Por Greg Belkin, Diretor de Marketing de Produto
Vamos enfrentá-lo, o gerenciamento de despesas de funcionários pode ser um processo estressante, complexo e demorado. Geralmente envolve a coordenação de vários sistemas de registro, incluindo gerenciamento de despesas, gerenciamento de recursos humanos (HRM) e folha de pagamento. Também envolve atender funcionários que esperam que seus reembolsos sejam justos, oportunos e precisos. Isso coloca muita pressão sobre todos para acertar.
Para muitos no setor de RH, todo o processo de gerenciamento de despesas dos funcionários foi descartado como um mal necessário. Muitas vezes é pensado como algo que todos tem fazer mas ninguém quer pendência. Felizmente, a tecnologia nos permitiu mudar do rastreamento manual em planilhas e relatórios demorados de recibos físicos para plataformas, aplicativos e serviços modernos. No entanto, ainda é visto com desdém porque há muito trabalho braçal que deve ser gerenciado. Os gerentes de RH e outros envolvidos devem, por exemplo:
- Crie uma nova conta de gerenciamento de despesas para cada novo funcionário. Uma conta de usuário deve ser criada no sistema de gerenciamento de relatórios de despesas escolhido pela organização. É fundamental que os dados inseridos nesta conta correspondam ao que provavelmente já foi configurado na companysistema de gestão de recursos humanos da empresa, pois não há espaço para discrepâncias ou erros.
- Mantenha as contas atualizadas. Os gerentes de RH devem atualizar regularmente manualmente as alterações nos dados dos funcionários (como detalhes da conta bancária, requisitos de retenção de impostos de um funcionário, mudança de endereço etc.) em vários sistemas, o que consome tempo de outras tarefas críticas.
- Integre a conta com outros sistemas. Depois que um relatório de despesas é concluído e aprovado, os gerentes de RH precisam garantir que os dados do relatório de despesas sejam importados de volta para o sistema HRM de seu sistema de gerenciamento de relatório de despesas escolhido para processamento de pagamento.
Essas etapas envolvem a coordenação de vários sistemas de registro, diminuindo a produtividade e criando espaço para erros. É uma probabilidade simples — quanto mais vezes as informações de um funcionário precisam ser inseridas em um sistema, mais chances há de cometer um erro.
Entre na Integração do Sistema HRM
As melhores organizações percebem a necessidade de uma experiência de RH voltada para o consumidor para seus funcionários. Eles sabem que o gerenciamento de despesas dos funcionários é uma parte fundamental dessa experiência porque é um dos primeiros processos aos quais os novos funcionários são apresentados quando ingressam em uma organização. O gerenciamento de despesas também é um processo crítico para acertar porque envolve o reembolso de dinheiro aos funcionários.
Como indivíduos, esperamos que esse processo seja oportuno e preciso, caso contrário, o moral dos funcionários será prejudicado. Acertar com o mínimo de esforço manual é uma meta alcançável, mas requer a integração de várias fontes de dados de funcionários. Como resultado, as organizações podem simplificar a maneira como o funcionário pode inserir e acessar seus dados pessoais e melhorar a maneira como o RH e outras equipes de suporte podem processar essas alterações.
Tomemos, por exemplo, o UltraDent, um company de mais de 1,000 pessoas no setor global de serviços de saúde. O company priorizou fortemente o bom atendimento ao cliente e insistiu muito que as relações com os funcionários fossem igualmente fortes. Contudo, antes de simplificar os seus procedimentos de gestão de despesas, o company sofreu atrasos significativos entre o envio de despesas, o pagamento e os relatórios. Também descobriu discrepâncias nos relatórios financeiros devido a erros manuais e visibilidade limitada na gestão de despesas. Depois de enfrentar esse desafio, a UltraDent obteve maior satisfação dos funcionários devido à agilidade nas aprovações e nos reembolsos. Eles também eliminaram erros manuais, estabeleceram relatórios financeiros mais confiáveis e aumentaram a visibilidade do gerenciamento de despesas.
Jitterbit chama isso de Experiência do Funcionário API360 abordagem, e inclui quatro componentes principais:
- Conectores de aplicativos: Os conectores de aplicativo fornecem conectividade pré-criada e reutilizável para um endpoint específico. No caso de gerenciamento de despesas ou outras funções relacionadas ao trabalho, isso pode incluir Workday ou outros sistemas HRM populares. Os conectores compartilham dados e facilitam a interação direta com a API do terminal ou protocolos de troca de dados.
- Receitas de Integração: Uma receita de integração é um único projeto de integração pré-construído que conduz os dados em uma direção entre objetos semelhantes em aplicativos ou sistemas. Nesse caso, pode ser uma integração entre o software de rastreamento e relatório de despesas dos funcionários e um sistema de gerenciamento de folha de pagamento.
- Modelos de processo: Indo um passo adiante, esses são grupos de projetos orientados a casos de uso pré-construídos que usam vários objetos em vários aplicativos ou sistemas. Isso pode envolver seu sistema de RH como um hub para lidar com o processo de integração de funcionários, bem como o gerenciamento de despesas.
- Serviço de entrega. Os serviços de entrega são fixos, pré-embalados professional services configurar sem personalização. Eles podem estender modelos de processo com personalização para objetos e terminais adicionais com base nas necessidades específicas de uma organização ou nas plataformas em que investem.
Benefícios da Gestão Integrada de Despesas
Alguns podem estar se perguntando: “por que preciso da integração dos sistemas de gerenciamento de despesas dos funcionários? Quais são os benefícios de todas as perspectivas?” É verdade que o conforto e a familiaridade vêm junto com fazer as coisas do jeito que você sempre fez. Mas isso não significa necessariamente que seja o melhor para os negócios - ou para a sanidade da administração e dos funcionários de RH. Na verdade, muitos que experimentam o poder e a facilidade da verdadeira integração de sistemas e software de HRM se perguntam por que demorou tanto para converter. Os principais benefícios incluem:
- Integração mais rápida de novos funcionários
- Gerenciamento mais rápido e eficiente dos funcionários existentes por meio de modelos de autoatendimento
- Maior produtividade para gerentes de RH com processos automatizados de relatórios de despesas
- Maior satisfação e moral dos funcionários graças ao tempo de pagamento acelerado
- Aumento da produtividade em toda a organização
- Uso eficiente e mais estratégico dos recursos
- Maior moral e satisfação entre os gerentes de RH
- Muito menos entradas de dados manuais, resultando em menos erros de dados
- Diminuição da rotatividade devido a melhores experiências e moral
Integração Employee 360: você está mais perto do que pensa
Como você pode ver, há muitos benefícios potenciais que as organizações podem aproveitar ao implantar a integração do Employee 360 para rastreamento e relatórios de despesas, juntamente com um gerenciamento de RH mais amplo. Anteriormente, vimos por que a melhor experiência do funcionário requer gerenciamento eficaz de dados de RH. Em uma próxima postagem, examinaremos mais detalhadamente como as integrações de sistemas de RH do Employee 360 podem ajudar em outro ponto problemático comum no local de trabalho, como a integração e a demissão de funcionários.
Enquanto isso, saiba como empresas como Recrutadores inteligentes e Soluções com chave utilizaram as integrações do Employee 360 para melhorar significativamente seus recursos de RH.
