Perché un'esperienza dei dipendenti di massimo livello richiede una gestione efficace dei dati HR

Di Greg Belkin, Direttore del Product Marketing

Come consumatori, abbiamo molta flessibilità e scelta su come facciamo acquisti e cosa compriamo. Questo ci dà il potere di avere alte aspettative quando interagiamo con i rivenditori, i fornitori di assistenza sanitaria o qualsiasi altro tipo di organizzazione con cui vogliamo interagire per effettuare un acquisto.

L'esperienza dei dipendenti non è diversa da nessuna di queste esperienze dei consumatori. Proprio come gli acquirenti hanno possibilità di scelta negli acquisti, i dipendenti hanno opzioni riguardo ai datori di lavoro a cui unirsi, per quanto tempo decidono di rimanere con loro e così via. Creare un'esperienza senza soluzione di continuità dall'inserimento alla formazione fino alla gestione della retribuzione farà la differenza nel livello di soddisfazione di un dipendente. Questo, a sua volta, determinerà la produttività, la durata della permanenza in azienda e potrà contribuire a una cultura aziendale più positiva.

Una tattica chiave che le organizzazioni più accorte stanno utilizzando è quella di riunire diverse fonti di dati HR per ottenere informazioni fruibili e una maggiore efficienza. Ciò include i sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) o i sistemi di gestione del capitale umano (HCM) utilizzati durante l'intero ciclo di vita del dipendente, come la gestione delle assunzioni, il provisioning delle risorse, gestione delle spese, e sistemi di gestione dei talenti. Qui esamineremo cos'è l'integrazione dei dati HRMS, i casi d'uso comuni e come la gestione e l'integrazione dei dati delle risorse umane aiutino a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

La gestione efficace dei dati delle risorse umane è impegnativa

La gestione delle risorse umane è il processo mediante il quale i candidati e i dipendenti vengono gestiti dai loro futuri o attuali datori di lavoro, dal momento in cui inizia il reclutamento fino al loro ultimo giorno di lavoro. Questa gestione solitamente non è incentrata su specifici requisiti lavorativi, ma comprende piuttosto l'inserimento aziendale, la crescita e lo sviluppo, la gestione delle retribuzioni, le comunicazioni aziendali e la gestione dei servizi IT.

Man mano che il processo si sviluppa, vengono createplurime fonti di dati, che spesso portano a silos di dati. Di conseguenza, le informazioni relative alle prestazioni dei dipendenti, ad esempio, non sono collegate correttamente alla retribuzione e di conseguenza la produttività e il morale dei dipendenti ne risentono. Sia il datore di lavoro che il dipendente devono sottrarre tempo alle loro normali mansioni per affrontare e normalizzare questi dati. .

La pandemia globale ha anche causato nuove sfide nella gestione dei dati dei dipendenti. La maggiore dipendenza da una forza lavoro da remoto, i nuovi strumenti di comunicazione e i budget fluttuanti hanno contribuito a un'esperienza dei dipendenti subottimale. E la realtà è che non solo i sistemi HR sono disconnessi, ma il numero di sistemi è in continua crescita, poiché le aziende cercano di creare una visione a 360 gradi dei propri dipendenti e collaboratori.

Ruolo dell'integrazione dei sistemi HR nell'esperienza dei dipendenti

A un livello molto generale, l'integrazione dei sistemi utilizzati nell'ambito delle risorse umane e dell'esperienza dei dipendenti crea una serie di potenziali vantaggi sia per il dipendente che per il datore di lavoro. Questi includono:

• Tempi di produttività più rapidi. Una delle misure chiave di un'esperienza di onboarding di successo è la rapidità con cui un nuovo dipendente diventa produttivo. Collegando tra loro sistemi come il provisioning delle risorse, la formazione e l'orientamento ai sistemi, i dati e i processi decisionale avvengono più rapidamente, consentendo al dipendente di essere produttivo in tempi più brevi.
• Meno errori nei dati. L'integrazione dei sistemi con i software e le soluzioni HCM consente alle organizzazioni di eliminare l'inserimento manuale dei dati, ripetitivo e dispendioso in termini di tempo, poiché condivide le informazioni da un'unica fonte attendibile. Ciò crea visibilità in tutta l'organizzazione e una rassicurante sensazione che i dati siano più accurati.
• Maggiore morale e soddisfazione dei dipendenti. Siamo onesti: basta poco per sap il morale dei dipendenti. Dettagli logistici, come la rapidità con cui un dipendente viene rimborsato o riceve i propri bonus, possono avere un impatto significativo su di lui. Proprio come i processi strategici di gestione delle risorse umane e i relativi sistemi di supporto facilitano l’inserimento dei nuovi assunti, anche l’integrazione dei dati relativi al reclutamento rende il processo di assunzione molto più efficiente. Ciò crea una forte prima impressione agli occhi dei potenziali candidati e offre un immediato miglioramento del morale qualora questi vengano effettivamente assunti.
• Fatturato in calo. L'integrazione dei sistemi di gestione delle risorse umane (HRM) contribuisce a ridurre il turnover grazie a interazioni organizzative con i dipendenti più accurate e a una minore mole di lavoro amministrativo. È nella natura umana che ogni dipendente desideri sentirsi sia valorizzato che apprezzato, e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti aiuta a raggiungere questo obiettivo.

