Applicant-Tracking-System-Integration (ATS-Integration): Vorteile, Strategien und Beispiele

Mitarbeiter einzustellen ist eine Kunst, keine Wissenschaft, und Lebensläufe können Ihnen nicht verraten, ob jemand in die Kultur eines Unternehmens passt.”

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Howard Schultz, Vorsitzender und CEO von Starbucks

Die meisten Personalverantwortlichen würden Howard Schultz bereitwillig zustimmen, dass bei der Suche eines Unternehmens nach Talenten keine einzelne Informationsquelle jemals eine vollständige, umfassende und lückenlose Beurteilung des Bewerbers liefern wird.

Effektive Kandidateneinstellung resultiert aus einer gesunden Mischung verschiedener Quellen wie formellen Interviews, wechselseitiger Kommunikation, internen und externen Diskussionen, Lebensläufen, Referenzprüfungen und Teambeobachtungen. Manchmal kann selbst ein hervorragender Lebenslauf entscheidende Mängel bei Bewerbern kaschieren, die nur durch mündliche Kommunikation aufdeckbar sind, da wichtige Hinweise auf die berufliche Eignung oft aus dem Auftreten hervorgehen.

Leider ist es für Personalverantwortliche ein absolutes Muss, den Bewerbermanagementprozess richtig zu gestalten, und keineswegs eine einfache Aufgabe. Personalverantwortliche stehen ständig unter dem Druck sicherzustellen, dass sie alle geeigneten Informationsquellen nutzen, um zur richtigen Zeit am richtigen Ort den passenden Kandidaten für den richtigen Job zu finden. Wenn sie es richtig machen, werden kritische Aufgaben termingerecht erledigt und das Unternehmen kann sehr erfolgreich sein. Wenn sie es nicht tun, kann das Unternehmen nicht erwartungsgemäß produzieren, das Geschäft verlangsamt sich und wertvolle Talente wandern woanders hin ab.

Hinzukommend zu dieser Herausforderung ist die Macht, die Stellenbewerber über den Einstellungsprozess ausüben. Genau wie Käufer Einkaufsmöglichkeiten haben, besitzen potenzielle Mitarbeiter die Macht zu entscheiden, welchem Arbeitgeber sie sich anschließen, wie lange sie bei ihm bleiben und wie aggressiv sie dazu beitragen, dass die Organisation ihre Ziele erreicht, neben anderen Dingen.

Genau aus diesem Grund nutzen moderne HR-Manager Applicant Tracking Systems (ATS), um sicherzustellen, dass der Einstellungsprozess sie nicht nur in die Lage versetzt, die richtigen Leute zu finden, sondern diese auch gut zu behandeln. Während ein ATS für sich genommen wertvoll ist, macht die Integration mit anderen Tools und Systemen es noch effektiver. Durch die Verknüpfung von Stellenausschreibungen, Kommunikationsplattformen und HR-Workflows, ATS-Integrationslösungen optimieren Sie jede Phase der Einstellung, von dem Moment an, in dem ein Bewerber Interesse an einer Stelle bekundet, bis zu seinem ersten Tag und darüber hinaus.

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist ein entscheidender Teil des Einstellungsprozesses, der Personalverantwortlichen und beteiligten Stakeholdern das Leben erleichtert. Es ist ein Softwareprogramm (oder Teil einer Reihe von Softwarelösungen), das die gesamten Personalbeschaffungs- und Rekrutierungsprozesse von Anfang bis Ende verwalten kann.

Ein effizientes ATS-System sollte folgende Funktionen bieten:

• Bewerberdaten empfangen, speichern und verarbeiten
• Integrieren Sie Tools, mit denen sich geeignete Kandidaten weiter identifizieren, filtern und auswählen lassen
• Lebensläufe basierend auf gewünschen Schlüsselwörtern und Auswahlkriterien kategorisieren
• Unterstützung bei der Koordination von Vorgesprächen, der Terminplanung für Interviews und der Abstimmung mit Stakeholdern

Darüber hinaus können einige fortschrittliche ATS-Systeme möglicherweise Stellenportale, Social-Media-Kanäle und Karriere-Websites durchsuchen, um anhand von Schlüsselwörtern, die auf Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten basieren, ideale Kandidaten zu finden.

Die meisten Unternehmen verfügen über mehrere Systeme zur Verwaltung von Bewerbern. Wenn diese gut integriert sind, können sie den Einstellungsprozess optimieren und die Auswahl sowie das Management von Kandidaten beschleunigen und folglich die Zeit bis zur Besetzung der gewünschten Position minimieren.

