Par Greg Belkin, Directeur Marketing Produit
Avouons-le, la gestion des dépenses des employés peut être un processus stressant, complexe et chronophage. Cela implique généralement la coordination de plusieurs systèmes d'enregistrement, y compris la gestion des dépenses, la gestion des ressources humaines (GRH) et la paie. Cela implique également de servir les employés qui s'attendent à ce que leurs remboursements soient justes, opportuns et exacts. Cela met beaucoup de pression sur tout le monde pour bien faire les choses.
Pour de nombreux acteurs du secteur des RH, l'ensemble du processus de gestion des dépenses des employés a été considéré comme un mal nécessaire. Il est souvent considéré comme quelque chose que tout le monde a faire mais personne veut faire. Heureusement, la technologie nous a permis de nous éloigner du suivi manuel sur les feuilles de calcul et des rapports aller-retour chronophages des reçus physiques pour nous tourner vers des plates-formes, des applications et des services modernes. Cependant, il est toujours considéré avec dédain car il y a beaucoup de démarches à gérer. Les responsables des ressources humaines et les autres personnes impliquées doivent, par exemple :
- Créez un nouveau compte de gestion des dépenses pour chaque nouvel employé. Un compte utilisateur doit être créé dans le système de gestion des notes de frais choisi par l'organisation. Il est essentiel que les données saisies dans ce compte correspondent à ce qui a probablement déjà été configuré dans le companysystème de GRH de, car il n'y a aucune place pour les divergences ou les erreurs.
- Gardez les comptes à jour. Les responsables des ressources humaines doivent régulièrement mettre à jour manuellement les modifications apportées aux données des employés (telles que les coordonnées bancaires, les exigences de retenue d'impôt d'un employé, le changement d'adresse, etc.) dans plusieurs systèmes, ce qui prend du temps sur d'autres tâches critiques.
- Intégrez le compte à d'autres systèmes. Une fois qu'une note de frais est remplie et approuvée, les responsables des ressources humaines doivent s'assurer que les données de la note de frais sont réimportées dans le système HRM à partir du système de gestion des notes de frais choisi pour le traitement des paiements.
Ces étapes impliquent la coordination de plusieurs systèmes d'enregistrement, ce qui ralentit la productivité et crée une marge d'erreur. Il s'agit d'une probabilité simple : plus les informations d'un employé doivent être saisies dans un système, plus il y a de chances qu'il commette une erreur.
Entrez dans l'intégration du système HRM
Les meilleures organisations réalisent le besoin d'une expérience RH axée sur le consommateur pour leurs employés. Ils savent que la gestion des dépenses des employés est un élément clé de cette expérience, car c'est l'un des premiers processus auxquels les nouveaux employés sont initiés lorsqu'ils rejoignent une organisation. La gestion des dépenses est également un processus essentiel à maîtriser, car elle implique le remboursement d'argent aux employés.
En tant qu'individus, nous nous attendons à ce que ce processus soit opportun et précis, sinon le moral des employés en souffrira. Bien faire les choses avec un minimum d'effort manuel est un objectif réalisable, mais cela nécessite l'intégration de diverses sources de données sur les employés. En conséquence, les organisations peuvent rationaliser la façon dont l'employé peut saisir et accéder à ses données personnelles, et améliorer la façon dont les RH et les autres membres du personnel de soutien peuvent traiter ces changements.
Prenez, par exemple, UltraDent, un company de plus de 1,000 XNUMX personnes dans le secteur mondial des services de santé. Le company a fortement donné la priorité à un bon service client et a insisté pour que ses relations avec les employés soient tout aussi solides. Cependant, avant de rationaliser ses procédures de gestion des dépenses, le company a connu des retards importants entre la soumission des dépenses, le paiement et la déclaration. L'entreprise a également découvert des écarts dans les rapports financiers dus à des erreurs manuelles et une visibilité limitée sur la gestion des dépenses. Après avoir relevé ce défi, UltraDent a constaté une plus grande satisfaction de ses employés grâce à des approbations et des remboursements accélérés. Ils ont également éliminé les erreurs manuelles, établi des rapports financiers plus fiables et accru la visibilité sur la gestion des dépenses.
