Hvorfor en førsteklasses medarbeideropplevelse krever effektiv HR-databehandling

Av Greg Belkin, Produktsjef

Som forbrukere har vi stor fleksibilitet og valgfrihet når det gjelder hvordan vi handler, og hva vi kjøper. Det gir oss makt til å ha høye forventninger når vi samhandler med detaljister, helsepersonell eller en hvilken som helst annen type organisasjon vi ønsker å samhandle med for å foreta et kjøp.

Medarbeideropplevelsen er ikke annerledes enn noen av disse forbrukeropplevelsene. Akkurat som kjøpere har valgmuligheter når de handler, har ansatte valgmuligheter når det gjelder hvilke arbeidsgivere de velger, hvor lenge de velger å bli hos dem, og så videre. Å skape en sømløs opplevelse fra ombordstigning til opplæring og lønnsadministrasjon vil utgjøre forskjellen på hvor fornøyd en ansatt blir. Dette vil igjen avgjøre produktiviteten, hvor lenge de blir i selskapet, og kan bidra til en mer positiv bedriftskultur.

En nøkkeltaktikk som kloke organisasjoner bruker, er å samle ulike kilder til HR-data for å oppnå handlingsrettet innsikt og økt effektivitet. Dette inkluderer HR-systemer (HRMS) eller systemer for kapitalforvaltning av menneskelige ressurser (HCM) som brukes gjennom hele ansettelsesforholdets livssyklus, slik som rekrutteringsstyring, klargjøring av utstyr, utgiftsstyring, og talentstyringssystemer. Her skal vi se på hva HRMS-dataintegrasjon er, vanlige bruksområder, og hvordan HR-dataforvaltning og -integrasjon bidrar til å forbedre medarbeiderengasjementet.

Effektiv HR-dataforvaltning er krevende

HR-ledelse er prosessen der kandidater og ansatte blir administrert av sine potensielle eller nåværende arbeidsgivere, fra det øyeblikket rekrutteringen begynner til deres siste dag på jobben. Denne ledelsen er vanligvis ikke sentrert rundt spesifikke jobbkrav, men inkluderer snarere ombordstigning, vekst og utvikling, kompensasjonsstyring, bedriftskommunikasjon og IT-tjenesteadministrasjon.

Ettersom prosessen utfolder seg, blir det opprettet flere datakilder, noe som ofte fører til datasiloer. Som et resultat blir informasjon om for eksempel ansattes prestasjoner ikke knyttet ordentlig sammen med lønn, og dermed tar de ansattes produktivitet og moral et treff. Både arbeidsgiver og ansatt må ta seg tid vekk fra sine vanlige ansvarsområder for å håndtere og normalisere disse dataene. .

Den globale pandemien har også skapt nye utfordringer når det gjelder håndtering av ansattdata. Økt avhengighet av en desentralisert arbeidsstyrke, nye kommunikasjonsverktøy og svingende budsjetter har alle bidratt til en suboptimal opplevelse for de ansatte. Og realiteten er at HR-systemene ikke bare er frakoblet hverandre, men antallet systemer bare vokser i takt med at bedrifter ønsker å skape et helhetlig 360-graders syn på sine ansatte og oppdragstakere.

Rollen til integrasjon av HR-systemer i ansatteksperienter

På et overordnet nivå gir integrasjonen av systemer som brukes på tvers av HR og medarbeideropplevelsen en rekke potensielle fordeler for både ansatte og arbeidsgiver. Disse inkluderer:

• Raskere tid til produktivitet. En av nøkkelmålene for en vellykket ombordstigningsprosess er hvor raskt en ny ansatt blir produktiv. Ved å koble sammen systemer som tildeling av utstyr, opplæring og systemorientering, skjer data- og beslutningstaking raskere, slik at den ansatte kan bli produktiv på kortere tid.
• Færre datafeil. Integrering av systemer med HCM-programvare og -løsninger gjør det mulig for organisasjoner å eliminere repetitiv og tidkrevende manuell dataregistrering fordi den deler informasjon fra én enkelt sannhetskilde. Dette skaper synlighet på tvers av organisasjonen og en beroligende følelse av at dataene er mer nøyaktige.
• Høyere ansattmoral og tilfredshet. La oss være ærlige: Det skal ikke mye til for å sap medarbeidernes arbeidsmoral. Logistiske detaljer, som hvor raskt en ansatt får refusjon eller hvor raskt de mottar bonusene sine, kan ha stor innvirkning på en ansatt. På samme måte som strategiske HR-prosesser og de tilhørende systemene bidrar til å lette innkjøringen av nye ansatte, gjør integrasjon av rekrutteringsrelaterte data også ansettelsesprosessen mye mer effektiv. Dette skaper et sterkt førsteinntrykk hos potensielle kandidater og gir et umiddelbart løft for arbeidsmoralen dersom de ender opp med å bli ansatt.
• Redusert omsetning. Integrering av HRM-systemer bidrar til å redusere personalomsetningen takket være mer nøyaktige organisatoriske medarbeiderinteraksjoner og redusert administrativt arbeid. Det ligger i menneskelnaturen at enhver ansatt ønsker å føle seg både verdsatt og satt pris på, og økt medarbeiderengasjement bidrar til å nå dette målet.