Prerequisiti per l'integrazione del software HCM

Jitterbit crede fermamente in un'esperienza HRM orientata al consumatore. Crediamo che l'integrazione di diverse fonti di dati dei dipendenti rafforzi sia il rapporto tra dipendente e datore di lavoro, semplificando le modalità con cui il dipendente può accedere ai propri dati personali. Chiamiamo questo l'approccio Employee 360, il cui cuore ruota attorno a quattro pilastri fondamentali:

1. Connettori per applicazioni: I connettori applicativi sono funzionalità che forniscono una connettività predefinita e riutilizzabile verso un endpoint specifico, come Workday o altri sistemi HCM comuni. I connettori consentono la condivisione dei dati e riducono la complessità derivante dall'interazione diretta con l'API o i protocolli di scambio dati di un endpoint.
2. Ricette di integrazione: Le ricette sono singoli progetti di integrazione predefiniti che trasferiscono dati in una direzione tra oggetti simili in due applicazioni o sistemi. Ad esempio, potrebbe trattarsi di un'integrazione tra un software per note spese dei dipendenti e un sistema di gestione delle paghe.
3. Modelli di processo: Questi sono gruppi di casi d'uso di integrazione predefiniti che accelerano l'esecuzione di un processo specifico utilizzando una serie di oggetti attraverso più applicazioni o sistemi. Questo potrebbe, ad esempio, avvenire tra un sistema di gestione dei compensi e un sistema di gestione delle prestazioni con l'obiettivo finale della coerenza.
4. Servizi di consegna. Si tratta di configurazioni professional services predefinite e con ambito fisso, prive di personalizzazioni. Offrono inoltre la possibilità di estendere i modelli di processo con personalizzazioni relative a oggetti e endpoint aggiuntivi. Ciò consente agli esperti di integrazione HCM di raccomandare le migliori pratiche e di contribuire a scalare i casi d’uso HCM.

Casi d'uso comuni di integrazione del software HCM per migliorare l'esperienza dei dipendenti

Con questi quattro elementi fondamentali sopra menzionati, Jitterbit apre opportunità per le organizzazioni di ottimizzare i propri processi legati alle risorse umane. Alcuni esempi includono:

• Ottimizzazione dell'onboarding e dell'offboarding. Le aziende possono connettersi Integrazione Workday API con i partner fornitori esistenti nel settore dell’acquisizione di talenti (ad esempio Salesforce o NetSuite) per automatizzare i principali processi di inserimento e uscita del personale. Ciò include i benefici, la gestione delle ferie retribuite e altre funzioni. Il risultato finale è un più rapido raggiungimento della produttività per i nuovi dipendenti e un processo di uscita senza intoppi per le risorse in uscita.
• Accelerazione della gestione delle spese. Le organizzazioni possono integrare le proprie API di integrazione Workday esistenti con sistemi quali Concur, Coupa, Paycom e altri, per semplificare la gestione delle spese sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Ciò contribuisce a ottimizzare la registrazione delle note spese e l’elaborazione dei rendiconti, migliorando al contempo il morale dei dipendenti, in modo che le aziende possano concentrarsi su altre esigenze fondamentali.
• Provisioning degli asset: I dipartimenti delle risorse umane possono integrare le soluzioni ERP Workday con ServiceNow, ServicePower e altre piattaforme per ottimizzare il supporto al provisioning, l’ottimizzazione della pianificazione e altri aspetti fondamentali della gestione dei servizi. Quando i responsabili delle risorse umane e altri soggetti forniscono gli strumenti giusti ai dipendenti giusti in modo tempestivo, il tempo necessario per l’assegnazione dei dipendenti si riduce dal 50 all’80%.

Guida introduttiva alla gestione dei dati delle risorse umane di Employee 360

Questo blog offre una panoramica dei vantaggi che le organizzazioni possono ottenere adottando un approccio di integrazione “Employee 360” nella gestione delle risorse umane. Nei prossimi blog approfondiremo il significato di tutto ciò dal punto di vista della gestione delle risorse umane, nonché l’impatto specifico che ciò ha sul percorso del dipendente.

Fino ad allora, impara come aziende come SmartRecruiters e KeyedIn Solutions abbiamo abilitato le integrazioni di Employee 360 per portare le loro capacità di HR a un livello superiore.