Hvorfor en medarbejderoplevelse i verdensklasse kræver effektiv HR-datastyring

Af Greg Belkin, Direktør for produktmarkedsføring

Som forbrugere har vi stor fleksibilitet og valgfrihed med hensyn til, hvordan vi handler, og hvad vi køber. Det giver os magt til at have høje forventninger, når vi interagerer med detailhandlende, sundhedsudbydere eller enhver anden type organisation, vi ønsker at interagere med for at foretage et køb.

Medarbejderoplevelsen er ikke anderledes end nogen af disse forbrugeroplevelser. Ligesom købere har valgmuligheder, når de shopper, har medarbejdere valgmuligheder med hensyn til, hvilke arbejdsgivere de vælger, hvor længe de vælger at blive osv. At skabe en gnidningsløs oplevelse fra on-boarding til træning og lønadministration vil være forskellen på, hvor tilfreds en medarbejder vil være. Dette vil til gengæld afgøre produktiviteten, hvor længe de bliver i virksomheden, og kan bidrage til en mere positiv virksomhedskultur.

En central taktik, som dygtige organisationer benytter, er at samle forskellige kilder til HR-data for at opnå handlingsrettet indsigt og øget effektivitet. Dette omfatter HR-styringssystemer (HRMS) eller Human Capital Management (HCM)-systemer, der bruges på tværs af medarbejderens livscyklus, såsom rekrutteringsstyring, tildeling af aktiver, udgiftsstyring, samt talent management-systemer. Her vil vi se på, hvad HRMS-dataintegration er, almindelige anvendelsesscenarier, og hvordan HR-datastyring og -integration er med til at forbedre medarbejdernes engagement.

Effektiv HR-datastyring er en udfordring

HR-administration er den proces, hvor kandidater og medarbejdere administreres af deres potentielle eller nuværende arbejdsgivere, fra det øjeblik rekrutteringen begynder, til deres sidste arbejdsdag. Denne administration er normalt ikke centreret omkring specifikke jobkrav, men omfatter snarere on-boarding, vækst og udvikling, lønadministration, virksomhedskommunikation og it-servicestyring.

Efterhånden som processen skrider frem, oprettes der flere datakilder, hvilket ofte fører til datasiloer. Som et resultat heraf bliver oplysninger om f.eks. medarbejdernes præstationer ikke forbundet korrekt med lønkompensation, og dermed tager medarbejdernes produktivitet og moral et knæk. Både arbejdsgiver og medarbejder må tage tid væk fra deres almindelige ansvarsområder for at behandle og normalisere disse data. .

Den globale pandemi har også skabt nye udfordringer med håndtering af medarbejderdata. Større afhængighed af en fjernarbejdsstyrke, nye kommunikationsværktøjer og svingende budgetter har alt sammen bidraget til en suboptimal medarbejderoplevelse. Og virkeligheden er, at HR-systemerne ikke blot er adskilte, men antallet af systemer vokser også, i takt med at virksomheder forsøger at skabe et 360-graders overblik over deres medarbejdere og eksterne konsulenter.

Rollen af HR-systemintegration i medarbejderoplevelsen

På et meget overordnet plan skaber integrationen af systemer på tværs af HR og medarbejderoplevelsen en række potentielle fordele for både medarbejderen og arbejdsgiveren. Disse omfatter:

• Hurtigere tid til produktivitet. En af de vigtigste målestokke for en vellykket modtagelsesproces (onboarding) er, hvor hurtigt en ny medarbejder bliver produktiv. Ved at sammenkoble systemer som udstyrsklargøring, træning og systemorientering sker data- og beslutningsprocesser hurtigere, hvilket gør det muligt for medarbejderen at blive produktiv på kortere tid.
• Færre datafejl. Integration af systemer med HCM-software og -løsninger gør det muligt for organisationer at eliminere gentagen og tidskrævende manuel dataindtastning, fordi de deler information fra en enkelt sandhedskilde. Dette skaber synlighed på tværs af organisationen og en beroligende fornemmelse af, at data er mere nøjagtige.
• Højere medarbejdermoral og -tilfredshed. Lad os være ærlige: Der skal ikke meget til at øge medarbejdernes moral. Logistiske detaljer, såsom hvor hurtigt en medarbejder får refunderet sine udgifter eller modtager sine bonusser, kan have stor betydning for en medarbejder. Ligesom strategiske HR-processer og de tilhørende systemer hjælper med at integrere nye medarbejdere, gør rekrutteringsrelateret dataintegration også ansættelsesprocessen langt mere effektiv. Dette skaber et stærkt førsteindtryk hos potentielle kandidater og giver et øjeblikkeligt løft til arbejdsmoralen, hvis de ender med at blive ansat.
• Faldende omsætning. Integration af HRM-systemer er med til at mindske udskiftningen af medarbejdere takket være mere præcise organisatoriske medarbejderinteraktioner og mindre administrativt arbejde. Det ligger i den menneskelige natur, at enhver medarbejder ønsker at føle sig både værdsat og påsat pris, og øget medarbejderengagement er med til at nå dette mål.