Jitterbit appelle cela un Expérience employé API360 approche, et elle comprend quatre éléments clés :
- Connecteurs d'applications : Les connecteurs d'application fournissent une connectivité prédéfinie et réutilisable à un point de terminaison spécifique. Dans le cas de la gestion des dépenses ou d'autres fonctions liées au travail, cela peut inclure Workday ou d'autres systèmes de gestion des ressources humaines populaires. Les connecteurs partagent des données et facilitent l'interaction directe avec l'API ou les protocoles d'échange de données du terminal.
- Recettes d'intégration : Une recette d'intégration est un projet d'intégration prédéfini unique qui inaugure les données dans une direction entre des objets similaires à travers des applications ou des systèmes. Dans ce cas, il pourrait s'agir d'une intégration entre un logiciel de suivi et de reporting des dépenses des employés et un système de gestion de la paie.
- Modèles de processus : Pour aller plus loin, il s'agit de groupes de projets prédéfinis basés sur des cas d'utilisation qui utilisent un certain nombre d'objets dans plusieurs applications ou systèmes. Cela peut impliquer votre système HRM en tant que plaque tournante pour gérer le processus d'intégration des employés, ainsi que la gestion des dépenses.
- Services de livraison. Les services de livraison sont fixes, pré-emballés professional services mis en place sans personnalisation. Ils peuvent étendre les modèles de processus avec personnalisation à des objets et points de terminaison supplémentaires en fonction des besoins spécifiques d'une organisation ou des plates-formes dans lesquelles ils investissent.
Avantages de la gestion intégrée des dépenses
Certains peuvent se demander : « pourquoi ai-je besoin d'une intégration des systèmes de gestion des dépenses des employés ? Quels sont les avantages à tous points de vue ? » Il est vrai que le confort et la familiarité accompagnent le fait de faire les choses comme vous les avez toujours faites. Mais cela ne signifie pas nécessairement que c'est ce qu'il y a de mieux pour l'entreprise ou pour la santé mentale de la direction des ressources humaines et des employés. En fait, beaucoup de ceux qui font l'expérience de la puissance et de la facilité d'une véritable intégration des systèmes et logiciels de GRH se demandent pourquoi la conversion a pris si longtemps. Les principaux avantages incluent :
- Intégration plus rapide des nouveaux employés
- Gestion plus rapide et plus efficace des employés existants via des modèles en libre-service
- Productivité accrue pour les responsables RH grâce à des processus automatisés de reporting des dépenses
- Augmentation de la satisfaction et du moral des employés grâce à un délai de paiement accéléré
- Augmentation de la productivité dans toute l'organisation
- Utilisation efficace et plus stratégique des ressources
- Hausse du moral et de la satisfaction des responsables RH
- Beaucoup moins de saisies de données manuelles, ce qui entraîne moins d'erreurs de données
- Diminution du roulement en raison de l'amélioration des expériences et du moral
Intégration Employee 360 : vous êtes plus proche que vous ne le pensez
Comme vous pouvez le voir, les organisations peuvent bénéficier de nombreux avantages potentiels lors du déploiement de l'intégration d'Employee 360 pour le suivi et le reporting des dépenses, ainsi qu'une gestion plus large des RH. Nous avons vu précédemment pourquoi la meilleure expérience employé de sa catégorie nécessite une gestion efficace des données RH. Dans un prochain article, nous examinerons plus en détail comment les intégrations des systèmes RH Employee 360 peuvent aider un autre problème courant sur le lieu de travail, comme l'intégration et le départ des employés.
En attendant, découvrez comment les entreprises aiment SmartRecruiters ainsi que Solutions saisies utilisé les intégrations Employee 360 pour améliorer considérablement leurs capacités RH.