Forutsetninger for integrasjon av HCM-programvare

Jitterbit har sterk tro på en forbrukerorientert HRM-opplevelse. Vi tror at integrering av ulike kilder til ansattdata styrker både forholdet mellom ansatt og arbeidsgiver ved å forenkle hvordan den ansatte kan få tilgang til sine personlige data. Vi kaller dette Employee 360-tilnærmingen, som i sin kjerne kretser rundt fire grunnleggende pilarer:

1. Applikasjonskoblinger: Applikasjonskoblinger er funksjoner som gir forhåndsdefinerte og gjenbrukbare tilkoblingsmuligheter til et bestemt endepunkt, for eksempel Workday eller andre vanlige HCM-systemer. Koblingene deler data og reduserer kompleksiteten ved å kommunisere direkte med et endepunkts API eller datautvekslingsprotokoller.
2. Integrasjonsoppskrifter: Oppskrifter er enkeltstående, ferdigbygde integrasjonsprosjekter som flytter data i én retning mellom lignende objekter på tvers av to applikasjoner eller systemer. For eksempel kan dette være en integrasjon mellom programvare for ansattes utgiftsrapporter og et lønnssystem.
3. Prosessmaler Dette er grupper av forhåndsbygde integreringsbrukstilfeller som akselererer utførelsen av en spesifikk prosess ved hjelp av en rekke objekter på tvers av flere applikasjoner eller systemer. Dette kan for eksempel være mellom et kompensasjonsstyringssystem og et ytelsesstyringssystem med det endelige målet å oppnå konsistens.
4. Leveringstjenester. Dette er ferdigpakkede professional services-løsninger med fast definert omfang, uten tilpasninger. De gir også mulighet til å utvide prosessmalene med tilpasninger til flere objekter og sluttpunkter. Dette gjør det mulig for eksperter på HCM-integrasjon å anbefale beste praksis og bidra til å skalere bruksscenarier for HCM.

Vanlige bruksområder for HCM-programvareintegrasjon for å styrke ansattopplevelsen

Med disse fire nevnte grunnleggende elementene på plass, åpner Jitterbit opp muligheter for organisasjoner til å strømlinjeforme sine HR-relaterte prosesser. Noen eksempler inkluderer:

• Optimalisering av onboarding og offboarding. Bedrifter kan koble seg sammen Workday-integrasjon API-er med eksisterende leverandører av rekrutteringsløsninger (for eksempel Salesforce eller NetSuite) for å automatisere sentrale prosesser knyttet til ansettelse og avskjed. Dette omfatter ytelser, administrasjon av betalt fritid og andre funksjoner. Sluttresultatet er at nye ansatte kommer raskere i gang, og at avskjedsprosessen for ansatte som slutter, foregår smidig.
• Akselerasjon av utgiftsadministrasjon. Organisasjoner kan integrere sine eksisterende Workday-integrasjons-API-er med systemer som Concur, Coupa, Paycom og andre, for å gjøre utgiftshåndteringen enklere både for ansatte og arbeidsgivere. Dette bidrar til å optimalisere registreringen av utgiftsregnskap og behandlingen av rapporter, samtidig som det øker de ansattes arbeidsmoral, slik at bedriftene kan konsentrere seg om andre viktige oppgaver.
• Klargjøring av ressurser HR-avdelinger kan integrere Workday ERP-løsninger med ServiceNow, ServicePower og andre systemer for å optimalisere støtten til ressurstildeling, planleggingsoptimalisering og andre viktige oppgaver innen tjenestestyring. Når HR-ledere og andre sørger for at de riktige verktøyene blir gjort tilgjengelig for de riktige medarbeiderne i tide, reduseres tiden det tar å sette medarbeidere i arbeid med 50 til 80%.

Kom i gang med Employee 360 HR-datastyring

Denne blog-artikkelen gir et bredt overblikk over fordelene organisasjoner kan oppnå ved å innføre en «Employee 360»-integrasjonsstrategi i sin HR-ledelse. I de kommende blog-artiklene vil vi gå nærmere inn på hva dette innebærer sett fra et HR-ledelsesperspektiv, samt hvordan det konkret påvirker den ansattes reise.

Til da kan du lære hvordan bedrifter som SmartRecruiters og KeyedIn Solutions har aktivert Employee 360-integrasjoner for å ta HR-kapasiteten til et nytt nivå.