Warum die ITSM-HCM-Integration entscheidend für den HR-Erfolg ist

Von Greg Belkin, Leiter des Produktmarketings, Jitterbit

Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist 7:00 Uhr morgens am ersten Tag Ihres Traumjobs. Sie sind zum ersten Mal auf dem Weg ins Büro. Sie freuen sich darauf, so schnell wie möglich durchzustarten. Es war ein langer und beschwerlicher Weg aus Bewerben, Vorstellungsgesprächen, Verhandlungen und der Organisation der Logistik für den Start in einen neuen Job. Sie sind bereit dafür.

Du kommst zur Tür herein. Du spürst diese nervöse Energie und die Aufregung, die durch deine Adern fließt. Alles, was du willst, ist direkt einzusteigen, das Team kennenzulernen, produktiv zu sein und einen wichtigen neuen Meilenstein in deiner Karriere zu begrüßen.

Dann: nichts. Der Schwung stoppt plötzlich. Man sagt Ihnen, dass Ihr Computer erst in ein paar Tagen bereit sein wird, weil die IT nie die Nachricht erhalten hat, dass heute Ihr erster Tag ist. Es ist kein Gebäudezutrittsausweis für Sie verfügbar. Niemand hat die entsprechenden Anmeldeinformationen für das Unternehmensnetzwerk oder kritische Programme eingerichtet, die Sie benötigen, um an die Arbeit zu gehen. Alles, was Sie tun können, ist dazusitzen und zu warten.

Aus Sicht der Personalabteilung ist das ein Albtraum. Die meisten neuen Mitarbeiter kommen am ersten Tag voller Hoffnungen, Tatendrang und unerschütterlicher Entschlossenheit ins Büro, in der Hoffnung, schnell etwas bewirken zu können und ihre neue Chance zu ergreifen. Wenn sie jedoch ankommen und keine physischen Ressourcen zur Unterstützung vorfinden, schadet dies nicht nur ihrer Entschlossenheit, hervorragende Leistungen zu erbringen, sondern vermittelt ihnen auch einen schlechten Eindruck davon, was sie in Zukunft erwartet. Es ist sehr schwer, einen unterdurchschnittlichen ersten Arbeitstag aus dem Gedächtnis zu löschen. Dieses Problem lässt sich beheben und das Personalmanagement effizienter gestalten, wenn die wichtigsten Systeme und Anwendungen, die zur Bereitstellung von Dienstleistungen für die Mitarbeiter genutzt werden, ordnungsgemäß miteinander vernetzt sind.

Die getrennte Verwaltung von HCM und ITSM führt zu gravierenden Mitarbeiterproblemen

Leistungsstarke Unternehmen wissen, dass die Vermeidung einer solchen Situation und der Aufbau eines hochgradig effektiven Mitarbeitererfahrung gestützt auf solide Strategien im Bereich Human Capital Management (HCM), ist entscheidend für ihren Erfolg. Tatsächlich legen laut einer KPMG-Studie aus dem Jahr 2020, für die über 1.000 Führungskräfte aus dem Personalwesen befragt wurden, 95% der Unternehmen den Schwerpunkt auf die Mitarbeitererfahrung als zentralen Schwerpunktbereich. Dieselbe Studie ergab, dass „Pathfinding“-HR-Organisationen (KPMGs Bezeichnung für hochrangige, branchenführende Unternehmen) fast dreimal häufiger der Aussage zustimmten, dass die Mitarbeitererfahrung eine strategische Priorität für das gesamte Unternehmen darstellt.

Heutige Mitarbeiter erwarten eine nutzerfreundliche Erfahrung wie im B2C-Bereich, die nicht nur die schnelle Bereitstellung wichtiger Arbeitsmaterialien zu Beginn des Arbeitsverhältnisses unterstützt, sondern sie auch bei jedem weiteren Schritt auf ihrem Weg begleitet. Sie erwarten, dass Materialien und Support schnell, präzise und personalisiert bereitgestellt werden, einschließlich des mobilen Zugriffs auf Portale, die eine einfache Dienstanforderung, Statusverfolgung und Ausführung ermöglichen. Im Wesentlichen hat das Serviceerlebnis, an das sich Mitarbeiter als Verbraucher gewöhnt haben, zu höheren Erwartungen am Arbeitsplatz geführt, weshalb sie eine sofortige Erfüllung ihrer Serviceanfragen erwarten.

Die Realität sieht so aus, dass die meisten modernen Unternehmen in der Regel HCM-Systeme zur Verwaltung ihrer Belegschaft einsetzen und parallel dazu auch ITSM-Tools zur Verwaltung und Bereitstellung von IT-Diensten nutzen. Das Problem bei der Bereitstellung dieser Dienste ohne eine Verknüpfung untereinander besteht darin, dass der Erfolg meist davon abhängt, dass ein Team von Mitarbeitern daran denkt, ein anderes Team von Mitarbeitern zu informieren.

Die Bereitstellung von Laptops, Schlüsselkarten und anderen kritischen Mitarbeiterarbeitsmitteln muss beispielsweise zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen. Dieser Zeitpunkt ist an Informationen gekoppelt, die nur HR-Systeme und das Team, das sie regelmäßig nutzt, kennen. Dazu gehören Starttermine, Beschäftigungsorte, notwendige Kommunikationsmittel zur Erfüllung der Arbeitsanforderungen und weitere Aspekte.

