmony erhöht die Skalierbarkeit und beschleunigt die Integration durch die Bereitstellung wiederverwendbarer Komponenten wie Projekte, Vorlagen und Rezepte.

8 Best Practices für das Datenmanagement im Hochschulwesen

Die Verwaltung von Daten auf einem modernen Campus erfordert einen strategischen Ansatz. Diese Best Practices helfen Hochschulen und Universitäten, den Wert von Studierendendaten besser zu nutzen:

1. Priorisieren Sie die Datenverwaltung

Data Governance umfasst die Prinzipien und Praktiken, die die Verfügbarkeit hochwertiger Daten gewährleisten. Ein umfassendes Bild der Studierenden und der Organisation ist unerlässlich. Behandeln Sie Daten als strategisches Gut: Beginnen Sie mit der Unterstützung der Führungsebene und erweitern Sie Ihr Governance-Framework kontinuierlich, um Datenschutz, Datensicherheit und Datenkonsistenz zu gewährleisten.

2. Die richtigen Interessengruppen frühzeitig einbeziehen.

Effektives Datenmanagement erfordert die Mitwirkung derjenigen, die die Daten und deren Verwendung am besten verstehen. Binden Sie Teams aus der gesamten Institution ein – beispielsweise aus den Bereichen Zulassung, Immatrikulation, Studienerfolg, Studienfinanzierung und IT –, um gemeinsam wichtige Datenelemente zu definieren, zu standardisieren und zu verwalten.

3. Datenerfassungssysteme ermitteln

Ermitteln Sie, welche Systeme als Referenzsysteme dienen. Zu wissen, welche Systeme als maßgebliche Datenquelle für jedes Datenelement fungieren, verhindert Datenredundanz und trägt zur Vereinfachung der gesamten Datenarchitektur bei.

4. Gemeinsame Datendefinitionen erstellen

Erstellen Sie gemeinsame Datendefinitionen. Durch die Schaffung dieses gemeinsamen Verständnisses wird verhindert, dass dieselben Daten mehrfach definiert werden.

Ohne klar definierte Daten kann eine einfache Frage wie „Wie viele Studierende haben wir?“ je nach Definition von „Studierender“ unterschiedliche Antworten liefern. Beispielsweise könnte ein Bericht alle Studierenden zählen, die am offiziellen Stichtag eingeschrieben waren, während ein anderer nur Studierende mit aktivem Immatrikulationsstatus berücksichtigt und Studierende ausschließt, die sich exmatrikuliert haben oder beurlaubt sind.

5. Werkzeuge systemübergreifend standardisieren

Beschränken Sie die Anzahl der Plattformen, um die Komplexität zu reduzieren, und konzentrieren Sie sich auf Tools, die Skalierbarkeit, Compliance und Sicherheit unterstützen.

6. Kartendaten frühzeitig und übersichtlich darstellen

Ermitteln Sie frühzeitig, welche Daten eingehen und wohin sie fließen. Falls zwei Systeme ähnliche Daten enthalten, organisieren Sie diese, legen Sie fest, welche Daten wohin gehören, und speichern Sie die übrigen Daten an einem anderen Ort. Verwenden Sie eindeutige Kennzeichnungen für Felder mit gängigen Namen. Achten Sie beim Laden der Daten außerdem darauf, dass diese stets die aktuellsten Datenpunkte enthalten.

7. Komplexe Integrationen aufteilen

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erledigen – nutzen Sie eine Datenintegrationsplattform wie Jitterbit, um Aufgaben in mehrere Schritte zu unterteilen. Wenn beispielsweise Daten von Banner nach … verschoben werden sollen … Salesforce Führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Abfragen in Banner ausführen
2. Daten in eine temporäre Tabelle in Banner exportieren
3. Nehmen Sie Änderungen vor, um es in Form zu bringen für Salesforce
4. Laden Salesforce Jitterbit-Mapping verwenden

Vereinfachen Sie die Datenzuordnung mit den KI-Assistenten von Jitterbit

8. Erstellen Sie Backups für Wiederherstellung und Prüfung

Wenn ein Kurs ausfällt oder aktualisiert wird, ermöglichen Backups und Vergleichstools einen schnellen Systemabgleich.

Wenn sich ein Student beispielsweise innerhalb der ersten 10 Tage eines Semesters von einem Kurs abmeldet, muss der Kurs aus der Liste der aktiven Kurse gelöscht werden. Salesforce mit Banner synchron zu sein. Wenn eine Schule Jitterbit zum Kopieren verwendet Salesforce In Ersatztabellen mit Schülerinformationen als Backup kann SQL verwendet werden, um Datensätze zwischen Banner und zu vergleichen Salesforce um die Löschungen zu finden. Auch hier kann Jitterbit die Löschungen erleichtern in Salesforce.

Vereinheitlichen Sie Hochschuldaten mit Jitterbit Harmony

Von der Verbesserung der Studierendenbindung bis zur Optimierung der Ressourcenverteilung, Jitterbit unterstützt Hochschulen Sie gewinnen tiefere Einblicke in ihre Daten und reduzieren den Verwaltungsaufwand.

Jitterbit HarmonyUnsere Low-Code-Plattform mit KI-Unterstützung macht es Ihnen leicht:

• Verbinden Sie Studierendeninformationssysteme, Online-Portale, CRM-Systeme und Plattformen für Studienfinanzierung.
• Integrieren Sie Online-Lernplattformen mit Datenanalysetools, um die Leistungen der Studierenden zu verbessern.
• Integrieren Sie Legacy-Tools mithilfe von Low-Code-Workflows in moderne Cloud-Plattformen.
• Gewährleistung von Datensicherheit, Maskierung und Einhaltung regulatorischer Anforderungen
• Erhalten Sie Echtzeitzugriff auf Schülerdaten für personalisiertes Engagement und prädiktive Analysen.

Mit einer zentralen, skalierbaren Plattform können Hochschulen und Universitäten voneinander getrennte Systeme in ein einheitliches Datenökosystem verwandeln. Ob Sie veraltete Infrastrukturen modernisieren oder Strategien zur Einbindung von Studierenden skalieren möchten – Jitterbit bietet die passende Lösung. Harmony Fügt alles sicher, effizient und intelligent zusammen.