Was ist eine ATS-Integration?

Die ATS-Integration ist der Prozess der Verbindung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) mit anderen HR- und Geschäftstools, um den Einstellungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Die Integration ermöglicht einen nahtlosen Datentransfer zwischen Systemen und bietet eine zentrale Ansicht der Mitarbeiterdaten, was zu einem effizienteren Einstellungsprozess führt.

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Warum ist eine ATS-Integration wichtig?

Für einen effizienten Einstellungsprozess ist es von entscheidender Bedeutung, die ATS-Integration mit den Daten in den HR-Systemen zu realisieren. Bewerber haben hohe Erwartungen, wenn sie sich auf Stellen bewerben. Sie wünschen sich einen schnellen, reibungslosen und transparenten Einstellungsprozess. Personalverantwortliche haben ähnliche Erwartungen. Sie benötigen einen möglichst effizienten Einstellungsprozess, um so viele Kandidaten wie möglich innerhalb der verfügbaren Zeit bearbeiten zu können. Nutzt ein Unternehmen jedoch mehrere Systeme zur Nachverfolgung der Bewerberaktivitäten, kann dies leider beide Seiten ausbremsen und zu zahlreichen Verzögerungen sowie zum Verlust potenzieller Talente führen.

Die Zusammenführung von Bewerbermanagementdaten sowie die Integration mit anderen kritischen HR-Systemen verhindert Verzögerungen, stärkt den Einstellungsprozess und steigert langfristig Produktivität und Moral. Eine ATS-Integration sorgt dafür, dass Bewerber den Prozess schneller durchlaufen, damit alle Beteiligten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu einer Entscheidung kommen können. Sie trägt auch dazu bei, dass auf der Grundlage mehrerer während des Einstellungsprozesses ermittelter Datenquellen die richtige Person für die Stelle ausgewählt wird.

Beispiele für gängige ATS-Integrationen

Personalmanagement-Systeme

Integration eines Bewerbermanagementsystems (ATS) in HR-Management-Plattformen wie BambooHR oder Workday ermöglicht die nahtlose Datenübertragung von Kandidatenprofilen in Mitarbeiterakten und automatisiert so den Übergang vom Recruiting zum Onboarding.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme

Die Integration in Gehaltsabrechnungssysteme wie ADP oder Paycor ermöglicht die automatisierte Übertragung von Mitarbeiterdaten direkt vom ATS an die Gehaltsabrechnungsplattform, was eine pünktliche Auszahlung gewährleistet und die manuelle Dateneingabe nach der Einstellung eines Kandidaten überflüssig macht.

E-Signatur-Apps

Plattformen wie DocuSign kann in ein Bewerbermanagement-System (ATS) integriert werden, um den Papierkram für Neueinstellungen zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterschriften sicher eingeholt werden.

5 Vorteile der ATS-Integration

Es gibt viele Vorteile einer ATS-Integration mit Daten von verschiedenen ATS-Anbietern und anderen kritischen HR-Systemen. Dazu gehören:

1. Beschleunigte Kandidatensuche

Bewerbermanagementsysteme und die dazugehörigen Systeme können gleichzeitig in mehrere Job-Post-Portale integriert werden. Leider unterscheiden sich die Menge und die Art der ausgetauschten Daten von Portal zu Portal. Die Zusammenführung von Daten beschleunigt die Bereitstellung durchsuchbarer, übersichtlicher Bewerbungen. Dies verkürzt die Zeit, die Personalverantwortliche benötigen, um sich in den Bewerberdaten zurechtzufinden und diese angemessen zu prüfen.

2. Hervorragende Einbindung der Bewerber

Sobald ein starker Kandidat den Bewerbungsprozess beginnt, sind Zeit und Engagement von entscheidender Bedeutung. HR-Manager müssen diese Personen in den Prozess einbinden, um sicherzustellen, dass sie am Ende des Prozesses weiterhin als geeignete Einstellungen in Betracht kommen. Durch die ATS-Integration können sie sicherstellen, dass das interne Feedback zwischen den wichtigsten Beteiligten, das häufig in verschiedenen Systemen erfasst wird, ordnungsgemäß integriert und verwaltet wird. Dies hilft Unternehmen, Einstellungsentscheidungen schneller zu treffen, und hilft, “Bewerber-Wettbieten” zu vermeiden, was Unternehmen zusätzliche Zeit und Geld kosten kann.

