So implementieren Sie EDI.
Wenn Sie unsere gelesen haben „Was ist EDI?“ blog, Sie könnten neugierig sein, wie es Ihnen geht company kann das bekommen Vorteile von EDI. Die Implementierung der EDI-Integration ist eine strategische Investition, die Ihnen helfen kann, wettbewerbsfähig zu bleiben, die Lieferantenbeziehungen zu verbessern und ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen.
Sehen wir uns an, wie Sie EDI in Ihrem Unternehmen implementieren können.
Was sind EDI-Standards?
EDI-Standards wurden vor Jahrzehnten eingeführt, um einen generischen und wiederholbaren Satz strukturierter Datenplatzhalter (Daten, die sich in einem festen Feld innerhalb eines Datensatzes befinden) und Regeln für die Erstellung gemeinsamer Geschäftsdokumente zu definieren. Zu diesen Dokumenten gehören unter anderem Bestellungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen in elektronischer Form.
Der Hauptgrund für die Erstellung dieser Standards bestand darin, Unternehmen dabei zu helfen, wertvolle Zeit und Ressourcen für die Definition der Layouts gängiger Geschäftsdokumente zu sparen. Das Endergebnis für Unternehmen ist eine Reduzierung der Kosten für die Integration elektronischer Dokumente und ein effizienterer Prozess zur Einrichtung von Integrationskomponenten. Die Definition von EDI-Standards ist ein fortlaufender Prozess, da Geschäftsanforderungen verfeinert und erweitert werden und daher in einer gemeinsamen Datendefinitionssprache erfasst werden müssen.
Es gibt eine Vielzahl von branchenspezifischen EDI-Standards, die Konventionen haben, die für eine Region spezifisch sind. Beispielsweise ist ANSI X12 der nordamerikanische Standard, EDIFACT der europäische Standard und es gibt viele andere. Die Transaktionssätze könnten X12 4010 sein, die die verschiedenen Dokumente (Bestellung, Rechnung, Versandbenachrichtigung usw.) enthalten. Die Sätze können sogar noch weiter in Teilsätze für bestimmte Branchen (z. B. Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen, Transport und Logistik usw.) granuliert werden.
Wie starte und implementiere ich die EDI-Integration?
Einmal dein company und Ihr Handelspartner entscheiden, dass Sie Geschäfte über EDI abwickeln möchten, können Sie einige allgemeine Schritte unternehmen, um den Prozess einzuleiten:
- Holen Sie sich den EDI-Implementierungsleitfaden von Ihrem Handelspartner. Dadurch wird definiert, wie Ihre ausgewählten elektronischen Geschäftsdokumente strukturiert werden.
- Erwerben Sie EDI-Software, die Dokumentenzuordnungen und einen Übersetzer enthält. Diese Software wird verwendet, um Ihre Buchhaltungssystemdaten (dh Bestellungen, Lieferungen usw.) in das von Ihrem Handelspartner gewünschte/erforderliche Layout umzuwandeln.
- Sobald diese Software eingerichtet ist, beginnen Sie und Ihr Handelspartner normalerweise mit dem Testen des Dokumentenaustauschs.
- Kommunizieren Sie mit Ihrem Handelspartner, um festzulegen, wie Ihre EDI-Dokumente ausgetauscht werden können. Die gebräuchlichsten Methoden sind Internet-EDI, ein Value Added Network (VAN) oder die direkte Eins-zu-Eins-/Peer-to-Peer-Übertragung elektronischer Dokumente. Die Jitterbit eiCloud-Lösung nutzt Internet-EDI als primäre Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten mit Handelspartnern. Wir können auch Dokumente mit VANs als Interkonnektoren austauschen.
- Führen Sie eine Reihe von Tests mit Ihrem EDI-Lösungsanbieter durch, um sicherzustellen, dass Ihre Software ordnungsgemäß funktioniert und Ihr Handelspartner die Dokumente korrekt erhält.
- Führen Sie eine parallele Dokumentenverarbeitung durch, bei der Sie Ihre Papierdokumente weiterhin mit Ihrem Handelspartner senden und empfangen.
- Schalten Sie eventuell den Austausch von Geschäftsdokumenten in Papierform aus. Sie werden eine große Reduzierung der Kosten für die Dokumentenverarbeitung, eine dramatische Erhöhung der Genauigkeit der Daten, einen schnelleren Austausch von Geschäftsdokumenten, verbesserte Cashflows, weniger Verarbeitungsfehler und eine Erhöhung des Kundendienstniveaus feststellen.
Wie funktioniert der EDI-Austausch?
Nehmen wir ein einfaches Beispiel eines Einzelhändlers und Lieferanten, der EDI einrichtet. Die Beziehung besteht nun und der Einzelhändler sendet eine Bestellung, die von der EDI-Software (wie der von Jitterbits eiCloud bereitgestellten) empfangen wird. Sie wird dann validiert und eine Bestätigung wird an den Absender zurückgesendet. Der Empfänger hätte nun Sichtbarkeit der PO. Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, stehen andere Optionen zur Verfügung, z. B. die Verwendung der EDI-Software zum Umwandeln und Importieren des Dokuments in ein Buchhaltungssystem oder zum Umwandeln der Bestellung in eine Rechnung, die an den Einzelhändler zurückgesendet wird (nachdem die Bestellung ausgeführt wurde).
Zusammenfassend ersetzt EDI den Papieraustausch und maximiert die Effizienz der elektronischen Konsistenz. Wie Sie die Effizienz nutzen, bleibt Ihnen überlassen, indem Sie diese Dokumente in Ihre täglichen Prozesse integrieren.
