Miksi luokkansa paras työntekijäkokemus edellyttää tehokasta henkilöstötietojen hallintaa

Kirjoittanut Greg Belkin, Tuotemarkkinointijohtaja

Kuluttajina meillä on paljon joustavuutta ja valinnanvaraa siinä, miten teemme ostoksia ja mitä ostamme. Se antaa meille vallan vaatia paljon, kun olemme tekemisissä vähittäiskauppojen, terveydenhuollon tarjoajien tai minkä tahansa muun organisaation kanssa, jonka kanssa haluamme asioida tehdäksemme ostoksen.

Työntekijäkokemus ei eroa millään tavalla näistä kuluttajakokemuksista. Aivan kuten ostajilla on valinnanvaraa ostoksissaan, työntekijöillä on valinnanvaraa sen suhteen, mihin työnantajiin he liittyvät, kuinka kauan he päättävät pysyä niillä jne. Saumattoman kokemuksen luominen perehdyttämisestä koulutukseen ja palkitsemisen hallintaan on se asia, joka ratkaisee työntekijän tyytyväisyyden. Tämä puolestaan määrittää tuottavuuden, yrityksessä vietetyn ajan ja voi edistää myönteisempää yrityskulttuuria.

Eräs keskeinen taktiikka, jota oivaltavat organisaatiot käyttävät, on tuoda yhteen HR-datan eri lähteitä toiminnallisten oivallusten ja paremman tehokkuuden saavuttamiseksi. Tämä kattaa henkilöstöhallinnon järjestelmät (HRMS) tai pääomankäsittelyjärjestelmät (HCM), joita käytetään työntekijän elinkaaren aikana, kuten rekrytoinnin hallinta, työvälineiden hankinta, kulujen hallinta, ja osaamisen hallintajärjestelmiin. Tässä tarkastelemme, mitä HRMS-tietojen integrointi on, yleisiä käyttötapauksia ja miten HR-tietojen hallinta ja integrointi auttavat parantamaan työntekijöiden sitoutumista.

Tehokas henkilöstötietojen hallinta on haasteellista

Henkilöstöjohtaminen on prosessi, jossa työnantajat johtavat ehdokkaita ja työntekijöitä rekrytoinnin alkamisesta heidän viimeiseen työpäiväänsä asti. Tämä johtaminen ei yleensä keskity tiettyihin työtehtävien vaatimuksiin, vaan se kattaa perehdyttämisen, kasvu- ja kehitysmahdollisuudet, palkitsemisen hallinnan, sisäisen viestinnän ja IT-palveluhallinnan.

Prosessin edetessä syntyy useita tietolähteitä, mikä johtaa usein tietosiiloihin. Tämän seurauksena esimerkiksi työntekijöiden suoriutumista koskevia tietoja ei yhdistetä asianmukaisesti palkitsemiseen, minkä vuoksi työntekijöiden tuottavuus ja työmotivaatio kärsivät. Sekä työnantajan että työntekijän on käytettävä aikaa säännöllisistä työtehtävistään näiden tietojen käsittelyyn ja yhdenmukaistamiseen. .

Maailmanlaajuinen pandemia on aiheuttanut myös uusia haasteita työntekijätietojen hallintaan. Lisääntynyt etätyövoiman käyttö, uudet viestintätyökalut ja vaihtuvat budjetit ovat kaikki heikentäneet työntekijäkokemusta. Todellisuudessa HR-järjestelmät eivät ole vain irrallaan toisistaan, vaan järjestelmien määrä myös kasvaa yritysten pyrkiessä luomaan 360 asteen näkymän työntekijöihinsä ja urakoitsijoihinsa.

HR-järjestelmien integraation rooli työntekijäkokemuksessa

Hyvin yleisellä tasolla henkilöstöhallinnon ja työntekijäkokemuksen järjestelmien integrointi luo useita mahdollisia hyötyjä sekä työntekijälle että työnantajalle. Näitä ovat:

• Nopeampi tie tuottavuuteen. Yksi onnistuneen perehdytyskokemuksen keskeisistä mittareista on se, kuinka nopeasti uusi työntekijä on tuottava. Yhdistämällä toisiinsa sellaiset järjestelmät kuin laitteiden käyttöönotto, koulutus ja järjestelmäperehdytys, dataa ja päätöksentekoa kertyy nopeammin, minkä ansiosta työntekijä voi aloittaa tuottavan työn lyhemmässä ajassa.
• Vähemmän datavirheitä. Järjestelmien integrointi HCM-ohjelmistojen ja -ratkaisujen kanssa mahdollistaa sen, että organisaatiot voivat poistaa toistuvan ja aikaa vievän manuaalisen tietojen syöttämisen, koska se jakaa tietoja yhdestä totuuden lähteestä. Tämä luo näkyvyyttä koko organisaatioon ja rauhoittavan tunteen siitä, että tiedot ovat tarkempia.
• Korkeampi työntekijöiden motivaatio ja tyytyväisyys. Olkaamme rehellisiä: työntekijöiden työmoraalin heikentäminen ei vaadi paljoa. Logistiset yksityiskohdat, kuten se, kuinka nopeasti työntekijälle maksetaan kulukorvaukset tai kuinka nopeasti hän saa bonuksensa, voivat vaikuttaa työntekijään merkittävästi. Aivan kuten strategiset henkilöstöhallintoprosessit ja niitä tukevat järjestelmät auttavat uusien työntekijöiden perehdyttämisessä, myös rekrytointiin liittyvä tietojen integrointi tehostaa rekrytointiprosessia huomattavasti. Tämä luo vahvan ensivaikutelman potentiaalisten hakijoiden silmissä ja kohottaa heti työmotivaatiota, jos he pääsevät lopulta työhön.
• Pienentynyt liikevaihto. HRM-järjestelmien integrointi auttaa vähentämään vaihtuvuutta tarkempien työntekijöiden välisten organisaatiovuorovaikutusten ja vähentyneen hallinnollisen työn ansiosta. Ihmisluonteeseen kuuluu, että jokainen työntekijä haluaa tuntea itsensä arvostetuksi, ja parantunut työntekijöiden sitoutuminen auttaa saavuttamaan tämän tavoitteen.