In der Tat verwalten HCM-Anwendungen typischerweise alle mitarbeiterbezogenen Informationen, während die IT-Abteilung über das Fachwissen zur Bereitstellung von IT-Diensten unter Verwendung von ITSM-Tools verfügt, die Best Practices aus ITIL oder anderen Frameworks ableiten.

Während ihrer Beschäftigung im Unternehmen durchlaufen die Mitarbeiter im Laufe ihrer Entwicklung viele Veränderungen, und Personalwesen und IT spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung dieser Veränderungen. Sie müssen kontinuierlich Anpassungen bei der Bereitstellung von Geräten, dem Zugriff auf Portale oder Tools, Sicherheitsfreigaben usw. unterstützen. Die Personalabteilung verfügt über diese Daten, die bei nahtloser Weitergabe an die IT Workflows zur Automatisierung des HR Service Managements erstellen können.

Die Integration von HCM-Systemen mit ITSM-Tools und die Bereitstellung eines zentralen Stammdatensystems stärkt beide Prozesse gleichzeitig. Der Onboarding- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern wird schneller und effizienter, was die Produktivität und die Moral steigert. Gleichzeitig wird das IT-Service-Management präziser und kosteneffizienter, da den Mitarbeitern genau das zur Verfügung gestellt wird, was sie für ihren Erfolg brauchen: nicht mehr und nicht weniger.

Die Integration dieser beiden wichtigen Systeme bietet Mitarbeitern und Personalverantwortlichen zudem eine einheitliche Plattform, über die sie auf einfache und direkte Weise Anfragen stellen und ändern können. Wenn die Serviceanforderungen der Mitarbeiter schnell erfüllt werden, steigt das Engagement der Mitarbeiter, und sie fühlen sich gehört und gut betreut, da ihre Bedürfnisse umgehend erfüllt werden – so fühlen sie sich bei home wohl.

Vorteile einer effektiven ITSM-HCM-Integration

Wenn HCM- und ITSM-Prozesse effektiv integriert werden, können Unternehmen zahlreiche Vorteile realisieren. Dazu gehören:

• Rechtzeitiger Zugriff auf wichtige Tools, Programme und Berechtigungen für neue und bestehende Mitarbeiter
• Effiziente Nutzung von Unternehmensvermögen
• Einfache Einrichtung für Integrationsprojekte des Kunden (in Tagen statt Monaten)
• Steigern Sie die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter
• Mitarbeiterbindung verbessern

Das ultimative Ziel der Integration von ITSM in HCM wäre ein robustes HR-Service-Anforderungsmanagement, das es Unternehmen ermöglicht, die Serviceanforderungen von Mitarbeitern während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus vom Onboarding über Veränderungen bis zum Offboarding zeitnah zu erfüllen und sie so zu befähigen, erfolgreich zu sein.

Vorteile einer effektiven ITSM-HCM-Integration

Wie fängt man mit ITSM-Integration an?

Dank langjähriger Erfahrung bei der Entwicklung von Integrationen mit BMC, ServiceNow und anderen führenden Anbietern von ITSM-Lösungen verfügen Jitterbit und unsere Community zertifizierter Partner über das nötige Fachwissen, um Ihnen Integrationen bereitzustellen, die eine schnelle Amortisation ermöglichen, die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern und Ihnen mehr Flexibilität verschaffen, um neue Geschäftsmöglichkeiten zügig zu erschließen. Jitterbit Harmony – Integration Platform as a Service (iPaaS) – bietet leistungsstarke ServiceNow-Integrations-Tools, die das Verknüpfen von Geschäftsprozessen schnell und einfach machen und folgende Vorteile bieten:

• Geschwindigkeit

  Die meisten unserer Kunden sind innerhalb von weniger als 30 Tagen mit ihrer ersten Integration einsatzbereit. Aber vielleicht ist der wichtigste Faktor, wie schnell Sie zusätzliche Integrationen erstellen können, um überzeugende Kundenerlebnisse zu liefern. Ihr Unternehmen fügt ständig neue Technologien hinzu. Es geht nicht nur darum, wie schnell Sie Ihre erste Integration entwickeln, sondern auch darum, wie schnell Sie die nächste verbinden können. Jitterbit verfügt über ein robustes Toolkit, das die Integrationszeit verkürzt und eine Standardisierung von Integrationen sowie die Wiederverwendbarkeit von Code bietet.

• Einfachheit

  Jitterbit ist einfach und für den technischen Business Analysten konzipiert. Der grafische Ansatz “Klicks statt Code”, vorgefertigte Konnektoren, Rezepte und Vorlagen sowie eine hochmoderne Cloud-Plattform vereinfachen das Design, die Bereitstellung und das Management von Integrationsprojekten.

• Vertrauen

  Egal wie komplex oder unkompliziert Ihre Integration ist, unser Expertenteam steht Ihnen bei jedem Schritt stets zur Seite.

Mit einer leistungsstarken und benutzerfreundlichen Cloud-API-Integrationsplattform versetzt Jitterbit ITSM-Anwender in die Lage, sich mit jeder beliebigen On-Premises- oder Cloud-Anwendung zu verbinden. Dadurch können sie den Return on Investment (ROI) steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen sowie die Serviceorchestrierung und das -management optimieren, was ihnen in einem extrem wettbewerbsintensiven Markt einen entscheidenden Vorteil verschafft.