Varför en förstklassig medarbetarupplevelse kräver effektiv HR-datahantering

Av Greg Belkin, Produktmarknadsföringschef

Som konsumenter har vi stor flexibilitet och valfrihet när det gäller hur vi handlar och vad vi köper. Det ger oss kraften att ha höga förväntningar när vi interagerar med detaljister, vårdgivare eller någon annan typ av organisation som vi vill interagera med för att göra ett köp.

Medarbetarupplevelsen skiljer sig inte från någon av dessa konsumentupplevelser. Precis som köpare har valmöjligheter när de handlar, har medarbetare valmöjligheter när det gäller vilka arbetsgivare de väljer att börja hos, hur länge de väljer att stanna hos dem och så vidare. Att skapa en sömlös upplevelse från onboarding till utbildning och lönehantering kommer att vara avgörande för hur nöjd en medarbetare blir. Detta kommer i sin tur att avgöra produktiviteten, anställningstiden på företaget och kan bidra till en mer positiv företagskultur.

En nyckeltaktik som smarta organisationer använder är att sammanföra olika källor till HR-data för att få handlingskraftiga insikter och ökad effektivitet. Detta inkluderar HRMS-system (Human Resource Management Systems) eller HCM-system (Human Capital Management) som används under hela medarbetarresan, såsom rekryteringshantering, tilldelning av utrustning, utgiftshantering, och system för talent management. Här kommer vi att titta på vad HRMS-dataintegration är, vanliga användningsfall och hur HR-datahantering och integration bidrar till att förbättra medarbetarengagemanget.

Effektiv hantering av HR-data är en utmaning

HR-administration är den process genom vilken kandidater och medarbetare hanteras av sina framtida eller nuvarande arbetsgivare, från det att rekryteringen börjar till deras sista arbetsdag. Denna administration är oftast inte centrerad kring specifika jobbkrav, utan omfattar snarare introduktion, tillväxt och utveckling, lönedokumenthantering, internkommunikation och it-tjänstehantering.

När processen fortlöper skapas flera datakällor, vilket ofta leder the datasilor. Som ett resultat kopplas information om till exempel medarbetares prestationer inte samman på ett korrekt sätt med kompensation, vilket i sin tur drabbar medarbetarnas produktivitet och moral. Både arbetsgivare och medarbetare måste avsätta tid från sina ordinarie ansvarsområden för att hantera och normalisera dessa data. .

Den globala pandemin har också medfört nya utmaningar när det gäller att hantera medarbetardata. Ökat beroende av en på distans arbetande personalstyrka, nya kommunikationsverktyg och fluktuerande budgetar har alla bidragit till en suboptimal medarbetarupplevelse. Och verkligheten är den att HR-systemen inte bara är icke-sammanhängande, utan antalet system växer dessutom i takt med att företag vill skapa en 360-gradersvy över sina medarbetare och konsulter.

Rollen av HR-systemintegration i medarbetarupplevelsen

På en övergripande nivå skapar integrationen av system som används inom HR och medarbetarupplevelsen ett antal potentiella fördelar för både medarbetaren och arbetsgivaren. Dessa inkluderar:

• Snabbare tid till produktivitet. Ett av de viktigaste måtten på en framgångsrik introduktionsprocess är hur snabbt en nyanställd blir produktiv. Genom att sammankoppla system som tilldelning av utrustning, utbildning och systemorientering går data- och beslutsfattandet snabbare, vilket gör att den anställda kan bli produktiv på kortare tid.
• Färre datafel. Genom att integrera system med HCM-programvara och -lösningar kan organisationer eliminera repetitiv och tidskrävande manuell datainmatning eftersom information delas från en enda tillförlitlig källa. Detta skapar insyn i hela organisationen och en lugnande känsla av att data är mer korrekt.
• Höjd personalmoral och tillfredsställelse. Låt oss vara ärliga: Det krävs inte mycket för att sap påverka medarbetarnas arbetsmoral. Logistiska detaljer, såsom hur snabbt en medarbetare får ersättning eller hur snabbt de får sina bonusar, kan ha stor inverkan på en medarbetare. På samma sätt som strategiska HR-processer och deras stödsystem underlättar introduktionen av nya medarbetare, gör integrationen av rekryteringsrelaterade data även anställningsprocessen mycket effektivare. Detta skapar ett starkt första intryck hos potentiella kandidater och ger en omedelbar boost för arbetsmoralen om de till slut blir anställda.
• Minskad omsättning. Integrering av HRM-system bidrar till att minska personalomsättningen tack vare mer exakta organisatoriska medarbetarinteraktioner och minskat administrativt arbete. Det ligger i den mänskliga naturen att varje medarbetare vill känna sig både uppskattad och värderad, och ett förbättrat medarbetarengagemang hjälper till att uppnå detta mål.