HCM-ohjelmiston integroinnin edellytykset

Jitterbit uskoo vakaasti työntekijälähtöiseen HRM-kokemukseen. Uskomme, että eri työntekijätietolähteiden integrointi vahvistaa sekä työntekijän että työnantajan välistä suhdetta tehostamalla työntekijän pääsyä omiin henkilötietoihinsa. Kutsumme tätä Employee 360 -lähestymistavaksi, jonka ydin rakentuu neljän peruspilarin ympärille:

1. Sovellusliittimet: Sovellusliittimet ovat toimintoja, jotka tarjoavat valmiita ja uudelleenkäytettäviä yhteyksiä tiettyyn päätepisteeseen, kuten Workday:hen tai muihin yleisiin HCM-järjestelmiin. Liittimien avulla voidaan jakaa tietoja ja yksinkertaistaa suoraa vuorovaikutusta päätepisteen sovellusrajapinnan (API) tai tiedonsiirtoprotokollien kanssa.
2. Integraatioreseptit: Reseptit ovat valmiiksi rakennettuja integraatioprojekteja, jotka siirtävät tietoa yhteen suuntaan kahden sovelluksen tai järjestelmän vastaavien kohteiden välillä. Esimerkiksi tämä voisi olla integraatio työntekijöiden kululaskutusohjelmiston ja palkanlaskentajärjestelmän välillä.
3. Prosessipohjat Nämä ovat valmiiksi koottujen integraatiotapausten ryhmiä, jotka nopeuttavat tietyn prosessin suorittamista hyödyntämällä useita objekteja eri sovelluksissa tai järjestelmissä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi palkitsemisen hallintajärjestelmän ja suorituskyvyn hallintajärjestelmän välillä tavoitteena yhdenmukaisuus.
4. Kuljetuspalvelut. Kyseessä ovat laajuudeltaan kiinteät, valmiiksi koottu professional services-kokonaisuudet, joita ei ole mukautettu. Niissä on myös mahdollisuus laajentaa prosessimalleja mukautuksin koskemaan muita objekteja ja päätepisteitä. Tämän ansiosta HCM-integraation asiantuntijat voivat suositella parhaita käytäntöjä ja auttaa laajentamaan HCM:n käyttötapauksia.

Yleiset HCM-ohjelmistojen integraatiotapaukset työntekijäkokemuksen parantamiseksi

Kun nämä edellä mainitut neljä perusasiaa ovat kunnossa, Jitterbit avaa organisaatioille mahdollisuuksia tehostaa HR-prosessejaan. Joitakin esimerkkejä ovat:

• Perehdytyksen ja työsuhteen päättymisprosessin optimointi. Yritykset voivat yhdistää Workday-integraatio Sovellusrajapinnat (API:t) nykyisten rekrytointipalvelujen toimittajakumppaneiden kanssa (esimerkiksi Salesforce tai NetSuite) keskeisten perehdytys- ja työsuhteen päättymisprosessien automatisoimiseksi. Tähän sisältyvät etuudet, palkallisten lomien hallinta ja muut toiminnot. Lopputuloksena uudet työntekijät pääsevät nopeammin tuottavuuteen ja lähtevien työntekijöiden työsuhteen päättymisprosessi sujuu jouhevasti.
• Kulujen hallinnan nopeuttaminen. Organisaatiot voivat integroida olemassa olevat Workday-integraatio-API:nsä muun muassa Concur-, Coupa- ja Paycom-järjestelmiin, jolloin kulujen hallinta helpottuu sekä työntekijöiden että työnantajien kannalta. Tämä auttaa optimoimaan kulujen kirjaamista ja raporttien käsittelyä sekä parantaa työntekijöiden työmoraalia, jolloin yritykset voivat keskittyä muihin tärkeisiin tehtäviin.
• Resurssien varaus Henkilöstöhallinto voi integroida Workday-ERP-ratkaisut ServiceNow-, ServicePower- ja muihin järjestelmiin optimoidakseen resurssien jakamisen, aikataulujen optimoinnin ja muut palvelunhallinnan kannalta keskeiset tehtävät. Kun henkilöstöjohtajat ja muut vastuuhenkilöt toimittavat oikeat työkalut oikeille työntekijöille oikea-aikaisesti, se lyhentää työntekijöiden käyttöönottoon kuluvaa aikaa 50–80%.

Työntekijä 360 HR-tietojen hallinnan käytön aloittaminen

Tässä blog-julkaisussa esitetään laaja katsaus niihin etuihin, joita organisaatiot voivat saavuttaa ottamalla käyttöön Employee 360 -integraatiomallin henkilöstöhallinnossaan. Tulevissa blog-julkaisuissa syvennämme sitä, mitä tämä kaikki tarkoittaa henkilöstöhallinnon näkökulmasta sekä miten se vaikuttaa konkreettisesti työntekijän kokemukseen.

Siihen asti opettele, miten yritykset kuten SmartRecruiters ja KeyedIn Solutions ovat ottaneet käyttöön Employee 360 -integraatiot viedäkseen HR-kyvykkyytensä uudelle tasolle.