Forudsætninger for integration af HCM-software

Jitterbit tror stærkt på en forbrugerorienteret HRM-oplevelse. Vi tror på, at integration af forskellige kilder til medarbejderdata styrker både medarbejder- og arbejdsgiverforholdet ved at strømline den måde, hvorpå medarbejderen kan få adgang til sine personlige data. Vi kalder dette Employee 360-tilgangen, hvis hjerte kredser om fire grundlæggende søjler:

1. Applikationsforbindelser Applikationskonnektorer er funktioner, der giver færdigudviklede og genanvendelige forbindelsesmuligheder til et bestemt endpoint, såsom Workday eller andre almindelige HCM-systemer. Konnektorerne deler data og mindsker kompleksiteten ved direkte interaktion med et endpoints API eller dataudvekslingsprotokoller.
2. Integrationsopskrifter: Opskrifter er enkelte, forudbyggede integrationsprojekter, der flytter data i én retning mellem ensartede objekter på tværs af to applikationer eller systemer. For eksempel kan dette være en integration mellem software til medarbejderudgiftsrapporter og et lønadministrationssystem.
3. Processkabeloner: Dette er grupper af præbyggede integrationsusecases, der fremskynder udførelsen af en specifik proces ved hjælp af en række objekter på tværs af flere applikationer eller systemer. Dette kan for eksempel være mellem et lønsumsstyringssystem og et performancestyringssystem med det endelige mål at opnå konsistens.
4. Leveringstjenester. Dette er færdigpakkede professional services-løsninger med fast omfang, der er konfigureret uden tilpasninger. Der er desuden mulighed for at udvide procesmallerne med tilpasninger til yderligere objekter og slutpunkter. Dette giver eksperter inden for HCM-integration mulighed for at anbefale bedste praksis og hjælpe med at skalere anvendelsesscenarier inden for HCM.

Almindelige anvendelsesscener for HCM-softwareintegration til forbedring af medarbejderoplevelsen

Med disse ovennævnte fire grundlæggende elementer på plads åbner Jitterbit op for muligheder for organisationer til at strømline deres HR-relaterede processer. Nogle eksempler omfatter:

• Optimering af onboarding og offboarding. Virksomheder kan oprette forbindelse Workday-integration API’er med eksisterende partnere inden for rekruttering (f.eks. Salesforce eller NetSuite) til automatisering af centrale onboarding- og offboarding-processer. Dette omfatter personalegoder, administration af betalt fritid og andre funktioner. Det endelige resultat er, at nye medarbejdere hurtigere bliver produktive, og at afskedsprocessen for medarbejdere, der forlader virksomheden, forløber problemfrit.
• Fremskyndelse af udgiftshåndtering. Virksomheder kan integrere deres eksisterende Workday-integrations-API’er med systemer som f.eks. Concur, Coupa, Paycom og andre for at gøre udgiftshåndteringen nemmere for både medarbejdere og arbejdsgivere. Dette bidrager til at optimere registreringen af udgiftsregnskaber og behandlingen af rapporter, samtidig med at det øger medarbejdernes tilfredshed, så virksomhederne kan fokusere på andre vigtige opgaver.
• Klargøring af aktiver: HR-afdelinger kan integrere Workday ERP-løsninger med ServiceNow, ServicePower og andre systemer for at optimere supporten i forbindelse med ressourceallokering, planlægningsoptimering og andre vigtige aspekter af servicestyring. Når HR-ledere og andre sørger for, at de rette medarbejdere får de rette værktøjer i tide, reduceres tiden til at sætte medarbejderne i gang med 50 til 80%.

Kom i gang med Employee 360 HR-datastyring

Denne blog giver et bredt overblik over de fordele, som organisationer kan opnå ved at indføre en »Employee 360«-integrationsstrategi i deres HRM-ledelse. I de kommende blog’er vil vi se nærmere på, hvad det hele betyder set fra et HR-ledelsesperspektiv, samt hvordan det konkret påvirker medarbejderens forløb.

Indtil da kan du læse om, hvordan virksomheder som SmartRecruiters og KeyedIn Solutions har aktiveret Employee 360-integrationer for at tage deres HR-muligheder til det næste niveau.