3. Erhöhte Glaubwürdigkeit bei der Einstellung

Ein Unternehmen mit einem konsistenten Einstellungs- und Rekrutierungsprozess, das fundierte Entscheidungen auf der Grundlage mehrerer Datenquellen treffen kann, stärkt seine Glaubwürdigkeit in den Augen der Kandidaten. Kandidaten haben das Vertrauen, dass das Unternehmen, bei dem sie einen Einstieg erwägen, gute Entscheidungen trifft, und haben wahrscheinlich das Gefühl, dass sich diese gute Entscheidungsfindung durch das gesamte Unternehmen zieht.

4. Beschleunigtes Onboarding

Sobald der Kandidat das Stellenangebot annimmt, beginnt der Onboarding-Prozess. Informationen, die während des Bewerbungsprozesses gesammelt wurden, wie Standort, Anforderungen an die Bereitstellung von Diensten, Fähigkeiten und andere wichtige Informationen, müssen neuen einstellenden Managern und anderen relevanten Onboarding-Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Eine effektive Datenintegration zwischen diesen kritischen Systemen und Prozessen sorgt für einen schnellen und produktiven Ablauf.

5. Höhere Mitarbeiterproduktivität

Ein zufriedener und motivierter Mitarbeiter, der sich von einem Unternehmen geschätzt fühlt, wird diese positive Einstellung wahrscheinlich noch lange nach seinem Eintritt in das Unternehmen beibehalten. Eine positive Einstellung führt zudem fast immer zu hoher Produktivität, was für Unternehmen in einem zunehmend wettbewerbsorientierten marketplace-Umfeld einen großen Vorteil darstellt.

Jitterbits Ansatz zur effektiven Integration von Bewerbermanagementsystemen

Wir sind fest davon überzeugt, dass ein kundenorientiertes Bewerbermanagement von entscheidender Bedeutung ist. Wir sind der Ansicht, dass die Integration verschiedener Mitarbeiterdatenquellen sowohl die Mitarbeiter- als auch die Arbeitgeberbeziehung stärkt, indem das Management von Kandidaten und deren Vorbereitungsphase optimiert wird. Jitterbits HR-Automatisierungslösungen drehen sich um vier Grundpfeiler:

1. Anwendungsverbindungen. Anwendungs-Konnektoren sind Funktionen, die vorgefertigte und wiederverwendbare Anbindungen an einen bestimmten Endpunkt bereitstellen, wie beispielsweise Workday oder andere gängige HCM-Systeme. Konnektoren ermöglichen den Datenaustausch und verringern die Komplexität der direkten Interaktion mit der API oder den Datenaustauschprotokollen eines Endpunkts.

2. Integrationsrezepte. Rezepte sind einzelne, vorgefertigte Integrationsprojekte, die Daten in eine Richtung zwischen ähnlichen Objekten über zwei Anwendungen oder Systeme hinweg verschieben. Dies könnte beispielsweise eine Integration zwischen einer Software für Mitarbeiter-Spesenabrechnungen und einem Gehaltsabrechnungssystem sein.

3. Prozessvorlagen. Hierbei handelt es sich um Gruppen vorgefertigter Integrationsanwendungsfälle, die die Ausführung eines bestimmten Prozesses beschleunigen, indem sie eine Reihe von Objekten über mehrere Anwendungen oder Systeme hinweg nutzen. Dies kann beispielsweise zwischen einem Vergütungsmanagementsystem und einem Leistungsmanagementsystem mit dem Endziel der Konsistenz sein.

4. Liefersdienste. Es handelt sich hierbei um vorgefertigte professional services-Pakete mit festem Umfang, die ohne Anpassungen eingerichtet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Prozessvorlagen durch Anpassungen auf weitere Objekte und Endpunkte zu erweitern. Dies ermöglicht es Experten für HCM-Integration, Best Practices zu empfehlen und dabei zu helfen, HCM-Anwendungsfälle zu skalieren.

Mit einem leistungsstarken und benutzerfreundlichen KI-gestützte Integrationsplattform, ermöglicht es Jitterbit Personalleitern und anderen Beteiligten, sich mit jeder beliebigen Anwendung vor Ort oder in der Cloud zu verbinden, wodurch sie den ROI steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Serivceorchestrierung sowie das Management optimieren können, was ihnen einen Vorteil in einem extrem wettbewerbsintensiven Markt verschafft.

Für einen tieferen und maßgeschneiderten Einblick, wie eine Applicant Tracking System (ATS)-Integrationsstrategie für Sie funktionieren kann, Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo, um unsere Integrationsplattform kennenzulernen..