Förutsättningar för integration av HCM-programvara

Jitterbit tror starkt på en konsumentorienterad HRM-upplevelse. Vi tror att integrationen av olika källor till medarbetardata stärker både medarbetar- och arbetsgivarrelationen genom att förenkla hur medarbetaren kan komma åt sina personliga uppgifter. Vi kallar detta för Employee 360-metoden, vars kärna kretsar kring fyra grundläggande pelare:

1. Applikationskontakter: Applikationskopplingar är funktioner som tillhandahåller färdigbyggda och återanvändbara anslutningar till en specifik slutpunkt, till exempel Workday eller andra vanliga HCM-system. Kopplingarna möjliggör datautbyte och minskar komplexiteten i att interagera direkt med en slutpunkts API eller datautbytesprotokoll.
2. Integrationsrecept: Recept är färdigbyggda integreringsprojekt som flyttar data i en riktning mellan liknande objekt i två olika applikationer eller system. Detta kan till exempel vara en integration mellan ett program för utläggsredovisning för anställda och ett lönehanteringssystem.
3. Processmallar Dessa är grupper av förbyggda integrationsanvändningsfall som påskyndar utförandet av en specifik process med hjälp av ett antal objekt i flera applikationer eller system. Detta kan till exempel vara mellan ett system för kompensation och ett system för prestationsstyrning med slutmålet att uppnå konsekvens.
4. Leveranstjänster. Dessa är färdigpaketerade professional services-lösningar med fast omfattning som har konfigurerats utan anpassningar. De erbjuder även möjligheten att utöka processmallarna genom anpassningar till ytterligare objekt och slutpunkter. Detta gör det möjligt för experter inom HCM-integration att rekommendera bästa praxis och bidra till att skala upp användningsfall inom HCM.

Vanliga användningsområden för HCM-programvaruintegration för att förbättra medarbetarupplevelsen

Med dessa fyra ovan nämnda grundstenar på plats öppnar Jitterbit upp möjligheter för organisationer att effektivisera sina HR-relaterade processer. Några exempel är:

• Optimering av introduktion och avslut (onboarding och offboarding). Företag kan ansluta Integration av Workday API:er med befintliga leverantörspartners inom rekrytering (till exempel Salesforce eller NetSuite) för att automatisera viktiga processer vid anställning och avgång. Detta omfattar förmåner, hantering av betald ledighet och andra funktioner. Slutresultatet blir att nya medarbetare snabbare når full produktivitet och att avgångsprocessen för personal som lämnar företaget sker smidigt.
• Snabbare utgiftshantering. Organisationer kan integrera sina befintliga Workday-integrations-API:er med system som Concur, Coupa, Paycom och andra för att underlätta utgiftshanteringen för både anställda och arbetsgivare. Detta bidrar till att optimera registreringen av utgiftsräkningar och handläggningen av rapporter, samtidigt som det höjer de anställdas arbetsmoral, så att företagen kan fokusera på andra viktiga uppgifter.
• Tillgångsetablering: HR-avdelningar kan integrera Workday ERP-lösningar med ServiceNow, ServicePower och andra verktyg för att optimera stöd vid resursfördelning, schemaläggning och andra viktiga aspekter av tjänstehanteringen. När HR-chefer och andra i god tid förser rätt medarbetare med rätt verktyg minskar tiden för att sätta in medarbetare med 50 till 80%.

Komma igång med HR-datahantering för Employee 360

Denna blog ger en bred överblick över de fördelar som organisationer kan uppnå när de inför en ”Employee 360”-integrationsstrategi i sin personalhantering. I kommande blog-artiklar kommer vi att fördjupa oss i vad detta innebär ur ett personalhanteringsperspektiv, samt hur det konkret påverkar medarbetarens resa.

Tills dess, läs om hur företag som SmartRecruiters och KeyedIn Solutions har aktiverat Employee 360-integrationer för att ta sina HR-funktioner till nästa nivå.